Nota van Inlichtingen 2

Transcriptie

1 Nota van Inlichtingen 2 n.a.v. Offerteaanvraag inzake de Europese aanbesteding IBT/LBB LAARZEN t.b.v.leden Interne Bijstand Teams en Landelijke Bijzondere Bijstand van de Dienst Justitiële inrichtingen 2012/S Dienst Justitiële Inrichtingen Shared Service Center Inkoop/Advies/Team EA Aan Belangstellenden Europese aanbesteding IBT/LBB LAARZEN t.b.v.leden Interne Bijstand Teams en Landelijke Bijzondere Bijstand van de Dienst Justitiële inrichtingen 2012/S Datum 11 oktober 2012 Van Dienst Justitiële Inrichtingen, Shared Service Center Inkoopadvies Onderwerp Nota van Inlichtingen 2 Pagina s 8 Gehele of gedeeltelijke overneming of reproductie van de inhoud van dit document, op welke wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de auteursrechthebbende is verboden, behoudens de beperkingen bij de wet gesteld. Het verbod betreft ook gehele of gedeeltelijke bewerking. Pagina 1 van 8

2 Nota van Inlichtingen 2 In het kader van de Europese aanbesteding IBT/LBB LAARZEN t.b.v.leden Interne Bijstand Teams en Landelijke Bijzondere Bijstand van de Dienst Justitiële Inrichtingen, met kenmerk 2012/S , ontvangt u hierbij nadere informatie in de vorm van Nota van Inlichtingen. De inhoud van deze Nota van Inlichtingen is bindend en behoort bij en maakt integraal onderdeel uit van het Beschrijvend document met als referentiedatum 7 augustus Deze Nota van Inlichtingen is gepubliceerd op en is daarmee beschikbaar gesteld voor alle belangstellenden van deze aanbesteding. Pagina 2 van 8

3 Hoofdstuk 1. Nadere informatie NR Nadere informatie 1 In Bijlage P, Wensen, van het Beschrijvend Document wordt de tekst van wens LW-1 gewijzigd in onderstaande tekst. PVE Implementatie (12 punten max. te behalen:) (max. 7 A4 s) Onderdeel van de inschrijving is een aanzet tot het op te leveren implementatieplan, waarin dienstverlener aangeeft hoe deze, in geval van gunning, denkt de implementatie ten behoeve van de Justitiële inrichtingen en diensten in grote lijnen te gaan vervullen. Dit mogen in totaal maximaal zeven A4-tjes zijn. Bij deze wens worden de inschrijvingen relatief ten opzichte van elkaar beoordeeld. In de vraagstelling wordt onderscheid gemaakt in een aantal deelvragen, die in dit implementatieplan in grote lijnen naar voren dienen te komen. Elke deelvraag is onderverdeeld in een aantal elementen. De beoordeling van deze elementen gebeurt relatief ten opzichte van de andere aanbiedingen. Hierbij geldt dat SMART-beoordeeld wordt waarbij alle elementen binnen een deelvraag even zwaar wegen. Gelijke beoordeling op elementniveau is mogelijk. Opdrachtgever beoogt met deze wens dat de organisatie van Opdrachtgever maximaal ontzorgd wordt. Deelvraag: Blijk van visie op en kennis van: Maximaal 2 punten. DJI hecht er aan dat inschrijver in maximaal één A4 blijk geeft van een visie op en kennis van de uitvoering van het opstellen en uitvoeren van het beoogd implementatieplan en met name ten aanzien van volgende elementen: De organisatie van een gefaseerde uitlevering van een (initiële) bestelling van diverse producten. Het zorg dragen voor een effectieve afstemming met (afdeling inkoop van de ) opdrachtgever, andere leveranciers en de inrichtingen en diensten waar de eindgebruikers zich bevinden. Deelvraag: Blijk van inzicht in en vermogen van handelen tot: Maximaal 3 punten. Voorts dient inschrijver ten aanzien van de uivoering van deze opdracht aandacht te besteden aan het in maximaal anderhalf A4 beschrijven van de volgende elementen: De wijze waarop (hoe, wanneer en hoe vaak) hij zorg denkt te gaan dragen voor een effectieve afstemming in inhoud en planning van ontwikkeling, productie en levering van een (initiele) bestelling van de diverse artikelen wordt georganiseerd zodanig dat de levering binnen vereiste tijdsindicatie wordt uitgevoerd. De wijze waarop (hoe, wanneer, hoeveel, hoelang, hoe vaak, waar en door wie) hij gedurende de uitvoering van de initiële levering zorg denkt te gaan dragen, zodanig dat levering binnen vereiste tijdsindicatie wordt uitgevoerd. De wijze waarop (hoe, wanneer, hoeveel, hoelang, hoe vaak en door wie) hij gedurende de uitvoering van de initiële levering zorg denkt te dragen voor een effectieve verwerking van de bestelling, zodanig dat er in relatief kort tijdbestek wordt verpakt en Pagina 3 van 8

