Wagenpark koop SW-bedrijven & Gelieerde organisaties Aanbestedende Dienst: Cedris Referentie: , review 7

Transcriptie

1 Nota van Inlichtingen Wagenpark koop SW-bedrijven & Gelieerde organisaties Aanbesteding Wagenpark koop SW-bedrijven & Gelieerde organisaties Aanbestedende Dienst: Cedris Referentie: , review 7 Omschrijving: De Opdracht betreft het leveren wagens aan de SW-bedrijven en Gelieerde organisaties volgens de in het Bestek beschreven voorwaarden. Toelichting: Betreft Naar aanleiding van uw antwoord op vraag 31 van de NVI. 44 Vraag U geeft aan dat u de items die onder de gegarandeerde restwaarde vallen niet nader kunt specificeren. Is het mogelijk om in deze aanbesteding alleen de condities (punt 1 van pag 11) aan te bieden en de ROB cijfers en gegarandeerde restwaarde niet te vermelden? Nee, het is niet toegestaan om alleen de kortingspercentages aan te bieden. Betreft Naar aanleiding van uw antwoord op vraag 30 van de NVI. 45 Vraag Kunt u bevestigen dat slechts de door u genoemde punten in de afleveringskosten opgenomen hoeven te worden. Zoals in de oorspronkelijke vraag vermeld, verschillen de afleveringskosten per merk. Hiermee bevooroordeelt u wellicht merken. Graag hiervan een bevestiging. Ja, alleen onderstaande punten hoeven opgenomen te worden in de afleveringskosten. 1. Leveren en monteren 2 kentekenplaten 2. Transport naar dealer 3. Inwendig en uitwendig reinigen en poetsen 4. Nulbeurt 5. Lifehammer Indien bovenstaande opsomming afwijkt van de inhoud kosten rijklaar maken, zoals vermeld in de officiële actuele prijslijsten van fabrikant/importeur, dan dienen de kosten rijklaar maken (op basis van de bovengenoemde 5 punten) van de verschillende modellen bij de inschrijving gevoegd te worden. Betreft Naar aanleiding van uw antwoord op vraag 20 van de NVI. 46 Vraag U geeft aan dat voor alle in haar leveringsprogramma opgenomen modellen en types wagens de korting, ROB en restwaarde geoffreerd dient te worden. Voor ons merk gaat het dan al snel om vele honderden (wellicht richting duizend) uitvoeringen. Zeker bij de bestelwagens met diverse laadlengtes, dakhoogtes ed. Graag deze eis nader uitleggen hoe mee om te gaan en indien mogelijk beperken in het aanbod. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 1 of 6

