Europese Openbare aanbesteding bomen en heesters

Transcriptie

1 Nota van Inlichtingen Europese Openbare aanbesteding bomen en heesters Aanbesteding Aanbestedende Dienst: Referentie: Europese Openbare aanbesteding bomen en heesters Gemeente Oss Omschrijving: Het leveren van plantmateriaal ten behoeve van inboet en eventuele losse projecten. Dit betreft bomen, bosplantsoen, heesters en rozen. Voor een nadere omschrijving zie hoofdstuk 8 van het aanbestedingsdocument. Toelichting: Nota van inlichtingen Behorende bij en integraal onderdeel uitmakend van de aanbestedingsstukken van de aanbesteding Europese openbare aanbesteding van bomen en heesters ten behoeve van de gemeente Oss is deze Nota van Inlichtingen opgesteld. Betreft social return 1 Vraag Vraag 1a: Wat is het (percentage) % van de waarde wat aan social return ingezet dient te worden wanneer de totale loonkosten hoger liggen dan 30%? Nu wordt er in de aanbesteding alleen gesproken over bij minder dan 30% dan is de bijdrage van de opdrachtnemer 2% van der waarde van de opdracht die je in social return dient in te zetten. Vraag 1b: Dien je aan te tonen hoe de percentage loonkosten berekend wordt? En zo ja, hoe? Vraag 2: Dient de social return plaats te vinden in de gemeente Oss, of mag het ook in een andere gemeente plaatsvinden? Er zijn over het onderwerp social return door meerdere gegadigden vragen gesteld met als strekking dat het in de praktijk moeilijk zal zijn in het kader van deze opdracht nieuwe kansen te creëren voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Dit is voor de aanbestedende dienst aanleiding paragraaf 4.25 (Social return)en de 2e alinea van paragraaf 7.3 (gunningscriterium prijs) te laten vervallen. In paragraaf 7.4 zal bij gelijke laagste prijs worden overgegaan tot loting. 2 Vraag Bij de bomen missen wij de maat 16-18? klopt dit? Tevens missen wij welke bomen met of zonder Kluit geleverd dienen te worden. Daarnaast missen wij het aantal verplante keren bij elke boom? U mag bij de licentiesoorten al de prijs van een gelijkwaardig alternatief invullen. De licentiesoorten worden niet meegenomen in de inschrijfsom. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 1 of 9

2 Betreft Social return en Vraag U geeft aan dat de laagste prijs het gunningscriteria is. Echter vraagt u ook naar een plan van aanpak voor het onderdeel Social Return Verder geeft u aan dat er meerdere vormen van inzet mogelijk zijn voor Social return. Hoe gaat u de verschillende vormen met elkaar wegen? Graag vernemen wij een heldere uiteenzetting van de beoordelingspunten en de weging hiervan. Dit plan is in overleg met uw gemeente dient te worden opgesteld. Is het niet makkelijker en transparanter om voor de gunning enkel de laagste prijs aan te houden en dat bij gunning binnen 1 maand een plan van uitvoering dient te zijn samengesteld in overleg met de heer Habraken van uw gemeente? Indien niet wordt voldaan, gaat de gunning naar de nummer 2 van de aanbesteding? 4 Vraag overige planten: Enkele vaste planten kunnen in uw plantlijst niet worden voorzien van een prijs. ( aster, geraniums, etc )Wat is de reden hiervan? De lijst wordt aangepast. Alle vaste planten kunnen nu voorzien worden van een eenheidsprijs. 5 Vraag U geeft de agn Licentiesoorten een aparte kleur. En verwijst naar het aanbestedingsdocument. Echter kunnen wij de uitleg hiervan niet terug vinden in het bestek? Wij nemen aan dat licentiesoorten niet worden meegewogen (op dit moment nog wel in excel) bij de weging, ivm het gelijkheidsbeginsel? Veel licentiesoorten behoren tot één en dezelfde leverancier, deze heer hierdoor een onevenredig voordeel. De uitleg over licentiesoorten kunt u vinden in hoofdstuk 8 Programma van eisen bij het tweede punt van de functionele eisen. De licentiesoorten worden niet meegenomen in de inschrijfsom. 6 Vraag Bosplantsoen Ilex aquifolium en Taxus baccata worden veelal niet als wortelgoed geleverd in de gevraagde maatvoeringen. Kan de aanbestedende dienst aangeven of deze als wortlegoed, met kluit en/of pot moeten zijn? De lijst wordt aangepast. Bij Ilex aquifolium en Taxus baccata wordt vermeld "met kluit". Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 2 of 9

