Aanschaf plantmateriaal gemeente Hoorn Offerte aanvraag

Transcriptie

1 Aanschaf plantmateriaal gemeente Hoorn Offerte aanvraag Offerte aanvraag Aanschaf plantmateriaal gemeente Hoorn 1 van 13 hoorn.nl

2 Voorwoord In deze offerte aanvraag staan de voorwaarden en instructies voor ondernemers die willen deelnemen aan de aanbesteding. Alle andere relevante informatie zoals termijnen, eisen en documenten met betrekking tot deze aanbesteding, staan in de daarvoor bestemde mappen op TenderNed ( Wie Hoorn bezoekt ziet het meteen. Hoorn koestert het verleden, maar heeft de blik ook op de 21e eeuw gericht. Niet ver van Amsterdam en Schiphol, goed bereikbaar en prachtig gelegen aan het Markermeer, heeft Hoorn alle kwaliteiten die de stad een aantrekkelijke plaats maken om te wonen, te werken, te recreëren, van kunst te genieten, te winkelen en naar school te gaan. Op de website vindt u meer informatie over de gemeente Hoorn. Op de website vindt u ook meer informatie over inkoop- en aanbesteding bij de gemeente Hoorn, waaronder het inkoopbeleid. Zaaknummer: Datum publicatie Afdeling Stadsbeheer

3 Inhoudsopgave 1 Beschrijving project Algemeen Definities Aanbestedingsprocedure Communicatie Nota van Inlichtingen Tijdig melden van onregelmatigheden Uiterlijke ontvangst van inschrijvingen Klachtenprocedure Opening van de kluis met inschrijvingen Beoordelingsprocedure Gunningsbeslissing, standstill- en vervaltermijn Onderhandeling Varianten Uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen, eisen en voorwaarden Uitsluitingsronden Geschiktheidseisen Samenwerkingsverband en beroep op derde(n) Het programma van eisen Gunning G1 - Prijs G2 Duurzaamheid G3 - Kwaliteit Bijlagen Bijlage: Programma van Eisen voor percelen bomen en heesters, Social Return on Investment en evaluatiemomenten Bijlage: VNG Model Algemene inkoopvoorwaarden Bijlage: Aanvullende voorwaarden Bijlage: Klachtenregeling Bijlage: Concept overeenkomst Invulformulieren Formulier: Akkoord verklaringen Formulier: Eigen Verklaring Formulier: Prijsformulier Offerte aanvraag Aanschaf plantmateriaal gemeente Hoorn 3 van 13

4 1 Beschrijving project 1.1 Algemeen De gemeente Hoorn koopt jaarlijks plantmateriaal in. Het doel van het voorliggende inkoopdocument is het afsluiten van een nieuwe raamovereenkomst, voor het leveren van bomen, bos- en haagplantsoen, heesters rozen en vaste planten. De raamovereenkomst wordt afgesloten voor een periode van 4 jaar, met de optie deze met maximaal 1 jaar te verlengen tot uiterlijk 1 november De aanbesteding bestaat uit de volgende percelen: Perceel 1: Bomen Perceel 2: Heesters, bos- en haagplantsoen, rozen en vaste planten (verder: heesters) In het prijsformulier is het aantal bomen en heesters opgenomen. De hoeveelheden zijn indicatie van de omvang en een indicatie van het benodigde assortiment. Aan deze hoeveelheden kunt u geen rechten ontlenen. De gemeente heeft gekozen voor de Europese openbare procedure. Daarbij mag iedereen naar aanleiding van de aankondiging inschrijven. Het contract is een raamovereenkomst en de contractperiode loopt van 1 november 2014 tot 1 november Er is een mogelijkheid tot 1 keer met een jaar verlengen. Wij gunnen elk perceel aan maximaal 1 inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving. De gemeente evalueert elk jaar de prestaties. Bij onvoldoende prestaties ten opzichte van het programma van eisen kan de raamovereenkomst worden ontbonden. 1.2 Definities Gemeente De gemeente Hoorn, Nieuwe Steen 1 te Hoorn. Inschrijvers Past Performance Social Return TenderNed De partijen die een offerte uitbrengen. Het beoordelen van de gecontracteerde inschrijver op de uitvoering van de geleverde opdracht. Het opnemen van een voorwaarde in de aanbesteding die Ondernemers aanzet tot het aanbieden van (leerwerk)stages en/of het in dienst nemen van mensen met een achterstaand tot de arbeidsmarkt en/of jongeren. TenderNed is het aanbestedingssysteem van de Nederlandse overheid. Alle overheden publiceren via het aankondigingenplatform van TenderNed hun nationale en Europese aanbestedingen. Hier vinden ondernemingen dus alle aanbestedingen van de overheid. Voor meer informatie zie Offerte aanvraag Aanschaf plantmateriaal gemeente Hoorn 4 van 13

