Programma van eisen voor percelen bomen en heesters

Transcriptie

1 Bijlage Programma van eisen voor percelen bomen en heesters 1.1 Algemene eisen Nr. E1 E2 E3 E4 E5 E6 E7 E8 E9 E10 E11 E12 Omschrijving eis De te leveren beplantingen moeten in winterhardheidszone 7 (Amerikaanse USDA zone Systeem) zijn geteeld. De gemeente Hoorn behoudt zich het recht voor om, tijdens de uitvoering van de overeenkomst, te allen tijde de kwekerij te bezoeken en het assortiment te beoordelen, zonder dit vooraf te melden bij de opdrachtnemer. De te leveren beplantingen, vermeld op het Formulier Prijzen, moeten te allen tijde leverbaar zijn gedurende de periode 15 november tot 15 april. Alle overige mogelijk aan te schaffen beplantingen van de opdrachtnemer voldoen aan dezelfde kwaliteitseisen als genoemd op het Formulier Prijzen en in het programma van eisen. De prijzen voor deze beplantingen moeten marktconform zijn. De opdrachtgever vraagt een aparte prijs voor beplantingen waarop middels de inschrijfstaat geen prijs is verkregen. De opdrachtgever houdt zich het recht voor om hiervoor ook andere opdrachtnemers te benaderen en bij hen in te kopen. De opdrachtgever heeft op basis van de raamovereenkomst geen verplichting tot afname van bepaalde (minimum) aantallen. Er geldt geen minimale bestelhoeveelheid per (afroep) order. De opdrachtgever onderkent de kosten die een opdrachtnemer moet maken per order en heeft de intentie zo efficiënt mogelijk te bestellen. Als indicatie geeft de opdrachtnemer aan dat er gemiddeld ca. 8 maal per jaar wordt afgeroepen, waarbij het merendeel in1 levering (eind november). De opdrachtnemer moet in het bezit zijn van het certificaat Milieukeur Plantaardige Producten uit de open teelt, of gelijkwaardig. De opdrachtnemer moet zijn aangesloten bij de NAKtuinbouw, of gelijkwaardig De opdrachtnemer staat garant voor de kwaliteit van het te leveren plantmateriaal. De opdrachtgever controleert de kwaliteit aan de hand van het Handboek kwaliteit en keuring plantmateriaal (IPC groene ruimte 2005). De geleverde beplanting moet minimaal voldoen aan de in het Formulier Prijzen vermelde maten en overige kwaliteitseisen. De opdrachtnemer garandeert dat de geleverde beplanting van eerste kwaliteit, soortecht, ziektevrij, goed gevormd is, en dat de bomen voorzien zijn van een doorgaande top. Indien binnen één jaar na levering, bij zorgvuldig handelen door de opdrachtgever, meer dan 10% van de geleverde beplanting uitvalt, levert de opdrachtnemer deze beplanting kostenloos opnieuw aan de opdrachtgever onder dezelfde voorwaarden van dit programma van eisen. De nomenclatuur van plantmateriaal moet overeenkomen met de benamingen volgens Naamlijst van houtige gewassen Bijlage Programma van eisen 1 van 5 hoorn.nl

