Voor alle percelen zal Opdrachtnemer bovendien moeten kunnen voorzien en/of bemiddelen in vervoer voor personeel met medische indicatie;

Transcriptie

1 Nota van Inlichtingen Heraanbesteding EA CM Taxi-, Directie- en Busvervoer Aanbesteding Heraanbesteding EA CM Taxi-, Directie- en Busvervoer Aanbestedende Dienst: Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Referentie: Omschrijving: Bij ministeries is een vervoersbehoefte aanwezig voor het op afroep van en naar diverse locaties in heel Nederland vervoeren van personen in de vorm van Taxi-, Directie- en/of Busvervoer, te onderscheiden in de percelen: a. Taxivervoer: zowel planbare als ad-hoc ritten; b. Directievervoer: taxivervoer van Directie voor woon-werk verkeer en of zakelijke afspraken. Hierbij worden hogere eisen gesteld aan chauffeur en auto; c. Busvervoer: vervoer van meer dan 8 personen voor evenementen en of (tijdelijk) vervoer tussen locaties. Voor alle percelen zal Opdrachtnemer bovendien moeten kunnen voorzien en/of bemiddelen in vervoer voor personeel met medische indicatie; Toelichting: Dit is de tweede Nota van Inlichtingen waarin de gestelde vragen van de Potentiële Inschrijvers, naar aanleiding van het onderhavige uitgebrachte Beschrijvend document d.d. 24 april 2015, beantwoord worden. In paragraaf 1.7 op blz. 10 van het Beschrijvend document is onder de tabel een mogelijke wijzigingen van Deelnemers vermeldt. Het Ministerie van Buitenlandse Zaken zal ook Deelnemer zijn in deze aanbesteding. Op dinsdag 2 juni zal via een separaat bericht aangegeven worden aan welke percelen zij deelneemt. Categorie 1e NvI Betreft 1e NvI vraag Vraag Kunt u het bijgevoegde overzicht nog aanleveren? Dit overzicht van ritten per Bus is op 28 mei 2015 gepubliceerd op Tenderned Betreft Pag. 27, Paragraaf Vraag Door ondertekening van bijlage 5 akkoordverklaring programma van eisen kunt u bevestigen dat hier bijlage 6 wordt bedoeld? Dit is juist, hier hoort te staan bijlage 6, akkoordverklaring programma van eisen Betreft Pag. 13, Paragraaf 2.6 Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 1 of 7

2 58 Vraag Van vragen die na 10 resp. 28 april Wij gaan er vanuit dat hier hoort te staan vragen die na 8 resp. 26 mei 2015 binnenkomen? Dit is juist, hier hoort te staan vragen die na 8 resp. 26 mei 2015 binnenkomen Betreft eis e27 (pagina 32) 59 Vraag Hier staat Op verzoek van Opdrachtgever of Deelnemers dient Opdrachtnemer de originele VOG (niet ouder dan 6 maanden) te overhandigd. Een VOG maakt echter onderdeel uit van de chauffeurskaart, die wettelijk 5 jaar geldig is. Bij het verlopen van de chauffeurskaart moet een nieuw VOG worden aangevraagd. Kan geen nieuw exemplaar worden overlegd, dan wordt de chauffeurskaart ingetrokken. Kan dit wel, dan blijft de chauffeur functioneren. Wij vragen u daarom de termijn van de VOG gelijk te trekken met de chauffeurskaart. Deze vraag is al beantwoord in de 1e NvI en wel als volgt: Omdat bij aanvraag van een chauffeurskaart een geldige VOG geeist wordt en er sprake is van controle hierop als beschreven in de vraag, kan Opdrachtgever ermee instemmen dat in E27 het onderdeel "niet ouder dan 6 maaanden" kan vervallen voor percelen 1 tot en met 3. Betreft pagina 9 tot en met 11 van bijlage K 60 Vraag Hier staan sancties vermeld voor een bepaalde kpi. Door de huidige opmaak is niet duidelijk welke sanctie bij welke kpi hoort. Wilt u bijlage K opnieuw beschikbaar stellen, waarbij duidelijk is welke sanctie bij welke kpi hoort? Dit overzicht is aangepast en met deze 2e nota van inlichtingen gepubliceerd op Tenderned. Betreft Pag. 37, E D11 61 Vraag De antwoorden met betrekking tot de voertuigen met gele kentekens plus chauffeur, ook al heeft u ( of een Ministerie) in de afgelopen jaren geen verzoek in die richting gedaan, bevreemdt ons toch en doet bij ons de vraag rijzen: Waarom u, als overheid toch deze mogelijkheid wilt open houden en een professionele vervoerder eigenlijk vraagt om willens en wetens de Nederlandse wet en regelgeving te overtreden om aan een dergelijk verzoek van de overheid gehoor te geven. Dit kan toch niet waar zijn? Daarom uitdrukkelijk ons verzoek om de mogelijke vraag naar voertuigen met gele kentekens te laten vervallen. Dit onderdeel (gele kentekens) in deze eis komt te vervallen. Opdrachtgever zal dus geen verzoek indienen bij Opdrachtnemer om te voorzien in voertuigen met een gele kentekenplaat. De in de 1e Nota van Inlichtingen aangegeven vraag om een separate prijs (uurtarief) op te geven in bijlage 7 en/of 8 (op een separaat tabblad) voor een voertuig met geel kenteken, komt dan ook te vervallen. Categorie Contractvoorwaarden Betreft Pag. 7, Concept raamovereenkomst artikel Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 2 of 7

