Raadsvoorstel besluitvorming samenwerking gemeente Wormerland en Oostzaan

Transcriptie

1 Raadsvrstel besluitvrming samenwerking gemeente Wrmerland en Ostzaan 1. Inleiding en samenvatting In december 2007 hebben de gemeenteraden van de gemeenten Wrmerland, Ostzaan en Landsmeer de clleges verzcht m een nader nderzek in te stellen naar een mgelijke ambtelijke samenwerking tussen de gemeenten Wrmerland, Ostzaan en Landsmeer. Vr deze samenwerking zijn destijds een aantal uitgangspunten gefrmuleerd en vastgelegd. In vervlg hierp zijn verschillende vrbereidende werkzaamheden gestart vr een mgelijke samenwerking tussen de drie ambtelijke rganisaties. In juni 2008 is in alle drie de raden het kaderstellende raadsvrstel vastgesteld. De krte termijn samenwerkingstaken zijn in de eerste helft van 2008 gestart en zijn nderdeel van de vrbereidende werkzaamheden. Dit heeft geleid tt een intensieve uitwisseling van infrmatie, ervaring, kennis en expertise. Daarnaast heeft de samenwerking in een aantal situaties tt een kstenreductie geleid. De medewerkers en het management hebben met grte inzet en betrkkenheid gewerkt aan alle tt nu te behaalde resultaten en nderzeken. In nvember 2008 heeft de raad van de gemeente Landsmeer, p advies van het cllege van Landsmeer, geheel nverwacht beslten m de vrbereiding van ambtelijke samenwerking tussen de drie gemeenten te beëindigen. Naar aanleiding hiervan hebben de clleges en de raden van Wrmerland en Ostzaan zich beraden ver de hierdr ntstane situatie. Beide clleges en raden hebben gecncludeerd dat het wenselijk is m het samenwerkingsnderzek vrt te zetten tussen de gemeente Wrmerland en Ostzaan. In januari 2009 hebben de beide raden dan k beslten m het nderzek tt een mgelijke samenwerking vrt te zetten tussen de gemeente Wrmerland en Ostzaan. Het nderzek richt zich daarbij p de ambtelijke integratie van de twee rganisaties p krt termijn en bredere samenwerkingsmgelijkheden met andere gemeenten. De ambtelijke integratie van de twee rganisaties wrdt als pmaat gezien m een bredere samenwerking met andere gemeenten tt stand te kunnen brengen. Een sterke en prfessinele gezamenlijke ambtelijke rganisatie psitineert Ostzaan en Wrmerland als een aantrekkelijke partner vr gemeenten m mee samen te werken. In het rapprt varianten in samenwerking (bijlage 5) wrdt gecncludeerd dat een intensieve samenwerking tussen Ostzaan en Wrmerland een psitieve bijdrage levert aan nder meer het verbeteren van de dienstverlening en de prfessinaliteit van de ambtelijke rganisatie. Een samenwerkingsperspectief waarbij de schaalgrtte grter is dan Wrmerland en Ostzaan samen, biedt echter de beste kansen. Een intensieve samenwerking tussen Ostzaan en Wrmerland, een sterke gezamenlijke ambtelijke rganisatie biedt vr de gemeente kansen m zich te prfileren naar andere gemeenten. Hiervr wrdt tevens een instapdcument tetredende gemeenten ntwikkeld. In dit dcument kmen de uitgangspunten van de samenwerking tt uitdrukking. Evenals een actieve reginale riëntatie en de kansen die het samenwerkingsmdel biedt. Op basis van dit raadsvrstel wrdt de raad van de gemeente Wrmerland en Ostzaan gevraagd een definitief besluit te nemen ver een al dan niet intensieve samenwerking tussen Wrmerland en Ostzaan. Indien wrdt beslten een intensieve samenwerking aan te gaan dan wrdt direct gestart met de vrbereiding en uitwerking van de samenwerking m per 1 januari 2010 de ambtelijke rganisaties te integreren. Onderdeel van de vrbereiding is de uitwerking van de financiële strmen en de juridische vrm van het samenwerkingsmdel. Aan het einde van het 2 e kwartaal 2009 wrden hiervr stukken ter besluitvrming vrgelegd aan beide raden. 1.1 Leeswijzer In hfdstuk twee wrdt krt stilgestaan bij de vastgestelde kaders en in hfdstuk drie staan verschillende samenwerkingsvarianten centraal, zwel vr de krte termijn als wel vr de middelen langtermijn. Een krte samenvatting van de resultaten van alle nderzeken wrdt in hfdstuk vier gegeven en in hfdstuk vijf wrdt aandacht besteed aan de aanvullende besluiten in het samenwerkingsprces en de gevraagde beslissing, die p pagina twee is pgenmen. Tt slt wrdt in hfdstuk zes aandacht besteed aan de cmmunicatie ver het samenwerkingsbesluit en het vervlgprces. Raadsvrstel besluitvrming samenwerking W&O / P&O / DH / laatste wijziging 2 april 2009 Pag. 1 van 11