3 7 Vraag 1. Bij het bosplantsoen missen wij om welke leeftijd het gaat bij de maat voering. Wil de aanbestedende dienst aangeven of het , , etc moet zijn? Dit geeft nogal een prijsverschil. De lijst wordt aangepast. De maatvoering wordt uitgebreid. Betreft Social return 8 Vraag Omdat het een levering betreft willen wij u vragen of de voor dit bestek ingezette personen uit de diverse doelgroepen van Social Return uit uw gemeente dienen te komen? Het inzetten van personeel is veelal een lokale aangelegenheid, zeker voor wat betreft de kweek van bomen en heesters. Bedoeld de aanbestedende dienst dat 2 % van de aanneemsom moet worden aangewend aan Social return? Betreft 3.8 verdeling in percelen 9 Vraag Door het bestek niet op te delen in percelen ontstaat er een dermate groot bestek, waardoor kleinere, lokale bedrijven bij voorbaat kansloos zijn een geen marktconforme aanbieding te doen. Is de aanbestedende dienst het eens dat deze wijze niet voldoet aan het proportionaliteitsbeginsel? En derhalve het gelijkheidsbeginsel schend? De aanbestedende dienst heeft in de aanloop van deze aanbesteding meerdere bedrijven bezocht en is van mening dat ook kleinere bedrijven deze opdracht uit kunnen voeren door onder meer inkoop van soorten die zij zelf niet op voorraad hebben. Tevens wordt de mogelijkheid aangegeven om in combinatie in te schrijven. Betreft Social Return 10 Vraag Verificatie Conform het aanbestedingsdocument dient de opdrachtgever aan te tonen dat hij voor de onderhavige opdracht een nieuwe medewerker, leerling, stagiair ( afhankelijk van hetgeen wordt overeengekomen in de prestatieafspraken) aanneemt. Momenteel worden bij onze onderneming (afhankelijk van de benodigde capaciteit in de kwekerij ),medewerkers van de WSD ingehuurd. Dit is reeds bestaand regulier proces binnen ons bedrijf en komt tegemoet aan de social return verplichtingen voor andere gemeenten. Wij maken gebruik van een vaste pool van WSD medewerkers die reeds ingewerkt zijn en vanuit een efficiency oogpunt willen wij dit proces bij voorkeur niet wijzigen. Voor die reden vragen wij u de paragraaf verificatie aan te passen zodat er geen sprake meer is van het aantrekken van nieuwe medewerkers voor eventuele leveringen aan de gemeente Oss. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 3 of 9

4 Betreft Social return, artikel pagina Vraag U schrijft: Gezien de specifieke vorm van dienstverlening, dient de leverancier zelf aan te geven welke mogelijkheden er zijn bij de uitvoering van deze overeenkomst. Gevraagd wordt om in een Plan van Aanpak aan te geven welke vormen van social return door de leverancier worden ingezet bij de uitvoering van de opdracht. In artikel 3.5 van het aanbestedingsdocument omschrijft u dit project als: Het leveren van plantmateriaal ten behoeve van inboet en eventuele losse projecten. Dit betreft bomen, heesters en rozen. Voor een nadere omschrijving zie hoofdstuk 8. A. Wij interpreteren dit dat u daarmee niet de productie van plantmateriaal bedoelt. Het gaat immers om het leveren. Voor inschrijver is dat van belang bij het opstellen van een Plan van Aanpak. Inschrijver heeft een bedrijf dat aan enkele honderden klanten per jaar plantmateriaal levert. Indien elke