2 Nr. E13 E14 E15 E16 E17 E18 E19 E20 E21 Omschrijving eis De opdrachtgever stuurt bestellingen per project schriftelijk of via aan de opdrachtnemer. Een bruikbare digitale standaard van de leverancier is hierbij te overwegen. Hierover worden na gunning afspraken gemaakt. Voor bepaalde leveringen kan de opdrachtgever monsters opvragen of voorafgaand de kwekerij bezoeken om tot een selectie te komen. Het aanwijzen van te leveren producten behoort dan tot de mogelijkheden. De opdrachtnemer moet zich hierin proactief opstellen en hieraan kosteloos meewerken. De opdrachtnemer moet de opgegeven bestelling binnen 10 werkdagen na afroep kunnen leveren. Het exacte levermoment vindt plaats in overleg met de opdrachtgever. De voor afroep geldende leveringsconditie is Delivery Duty Paid Incoterms 2000 (franco op het werk) op een door de opdrachtgever nader te bepalen locatie binnen de gemeentegrenzen van de opdrachtgever. Mogelijk dat er meerdere afleveradressen per bestelling gehanteerd worden. De afleverlocatie kan zowel een gemeentelijke locatie zijn als een locatie waar de beplanting wordt verwerkt. Het lossen van de beplanting geschiedt door de opdrachtnemer eventueel met hulp van de opdrachtgever op een door de opdrachtgever aangewezen plaats. Schade die ontstaat tijdens het lossen is voor rekening van de opdrachtnemer. Levering moet plaatsvinden per bestellijst, compleet en in één keer gebundeld per lijst. Een vertegenwoordiger van de opdrachtnemer en een vertegenwoordiger van de opdrachtgever tekenen de afleverbon af bij aflevering van het plantmateriaal. Voorafgaand wordt de levering gecontroleerd op compleetheid en de dan zichtbare kwaliteitskenmerken. Zonder deze afgetekende bon mag de opdrachtnemer niet factureren. De facturering vindt plaats per bestellijst / project. De opdrachtnemer is tijdens werkdagen tussen en uur altijd bereikbaar onder een vast / mobiel telefoonnummer. Ook geeft de opdrachtnemer de persoon op die fungeert als contactpersoon (inclusief vervanger)met de opdrachtgever. De opdrachtnemer labelt de bestelde bomen per stuk, met vermelding van de gegevens die de opdrachtgever bij de afroeporder specificeert. De opdrachtnemer labelt de bestelde heesters per soort en eenheid (stuk, container, pallet), met vermelding van de gegevens die de opdrachtgever bij de afroeporder specificeert. Het af te leveren plantmateriaal moet voldoende verpakt en beschermd zijn, om schade door transport, weer- en / of andere omstandigheden te voorkomen. Schade tijdens transport is voor rekening van de opdrachtnemer. Bijlage Programma van eisen 2 van 5

3 1.2 Social Return on Investment De gemeente vindt het een verantwoordelijkheid van opdrachtnemers om bij te dragen aan het versterken van de sociale infrastructuur. Social Return On Investment (verder: SROI) is het maken van afspraken door een opdrachtgever met een opdrachtnemer over het inzetten van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt bij inkoop/aanbesteding van werken, diensten of leveringen. Door u in te schrijven op deze aanbesteding verplicht u zich om bij gunning 5% van de gefactureerde aanneemsom in te zetten voor Social Return On Investment (verder: SROI). Na gunning bent u als opdrachtnemer verantwoordelijk voor de concrete invulling van SROI (hoeveel mensen, welk soort mensen, waar inzetten). Indien u aan kunt tonen dat binnen uw bedrijf reeds 7% of meer van het personeel (fte) bestaat uit mensen vanuit de doelgroepen kan u als opdrachtnemer ontslagen worden van uw SROI verplichting. Bij het kijken wat er al aan bestaand personeel uit de doelgroep in dienst is, wordt er onderscheid gemaakt in 2 categorieën: - Mensen met permanente afstand tot de arbeidsmarkt die al in dienst zijn altijd meetellen (loonwaarde < 80%) - Mensen met een tijdelijke afstand tot de arbeidsmarkt voor maximaal 2 jaar meetellen vanaf indiensttreding (loonwaarde %) Na gunning wordt in overleg met de coördinator SROI van de gemeente Hoorn de manier waarop invulling wordt gegeven aan SROI omgezet in prestatieafspraken. Deze prestatieafspraken maken onlosmakelijk deel uit van de overeenkomst tussen de gemeente en leverancier. Het genoemde percentage van de opdracht moet behaald worden gedurende de gehele opdrachtperiode. Hierna vindt een evaluatie plaats. Als de leverancier zijn verplichtingen in het kader van deze regeling niet of niet volledig nakomt, vindt er een inhouding plaat op de opdrachtwaarde ter hoogte van het deel van de opdrachtwaarde dat ten onrechte niet volledig is ingezet. Daarnaast wordt bij niet nakoming van u SROI verplichting een boete opgelegd van 50% van het totale SROI bedrag. Voor meer informatie zie de bijlage Social Return on Investment. Contractvoorwaarden: 1. Opdrachtnemer verplicht zich om 3% van de gefactureerde omzet naar aanleiding van de opdracht te besteden aan inspanningen in het kader van SROI. 2. Indien opdrachtnemer aan kan tonen dat binnen zijn bedrijf reeds 7% of meer van het personeel bestaat uit mensen vanuit de doelgroepen kan opdrachtnemer ontslagen worden van zijn SROI verplichting. Deze bepaling geldt niet bij de invulling van de SROI als gunningcriteria. 3. De invulling van de 3% Social Return-verplichting kan breder dan op onderliggende opdracht worden ingezet. 4. De invulling van de SROI verplichting als gunningcriteria moet ingezet worden op onderhavige opdracht. Bijlage Programma van eisen 3 van 5