2 Raadsvrstel besluitvrming samenwerking gemeente Wrmerland en Ostzaan 1.2 Gevraagde beslissing Op basis van dit raadsadvies wrdt aan de raad van de gemeente Wrmerland en Ostzaan gevraagd een besluit te nemen ver een al dan niet verder gaande samenwerking tussen de gemeente Wrmerland en Ostzaan. Vr de nderbuwing van het besluit zijn de resultaten van de nderzeken bijgevegd. Raadsbesluit: De gemeenteraad van de gemeente Wrmerland en Ostzaan wrdt gevraagd, p basis van dit raadsvrstel met de bijbehrende bijlagen, de vlgende beslissingen te nemen: te besluiten dat de ambtelijke rganisaties van de gemeenten Wrmerland en Ostzaan per 1 januari 2010 wrden geïntegreerd tt één ambtelijke rganisatie, p de twee huidige lcaties, cnfrm de uitgangspunten beschreven in samenwerkingsvariant 3 en de vastgestelde kaders; Elke gemeente behudt haar bestuurlijke zelfstandigheid; Elke gemeente stelt haar eigen beleids- en uitveringskaders vast; De dienstverlening van elke gemeente blijft lkaal (frnt-ffices); Samenwerkingsprces te benutten m de gemeentelijke dienstverlening verder te ntwikkelen in termen van vraaggerichtheid en hgwaardigheid, waarbij de huidige kwaliteit van de dienstverlening minimaal gehandhaafd blijft f verbeterd wrdt; Vanuit het uitgangspunt van handhaven van de bestuurlijke zelfstandigheid van de gemeenten blijft elke gemeente thans en in de tekmst verantwrdelijk vr haar eigen financiële psitie; De (structurele) ksten van de ambtelijke rganisatie meten tijdens de samenwerking en in verdere uitwerkingen van de samenwerking maximaal gelijk blijven. Uitgeznderd wanneer er nieuwe taken vanuit het Rijk bijkmen f als er uit de deelnemende gemeenten nieuwe beleidsvrnemens zijn die gepaard gaan met persneeluitbreiding. De ksten van individuele uitbreiding/intensivering van beleid wrden gedragen dr de betreffende gemeente; Overige efficiencyvrdelen uit het samenwerkingsprces kunnen, als nderdeel van de begrtingscyclus inclusief nderbuwing, wrden ingezet vr het brgen en drntwikkelen van de kwaliteit van hgwaardige dienstverlening aan de burger. Het cllege de pdracht te verstrekken m samen met het cllege van Ostzaan c.q Wrmerland de samenwerking verder uit te werken, waarbij aan het einde van het 2 e kwartaal 2009 de financiële strmen en de juridische vrm van het samenwerkingsmdel ter cnsultatie c.q besluitvrming wrden vrgelegd aan beide raden. Bij de uitwerking wrdt nadrukkelijk aandacht besteed aan de kaderstellende rl van de raad. Het cllege de pdracht te verstrekken m samen met het cllege van Ostzaan c.q Wrmerland, in samenspraak met de beide raden, de kaders vr het instapdcument tetredende gemeenten p te stellen en deze kaders ter besluitvrming vr te leggen aan de beide raden aan het einde van het 2 e kwartaal Raadsvrstel besluitvrming samenwerking W&O / P&O / DH / laatste wijziging 2 april 2009 Pag. 2 van 11

3 Raadsvrstel besluitvrming samenwerking gemeente Wrmerland en Ostzaan 2. Kaders en uitgangspunten De raden van Wrmerland en Ostzaan hebben de kaders en uitgangspunten in januari 2009 (pnieuw) vastgesteld. De samenwerking tussen Wrmerland en Ostzaan dient te vlden aan deze kaders die in het raadsbesluit p pagina 1 en 2 van dit advies wrden benemd. De rapprtages, nderzeken etc. die nderdeel uitmaken van dit raadvrstel wrden getetst aan deze kaders. 2.1 Beschreven verschillende samenwerkingsvarianten juni 2008 In het raadsadvies van juni 2008 zijn k verschillende samenwerkingsvrmen beschreven. Deze bijlage (1) is ngmaals pgenmen bij dit raadsvrstel. Gecncludeerd wrdt dat een samenwerkingsmdel welke gericht is een p intensivering van de samenwerking p ambtelijk niveau als eindperspectief de beste garanties biedt vr het brgen van de drie belangrijkste kaders: bestuurlijke zelfstandigheid, vaststellen van eigen beleids- en uitveringskaders en de dienstverlening lkaal. In het samenwerkingsmdel wrden de ambtelijke nderdelen geïntegreerd. De dienstverlening aan het lket blijft echter in iedere gemeente lkaal gerganiseerd. De gemeenschappelijke rganisatie levert diensten en prducten aan de deelnemende gemeenten. Waar relevant kan een van de deelnemende gemeenten p een bepaald beleidsterrein specifieke beleids- en uitveringskaders vaststellen en preciseert de gemeenschappelijke rganisatie de diensten en prducten vr de desbetreffende gemeente. 