van Noord en Oost Nederland Europese aanbesteding Motorbrandstoffen voor de gezamenlijke waterschappen van Noord en Oost Nederland

Transcriptie

1 Nota van Inlichtingen Europese aanbesteding Motorbrandstoffen voor de gezamenlijke waterschappen van Noord en Oost Nederland Aanbesteding Aanbestedende Dienst: Referentie: Europese aanbesteding Motorbrandstoffen voor de gezamenlijke waterschappen van Noord en Oost Nederland waterschap Noorderzijlvest RSI.NOM Omschrijving: Vijf waterschappen, te weten: Groot Salland te Zwolle, Reest en Wieden te Meppel1, Vechtstromen te Almelo, Wetterskip Fryslân te Leeuwarden en Noorderzijlvest te Groningen, gaan over tot een openbare Europese aanbesteding voor de levering van motorbrandstoffen in bulk en tanken aan de pomp met behulp van tankpassen. Doel van deze aanbesteding is het sluiten van een Raamovereenkomst per perceel voor levering van motorbrandstoffen ten behoeve van bovenvermelde waterschappen. Inschrijvers kunnen voor elk perceel afzonderlijk inschrijven, er zal door de waterschappen per perceel gegund worden. De Raamovereenkomsten zullen worden gesloten voor de duur van vier jaar zonder verlenging. Toelichting: Betreft AWIV 2012 artikel 15 1 Vraag Kunt u dit artikel aanvullen dat bij tijdelijke overmacht geen derde mogen worden ingeschakeld en bij blijvend wel? Niet akkoord, artikel wordt niet aangevuld. Betreft AWIV 2012 artikel 13 2 Vraag Graag aanvullen dat de garanties lopen tot het product de flens is gepasseerd. Artikel wordt niet aangevuld, zie beschrijvend document artikel 4.3 e en f. Betreft AWIV Vraag Graag zien wij dit artikel aangevuld met indien aantoonbaar door leverancier off spec geleverd. Zie antwoord op de vorige vraag. Betreft AWIV Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 1 of 7

2 4 Vraag In dit artikel wordt ook onder overmacht niet verstaan: grondstoffentekort, tekortkoming of niet-nakoming van de verplichting door toeleveranciers. In de praktijk is dit bij ons weten nog nooit voorgekomen, maar zou voor ons wel onder overmacht vallen. Kunnen deze punten uit dit artikel worden gehaald? "Grondstoffentekort (wereldwijd, aantoonbaar) mag door inschrijvers worden aangemerkt als overmacht. Tekortkoming of niet-nakoming van de verplichting door toeleveranciers mag door inschrijvers niet worden aangemerkt als overmacht." Betreft AWIV 2012 artikel Vraag Wanneer het product wordt afgekeurd voor wie zijn dan de diverse kosten? Voor de leverancier. Betreft AWIV artikel Vraag Wanneer een deskundige derde het product afkeurt nemen wij aan dat dit gebeurt naar aanleiding van de product specificaties van de leverancier. Kan dit worden aangepast? Bij het indienen van de offerte dient leverancier de productspecificaties mee te zenden, zie ook beschrijvend document 4.4 g. Keuringen worden op basis van deze specificaties gedaan. Betreft AWIV 2012 artikel Vraag Hierin wordt gemeld dat de koper het product kan afkeuren. Wij nemen aan dat dit dan gebeurt nadat een deskundige derde partij dit product bekijkt en afkeurt? Graag zien wij hier dan ook een aanpassing op. Akkoord. Betreft AWIV 2012 artikel Vraag Hierin wordt gesproken over de keuringen. Er wordt niet gesproken over de kosten. Is dit voor rekening van Koper of van leverancier? Deze kosten zijn voor rekening van de koper. Betreft AWIV Artikel Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 2 of 7