3 Gesteld is dat het CBS-prijsindexcijfer per 1/9/2017 toegepast kan worden. Wij verzoeken u aan te sluiten bij de in de branche gebruikelijke Nea-indexering. Daarnaast verzoeken wij u om de index reeds vanaf 1/1/2016 toe te mogen passen. Dan hoeven inschrijvers toekomstige prijsontwikkelingen niet in te schatten en al te verdisconteren in de aan te bieden tarieven. Per saldo is dat profijtelijk voor zowel de opdrachtgever als de inschrijvers. De huidige indexering zoals omschreven in de Overeenkomst blijft gehandhaafd. Categorie Contractvoorwaarden Betreft Pag. 5, Concept raamovereenkomst artikel Vraag Het is niet duidelijk of de Inschrijver ook een stem heeft in het wel of niet verlengen van de overeenkomst. Wij verzoeken u dan ook om de optie tot verlenging in overleg te laten plaatsvinden dan wel tweezijdig te maken, aangezien de aanbieder op het moment dat beslist wordt over de verlenging door bijzondere (bedrijfseconomische) omstandigheden ook gemotiveerd kan zijn om niet te verlengen. Het besluit tot toepassen van de optie tot verlenging berust bij Opdrachtgever. Opdrachtgever kan in de accountmanagementgesprekken e.e.a. aangeven, maar het besluit blijft aan de zijde van Opdrachtgever. Categorie Algemeen Betreft Pag , PvE 5.1 E D7 en PvE 5.1 E bus 9 64 Vraag U vraagt een geldig EHBO-diploma, volstaat levensreddend handelen, eventueel aangevuld met reanimatie, ook? Ja, mits aantoonbaar door middel van een certificaat van een daartoe bevoegde instantie of bedrijf. Betreft eis e d7 (pagina 36 beschrijvend document) 65 Vraag Hier geeft u aan dat chauffeurs in het bezit dienen te zijn van een geldig CCV/D1 rijopleiding certificaat of gelijkwaardig. Wat verstaat u onder gelijkwaardig? Gelijkwaardigheid betreft hier een certificaat van een rijopleiding die qua opleiding en examen soortgelijke eisen stelt aan kandidaten als een CCV/D1 opleiding en examen. Betreft eis e33 (pagina 32 beschrijvend document) 66 Vraag Hier geeft u dat voertuigen van opdrachtnemer tijdens de uitvoering van de opdracht niet voorzien zijn van reclame-opschrift - Wat verstaat u onder reclame-opschrift? - Mag het logo van de vervoerder wel op het voertuig vermeld zijn? De eis is geen reclame-opschrift, uitingen of logo op het voertuig tijdens de uitvoering van de opdracht. De aanbestedende dienst is van mening dat de gehanteerde term reclameuiting gangbaar en duidelijk is, die geen nadere toelichting behoeft. De aanbestedende dienst wenst voertuigen te gebruiken die neutraal zijn en niet voorzien van enige uiting. Logo s vallen ook onder reclameuitingen. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 3 of 7