4 NR Nadere informatie uitgeleverd. De wijze waarop (hoe, wanneer, hoeveel, hoelang, hoe vaak, door wie en waarover) hij zorg denkt te gaan dragen voor een effectieve samenwerking met afdeling inkoop, andere leveranciers en met de drager/eindgebruikers. De wijze waarop (hoe, wanneer, hoe vaak en waarover) hij gedurende de uitvoering van de initiële levering zorg denkt te dragen voor het aan de opdrachtgever geven van inzicht over de voortgang van de uitvoering van het implementatieplan. Indien uit dit anderhalf A4 een vermogen tot pro-actief /flexibel handelen blijkt wordt dat zeer op prijs gesteld. Deelvraag: Blijk van plannen van een implementatieproject: Maximaal 2 punten. De inschrijver beschrijft in maximaal twee A4 een vooralsnog- indicatieve projectplanning van de door hem voorgestane integrale aanpak en planning van de voorbereiding en uitvoering van de initiële levering van de artikelen aan de inrichtingen en diensten binnen de vereiste tijdsindicatie. Daarbij dient aandacht te worden besteedt aan de volgende elementen: De tijdsplanning voor het leveren van de in de overeenkomst beschreven IBT / LBB Laarzen, zodanig dat levering binnen vereiste tijdsindicatie wordt uitgevoerd. De aanpak en planning voor het verwerken van de initiële bestelling van de afdeling inkoop, zodanig dat er per inrichting of dienst persoonsgebonden wordt verpakt en uitgeleverd. De tijdsplanning voor de uitlevering van de initiële bestelling, zodanig dat levering binnen bovengenoemde tijdsindicatie aan de over Nederland verspreide afleverlocaties gefaseerd wordt uitgevoerd. De wijze waarop inschrijver om denkt te gaan met de vervangingsprioriteit van maximaal 7 inrichtingen en/of diensten. De wijze waarop inschrijver om denkt te gaan met de communicatiemomenten met zowel de drager als zijn leidinggevenden. Deelvraag: Beschrijving verwachte inspanning en verantwoordelijkheden van anderen: Maximaal 3 punten. Tevens maakt Inschrijver duidelijk welke inspanningen hij van DJI (personeel, faciliteiten, etc.) en de leveranciers van de overige IBT-artikelen verwacht in aanloop, gedurende en na afloop van de implementatiefase. DJI hecht, in het kader van inbreng van kennis, waarde aan de betrokkenheid van de eigen medewerkers vanuit het SSC bij het implementatietraject, maar deze inzet moet wel een duidelijke toegevoegde waarde hebben (kostenafweging). De belasting waar het gaat om tijd en moeite voor zowel de inrichtingen en diensten als de eindgebruiker dienen in het kader van de initiële levering echter zo gering mogelijk te blijven. Van belang is te onderkennen dat de DJI locaties landelijk verspreid zijn, de dragers gevarieerde roosterdiensten dragen en de eindgebruiker niet degene is die geautoriseerd is Pagina 4 van 8

5 NR Nadere informatie om de daadwerkelijke bestelling te doen. Van de inschrijver wordt verwacht in maximaal één A4 zeer concreet aan te geven welke inspanning hij (wat, wanneer, hoe, hoe vaak) van wie (expertise groep IBT, inrichting/dienst, SSC inkoop, leverancier van de overige IBT- artikelen, drager) verwacht te aanzien van de volgende elementen: Het verwerken van de bestelling zodanig dat er per inrichting of dienst persoonsgebonden wordt verpakt en uitgeleverd. Het uitleveren van de bestelling, zodanig dat levering binnen bovengenoemde tijdsindicatie wordt uitgevoerd. Het factureren van de leveringen, zodanig dat er per inrichting of dienst een koppeling is tussen bestelling en levering en voldoet aan de overeengekomen factuurvereisten. Het uitvoeren van ruil- en retourprocedure. Communicatie met de inrichtingen en diensten. Deelvraag: Op eigen initiatief met relevante aspecten komen: Maximaal 2 punten Indien u in staat bent om, op basis van uw eigen kennis, ervaring, creativiteit, hierboven niet genoemde maar in uw visie wel relevante aspecten van de implementatie te benoemen en te verwerken in een half A4 waardoor een (nog) betere implementatie gerealiseerd zal worden kunt u maximaal 2 punten extra behalen. Pagina 5 van 8