opdrachtgever in het kader van social return eist dat voor haar opdracht inschrijver een nieuwe medewerker, leerling, stagiair moet aannemen dan komt de continuïteit van ons bedrijf in gevaar. Deze eis is voor inschrijvers niet realistisch in te vullen. Het zo onder andere betekenen dat wij vakkundig personeel moeten ontslaan om een nieuwe medewerker aan te trekken. B. Wij willen u verzoeken deze eis uit uw inschrijvingsdocument te verwijderen. Deze is niet in te vullen door leverancier. Werving en selectie door het werkgeversteam. In schrijvers zullen niet allen uit de regio Oss komen. Het invullen van social return in de regio Oss door inschrijvers zal veelal onmogelijk zijn. Het werkgeversteam richt zich daar wel op. C. Wij verzoeken u om de tekstdelen Werving en selectie door het werkgeversteam en het tekstdeel Noodzakelijke scholing, proefplaatsing en loonkosten uit uw inschrijving te schrappen. Deze zaken zijn veelal door inschrijvers niet realistisch in te vullen. Is het niet beter en meer realistisch om te stellen dat er voor deze opdracht 2% van de waarde van de opdracht besteed moet worden aan de creatie van kansen voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Inschrijver dient jaarlijks achteraf een evaluatie inclusief eventuele bewijsstukken te overleggen. D. Wij verzoeken u om het schrijven van een plan van aanpak voor social return te schrappen uit de aanbesteding. E. Wij verzoeken u om op pagina 26 in artikel 7.3. het tweede tekstblok ( Naast het gunningcriterium prijs.. in zijn geheel te schrappen uit de aanbesteding. F. Wij verzoeken u om op te nemen dat inschrijver de verplichting heeft om 2% van de waarde van de opdracht te besteden aan social return. (de creatie van kansen voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt) G. Wij verzoeken u om op te nemen dat inschrijver jaarlijks achteraf een evaluatie inclusief eventuele bewijsstukken moet overleggen. Betreft. Programma van eisen pagina 27 tweede bolletje 12 Vraag U schrijft: De opdrachtnemer mag in overleg met de opdrachtgever voor licentie soorten een ander gelijkwaardige soort aanbieden. A. Vraag: Mogen wij dit zo verstaan dat wij op de bij het aanbestedingsdocument gevoegde prijslijsten/plantlijsten bij licentie soorten al de prijs van een gelijkwaardig alternatief mogen invullen. B. Indien dat niet het geval is verzoeken wij u om de licentiesoorten uit uw aanbesteding te verwijderen omdat dit de ene inschrijver bevoordeelt boven de andere en discriminerend werk. U mag bij de licentiesoorten al de prijs van een gelijkwaardig alternatief invullen. De licentiesoorten worden niet meegenomen in de inschrijfsom. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 4 of 9

5 Betreft Taal en BTW Artikel 4.13 pagina Vraag U schrijft dat uit de inschrijving moet blijken welke BTW-tarieven van toepassing zijn. Voorstel: Wij geven u in overweging om in de aanbesteding op te nemen: De door de landelijke overheid opgelegde BTW-tarieven voor sierteeltproducten zijn van toepassing. Momenteel 6%. Door het zo op te schrijven blijft er ruimte om wettelijke wijzigingen in tarieven stilzwijgend door te voeren. Wij gaan akkoord met uw voorstel. Betreft. Excelbestanden Prijslijst 14 Vraag A. Meerprijs draadkluit, lijst bomen Wij verzoek u om achter de meerprijs voor draadkluiten op de bomenlijst in de kolom maat een wegingsfactor in te vullen. Daarmee kan deze doortellen in de inschrijving. B. Het excelbestand Prijzenblad Heesters is niet overzichtelijk in te vullen. Omdat het een groot/breed bestand is met veel kolommen is na kolom N niet meer zichtbaar bij welke plant de prijs ingevuld wordt. Kunt u het bestand zo aanpassen (bijv. door deelvensters blokkeren) dat het wel mogelijk