3. Samenwerkingsvarianten gemeente Wrmerland en Ostzaan 3.1 Inleiding Vr een demcratische, verbindende en duurzame samenleving is een slagvaardige verheid van grt belang. Krachtige gemeenten zijn daarin de basis, zij zijn bij uitstek de bestuurslaag waar maatschappelijke vraagstukken zich manifesteren. Dr gemeenten meer beleidsruimte te geven, bevegdheden te decentraliseren en het aantal specifieke uitkeringen te verminderen wrdt aan gemeenten de instrumenten gegeven die ndig zijn m die duurzame samenleving te buwen. In de afgelpen jaren is p diverse niveaus een ntwikkeling in gang gezet, die een frse wijziging betekent van de manier waarp verheidsrganisaties pereren. Deze ntwikkelingen zijn in gang gezet dr het actieprgramma van het kabinet Andere Overheid en het VNG-actieprgramma De slagvaardige verheid, die inzetten p een mdernisering van de verheid dr een meer mgevingsgerichte f stakehlder-gerichte benadering. De belangrijkste nderdelen van deze prgramma s zijn een verbetering van de dienstverlening aan de burger, minder regels en meer verantwrdelijkheid vr de burger, een betere rganisatie en een vernieuwing van de nderlinge relaties tussen de verschillende verheidsrganisaties, waarnder het decentraliseren van taken. De Nederlandse gemeenten hebben zich in het Manifest van de gemeenten gecmmitteerd aan een sterke verbetering van de dienstverlening. Het speerpunt daarbij is de ntwikkeling van één gemeentelijk lket als hét frnt-ffice vr alle verheidsdiensten. Deze mslag betekent een vernieuwing van de bestuurs- en rganisatiecultuur vanuit de vertuiging dat mensen het verschil uitmaken en niet de structuur. Vrstaande ntwikkelingen geven richting aan het samenwerkingsnderzek welke, zals eerder aangegeven, zich richt p de ambtelijke integratie van de gemeente Wrmerland en Ostzaan p krt termijn en bredere samenwerkingsmgelijkheden met andere gemeenten vr de middel- en langtermijn. De ambtelijke integratie van de twee rganisaties wrdt als pmaat gezien m een bredere samenwerking met andere gemeenten tt stand te kunnen brengen. Een sterke en prfessinele gezamenlijke ambtelijke rganisatie psitineert Ostzaan en Wrmerland als een aantrekkelijke partner vr gemeenten m mee samen te werken. Het delen van kernwaarden en een tekmstgerichte visie zijn niet alleen belangrijke aspecten m een vruchtbare en duurzame samenwerking tt stand te kunnen brengen, maar zijn k buwstenen waarmee de beide gemeenten zich in de regi kunnen prfileren. Een mgevingsgerichte f stakehlder-gerichte benadering, start immers met een visie. Welke kernwaarde delen de gemeente Wrmerland en Ostzaan? Als eerste natuurlijk de wens m een bestuurlijk zelfstandige gemeente te blijven. Deze waarde is als een van de belangrijkste kaders pgenmen vr samenwerking, evenals het verbeteren van de dienstverlening. Raadsvrstel besluitvrming samenwerking W&O / P&O / DH / laatste wijziging 2 april 2009 Pag. 3 van 11

4 Raadsvrstel besluitvrming samenwerking gemeente Wrmerland en Ostzaan Het raadsprgramma van Ostzaan en het Calitieakkrd raadsperide van Wrmerland geven beide een kernvisie weer. Deze visie (kernwaarde) geeft aan wat de twee gemeenten belangrijk vinden, waar ze vr staan. Samenvattend geven beide gemeenten aan dat zij: een zelfstandige, sciale en sterke gemeente willen zijn en blijven; een grene gemeente willen zijn en blijven; een klantvriendelijke vitale gemeente willen zijn en blijven, inwners staan centraal, met een ged vrzieningenniveau en een gede en veilige leefmgeving. 