5 2 Aanbestedingsprocedure De gegevens van de gemeente Hoorn, relevante wet- en regelgeving, de procedure en de termijnen staan op TenderNed Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid als de termijnen niet worden gehaald. Publicatie aankondiging op TenderNed Donderdag 11 september 2014 Uiterste datum stellen vragen Maandag 13 oktober 2014 Uiterste datum beantwoorden vragen Woensdag 15 oktober 2014 Sluiting inschrijftermijn Woensdag 22 oktober 2014, om 12:00 uur 2.1 Communicatie Vanuit uw organisatie verloopt het contact via één contactpersoon en/of een plaatsvervanger. Beide moeten gemachtigd zijn om namens de inschrijver op te treden. Vermeld in de offerte naam, adres en telefoonnummer van de contactpersoon en zijn plaatsvervanger. De communicatie tijdens het aanbestedingstraject vindt alleen digitaal via TenderNed plaats. 2.2 Nota van Inlichtingen Alleen vragen die voor uiterlijke datum tijd zoals genoemd op TenderNed in ons bezit zijn, worden beantwoord. Vragen die bij ons binnenkomen per post, etc. nemen wij niet in behandeling. Wij publiceren de antwoorden op de vragen via TenderNed. De vragen en antwoorden maken onderdeel uit van de aanbestedingsstukken. Wij behouden ons het recht voor om de regels, eisen, criteria en overige verplichtingen tijdens de nota van inlichtingen te wijzigen. Wij publiceren de wijzigingen tijdig op TenderNed. 2.3 Tijdig melden van onregelmatigheden Door in te schrijven, verklaart u zich akkoord met opzet en inhoud van de procedure zoals in deze offerte aanvraag is omschreven. Bent u het daar niet mee eens, of vindt u dat de offerte aanvraag niet overeenstemt met de geldende wet- en regelgeving, wijst u ons daar dan in ieder geval tijdens de vragenronde op. Offerte aanvraag Aanschaf plantmateriaal gemeente Hoorn 5 van 13