4 Categorie Algemeen 67 Vraag Wij verzoeken u met klem een geanonimiseerde rittenbak beschikbaar te stellen. De huidige vervoerder heeft door deze informatie een enorm voordeel, waardoor geen sprake is van een level playing field tussen de inschrijvers. Opdrachtgever heeft op 28 mei 2015 een overzicht van de in 2014 uitgevoerde ritten per bus gepubliceerd op Tenderned. Met deze nota van inlichtingen zal ook een overzicht van de in 2014 (of een deel daarvan) uitgevoerde ritten per taxi gepubliceerd worden van: perceel 3; Ministerie van Infrastructuur en Milieu; de Belastingdienst; Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport. 68 Vraag Waarom heeft u ervoor gekozen om per rit een boete bij overschrijding van de afgesproken voorrijtijd op te leggen in plaats van bijvoorbeeld een percentage 92% op tijd rijden als kpi aan te houden met een malus bij een lager percentage? Opdrachtgever beschouwt een boete per rit als eenvoudiger te monitoren en in te stellen. 69 Vraag In het Programma van Eisen geeft u voor de verschillende percelen een boete aan bij overschrijding van de afgesproken voorrijtijd. Gezien de hoge boetebedragen hebben we om een reële prijs te kunnen opgeven meer inzicht nodig in de frequentie van het opleggen van deze boetes. Wilt u per perceel aangeven bij hoeveel ritten in 2014 sprake was van een overschrijding tussen 5 en 15 minuten van de afgesproken voorrijtijd, tussen de 15 en 30 minuten, overschrijding van meer dan 30 minuten en bij hoeveel ritten sprake was van noshow? De aanbestedende dienst ziet geen verband tussen het afgeven van een reële prijs in het kader van deze Europese aanbesteding en de prestaties uit het vorige contract. De gevraagde informatie wordt dan ook niet ter beschikking gesteld. De Opdrachtnemer heeft zelf invloed op de toekomstige frequentie van het opleggen van boetes. 70 Vraag Stel de afgesproken voorrijtijd is uur. Onze chauffeur vertrekt ruim op tijd, maar onderweg blijkt dat de brug openstaat of een ongeluk is gebeurd. De chauffeur weet dat hij hierdoor niet om uur op locatie voor kan rijden. Hij belt daarom naar het aanspreekpunt van de opdrachtgever om dit te melden en geeft hij aan dat hij verwacht om uur er te zijn. Legt u dan alsnog een boete op? Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 4 of 7

5 Ja, de boete wordt opgelegd indien Opdrachtnemer te laat arriveert. In de eis is al een marge opgenomen (zie beschrijvend document ET4, ED5 en Ebus6). Uiteraard zal Opdrachtgever wel letten op redelijkheid en billijkheid, zodat in uitzonderlijke gevallen een boete incidenteel achteraf ter discussie gesteld kan worden. De bewijslast ligt daarbij bij Opdrachtnemer. Categorie Contractvoorwaarden 71 Vraag Kunt u aangeven of bij deze aanbesteding sprake is van de OPOV-regeling? Zo ja, bij welke percelen is de OPOV-regeling van toepassing? Opdrachtgever heeft de CAO Taxivervoer van toepassing verklaard (beschrijvend document paragraaf blz. 23) en derhalve zal ook de regeling overgang personeel bij overgang vervoerscontracten (OPOV) van toepassing zijn voor de percelen 1 tot en met 3. Betreft paragraaf 1.7 (pagina 9 en 10 beschrijvend document) 72 Vraag U geeft een lijst van deelnemers aan voor de diverse percelen. Wilt u de adressen van de hoofdkantoren van deze deelnemers en eventuele nevenlocaties waarvan vervoer plaats kan vinden beschikbaar stellen? Op Tenderned is een bijlage ge-upload met adressen van de diverse Deelnemers. Voor de volledigheid verwijst aanbestedende dienst hierbij naar Eis 19 in het beschrijvend document. Betreft Pag. 35, E T4 + Pag. 36, E D5 + Pag. 38, E T4 + Pag. 39 E bus 6 73 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 5 of 7