3.2 Verschillende samenwerkingsvarianten In het nderzeksrapprt Varianten in samenwerking (bijlage 5) wrden de meest relevante samenwerkingsvarianten beschreven: 1. Vrtzetting huidige situatie znder gestructureerde samenwerking; 2A. Bestuurlijke zelfstandigheid en creëren ambtelijke schaalgrtte vr 3 gemeenten; 2B. Bestuurlijke zelfstandigheid en ambtelijke rganisatie gericht p innvatie en prfessinalisering met 3 gemeenten (rsprnkelijke uitgangspunt WOL samenwerking); 3. Bestuurlijke zelfstandigheid en ambtelijke rganisatie gericht p innvatie en prfessinalisering dr de gemeenten Wrmerland en Ostzaan samen. Uit dit nderzek blijkt dat een (eind)perspectief waarbij de ambtelijke rganisatie gericht is p innvatie en prfessinalisering de beste kansen en (financiële) vrdelen biedt vr een verder gaande samenwerking. Variant 2B biedt, mede dr de schaalgrtte, de beste kansen, gevlgd dr variant 3. Beide varianten vlden aan de gestelde kaders (hfdstuk 2). 3.3 Middel- en langtermijn eindperspectief samenwerkingsvrm Samenwerkingsvariant 2B Bestuurlijke zelfstandigheid en ambtelijke rganisatie gericht p innvatie en prfessinalisering met 3 gemeenten (rsprnkelijke uitgangspunt WOL samenwerking), biedt zals gezegd de beste mgelijkheden vanuit krt en langtermijn perspectief. Bij deze vrm van samenwerking blijft de bestuurlijke zelfstandigheid en de eigen identiteit van de deelnemende gemeente gehandhaafd, de vrdelen van schaalvergrting en kleinschaligheid gaan hier hand in hand. Variant 2B richt zich p een samenwerking waarbij een frse tename van schaalgrtte wrdt vrzien en de ambtelijke rganisaties wrden samengevegd tt één rganisatie, waar p een prfessinele en innvatieve manier wrdt gewerkt. Het blijft, net als p dit mment, mgelijk m taken aan derden uit te besteden. De lpende samenwerkingsverbanden kunnen wrden gecntinueerd. Het is niet mgelijk m deze meest ptimale samenwerkingsvrm p krttermijn te realiseren. Indien p dit mment actief naar een nieuwe derde partij met wrden gezcht dan dient het ingezette prces pnieuw te wrden gestart en drlpen, met deze derde partij. Dit betekent dat het huidige samenwerkingsnderzek stpgezet met wrden mdat de instappende partij anders te veel p achterstand staat in het samenwerkingsprces ten pzicht van Wrmerland en Ostzaan. Strategisch gezien is dat vr een instappende partij waarschijnlijk geen wenselijke psitie en kan het een samenwerkingsprces frustreren. Daarnaast gaan er maanden van vrbereiding aan vraf vrdat pnieuw kan wrden gestart met een derde nieuwe partij. Stpzetten van het huidige samenwerkingsnderzek betekent tt slt k een grt verlies van tijd, inzet, resultaten en mtivatie van management en medewerkers. De fcus in dit raadsadvies richt zich daarentegen p wat wel gerealiseerd kan wrden. Welke kansen biedt de tekmst? En he kunnen Wrmerland en Ostzaan deze ten vlle benutten? 3.4 Vrstel samenwerking Wrmerland en Ostzaan Net als variant 2B, alleen in iets mindere mate, biedt variant 3 Bestuurlijke zelfstandigheid en ambtelijke rganisatie gericht p innvatie en prfessinalisering dr de gemeenten Wrmerland en Ostzaan samen een ged samenwerkingsperspectief. In dit mdel wrdt ingezet p een ambtelijke krachtenbundeling verdeeld ver de huidige twee lcaties en een prfessinele, innvatieve en sterke ambtelijke rganisatie. De krachtenbundeling verdeeld ver twee lcaties vrmt in principe geen belemmering vr een rganisatie waarin plaats en Raadsvrstel besluitvrming samenwerking W&O / P&O / DH / laatste wijziging 2 april 2009 Pag. 4 van 11

5 Raadsvrstel besluitvrming samenwerking gemeente Wrmerland en Ostzaan tijdnafhankelijk werken een uitgangsprincipe is. Wel dient rekening te wrden gehuden dat deze vrm hgere eisen stelt aan het management en de medewerkers. De ambtelijke integratie van de twee rganisaties, variant 3, wrdt als pmaat gezien m een bredere samenwerking met andere gemeenten tt stand te kunnen brengen. Een grte(re), sterke, innvatieve en prfessinele rganisatie psitineert Ostzaan en Wrmerland als een aantrekkelijke partner vr gemeenten m mee samen te werken en als een aantrekkelijke werkgever m vr te werken. De werknemers van de (nabije) tekmst verwacht aantrekkelijke ntwikkelingsmgelijkheden