6 Hoofdstuk 2. Vragen Nr. of Artikel Pagina Vraag 1 Vraag: Mijn vraag luidt: moeten de IBT aanbestedingen (5 stuks) voldoen aan de German standards of aan de British standards. (kwaliteitseisen van goederen) De vraag is voor ons zeer belangrijk omdat de producent daarmee rekening dient te houden. Aanbieder dient primair conformiteit met de gevraagde eisen aan te tonen door het leveren van geldige testrapporten. Er wordt geen certificaat gevraagd of geëist. Indien het artikel is gecertificeerd volgens een andere norm, zou met de onderliggende testrapporten uit dat certificeringsdossier de gevraagde prestatieniveaus kunnen worden aangetoond. De aangetoonde prestatieniveaus dienen gelijkwaardig of beter zijn dan de gevraagde prestatieniveaus Organogram Inschrijver 18 Vraag: Mag het gevraagde bedrijfsprofiel en organogram ook in de Engelse of Duitse taal worden ingediend? Nee, de voertaal van deze aanbestedingsprocedure is Nederlands zoals ook vermeld in paragraaf 3.10 van het Beschrijvend Document. Hier zijn ook de uitzonderingen op deze regel beschreven Ondertekening en 5.2 Uilsuitingsgronden 24, 27 Vraag: Op pagina 24 van het BD staat dat het te overleggen bewijs op het moment van de sluitingsdatum niet ouder mag zijn dan 3 maanden. Op pagina 27 staat echter dat de bewijsstukken niet ouder dan 9 maanden mogen zijn. Wat is geldig betreft een uittreksel handels of beroepsregister. Want het onder 4.7 bedoelde uittreksel beroeps of handelsregister is in het buitenland hetzelfde als een uittreksel kamer van koophandel. Pagina 6 van 8

7 Voor het onder 4.7 bedoelde uittreksel beroeps of handelsregister geldt dat dit op het moment van de sluitingsdatum voor het indienen van de inschrijvingen, niet ouder mag zijn dan 3 maanden. De zin: De bewijsstukken mogen op het moment van sluitingsdatum van de Inschrijvingen niet ouder zijn dan 9 maanden. op blz 27 van het Beschrijvend Document geldt niet voor de eerste bullet (Uittreksel Kamer van Koophandel). 4 Bijlage Q - Checklist 65 Vraag: In bijlage Q, checklist, staat bij de bewijsstukken betreffende Uitsluitingsgronden een verklaring griffier van de rechtbank genoemd. Wij komen in het BD deze verklaring verder nergens meer tegen. Wij nemen aan dat deze verklaring dan niet van toepassing is. Is dit juist? Het betreft hier bewijsstukken betreffende faillissement of liquidatie (art. 46, lid 1 van de BAO) zoals vermeld in paragraaf 5.2 van het Beschrijvend Document. Uw veronderstelling is niet juist en de verklaring dient wel ingediend te worden. 5 Bijlage M Programma van Eisen 6 Originele officiële documenten C E4 Vraag: op een door Opdrachtnemer op te geven bank-/girorekeningnummer in Nederland. Is het mogelijk, indien de leverancier geen Nederlands rekeningnummer heeft, dat dit op een buitenlands rekeningnummer kan worden overgemaakt? Nee, facturen worden alleen op een Nederlands rekeningnummer overgemaakt. Vraag: Wij zullen naar verwachting met vier aanbestedingen tbv IBT/LBB meedoen. Pagina 7 van 8

8 Kunnen wij volstaan met 1 origineel officieel document en in de overige drie aanbiedingen een kopie van het officiële document (met verwijzing in welke aanbieding het origineel aanwezig is). DJI gaat hiermee niet akkoord. Het zijn aparte aanbestedingen en geen percelen. Voor elk van de aanbestedingen moet een apart origineel document worden ingediend dat met natte handtekeningen is ondertekend. Alleen wat betreft: het uittreksel handelsregister, verklaring Belastingdienst, Nonfaillissementsverklaring en de Verklaring Omtrent Gedrag Rechtspersoon mogen kopieën worden ingediend. Op eerste verzoek moet alsnog een origineel document kunnen worden getoond. Geen bijlagen Pagina 8 van 8