6 2.4 Uiterlijke ontvangst van inschrijvingen U dient uw offerte voor de aangegeven sluitingstermijn digitaal in te leveren via TenderNed. De verantwoordelijkheid voor het op tijd en juist aanleveren van de offerte ligt bij u. Te laat ingediende inschrijvingen zijn ongeldig en worden buiten beschouwing gelaten. Op de website van TenderNed staan documenten die u helpen bij het inschrijven via TenderNed zoals: in zes stappen digitaal inschrijven op overheidsopdrachten via TenderNed. 2.5 Klachtenprocedure Bent u het niet mee eens met de opzet en inhoud van de procedure? Of vindt u dat de selectieleidraad of offerteaanvraag niet overeenstemt met de geldende wet- en regelgeving? Dan kunt u hierover een klacht indienen bij ons. Deze klacht moet betrekking hebben op een specifiek onderdeel van deze aanbesteding en dient zo spoedig mogelijk na het ontdekken van de klacht aan ons te worden voorgelegd. Meer informatie over de klachtenprocedure vindt u in de bijlage Klachtenprocedure. De klachtenprocedure laat uitdrukkelijk onverlet hetgeen is bepaald over het tijdig melden van onregelmatigheden. 2.6 Opening van de kluis met inschrijvingen Op de sluitingsdatum openen wij digitaal de kluis met offertes. Het proces-verbaal plaatsen wij op TenderNed. Het bijwonen door de inschrijvers en geïnteresseerden van de opening van de offertes is niet toegestaan. 2.7 Beoordelingsprocedure Na de opening van de ingediende offertes start de beoordelingsprocedure. Ten eerste bepalen wij of de offerte compleet is. Is dat niet het geval, dan verklaren wij de inschrijving ongeldig en nemen wij deze niet verder mee in de beoordeling. In uitzonderlijke gevallen waarin de gelijke behandeling van inschrijvers niet in het geding is, kunnen wij u in de gelegenheid stellen om eenvoudig te herstellen fouten te herstellen. Ten tweede beoordelen we of de uitsluitingsgronden niet op u van toepassing zijn, u voldoet aan de geschiktheidseisen en akkoord gaat met het programma van eisen. Als dit niet zo is, dan nemen wij de offerte niet verder mee in de beoordeling. Ten derde beoordelen we de offerte op basis van de gunningcriteria. Als uw inschrijving abnormaal laag of hoog lijkt, kunnen wij besluiten om uw inschrijving af te wijzen. Voordat wij dat doen, vragen wij u de nodige verduidelijkingen over de samenstelling van uw inschrijving. Wij behouden ons het recht voor de opdracht niet te gunnen. Als wij besluiten de opdracht niet te gunnen, bestaat geen recht op vergoeding van de kosten van uw inschrijving. Offerte aanvraag Aanschaf plantmateriaal gemeente Hoorn 6 van 13

7 2.8 Gunningsbeslissing, standstill- en vervaltermijn Voordat wij tot een definitieve gunning overgaan, delen wij de voorgenomen gunningsbeslissing zo snel mogelijk mee aan alle inschrijvers via TenderNed. Bent u het niet eens met het besluit? Dan kunt u een kort geding aanspannen bij de Rechtbank Noord-Holland. Dit kan tot en met 20 kalenderdagen nadat de voorgenomen gunningbeslissing aan alle inschrijvers is verzonden. Het aanspannen van een kort geding zorgt voor uitstel van de definitieve gunning, tot na de uitspraak in het kort geding. In het geval dat wij niet tot overeenstemming kunnen komen met de gegunde inschrijver zijn wij bevoegd om de opdracht aan de daarna best scorende inschrijver te gunnen. 2.9 Onderhandeling Wij voeren bij gunning geen onderhandelingen: de aanbieding wordt volledig bepaald door de ingeleverde offerte. Na de sluitingsdatum, kunnen wij u vragen uw inschrijving te verduidelijken en/ of aan te vullen. Voorwaarde hierbij is dat dit niet leidt tot ongelijke behandeling en/ of concurrentievervalsing Varianten Het staat u niet vrij om, naast een inschrijving in overeenstemming met het programma van eisen, bij de inschrijving varianten in te leveren. Wij behouden ons het recht voor om plantmateriaal dat geen onderwerp is van deze raamovereenkomst in te kopen bij één of meer niet bij deze raamovereenkomst aangesloten derde(n). De gemeente doet dit in die gevallen waarin zij vermoedt dat de geoffreerde prijs niet in lijn staat met de markttarieven. Offerte aanvraag Aanschaf plantmateriaal gemeente Hoorn 7 van 13