en lpbaanperspectieven, schaalvergrting draagt hier zeker aan bij. Bij variant 3 kunnen tevens de nderzeksresultaten vlledig wrden benut, hetgeen psitief bijdraagt aan de mtivatie van het management en de medewerkers m de samenwerking verder vrm te geven De kern van samenwerkingsmdel 3 is als vlgt: de gemeenten Wrmerland en Ostzaan blijven bestuurlijk zelfstandig; de twee ambtelijke rganisaties wrden in elkaar geschven tt een rganisatie nder leiding van een directie (zijnde de beide gemeentesecretarissen); de ambtelijke integratie is een pmaat vr een bredere samenwerking met andere gemeenten; de publieksdiensten, die een nderdeel zijn van de rganisatie bestaan uit een lkaal lket in iedere gemeente en een gemeenschappelijke rganisatie; werkprcessen gerganiseerd p basis van resultaatverantwrdelijkheid, tijd en plaats nafhankelijke digitale werkplekken. Stimulering thuiswerken, inrichten van flexplekken. Besparingen wrden gevnden in: efficiency besparingen dr efficiënte rganisatie pbuw; digitale dienstverlening en ptimalisering prcessen (p termijn); schaalvrdelen bij inhuur en uitbesteding; efficiëntere ndersteuningsafdeling. Overige efficiencyvrdelen uit het samenwerkingsprces kunnen, als nderdeel van de begrtingscyclus inclusief nderbuwing, wrden ingezet vr het brgen en drntwikkelen van de kwaliteit van hgwaardige dienstverlening aan de burger. De werkwijze wrdt z ingericht, dat andere gemeenten makkelijk (gedeeltelijk f vlledig) kunnen aansluiten Wat is het perspectief van deze samenwerking? Dr de publieke dienstverlening en het beleidsprces slim in te richten en het uit te laten veren dr verder pgeleide en gekwalificeerde medewerkers weten beide gemeenten te realiseren dat: de digitale publieke dienstverlening vldet aan de verwachtingen van de burgers; de ntwikkeling van de prfessinaliteit ng steeds mgelijk is, k al is de schaal, in vergelijking met variant 2B kleiner. Het ambtelijke apparaat weet met cmplexe regelgeving m te gaan en heeft de daarvr ndzakelijke specialistische kennis in huis; de gemeenten wrden als aantrekkelijke werkgevers gezien; de gemeenten zijn duidelijk in beeld bij andere gemeenten als het gaat m samenwerking p smmige f alle terreinen waarp zij verantwrdelijk zijn He kan het perspectief gerealiseerd wrden? Om dit perspectief te realiseren is tijd vr het pzetten en ntwikkelen van de rganisatie ndig is dan k het vrbereidingsjaar. De vrbereiding is er mede p gericht de feitelijke integratie per 1 januari 2010 snel te laten gebeuren. Hiermee wrdt een te grte nzekerheid bij de medewerkers vrkmen. Het drntwikkelen en het realiseren van de pbrengsten vraagt m meer tijd. Een nuchtere, drtastende en innvatieve aanpak, nder de directe leiding van een directie (zijnde de huidige gemeentesecretarissen) is een belangrijke vrwaarde vr succes. De gefaseerde aanpak wrdt planmatig vrbereid. De preftuinen wrden in afgeslankte vrm vrtgezet en vrmen het mdel van een stapsgewijze in elkaar schuiven van beide ambtelijke rganisaties. Ok wrden de Raadsvrstel besluitvrming samenwerking W&O / P&O / DH / laatste wijziging 2 april 2009 Pag. 5 van 11

6 Raadsvrstel besluitvrming samenwerking gemeente Wrmerland en Ostzaan nderzeksresultaten vlledig benut, hetgeen psitief bijdraagt aan de mtivatie van het management en de medewerkers m de samenwerking verder vrm te geven. 3.5 Tetsing vrstel samenwerking aan gestelde kaders en uitgangspunten Het samenwerkingsmdel 3 vldet vlledig aan de gestelde kaders. Niet alleen behuden de twee gemeenten de bestuurlijk zelfstandigheid, k de dienstverlening blijft lkaal terwijl de mgelijkheid blijft bestaan m de eigen beleids- en uitveringskaders vast te stellen. Daarnaast blijven de twee gemeenten verantwrdelijk vr de eigen financiële psitie, waarbij de (structurele) ksten van de ambtelijke rganisatie tijdens de samenwerking maximaal gelijk blijven. De samenwerking wrdt tevens benut m de gemeentelijke dienstverlening verder te ntwikkelen waarbij de huidige kwaliteit van de dienstverlening minimaal gehandhaafd blijft f verbeterd wrdt. Vr een grafische weergave van een aantal van bvenstaande nderdelen verwijzen wij naar nderstaande grafieken (brn: nderzek Varianten in Samenwerking gemeente Wrmerland en Ostzaan ). Variant 3 (2009 = 100) dienstverlening prfessnaliteit werkgeverschap variant 3 (x 1.000) vrije ruimte baten lasten Raadsvrstel besluitvrming samenwerking W&O / P&O / DH / laatste wijziging 2 april 2009 Pag. 6 van 11