om na kolom N ook de plantnamen te kunnen lezen C. Het Excelbestand Prijzenblad Heesters is niet leesbaar af te drukken op één pagina. Hierdoor is ondertekening eigenlijk niet goed mogelijk. Kunt u het bestand zo aanpassen dat afdrukken en ondertekenen overzichtelijk mogelijk is D. In het prijzenblad Heesters staan in cel Y 39, 40 en 41 aantallen vermeld. Het is echter niet mogelijk om hier een prijs in te vullen. Wilt u het bestand aanpassen, zodat de prijzen in te vullen zijn of wilt u de aantallen verwijderen als deze niet de bedoeling zijn E. In het prijzenblad heesters moet bij Hypericum hidcote prijs worden gegeven voor de maten mk, mk en mk. Dit zijn voor deze soorten maten die niet gekweekt kunnen worden. Wilt u deze maten uit de prijslijst halen A. Lijst is aangepast. Er is een wegingsfactor achter meerprijs draadkluit ingevuld. B. Lijst is aangepast. De kolommen betreffende de soorten zijn geblokkeerd. C. Lijst is aangepast. Oplossing Marja vermelden. D. Lijst is aangepast. Invullen eenheidsprijs is mogelijk gemaakt of niet van toepassing E. Lijst is aangepast. De maten mk, mk en mk zijn uit de prijslijst gehaald. Categorie Planning Betreft. Planning (termijnen) 15 Vraag In deze planning heeft u opgenomen: Uiterlijke ontvangst van aanvragen voor documenten , uur A. Graag zouden wij willen weten om welke documenten dit gaat? B. Is het zo dat niet alle relevante stukken bij het aanbestedingsdocument zijn gevoegd? Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 5 of 9

6 Alle relevante documenten zijn op TenderNed ter beschikking gesteld. Deze datum is dus overbodig. Er hoeven geen stukken te worden opgevraagd. Categorie Contractvoorwaarden Betreft Inkoopvoorwaarden pag 9, artikel Vraag De garantie van 12 maanden op onze geleverde artikelen is lang. U bent al die maanden eigenaar en draagt het risico van het product. Kunt u aangeven welke specifieke eisen u stelt aan de kwaliteit van ons product waarmee wij een garantie van 12 maanden kunnen waarborgen? In Artikel 21.1 geeft u aan dat op het moment van Aflevering de Gemeente eigendom en risico overneemt. Is dit artikel een aanvulling op artikel 19.5? Artikel 19.5 van de algemene inkoopvoorwaarden vervalt in het kader van deze aanbesteding. De overgang van eigendom en risico in artikel 21.1 staat los van de verplichting van de leverancier tot garantie. Betreft Social Return 17 Vraag Indien u toch een Plan van Aanpak wenst in deze aanbesteding (EMVI) waar het gaat om de Social Return hebben wij een vraag over het inzetten van een nieuwe medewerker. Op pagina 20 vraagt u dat de opdrachtnemer aan moet tonen dat hij voor onderhavige opdracht een nieuwe medewerker, leerling, stagiair aanneemt. Stelt u voor dat wij voor iedere aanbesteding waarin wij winnende partij zijn moeten voldoen aan de voorwaarden die u stelt inzake een nieuwe medewerker, dan begrijpt u dat deze verificatie eis niet de bedoeling kan zijn. Wij stellen voor dat u deze paragraaf aanpast en dat de verificatie zich richt op het verloop en inzet van bestaande medewerkers, leerlingen en stagiairs gedurende de gehele projectfase. Betreft III.2.1. Valse verklaring 18 Vraag Welke onderdelen van de aanvullende eigen verklaring worden niet onderschreven met de eigen verklaring voor aanbestedingsprocedures? Geen enkel onderdeel van de Aanvullende eigen verklaring komt overeen met enig onderdeel van de Eigen verklaring voor aanbestedingsprocedures. Betreft III.2 Voorwaarden voor deelneming 19 Vraag U vraagt allerlei verklaringen (non-faillissementsverklaring, verklaring omtrent gedrag rechtspersoon, verklaring omtrent betalingsgedrag belastingen, etc) die integraal onderdeel uitmaken van het document Eigen verklaring. Wat is voor u de reden om deze verklaringen twee keer te laten overleggen? Het indienen van een rechtsgeldig ondertekende Eigen verklaring voor aanbestedingsprocedures is voldoende. Enkel de gegunde inschrijver kan hierom gevraagd worden, in enkelvoud. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 6 of 9