8 3 Uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen, eisen en voorwaarden Met het volgende formulier toont u aan dat de uitsluitingsgronden niet op u van toepassing zijn, dat u voldoet aan de geschiktheidseisen en akkoord gaat met de eisen en voorwaarden: Formulier: eigen verklaring Formulier: Akkoord verklaring In deze paragraaf vindt u een toelichting op de uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en mogelijkheden om samen te werken met andere ondernemers. 3.1 Uitsluitingsronden Verplichte uitsluitingsgronden Verplichte uitsluitingsgronden boven de Europese aanbestedingsdrempel indien de onderneming of een bestuurder ervan in de vier jaar voorafgaand aan het tijdstip van het indienen van de inschrijving niet bij een onherroepelijke rechterlijke uitspraak is veroordeeld wegens: deelname aan een criminele organisatie; hieronder vallen de volgende gedragingen; omkoping; fraude; witwassen van geld. In de eigen verklaring staan bovenstaande vier onderwerpen verder verklaard. Als een uitsluitingsgrond op u van toepassing is, moet u aangeven welke feiten zich hebben voorgedaan of zich voordoen, de omvang ervan en welke maatregelen u heeft genomen om herhaling te voorkomen en het gezonde vertrouwen te herstellen Uitsluitingsgronden met betrekking tot de juridische situatie Met betrekking tot juridische situatie verkeert de inschrijver niet in een situatie als bedoeld in paragrafen 3.1, 3.4 en 3.5. zoals staan beschreven in de eigen verklaring. Indien de aanbesteder de in de 'eigen verklaring aanbestedingen de uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen opvraagt, dan dient de inschrijver deze stukken binnen twee werkdagen aan de aanbesteder te overleggen. Indien de inschrijver niet aan dit verzoek binnen deze termijn voldoet, dan kan de aanbesteder de inschrijving ongeldig verklaren. Het verzoek voor het opvragen van de stukken doet de aanbesteder via Geschiktheidseisen Door te voldoen aan de geschiktheidseisen, toont u aan dat u in staat bent om de opdracht uit te voeren. Offerte aanvraag Aanschaf plantmateriaal gemeente Hoorn 8 van 13

9 3.2.1 Eisen met betrekking tot financiële en economische draagkracht Niet van toepassing Eisen met betrekking tot technische- en beroepsbekwaamheid Voor beide percelen moet de inschrijver in het bezit zijn van de volgende certificaten: een vigerend kwaliteitssysteemcertificaat op basis van de norm ISO 9001 'Kwaliteitsmanagementsystemen - Eisen' of gelijkwaardig, dat betrekking heeft op de aard van de opdracht. Dit certificaat moet zijn afgegeven door een certificatie-instelling, die daartoe is geaccrediteerd door een nationale accreditatie-instelling (in Nederland: de Raad voor Accreditatie). In geval van een combinatie van inschrijvers dient de combinatie respectievelijk dienen alle deelnemers in het bezit te zijn van het hiervoor bedoelde kwaliteitssysteemcertificaat. een vigerend milieucertificaat op basis van de norm ISO Milieumanagementsysteem of gelijkwaardig. Indien afzonderlijke certificaten van de deelnemers in de combinatie worden overgelegd, moeten deze certificaten gezamenlijk overeenkomen met de aard van de opdracht. U bent voldoende technisch- en beroep bekwaam om deze opdracht uit te voeren. Dit bevestigt u door het ondertekenen van de eigen verklaring. Op verzoek moet de inschrijver, die in aanmerking komt voor de opdracht, de bewijsstukken binnen twee werkdagen aanleveren. Doet hij dit niet, dan kan de inschrijver alsnog voor de opdracht worden uitgesloten Eisen met betrekking tot de beroepsbevoegdheid U bent bevoegd om deze opdracht uit te voeren. Dit bevestigt u door het ondertekenen van de eigen verklaring aanbestedingen. 3.3 Samenwerkingsverband en beroep op derde(n) Samenwerkingsverband Het is voor een samenwerkingsverband van organisaties mogelijk om als combinatie in te schrijven op deze opdracht. Elke combinant is volledig en hoofdelijk aansprakelijk voor alle verplichtingen die voortvloeien uit het deelnemen aan deze aanbesteding. In het geval van een combinatie dient iedere combinant alle formulieren in te vullen en rechtsgeldig te ondertekenen, zoals gevraagd in deze offerteaanvraag. Offerte aanvraag Aanschaf plantmateriaal gemeente Hoorn 9 van 13