7 Raadsvrstel besluitvrming samenwerking gemeente Wrmerland en Ostzaan 4. Uitwerking afspraken intentieverklaring Om een gefundeerde en afgewgen beslissing te kunnen nemen ver een mgelijke samenwerking tussen Wrmerland en Ostzaan is afgesprken dat nderstaande dcumenten wrden pgesteld en verlegd: 1. Een sterkte / zwakte analyse van de twee gemeenten (nulmeting); 2. De eerste uitkmsten van de krte termijn samenwerkingstaken; 3. Een verzicht van de huidige financiële psities van de twee gemeenten; 4. Een verzicht van de financiële vrdelen van de samenwerking; 5. Een verzicht van (eenmalige)vrbereidings- en transitieksten, inclusief een vrstel vr een transparant en bjectief verdeelmdel vr deze (eenmalige) vrbereidingsksten; 6. Een vrstel met evaluatie-indicatren; 7. Een vrstel met ntbindende vrwaarden in relatie tt de indicatren; 8. Een Instapdcument te ntwikkelen waarin wrdt aangegeven nder welke vrwaarden en in welke samenwerkingsvrm andere gemeenten kunnen aansluiten. In de vlgende paragrafen wrdt een krte samenvatting gegeven van alle vrstaande dcumenten. De vlledige stukken van nderdeel 1 tt en met 7 zijn als bijlage pgenmen en maken integraal nderdeel uit van dit raadsvrstel. 4.1 Samenvatting en leeswijzer van de bijlagen: Sterkte/zwakte analyse De sterkte- en zwakte analyse (SWOT-analyse, bijlage 2) is pgesteld dr de leden van het managementteam van Ostzaan en Wrmerland, vr de eigen rganisatie. In een later stadium is de analyse besprken in een gezamenlijke managementbijeenkmst waarbij beelden ver en weer zijn uitgewisseld en waarna een verdiepingsslag is gemaakt van de analyses. Gecncludeerd wrdt dat de beide rganisaties sterke en minder sterke kanten kennen en dat deze ten pzichte van elkaar verschillen. Samenwerking stimuleert een intensieve uitwisseling van kennis, expertise en ervaring en versterkt daarmee beide rganisaties p verschillende nderdelen (cncrete vrbeelden hiervan treft u in het verzicht eerste uitkmsten krte termijn samenwerkingstaken ). Het ambitie niveau (spinnenweb 4) is gericht p de verbetering van verschillende nderdelen maar met een accent p het verbeteren van de dienstverlening en de prfessinaliteit van de ambtelijke rganisatie. Eerste uitkmsten krte termijn samenwerkingstaken Bijlage 3 geeft een verzicht van de pdrachten en de tt nu te behaalde resultaten van de krte termijn samenwerkingstaken. Gecncludeerd wrdt dat een grt deel van de pdachten vlgens planning verlpt, waarbij een aantal inmiddels zijn afgernd. Cncrete resultaten zijn benemd en gerealiseerd. De samenwerkingstaken hebben geleid tt een intensieve uitwisseling van infrmatie, ervaring, kennis en expertise. Tevens heeft de samenwerking in een aantal situaties tt een kstenreductie geleid. Medewerkers en management van de twee rganisaties werken enthusiast met elkaar samen. Alle partijen ervaren een duidelijke meerwaarde. Financiële psitie per gemeente Het nderzek naar de financiële psitie van Ostzaan en Wrmerland is uitgeverd dr het Nederlands Adviesbureau vr Risicmanagement (NAR). In bijlage 4 treft u beide rapprtages aan. De cnclusie van het nderzek is dat: het weerstandsvermgen van de gemeente Ostzaan en de gemeente Wrmerland p basis van de risicanalyse van NAR gewaardeerd wrden als uitstekend. Financiële vrdelen samenwerking In het nderzeksrapprt Varianten in samenwerking (bijlage 5) wrden de financiële gevlgen van de verschillende varianten van samenwerking inzichtelijk gemaakt. Onderstaand figuur geeft de beschikbare vrije financiële ruimte weer. Variant 2B is in alle pzichten de meest aantrekkelijke. Variant 3 scrt lager, vral dr de beperktere schaalgrtte. Raadsvrstel besluitvrming samenwerking W&O / P&O / DH / laatste wijziging 2 april 2009 Pag. 7 van 11