3 Het beleid van onze firma is dat wij nooit tekenen voor boeteclausules aangaande geheimhoudingsverplichtingen. Het feit dat wij de geheimhouding zullen tekenen moet genoeg garantie geven dat wij ons hieraan zullen houden. Kunt u deze paragraaf aanpassen waarbij de geheimhoudingsverplichting wel in stand blijft, maar de boeteclausule eruit wordt gehaald? De geheimhoudingsverplichting houdt stand, de boeteclausule wordt niet van toepassing verklaard. Betreft AWIV 2012 artikel 5 Garantie 10 Vraag De opdrachtnemer garandeert dat het product voldoet tot wanneer deze de flens passeert. Doordat de kwaliteit van het product beïnvloedbaar is door de wijze van opslag willen wij graag een aanvulling op dit artikel hierover. Opdrachtnemer blijft verantwoordelijk voor de kwaliteit van het product. Indien opdrachtgever constateert dat de kwaliteit van de brandstof in de tanks niet voldoet, dient opdrachtgever aan te tonen dat de kwaliteit van het product niet in het geding is gekomen door zijn wijze van opslag. Betreft Artikel 9 Verzekering 11 Vraag Hierin staat dat de opdrachtnemer een verzekeringspolis dient te overleggen. Volstaat een verzekeringsbewijs hierin? Akkoord, op verzoek na gunning. Betreft artikel 11.5 verplchtingen mbt vervoer 12 Vraag In dit artikel wordt de opdrachtgever gevrijwaard tegen alle aanspraken van derden. Maar wat als de opdrachtgever wel aantoonbaar zelf de veroorzaker is? Indien opdrachtgever aantoonbaar zelf de veroorzaker is van de directe of indirecte schade zijn de gevolgen voor rekening van opdrachtgever, nadat opdrachtgever aansprakelijk is gesteld. Betreft Overmacht 13 Vraag Er wordt in de overeenkomst niet gesproken over overmacht. Graag zouden wij het volgende willen opnemen in de overeenkomst: Leverancier is niet gehouden tot leveringsplicht indien er sprake is van overmacht als bedoeld in artikel 6:75 van het Burgerlijk Wetboek. Hiertoe wordt onder meer gerekend: Bepaalde weersomstandigheden waardoor er geen aanvoer naar het depot en/of leverlocatie heeft kunnen plaatsvinden. Een tekort aan product(en) waardoor Leverancier niet in staat is om in Nederland, België en Duitsland product(en) van toeleveranciers te verkrijgen. Storing op het depot waardoor Leverancier niet kan laden. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 3 of 7

4 Zie artikel 15.3 AWIV-2012 en antwoord op vraag 4. Betreft Doc. Europese aanbesteding voor motorbrandstoffen 1.1 Begrippenlijst Korting 14 Vraag 1. Korting: de vaste korting in eurocenten, afgerond op 1 cijfer decimaal, die de inschrijver geeft op de adviesprijs. In het document bijlagen wordt bij bijlage 5 gesproken over brandstof levering in bulk, exclusief BTW per liter. Dit zal zijn in 2 decimalen. Is het verstandig de prijs weer te geven per 100 liter brandstof, om dit te voorkomen. GLA moet in drie cijfers achter de komma worden weergegeven, per liter. Korting dient in één cijfer achter de komma te worden opgegeven. Betreft Doc. Europese aanbesteding voor motorbrandstoffen 1.5 Omvang van de opdracht Brandstof soort 15 Vraag Brandstof soort: Diesel EN 590 / premium Bij 4 Programma van eisen 4.2.c staat vermeld Diesel Premium, Traxx of gelijkwaardig. Kan er ook alleen Diesel ULZ EN 590 worden geleverd? Diesel EN 590 leveren wij als product B0 (zonder biobrandstoffen) is zuiver zodat een traxx niet nodig zou zijn. Nee, programma van eisen 4.2b en c worden niet gewijzigd. Leverancier dient aan te tonen, middels productspecificatie, dat de aangeboden producten voldoen aan de in artikel 4.2c gestelde eis. Betreft Doc. Europese aanbesteding voor motorbrandstoffen 3.2 Geschiktheidseisen 16 Vraag Perceel 3 & 7 worden bediend met voorraadbeheersing. Op de specificatie perceel 7 worden 3 tanks aangegeven met voorraadbeheersing. Welke tanks zijn dat bij perceel 3? "De tanks die bij perceel 3 bedoeld worden zijn die van locatie Hardenberg en Sleen. Mogelijk komen hier in de toekomst de tanks op locatie Vriezenveen en Hengelo bij. Ook voor perceel 7 is het mogelijk dat er in de toekomst meer tanks van een voorraadbeheersysteem worden voorzien." Betreft Doc Europese aanbesteding Bijlagen Bijlage 5. prijsopgave 17 Vraag Hoe moeten de prijzen worden weergegeven? De GLA vermeld de prijs in 3 decimalen? (Zie tevens vraagstelling nr. 1.) Prijs dient opgegeven te worden conform GLA, drie cijfers achter de komma. Betreft Doc. Europese aanbesteding voor motorbrandstoffen 4.3 Aanvullende eisen levering bulk 18 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 4 of 7