2 Het staat inschrijver vrij om zo detaillistisch mogelijk de modellen en types aan te bieden. Inschrijver kan ook per model dezelfde financiële condities aanbieden of bijvoorbeeld een differentiatie per model op basis van bijvoorbeeld Diesel en Benzine motoren maken. Tevens kan bijvoorbeeld een differentiatie gemaakt worden bij de modellen in bijvoorbeeld vermogen van de wagens. Uitgangspunt is dat voor alle Wagens duidelijk is welke financiële condities gelden. Betreft Naar aanleiding van uw antwoord op vraag 17 van de NVI. 47 Vraag Zoals wij nu begrijpen is het voor een inschrijver alleen mogelijk als men in alle categorieën een aanbieding kan doen. Als een merk nu in een bepaalde klasse geen aanbod heeft, wordt dit merk dan uitgesloten? Nee, zoals aangegeven in de 1e nota van inlichtingen, vraag 17, dienen de wagens zoveel mogelijk gelijkwaardig te zijn qua functionaliteit, vermogen, grootte, opties en overige componenten. De voorbeelden zoals weergegeven in de 1e nota van inlichtingen vraag 17 is niet limitatief. Betreft Vraag U verzoekt dat inschrijver alle typen voertuigen kan leveren. Geel en grijs kenteken. In de branche is het gebruikelijk dat de importeurschappen verdeeld zijn tussen geel en grijs kenteken en dat het niet altijd gecombineerd is in 1 dealerbedrijf of importeur. Is opdrachtgever bereidt de eis zo aan te passen dat een dealer/importeur kan inschrijven op perceel personenwagens (geel) of op een perceel bedrijfswagens (grijs). Immers de eis is zo geformuleerd dat een combinatie van bedrijven niet mogelijk is. Bent u bereidt het bestek te verdelen in 2 percelen? Nee, het bestek wordt niet verdeeld in twee percelen. Er zijn voldoende marktpartijen in Nederland die de gevraagde wagens, zoals genoemd in het bestek, kunnen leveren. Combinatievorming is tevens mogelijk, zie paragraaf 5.6 van het bestek. Betreft Bestek Wagenpark koop, Hoofdstuk 1 pagina 8 en hoofdstuk pagina Vraag Uw antwoord in de Nvi dd Toelichting nr 22 betreffende gelieerde organisaties is voor ons niet duidelijk kader stellend. Uit uw antwoord blijkt dat alle bedrijven die ook maar iets qua samenwerking met een SW organisatie doen, gekenmerkt worden als gelieerd. Mogen wij aannemen dat er pas sprake is van een gelieerde organisatie indien de eigendomsverhouding zodanig is, dat er minimaal een belang van 50,01% is van enig SW bedrijf in die Gelieerde organisatie en dat daarnaast de Wagens ook daadwerkelijk op naam worden gesteld van het SW bedrijf of de gelieerde organisatie waar het SW bedrijf een meerderheidsbelang heeft? Indien onze aanname niet correct is, kunt u dan exact omschrijven wanneer wél sprake is van een gelieerde organisatie. De aanbesteding is niet bedoeld voor alle organisaties die ook maar iets qua samenwerking met een SW-bedrijf doen. Een organisatie wordt aangemerkt als Gelieerde organisatie: door SW-bedrijven zijn of worden diverse samenwerkingsverbanden, met publieke- en private organisaties gesloten, zoals de samenwerking met de gemeentelijk diensten en werkbedrijven en partnerships die samenwerken met SW-bedrijven. Voorbeelden van opgenomen in Bijlage 7 van het bestek. zij aan Opdrachtnemer duidelijk kan maken dat een groot gedeelte van haar medewerkersbestand bestaat uit SW-medewerkers of voormalige SW-medewerkers, die overgenomen zijn. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 2 of 6

3 Categorie Aanbestedingsprocedure Betreft Uw antwoord op vraag 5 van de Nota van Inlichtingen 50 Vraag In uw antwoord geeft u aan dat de definitieve opgave van de deelnemende SW-bedrijven en Gelieerde organisaties volgt in de 2e nota van inlichtingen. Voor het bepalen van de juiste kortingscondities is het van belang dat wij een inschatting kunnen doen van het mogelijk aantal te leveren auto's. Dit kan pas ingeschat worden na ontvangst van de 2e NvI. Deze wordt 12 oktober gepubliceerd. Dit betekent dat er slechts 6 dagen (waarvan 2 in het weekend) beschikbaar zijn om de aanbieding definitief te maken. Wij verzoeken u de datum van indienen uit te stellen en hierbij tevens rekening te houden met de in de nieuwe aanbestedingswet (van dit jaar) vastgestelde minimale termijn tussen NnI en het indienen van de aanbieding van 10 kalenderdagen. Uw opmerking is correct. Wij zullen de planning volgens de wettelijk voorgeschreven termijnen aanpassen. De planning wordt als volgt: Fase Datum Sluitingsdatum indienen Inschrijvingen 24 oktober 2016 voor uur Analyse inschrijvingen 25 oktober 1 november 2016 Voornemen tot Gunning 2 november 2016 Laatste datum bezwaar tegen voornemen tot Gunning 22 november 2016 Gunning 23 november 2016 Ondertekening Raamovereenkomst Voor 1 december 2016 Informatievoorziening aan SW-bedrijven December 2016 Er zijn geen nieuwe aanmeldingen gekomen voor deelname aan deze aanbesteding. Derhalve zijn de gegevens in het bestek van toepassing. Betreft 7.5 (en bestek 6.2) 51 Vraag Indien opvolgers van bepaalde Wagens, ofwel modificaties van bestaande Wagens, worden geïntroduceerd blijven de financiële condities, kortingen, ROB en Gegarandeerde restwaarden, onveranderd gehandhaafd. Het is niet marktconform om condities voor opvolgers, indien dit nieuwe modellen zijn, op voorhand te garanderen. Wij verzoeken u deze paragraaf aan te passen en de mogelijkheid te bieden eventuele opvolgers of zgn face lift modellen opnieuw aan te bieden conform paragraaf 8,4 mbt actiemodellen en conform 7.7 nieuwe modellen Artikel 7.5 van de raamovereenkomst blijft gehandhaafd. Indien gedurende de looptijd van de raamovereenkomst opvolgers van bestaande Wagens op de markt worden geïntroduceerd, dan gelden dezelfde financiële condities voor deze nieuwe wagens. Betreft 8.1 (en bestek 6.2.1) 52 Vraag De kortingen worden berekend over de netto catalogusprijzen, de opties en de accessoires vermeld in de officiële actuele prijslijsten, zoals deze in Nederland door de fabrikant/importeur van het merk worden uitgegeven en gepubliceerd op haar website. Wij verzoeken u de kortingen over niet af fabriek opties, zijnde dealer gemonteerde accessoires niet te verplichten. Dit is niet marktconform en valt niet namens alle dealers op voorhand af te spreken. Wel zou bijvoorbeeld een korting op accessoires een wens kunnen zijn waar extra punten op te behalen zijn. Ook lijkt het ons zinloos om korting te geven over de accessoires als bedoeld in paragraaf Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 3 of 6