10 3.3.2 Beroep op derde(n) Indien u niet zelfstandig kunt voldoen aan de in deze paragraaf gestelde geschiktheidseisen, kunt u een beroep doen op een derde. U dient dit aan te geven op de eigen verklaring. Onder een derde valt ook een moedermaatschappij. Let op, deze derde dient de punten 1 t/m 4 van de eigen verklaring ook in te vullen. U geeft op de eigen verklaring aan welk gedeelte van de opdracht u voornemens bent aan derden in onderaanneming te geven en welke onderaannemers u voorstelt. De daadwerkelijke uitvoering van werkzaamheden mag slechts met onze voorafgaande toestemming aan derden worden uitbesteed. De verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid ten aanzien van de uitvoering van het totaal van de werkzaamheden blijven te allen tijde berusten bij de inschrijver aan wie de opdracht is gegund. Op verzoek van de gemeente Hoorn, moet alleen de inschrijver die de opdracht gegund krijgt de hieronder genoemde bewijsstukken hiervoor aanleveren. De inschrijver levert de documenten binnen zeven dagen (werkdagen) na ons verzoek in. Anders wordt de inschrijver alsnog uitgesloten. Bewijsstukken Een verklaring van derde in de Eigen Verklaring 3.4 Het programma van eisen In de bijlage Programma van Eisen voor percelen bomen en heesters staan de eisen omschreven ten aanzien van beide percelen. In de Eigen verklaring verklaart u te kunnen voldoen en akkoord te zijn met alle eisen. Offerte aanvraag Aanschaf plantmateriaal gemeente Hoorn 10 van 13

11 4 Gunning De aanbesteder gunt de opdracht op grond van met de economisch meest voordelige inschrijving. Dit geldt voor beide percelen. Als twee of meer inschrijvers voor de opdracht in aanmerking komen, beslist het lot aan wie van hen het werk zal worden opgedragen. De gemeente Hoorn hanteert de volgende gunningcriteria voor beide percelen: Criterium Waardering G1 - Prijs 30 punten G2 - Duurzaamheid 30 punten G3 - Kwaliteit 40 punten 4.1 G1 - Prijs Gebruik voor het opgeven van de prijzen het prijzenformulier. De beoordeling van het criterium prijs vindt als volgt plaats: Van alle inschrijvingen wordt een gewogen gemiddelde genomen. De hoogste en laagste prijsaanbieding wordt hierbij niet meegewogen. Het maximaal aantal te behalen punten (dertig).krijgt de inschrijver die 20% en meer onder de gewogen aanbiedingsprijs valt. De inschrijver krijgt nul punten als dezer meer dan 10% boven de gewogen aanbiedingsprijs zit. Punten worden afgerond op hele procentpunten. Formule: G=gewogen gemiddelde, I= bedrag inschrijving X(maximaal aantal punten)= Gx0,8=30 punten, Y(minimum aantal punten)= Gx1,1=0 punten, A (aantal euro per punt)= (Y-X)/30, Aantal punten= (Y-I)/A Voorbeeld: G= , X= 50000x0,8=40.000, Y=50.000x1,1= , A=( )/30=500 Stel uw inschrijving is , dan is uw aantal behaalde punten ( )/500=20 punten. De opgegeven prijzen zijn exclusief BTW, maar inclusief alle overige kosten. Waaronder salariskosten, kantoorkosten, kosten voor hard- en software, telefoonkosten, coördinatiekosten, kosten woon-werkverkeer, parkeerkosten, reis- en verblijfkosten, verzekeringskosten en sociale premies en belastingen, algemene kosten, winst en risico. Naast aangeboden prijzen mogen geen aanvullende kosten in rekening worden gebracht. De prijzen staan vast gedurende de gehele looptijd van de overeenkomst, inclusief eventuele verlengingen. Offerte aanvraag Aanschaf plantmateriaal gemeente Hoorn 11 van 13