5 Levering managementinformatie. In welke vorm moet dit worden aangeleverd? Extensie aanduiding? Moet dit volgens een bepaald format? Aanleveren in PDF, format vrij. Categorie Eisen en criteria Betreft Algemene waterschapsinkoopvoorwaarden voor leveringen Overmacht 19 Vraag Punt 15.3 grondstoffentekort is geen reden van overmacht. Hoe zal er mee omgegaan gaan worden als er een langere periode extreem winterweer is waarbij de tankauto niet op de openbare weg mogen of kunnen rijden? Zie antwoord op vraag 2 en 11. Betreft Doc Europese aanbesteding Bijlagen Bijlage 9. Eisen WS Noorderzijlvest 20 Vraag Eén verzamelfactuur per periode (maand)? Is facturering per lever moment ook mogelijk? Het systeem factureert 1 dag na levering i.v.m. de wijziging van de GLA. nee, facturering per maand. Categorie Eisen en criteria Betreft Specificaties percelen (2, 5 & 7) met leveringshoeveelheden 21 Vraag Wat is de onderverdeling van levering Diesel EN 590 en Diesel Premium, Fuel Save of Traxx of gelijkwaardig Perceel 2: huidig verbruik liter (100%) Fuel Save, Perceel 5: 100% Traxx Perceel 7: NZV = ltr. EN ltr EN590 + toevoeging (Traxx, etc.) Betreft Doc. Europese aanbesteding voor motorbrandstoffen 4.6 Voorraadbeheer 22 Vraag Perceel 7 geeft drie tanks met een voorraadbeheer. Is er een systeem aanwezig? Wie is eigenaar van het systeem? Wanneer huidige leverancier eigenaar is wie moet zorgen voor het systeem? Er is een voorraadbeheersysteem aanwezig. Eigenaar is de huidige leverancier. De nieuwe leverancier dient zorg te dragen voor het voorraadbeheersysteem. Categorie Eisen en criteria Betreft Bijlage 6A Concept raamovereenkomst diesel en bulk 3.2 Betaling, managementinfo en controle 23 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 5 of 7

6 Facturering zal per volle kalandermaand op het midden van de maand geschieden. Betaling binnen 30 dagen. Hanteren van andere betaal termijnen. De facturering op bulk levering vinden dagelijks plaats met een betaaltermijn van 30 dagen. Is er ook een mogelijkheid van Europese B2B incasso voor de facturering? Is het mogelijk één factuur per 14 dagen te sturen? In de ict omgeving werken wij met veertiendaagse facturen. "De facturering op bulk levering vinden dagelijks plaats met een betaaltermijn van 30 dagen: nee, facturering per maand. Is er ook een mogelijkheid van Europese B2B incasso voor de facturering?: Nee, dit is niet mogelijk. Is het mogelijk één factuur per 14 dagen te sturen? : Moment van factureren is in goed overleg met opdrachtgever af te stemmen. Betalingstermijn is 30 dagen." Betreft artikel 4.2 prijzen en kortingen 24 Vraag In dit artikel wordt gesteld dat als er een voordeel voor de opdrachtnemer ontstaat dat dit voordeel moet kunnen leiden tot hogere kortingen. Aan wat voor voordelen denkt u dan? En wat als er nadelen voor de opdrachtnemer zijn, kunnen wij dan ook de kortingen verlagen? Artikel 4.2 wordt uit beide overeenkomsten gehaald. Betreft Artikel 7.5 Ontbinding 25 Vraag In dit artikel wordt gesproken over een eenzijdige ontbinding. Graag zien wij hier dat er tweezijdig kan worden ontbonden. Niet akkoord. Betreft Gedragsregels zuiveringstechnische werken-wetterskip 26 Vraag In dit document staat dat zwemvesten verplicht worden gesteld. Is dit ook voor het leveren van brandstof noodzakelijk, want dit behoort niet tot de standaard uitrusting van onze wagens. "Dit is voor het leveren van brandstoffen niet noodzakelijk. Met tanks wordt in de handleiding de tanks in het zuiveringsciruit bedoelt." Betreft Factuur 27 Vraag Er wordt gesteld dat de GLA en korting apart op de factuur moeten worden vermeld. Dit is bij ons niet mogelijk. Kan dit ook volstaan met een maandelijks overzicht waar dit op te zien is? Akkoord. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 6 of 7

7 Betreft Water en/of andere verontreinigingen 28 Vraag Er wordt gesteld op blz. 16 dat de leverancier d.m.v. controle moet zorg dragen dat de tanks worden vrijgehouden van water en/of andere verontreinigingen. Betekend dit dat bij constatering de Leverancier ook verplicht is om dit schoon te houden en voor wie zij dan de kosten? Met 4.3e wordt bedoeld dat leverancier verantwoordelijk is dat er bij elke storting geen water of andere verontreiniging in de tank terecht komen. Betreft Doc Europese aanbesteding Bijlagen Bijlage 9. Spec. facturatie 29 Vraag Is het ook mogelijk gegeven f en g te vermelden bij de managementinformatie i.p.v. op de factuur? Indien deze managementinformatie maandelijkw wordt aangeleverd is dit akkoord. Betreft Gemiddelde Landelijke Adviesprijs 30 Vraag Voor de prijsstelling wordt gebruik gemaakt van de GLA. Graag zouden wij u een aanbieding doen op onze eigen Landelijke Adviesprijs. Is dit akkoord? Niet akkoord. Betreft artikel 3.2 betaaltermijn 31 Vraag De betalingstermijn van 30 dagen in combinatie met maandelijks facturatie is niet gebruikelijk. Kan deze periode worden teruggebracht naar een kortere termijn met inbegrip van automatische incasso/sepa? Automatische incasso is niet mogelijk. Moment van factureren is in goed overleg met opdrachtgever af te stemmen. Betalingstermijn is 30 dagen. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 7 of 7