4 De in artikel 11.8 van de raamovereenkomst vermelde accessoires komen niet in aanmerking voor korting, alleen accessoires die in de officiële actuele prijslijsten van fabrikant/importeur voorkomen. Betreft 10.1 (en bestek 6.1.2) 53 Vraag Opdrachtnemer heeft in het werkgebied van elk SW-bedrijf minimaal één onderhoudslocatie/servicepunt voor Wagens. Wij verzoeken u deze zin te schrappen en enkel de zin daarboven te handhaven: De Opdrachtnemer heeft voor alle SW-bedrijven en Gelieerde organisaties in Nederland voldoende gevestigde onderhoudslocaties/servicepunten voor Wagens beschikbaar Met als reden dat niet ieder SW bedrijf volgens uw eigen opgave in bijlage 7 deelneemt aan deze tender. De tekst wordt aangepast naar: Opdrachtnemer heeft in het werkgebied van elk deelnemend SW-bedrijf en Gelieerde organisatie minimaal één onderhoudslocatie/servicepunt voor Wagens. Betreft 18.2 en Vraag Opdrachtnemer zal jaarlijks achteraf.. procent van de jaarlijkse Contractwaarde aan SROI afnemen bij de deelnemende SW-bedrijven of Gelieerde organisaties. Het af te nemen jaarbedrag aan SROI wordt vastgesteld op basis van de Contractwaarde van het voorgaande kalenderjaar. Voor potentiele inschrijvers is het van belang om vooraf de commerciële en financiële consequenties te kunnen overzien. In deze paragraaf is echter geen percentage genoemd. Ook zou een maximum verplichting moeten gelden daar de contractwaardes per jaar enorm kunnen verschillen. Het in artikel 18.2 van de raamovereenkomst vast te leggen percentage wordt overgenomen van de door inschrijver aangeboden percentage (zie paragraaf 7.3 van het bestek. De contractwaarde kan jaarlijks fluctueren. De Opdrachtnemer biedt een jaarlijks percentage aan op basis van de contractwaarde. Zoals vastgelegd in paragraaf 7.5 zijn maximaal 10 punten te behalen op het subgunningcriterium 3, SROI. Er is geen maximum verplichting. Betreft Vraag Opdrachtnemer stelt een bewerkersovereenkomst voor meldplicht datalekken op met de deelnemende SW-bedrijven en Gelieerde organisaties. Wij verzoeken u dit punt nader toe te lichten mbt de verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer in deze. Een voorbeeld bewerkersovereenkomst voor meldplicht datalekken is aan de documenten op TenderNed toegevoegd. Betreft 20.3 Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 4 of 6