6 In deze eis zijn naast de malus van het niet-vergoeden van de rit, boetebedragen voor overschrijding van de afgesproken voorrijtijd, opgenomen. De hoogte van deze bedragen zijn niet in de lijn met een reëel ondernemersrisico dat een leverancier in de branche kan lopen gezien de minimale marges. Zeker in het licht van de door de Rijksoverheid uitgesproken wens om aan te besteden op kwaliteit. De in deze eis opgenomen boetes zijn dermate hoog dat ze in potentie effecten hebben die de continuïteit van de leverancier kunnen of zullen ondermijnen. Op grond van het bepaalde in de Aanbestedingswet 2012 dient de mogelijkheid tot het opleggen van een boete proportioneel te zijn in relatie tot het doel dat de boeteoplegging dient, i.c. het voorkomen van overschrijding van de afgesproken voorrijtijd in relatie tot het risico dat de leverancier kan dragen mede in het licht van de tarieven/wijze van tarifering. Zie in dit kader voorschrift 3.9 A van de Gidsproportionaliteit: Voorschrift 3.9 A: De aanbestedende dienst alloceert het risico bij de partij die het risico het best kan beheersen of beïnvloeden. Waar horen de verschillende risico s die in een opdracht besloten zitten, te liggen? Alloceer het risico bij de partij die het risico het best kan beheersen en/of beïnvloeden, hetzij de aanbestedende dienst hetzij de inschrijver. Bij de risico-afweging moeten de volgende aspecten worden betrokken: de kans dat een risico zich verwezenlijkt en de gevolgen van de omstandigheid dat een risico zich verwezenlijkt. Het bij een inschrijver neerleggen van een niet of nauwelijks voorzienbaar risico dat zich slechts in uitzonderlijke gevallen voordoet alsmede van een risico met in potentie effecten die de continuïteit van de leverancier kunnen of zullen ondermijnen is eerder disproportioneel dan een redelijkerwijs voorzienbaar risico met geringe of overzienbare effecten. Artikel 1.10 (1.13 en 1.16 bevatten overeenkomstige bepalingen voor nationale aanbestedingen en meervoudig onderhands) 1. Een aanbestedende dienst of een speciale-sectorbedrijf stelt bij de voorbereiding van en het tot stand brengen van een overheidsopdracht of een speciale-sectoropdracht, een concessieovereenkomst voor openbare werken of voor diensten of het uitschrijven van een prijsvraag uitsluitend eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers en de inschrijvingen die in een redelijke verhouding staan tot het voorwerp van de opdracht. 2. Bij de toepassing van het eerste lid slaat de aanbestedende dienst of het specialesectorbedrijf, voor zover van toepassing, in ieder geval acht op: Is het risico voor een van beide partijen in redelijkheid/onder reële voorwaarden verzekerbaar (let op: Een veel gehoorde misvatting is dat alles verzekerbaar is. Dit is niet het geval. Daarbij moet worden bedacht dat indien er een verzekering op de markt beschikbaar is, niet altijd betekent dat ook alle risico s onder die verzekering gedekt zijn. Met name garantieverplichtingen, boetes of vrijwaringen zijn in de regel onverzekerbaar.) Wij verzoeken u de hoogte van de boetes aan te passen naar een bedrag maximaal gelijk aan het ritbedrag. De aanbestedende dienst beschouwt de hoogte van de boetes als proportioneel gezien de scope en de te verwachten spend. De Opdrachtnemer heeft zelf invloed op het opleggen van boetes. Bij de boetes is bij alle percelen al rekening gehouden met een mogelijke vertraging, omdat deze pas ingaan boven 5 minuten (of 15 bij perceel 3). Tevens is er rekening gehouden met de te vervoeren passagier. Zo is bijvoorbeeld de boete voor perceel 4 hoger, omdat hierbij een hele groep passagiers benadeeld worden. De malusbedragen zijn met name bedoeld om te zorgen dat de opdrachtnemer zijn werkzaamheden conform de gestelde eisen van het programma van eisen uitvoert en regelt. De boetes staan in verhouding tot o.m. de mogelijke gevolgschade en het afbreukrisico wat door de no-show aanwezig is levert flinke imagoschade op bij de opdrachtgever. De bedragen blijven derhalve gehandhaafd. Betreft Pag. 35, E T4 + Pag. 36, E D5 + Pag. 38, E T4 + Pag. 39 E bus 6 74 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 6 of 7

7 Kunt u bevestigen, bij gebreke van een definitie van no-show in onderhavige eisen (boetes) de term no-show uitsluitend ziet op het niet verschijnen van de vervoerder en derhalve niet op het niet verschijnen van de reiziger(s)? Het betreft hier inderdaad (alleen) het niet verschijnen van de Vervoerder. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 7 of 7