8 Raadsvrstel besluitvrming samenwerking gemeente Wrmerland en Ostzaan vergelijking vrije ruimte (x 1.000) var 2A var 2B var Eenmalige vrbereidingsksten/-baten In het nderzeksrapprt Varianten in samenwerking (bijlage 5) wrden de vrbereidingsksten en baten en de dekking van de ksten in beeld gebracht van variant 3, de meest vr de handliggende variant. Gecncludeerd wrdt dat bij deze variant de vrbereidingsksten gedekt kunnen wrden uit regulieren budgetten en tijdelijke inzet van structurele baten. Evaluatie indicatren In bijlage 6 wrdt een eerste aanzet gegeven vr het pstellen van evaluatie indicatren ten aanzien van de samenwerking tussen Wrmerland en Ostzaan, met als del p termijn te kunnen tetsen f de samenwerking vldet aan de gestelde kaders. Als eerste wrden een aantal aandachtspunten aangegeven die vlgens het ministerie van Binnenlandse Zaken en Kninkrijksrelaties belangrijk zijn bij het bepalen f een samenwerking bijdraagt aan het verbeteren van de slagkracht van het lkale bestuur. Daarnaast wrden een aantal rllen geschetst die een gemeente invult en waar evaluatie indicatren zich p kunnen richten. Ok wrdt een vrzet gegeven van evaluatie indicatren gericht p de reeds gestelde kaders van de samenwerking. 4.2 Ontwikkeling instapdcument tetredende gemeenten In januari 2009 is dr de raden beslten m het huidige samenwerkingsnderzek vrt te zetten en zich vr de krte termijn te richten p de ambtelijke integratie van de gemeente Wrmerland en Ostzaan. Naar de tekmst ligt de samenwerkingsscp echter breder, de ambtelijke integratie per 1 januari 2010 van de twee rganisaties wrdt dan k als pmaat gezien m een bredere samenwerking met andere gemeenten tt stand te kunnen brengen. Een intensieve samenwerking tussen Ostzaan en Wrmerland, een sterke gezamenlijke ambtelijke rganisatie biedt vr de gemeente kansen m zich te prfileren naar andere gemeenten in de regi. Hiervr wrdt een instapdcument tetredende gemeenten ntwikkeld. In dit dcument kmen de uitgangspunten van de samenwerking tt uitdrukking en de kansen die het samenwerkingsmdel biedt. Tegelijkertijd start een actieve reginale riëntatie, die de strategie vr het instapdcument mede bepaalt. Basis uitgangspunt is dat tekmstige partners kunnen gaan participeren dr ambtelijke integratie f dr het p cntractbasis inkpen van diensten bij de gezamenlijke rganisatie. Kaderstelling raad De rganisatrische wijzigingen hebben geen cnsequenties vr de kaderstellende rl van de raden. Het biedt een kans m het pdrachtgeverschap verder uit te werken. Raadsvrstel besluitvrming samenwerking W&O / P&O / DH / laatste wijziging 2 april 2009 Pag. 8 van 11

9 Raadsvrstel besluitvrming samenwerking gemeente Wrmerland en Ostzaan 5. Definitieve besluitvrming samenwerking en aanvullende vervlg besluiten Op basis van dit raadsvrstel wrdt de raad van de gemeente Wrmerland en Ostzaan gevraagd een definitief besluit te nemen ver een al dan niet intensieve samenwerking tussen Wrmerland en Ostzaan. Indien wrdt beslten een intensieve samenwerking aan te gaan cnfrm samenwerkingsvariant 3 Bestuurlijke zelfstandigheid en ambtelijke rganisatie gericht p innvatie en prfessinalisering dan kan vervlgens de vrbereidingsfase starten die uiteindelijk leidt tt een samenveging van de ambtelijke rganisatie per 1 januari Vanaf deze datum zijn de twee ambtelijke rganisaties geïntegreerd en wrdt er gewerkt vanuit de twee huidige lcaties. De dienstverlening aan het lket blijft vanzelfsprekend lkaal. In het besluitvrmingsprcesprces kunnen twee wegen wrden nderscheiden: 1. het definitieve besluit tt samenwerking tussen de gemeente Wrmerland en Ostzaan en; 2. aanvullende besluiten die vrtvleien uit het definitieve samenwerkingsbesluit. 