4 5. De gemeente zal zich inspannen de aanlevering van kandidaten aan de opdrachtnemer te bevorderen. Deze inspanningen doen niets af aan de verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer om aan de SROI-verplichting te voldoen. 6. De definitieve berekening van de SROI verplichting geschiedt aan het einde van de looptijd van de overeenkomst. 7. Indien de opdrachtnemer zijn verplichtingen aangaande SROI niet volledig nakomt, moet de opdrachtnemer het resterende bedrag betalen. 8. Daarnaast wordt bij niet nakoming van de SROI verplichting wordt een boete opgelegd ter hoogte van 50% van de SROI-verplichting. 9. Indien de opdrachtnemer werkt met onderaannemers blijft de opdrachtnemer hoofdelijk aansprakelijk voor deze SROI-verplichting. 1.3 Evaluatie momenten Gedurende de contractperiode en na afloop van de opdracht zal een projectevaluatie worden gehouden. Deze projectevaluatie kan in de toekomst door de Gemeente Hoorn mogelijk worden toegepast in het kader van Past Performance. Bij Past Performance worden uitgevoerde opdrachten geëvalueerd met behulp van een vragenlijst die de prestatie van de opdrachtnemer aan het eind van het werk objectief en transparant beoordeelt. Deze vragenlijst is bijgevoegd. De beoordeling wordt met een score gewaardeerd en in een database opgenomen en zal mogelijk in de toekomst worden gebruikt bij het uitnodigen voor (onderhandse) aanbestedingen en/of het beoordelen van inschrijvingen. Door in te schrijven op deze opdracht, gaat u akkoord met het opnemen van geëvalueerde projectgegevens in genoemde database en het toepassen van de geëvalueerde projectgegevens bij de selectie van opdrachtnemers bij toekomstige projecten. De gemeente Hoorn beoordeelt de opdrachtnemer tijdens de uitvoering van zijn werkzaamheden op 'present performance' om de samenwerking en kwaliteit te verbeteren. Het beoordelen gaat gedurende de uitvoeringsperiode over en weer tussen opdrachtgever en opdrachtnemer om uiteindelijk tot een goede 'past performance' van de opdrachtnemer te komen. Na oplevering van de werkzaamheden beoordeelt de gemeente Hoorn de werkwijze van en samenwerking met de opdrachtnemer middels het invullen van het bijgeleverde beoordelingsformulier. Dit formulier komt in een gesloten database en is alleen ter inzage voor opdrachtgevers (overheidsinstanties), welke gebruik maken van 'past performance'. Goede scores kunnen gebruikt worden voor selectie van marktpartijen bij onderhandse aanbestedingen. De beoordeling is op de volgende onderdelen: - Kwaliteit van de geleverde producten - Houding ten aanzien van de planning - Pro-activiteit en samenwerking - Kwaliteit van de ramingen - Houding bij meer- en minderwerk en aanvullende opdrachten Bijlage Programma van eisen 4 van 5

5 Extra informatie over Past Performance kunt u vinden en downloaden op de website Bijlage Programma van eisen 5 van 5