7 Betreft Eigen verklaring 20 Vraag Waar bestaat online de mogelijkheid om de eigen verklaring in te voegen? De eigen verklaring kunt u digitaal indienen als deel van uw inschrijving. Zie ook het antwoord op vraag Betreft Non-faillissementsverklaring 21 Vraag De non-faillissementsverklaring is een verklaring die niet meer gevraagd kan worden in aanbestedingen volgens ARW Met welke redenen bent u toch van mening dat deze verklaring kan worden opgevraagd? Het ARW is niet van toepassing. In van het aanbestedingsdocument is een verwijzing naar het ARW2012 per abuis blijven staan. Gelieve deze als verwijderd te beschouwen. Betreft Gevraagde documenten 22 Vraag U vraagt documenten in deze inschrijving die volgens de ARW 2012 alleen door de winnende partij hoeft te worden ingediend. Wilt u de procedure aanpassen zodat duidelijk wordt dat alleen de geselecteerde partij deze documenten hoeft in te dienen? Het indienen van een rechtsgeldig ondertekende Eigen verklaring voor aanbestedingsprocedures is voldoende. Enkel de gegunde inschrijver kan hierom gevraagd worden. Betreft 4.2 Indienen inschrijving 23 Vraag De gevraagde informatie moet worden geplaatst achter afzonderlijke tabbladen. Waar kunnen wij deze tabbladen online vinden? Wij verzoeken u de inschrijving in te delen zoals omschreven in 4.2 van het aanbestedingsdocument en dit digitaal in te dienen via TenderNed. U creëert zelf dus de digitale tabbladen. Betreft 4.22 Manipulatieve inschrijving 24 Vraag Kunt u aangeven wat een realistische inschrijving is? Kunt u aangeven welke 'bepaalde aannames' u bedoeld in de tekst van 4.22? 1. Per onderdeel dient een op zichzelf beschouwd scherp concurrerende prijs te worden geboden. 2. De gegeven aantallen producten zijn gebaseerd op een verwachting van de aanbestedende dienst. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 7 of 9

8 Betreft 4.22 Manipulatieve Inschrijving 25 Vraag Volgens u is er sprake van manipulatieve inschrijving als enerzijds de totaalprijs van een inschrijver naar verhouding hoger is ten opzichte van de gemiddelde totaalprijs en anderzijds de prijs op een bepaald prijsonderdeel met een hoge weging lager is dan de gemiddelde prijs op dat prijsonderdeel. Deze redenering volgend betekend dat u de inschrijvers die uitkomen met een gemiddelde hogere totaalprijs uitsluit, hetgeen niet logisch is. Dit is namelijk niet manipulatief, maar een te hoge inschrijfprijs. Verder blijkt uit jurisprudentie dat het de aanbesteder vrij staat zijn eigen prijs te bepalen. Wilt u paragraaf 4.22 schrappen uit de aanbesteding? Nee. Paragraaf 4.22 en het daarin opgenomen bewijsvermoeden blijft onverkort gelden. Betreft Gunningscriterium - laagste prijs 26 Vraag De ARW 2012 is van toepassing op deze aanbesteding (3.10.1). Deze wet gaat uit van een aanbesteding op basis van Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI). Indien er bindende argumenten zijn dat er op basis van laagste prijs gegund gaat worden, kan van een EMVI worden afgeweken. U stelt het gunningscriterium op laagste prijs (3.10.3). Er komen in uw aanbestedingsprocedure echter een aantal elementen voor die dat tegenspreken. Ten eerste vraagt u naast laagste prijs in de aanvullende voorwaarden (4.25) naar een Plan van Aanpak waarmee een fictieve korting bedongen kan worden op de laagste prijs. Ten tweede is er online geen mogelijkheid dit Plan van Aanpak in te voegen. Ten derde zijn