5.1 Aanvullende besluitvrming samenwerking gemeente Wrmerland en Ostzaan Na het definitieve besluit wrdt direct gestart met de vrbereiding, uitwerking, en implementatie van de samenwerking. Onderdeel daarvan is de uitwerking van de financiële strmen en de juridische vrm van het samenwerkingsmdel. De exacte juridische vrm van de rganisatie is p dit mment ng niet duidelijk is. Afgeleid hiervan kan dan k ng niet wrden aangegeven welke prcedure met wrden gevlgd en wie bevegd is tt het nemen van het besluit ver de juridische vrm van de samenwerking. Indien de keuze valt p een privaatrechtelijk vrm dan is de bevegdheid geregeld in art. 160 lid 2 en 169 lid 4 van de Gemeentewet. Bij een publiekrechtelijke vrm is de bevegdheid nder andere te vinden in bijvrbeeld de Wet p de Gemeenschappelijke regelingen. Artikel 160 lid 2 Het cllege besluit slechts tt de prichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, venntschappen, verenigingen, cöperaties en nderlinge waarbrgmaatschappijen, indien dat in het bijznder aangewezen met wrden geacht vr de behartiging van het daarmee te dienen penbaar belang. Het besluit wrdt niet genmen dan nadat de raad een ntwerp-besluit is tegeznden en in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het cllege te brengen. Artikel 169 lid 4 Zij geven de raad vraf inlichtingen ver de uitefening van de bevegdheden, bedeld in artikel 160, eerste lid, nder e, f, g en h, indien de raad daarm verzekt f indien de uitefening ingrijpende gevlgen kan hebben vr de gemeente. In het laatste geval neemt het cllege geen besluit dan nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het cllege te brengen. In de uitwerking van de juridische vrm van het samenwerkingsmdel wrdt k aangegeven nder welke (technische) vrwaarden de samenwerking kan wrden beëindigd en nder welke (technische) vrwaarden andere gemeenten kunnen instappen aan het samenwerkingsmdel. Vr de uitwerking van de financiële strmen geldt uiteraard dat wrdt vldaan aan de gestelde kaders. De gemeenten zijn en blijven verantwrdelijk vr de eigen financiële psitie, de begrting en de jaarrekening wrdt apart pgesteld vr iedere gemeente en de ksten vr het ambtelijk apparaat wrden helder aangegeven. Raadsvrstel besluitvrming samenwerking W&O / P&O / DH / laatste wijziging 2 april 2009 Pag. 9 van 11

10 Raadsvrstel besluitvrming samenwerking gemeente Wrmerland en Ostzaan 6. Cmmunicatie De medewerkers, evenals de ndernemingsraden zijn direct betrkkenen bij de samenwerking. Zrgvuldige, heldere en tijdige cmmunicatie is belangrijk. Dit geldt uiteraard k vr de burgers. Vr de in- en externe cmmunicatie in het samenwerkingsprces is een cmmunicatieplan pgesteld. Het besluit dat p basis van dit raadsvrstel wrdt genmen dr de raden is het belangrijkste besluit vr alle in- en externe betrkkenen, duidelijk wrdt f Ostzaan en Wrmerland al dan niet gaan samenwerken en de ambtelijke rganisatie per 1 januari 2010 integreren. Vrdat de beide raden een besluit nemen wrden de burgers geïnfrmeerd via het gemeente nieuws in het lkale weekblad en de website. Daarnaast wrdt een perscnferentie gegeven waarbij de kern van de bdschap is dat de samenwerking de dienstverlening verder verbetert en wat dit betekent vr de burgers. De medewerkers en de ndernemingsraden wrden na besluitvrming mndeling geïnfrmeerd dr de gemeentesecretarissen. Tijdpad Vr het tijdpad wrdt verwezen naar bijlage 7, Planning en fasering samenwerkingsprces. Raadsvrstel besluitvrming samenwerking W&O / P&O / DH / laatste wijziging 2 april 2009 Pag. 10 van 11

11 Raadsvrstel besluitvrming samenwerking gemeente Wrmerland en Ostzaan Bijlagen: 1. Samenwerkingsvarianten (Kaderstellend raadsvrstel samenwerking WOL-gemeenten) 2. Sterkte / zwakte analyse van Wrmerland en Ostzaan (nulmeting); 3. Eerste uitkmsten van de krte termijn samenwerkingstaken; 4. Overzicht van de huidige financiële psities van de twee gemeenten (NAR rapprtages); 5. Rapprt Varianten in samenwerking gemeente Wrmerland en Ostzaan met daarin pgenmen: a. een verzicht van de financiële vrdelen van de samenwerking; b. een verzicht van (eenmalige) vrbereidings- en transitieksten, inclusief een vrstel vr een transparant en bjectief verdeelmdel vr deze (eenmalige) vrbereidingsksten; 6. Vrstel evaluatie-indicatren, inclusief een vrstel met ntbindende vrwaarden in relatie tt de indicatren; 7. Planning en fasering samenwerkingsprces Raadsvrstel besluitvrming samenwerking W&O / P&O / DH / laatste wijziging 2 april 2009 Pag. 11 van 11