5 56 Vraag Opdrachtnemer draagt zorg voor een adequate klachtenbehandeling, conform zijn klachtenregeling, zoals opgenomen in Bijlage 7. Wij verzoeken u dit punt nader toe te lichten mbt de gewenste inhoud en de verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer in deze Indien een SW-bedrijf of Gelieerde organisatie klachten heeft over de dienstverlening van de Opdrachtnemer dan worden de klachten afgehandeld conform de klachtenregeling van Opdrachtnemer. De inhoud en verantwoordelijkheid van Opdrachtnemer dient vastgelegd te zijn in deze klachtenregeling. Betreft Bijlage 1 Lijst met SW-bedrijven 57 Vraag Mag de opdrachtnemer er vanuit gaan dat bedrijven waar niets is ingevuld mbt deelname ook niet zullen deelnemen. Ja, indien niets is ingevuld dan nemen deze bedrijven niet deel aan de aanbesteding. Betreft Vraag De Wagens worden gekocht via Opdrachtnemer. De SW-bedrijven en Gelieerde organisaties bepalen door welke merkdealer de Wagens worden afgeleverd en onderhouden. Wij verzoeken u de opdrachtnemer de vrijheid te geven om de dealerkeuze m.b.t. de levering zelf te bepalen zolang de landelijke dekking wordt gegarandeerd. Dit gezien de eis van restwaarde garantie en mogelijke terugkoop. De keuze van de dealer voor onderhoud kan o.i. conform uw wens door Opdrachtgever worden bepaald. Dit is niet akkoord. De SW-bedrijven en Gelieerde organisaties bepalen de dealerkeuze voor zowel de levering als waar het onderhoud wordt uitgevoerd. Betreft Vraag Opdrachtnemer levert alle typen Wagens, zoals gepubliceerd op de officiële actuele website in Nederland van fabrikant/importeur waarbij het leveringsprogramma van Inschrijver minimaal bestaat uit bestelwagens, 9-persoonsbussen en personenwagens. Het is opdrachtnemer niet duidelijk wat onder alle typen wordt verstaan. Bovendien is de lijst van voorbeelden niet compleet en worden een aantal segmenten niet genoemd (RDC segmentatie) zoals SUV s, B-segment, etc. Importeurs/fabrikanten hebben een verschillend aanbod. Wat zijn in dit geval de minimum eisen? Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 5 of 6

6 Onder alle type wagens wordt verstaan dat Opdrachtnemer alle merken, modellen en type wagens levert die in de officiële actuele prijslijsten van de fabrikant/importeur zijn vermeld. Hieronder kunnen ook andere segmenten vallen, zoals bijvoorbeeld SUV's, etc. Minimaal dienen geleverd te kunnen worden: Grote gesloten bestelwagens Middelgrote gesloten bestelwagens Grote pick-up bestelwagens Middelgrote pick-up bestelwagens Kleine bestelwagens 9-persoonsbussen Grote personenwagens Middelgrote personenwagens Kleine personenwagens Onder is een overzicht van voorbeelden opgesteld en staat aangegeven dat deze opsomming van gelijkwaardige wagens ook van toepassing is. De opsomming is niet limitatief. Betreft Vraag De Opdrachtnemer zal gedurende de looptijd van de Raamovereenkomst per individueel bedrijf onderstaande informatie beschikbaar stellen. Hoe stelt Opdrachtgever zich deze rapportage concreet voor? Gezien het feit dat sw bedrijven vrij zijn om deel te nemen lijkt ons een rapportage aan alle bedrijven overbodig. Bovendien zijn de rapportageverplichtingen inhoudelijk niet duidelijk. Graag nadere toelichting. De informatie hoeft alleen aan de deelnemende SW-bedrijven en Gelieerde organisaties, waar Opdrachtnemer Wagens aan heeft geleverd, verzonden te worden. Opdrachtnemer is vrij hoe zij deze informatie, bij voorkeur digitaal, beschikbaar stelt. De informatie dient halfjaarlijks beschikbaar gesteld te worden. Betreft Vraag Indien geen passend vervangend vervoer beschikbaar is, dit ter beoordeling van het SWbedrijf of Gelieerde organisatie, zal onderhoud moeten plaatsvinden buiten de bedrijfstijd ( s avonds of in het weekend); De definitie van passend vervangend vervoer is onduidelijk, waardoor deze eis niet zonder meer kan worden geaccepteerd. Bijvoorbeeld bij grote bestelwagens met een inrichting op maat is passend vervangend vervoer w.s niet 1:1 mogelijk, maar is wellicht wel een standaard bus beschikbaar. Wij verzoek u de tekst aan te passen naar passend vervangend vervoer in onderling overleg overeen te komen. Bovendien zijn aanspraken op vervangend vervoer o.i. enkel voor gepland regulier onderhoud en geplande reparaties van toepassing en enkel met afspraak vooraf in te plannen. Wij verzoeken u de tekst hierop aan te passen. Dit is akkoord. De tekst wordt als volgt aangepast: 'passend vervangend vervoer wordt zoveel mogelijk in onderling overleg overeengekomen'. Aanspraken op vervangend vervoer zijn voor gepland regulier onderhoud en geplande reparaties van toepassing. Het SW-bedrijf of Gelieerde organisatie zal voor regulier onderhoud een afspraak vooraf inplannen en passend vervangend vervoer vragen. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 6 of 6