er te weinig argumenten aangevoerd waarmee van een ENVI kan worden afgeweken. Kunt u paragraaf 4.25 in zijn geheel schrappen? Indien het antwoord nee is, kunt u dan de procedure aanpassen naar EMVI? Wij schrappen paragraaf 4.25 in zijn geheel. Social return vervalt. Zie het antwoord op vraag Betreft. Acceptatie, artikel 18, pagina Vraag U heeft bij dit artikel opgenomen dat de opdrachtgever tot 1 maand na aflevering de beplanting die niet voldoet aan de gestelde eisen mag afkeuren. De leverancier moet deze afgekeurde beplanting kosteloos terugnemen en vervangen binnen 1 maand. Wij ervaren deze termijn als onwerkbaar. Planten die eind maart geleverd zijn, worden dan eind april afgekeurd en moeten in mei herleverd worden? Normale termijnen in onze sector zijn dat er binnen een termijn van 7 á 10 dagen het recht is om planten af te keuren indien deze niet aan de kwaliteit voldoen. Beter is nog om direct na afleveren te melden dat planten niet voldoen. Dan is snel te reageren en kan schade zowel voor opdrachtgever als opdrachtnemer beperkt worden. Indien wij moeten aannemen dat geleverd plantmateriaal bij u een maand in de kratten blijft staan, willen wij u adviseren om op maat te laten leveren. Het behoud van kwaliteit is dan beter geborgd. Indien planten bij u een maand in kratten blijven staan is het naar ons idee niet rechtvaardig om toeleverancier daar verantwoordelijk voor te houden. A. Wij verzoeken u om artikel 18 te schrappen uit uw aanbestedingsdocument. B. Wij verzoeken u om ten behoeve van afkeuring van plantmateriaal aan te sluiten bij de Handelsvoorwaarden voor de Boomkwekerij. Afkeuringen kunnen tot 10 kalenderdagen na levering (schriftelijk) gemeld worden bij toeleverancier. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 8 of 9

9 Hoofdstuk 8, paragraaf 18 wordt als volgt aangepast: De keuring van het plantmateriaal kan op verschillende tijdstippen gebeuren. Bij het afleveren van de beplanting zal er gecontroleerd worden. Echter het materiaal onder in de kratten kan pas bij het planten gecontroleerd worden. De opdrachtgever mag tot 10 dagen na aflevering de beplanting die niet voldoet aan de gestelde eisen afkeuren. De leverancier moet deze afgekeurde beplanting kosteloos terugnemen en vervangen binnen 1 maand. Betreft 4.7 Verklaring nakoming verplichtingen holding of moedermaatschappij 28 Vraag Onze dochtermaatschappij is in prima conditie en zelfstandig in staat zich in te schrijven voor deze aanbesteding. Waarom wilt u dat de Holding zich volledig garant stelt? In artikel 4.7 hebben wij opgenomen: Indien Inschrijver een dochter- of werkmaatschappij is en er gebruik wordt gemaakt van een geconsolideerde jaarrekening, dan wel er een beroep wordt gedaan op de omzet of middelen van de moedermaatschappij, overlegt Inschrijver de Holdingverklaring (zie Aanvullende eigen verklaring). Wij eisen dus alleen een dergelijke verklaring in het geval van een geconsolideerde jaarrekening of indien er een beroep wordt gedaan op de omzet of middelen van de moedermaatschappij. In andere gevallen is dit niet vereist. Categorie Bewijslast Betreft n.a. 29 Vraag Wij hebben nog een aanvullende opmerking aangaande uw antwoord vraag 21.In een Europese aanbesteding kunt u geen non-faillissementsverklaring vragen aan de aanbieder. Een Eigen Verklaring is voldoende. Wij vragen de aanbestedende dienst de eis van een nonfaillissementsverklaring te schrappen. Een eigen verklaring is voldoende. Betreft n.a. 30 Vraag Antwoord op vraag Onder C is per abuis de opmerking "Oplossing Marja vermelden" blijven staan. Wij verzoeken u deze te negeren. De aangepaste Sortimentslijst wordt vandaag gepubliceerd. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 9 of 9