12 4.2 G2 Duurzaamheid Criterium Waardering G2.1 Wijze van ecologisch kweken van het te leveren plantmateriaal Maximaal 20 punten G2.2 Maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) Maximaal 10 punten G2.1 Wijze van ecologische kweek Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hoorn heeft in het collegeprogramma ecologisch beheer van groenvoorzieningen opgenomen. Op welke wijze heeft de inschrijver ecologisch beheer opgenomen in zijn bedrijf? Voor dit onderdeel kan de inschrijver maximaal 20 punten scoren. G2.2 Maatschappelijk verantwoord ondernemen Hoe heeft de inschrijver MVO opgenomen in zijn bedrijf en wat heeft hij tot nu toe hiermee bereikt? Voor dit onderdeel kan de inschrijver maximaal 10 punten scoren. 4.3 G3 - Kwaliteit Criterium Waardering G3.1 - Kwaliteit plantmateriaal en Maximaal 25 punten veredelwijze plantmateriaal G3.2 Bewijs van gevraagde levering Maximaal 5 punten G3.3 - Bestelprocedure levering Maximaal 10 punten G3.1 Kwaliteit plantmateriaal De gemeente Hoorn wenst zoveel mogelijk plantmateriaal te kopen dat is geteeld op eigen wortel. Op het prijsformulier is een kolom toegevoegd, waarbij de inschrijver kan aangeven welke veredeling de te leveren plantsoort heeft. Dit geeft hij aan door middel van een letter, dit is: A voor vermeerdering door afleggen (waarde 2 punten) E voor vermeerdering door ent (waarde 1 punt); S voor vermeerdering op stek (waarde 4 punten); Z voor vermeerdering als zaailing (waarde 4 punten). Voor een aantal plantmateriaal eist de opdrachtgever dat dit als zaailing is vermeerder, dit is door de opdrachtgever op de prijslijst ingevuld en dient ook zo geleverd te worden. De inschrijver voert voor het overig plantmateriaal in welke veredelingswijze het plantmateriaal heeft gehad. Dit zijn de geel gekleurde invulvelden. Om te bepalen wat de score is van de inschrijver op dit onderdeel G3.1 telt de aanbesteder alle hierboven genoemde waardes op van de ingevulde verdelingen. De inschrijver(s) met de hoogste score krijgt 25 punten. Alle inschrijvers die lager scoren dan de hoogste inschrijver(s) krijgen het verschil in punten in mindering van de maximaal te halen 25 punten. De door de inschrijver genoemde verdelingswijze is ook onvoorwaardelijk geldig op de eventuele opdracht. Offerte aanvraag Aanschaf plantmateriaal gemeente Hoorn 12 van 13

13 G3.2 Bewijs van gevraagde kwaliteit van de levering De inschrijver kan 5 punten scoren als hij kan aantonen dat de kwaliteit (maat, bijzonderheden en veredeling) van het plantmateriaal dat op de prijslijst staat ook gegarandeerd zal worden. G3.3 Bestelprocedure Hoe garandeert de inschrijver: een tijdige levering een schadevrije levering plantmateriaal gesorteerd wordt geleverd (dat is per wijk) op een kundige wijze wordt gelost een efficiënte bestelprocedure De inschrijver levert een korte overtuigende uitleg hoe de bestelprocedure gaat voor het te leveren plantmateriaal per bestelling. Ook de wijze hoe de leverancier omgaat met het afroepen van de bestelling door de aannemers (die in opdracht van de opdrachtgever werken). Hiervoor kan de inschrijver maximaal 10 punten krijgen. Offerte aanvraag Aanschaf plantmateriaal gemeente Hoorn 13 van 13