Memo aan de heer Coerts van de provincie Noord-Holland over varianten in samenwerken en tot nu toe behaalde resultaten OVER-gemeenten

Transcriptie

1

2 OOSTZAAN WORMERLAND Een OVER-gemeenteLiike samenwerking tussen Ostzaan en Wrmerland GESCAND OP 1 2 JAN Gemeente Ostzaan Datum Uw BSN Uw brief van Uw kenmerk Ons nummer Behandeld dr 4 januari Reinut Schaatsbergen Aan de leden van de gemeenteraden van de genneenten Ostzaan en Wrmerland Onderwerp Mem aan de heer Certs van de prvincie Nrd-Hlland ver varianten in samenwerken en tt nu te behaalde resultaten OVER-gemeenten Geacht raadslid, Op dnderdag 22 december 2011 heeft de directie van OVER-gemeenten, Marlies van den Hende en Reinut Schaatsbergen, een gesprek gehad met de heer Certs van de prvincie Nrd-Hlland ver de ambtelijke werkrganisatie OVER-gemeenten. De heer Certs is beleidsmedewerker bestuurlijke samenwerking en ntwikkeling bij de prvincie. Tijdens het gesprek is afgesprken dat de heer Certs infrmatie krijgt uit het nderzek dat tijdens de verkenning van de samenwerking tussen de gemeenten Wrmerland, Ostzaan en Landsmeer (WOL) is gehuden. In dat nderzek is een aantal varianten in samenwerken met elkaar vergeleken en berdeeld p hun effect vr de dienstverlening, prfessinaliteit, werkgeverschap en de financiën. Op 4 januari 2012 hebben we een mem met de gevraagde infrmatie naar de heer Certs verznden. In de mem gaan we naast de varianten in samenwerken k in p de tt nu te met OVER-gemeenten behaalde resultaten. Ter infrmatie sturen wij u de mem te. Zie hiervr de bijlage bij deze brief. Met vriendelijke gret. Namens het bestuur van OVER-gemeenten P.C. Tange vrzitter Bijlage(n): 1 OVER-genneenten Pstbus AA Wrmer antwrd@ver-gemeenten.nl

3 OVER GEMEENTEN, OOSTZAAN WORMERLAND MEMO Aan Van Datum Onderwerp Prvincie Nrd-iHiland, de heer H. Certs directie OVER-gemeenten 2 januari 2012 inzicht in pbrengst samenwerken 3 partijen Geachte meneer Certs, Wij hebben dnderdag 22 december met ell<aar gesprken ver de ambteiijke werkrganisatie OVER-gemeenten. In dit gesprek hebben wij u tegezegd infrmatie te geven uit het nderzek (2008/2009) dat tijdens de verkenning van de samenwerking tussen de gemeenten Wrmeriand, Ostzaan en Landsmeer (WOL) is gehuden. In dat nderzek is een aantai varianten in samenwerken met elkaar vergeleken en berdeeld p hun effect vr de dienstverlening, prfessinaliteit, werkgeverschap en de financiën: Variant 1: vrtzetting huidige situatie znder gestructureerde samenwerking Variant 2a: bestuurlijke zelfstandigheid en creëren ambtelijke schaalgrtte vr 3 gemeenten Variant 2b: bestuurlijke zelfstandigheid en ambtelijke rganisatie gericht p innvatie en prfessinalisering met 3 gemeenten (rsprnkelijke uitgangspunt WOL samenwerking) Variant 3: bestuurlijke zelfstandigheid en ambtelijke rganisatie gericht p innvatie en prfessinalisering dr de gemeenten Wrmeriand en Ostzaan samen. Indien u het gehele nderzek wilt inzien, kunnen we u dat p verzek testuren. Tt nu te gerealiseerde resultaten OVER-gemeenten heeft tt nu te een aantal besparingen gerealiseerd. Ten eerste is p de frmatie bespaard. De besparing bestnd uit het niet pvullen van vacatures van afdelingshfden uit beide gemeenten. Vr 2010 leverde dit een resultaat p van ,-. De genemde frmatievrdelen zijn cumulatief en lpen p naar ,- en 2013 naar ,-. Ten tweede levert de samenwerking vr de bedrijfsvering van OVER-gemeenten vanaf dit jaar de vlgende besparingen p: Kantrksten: het printerpark, kpieerksten en abnnementen: ,- Digitalisering van de raden: ,- Energie beide gemeentehuizen: ,- Schnmaak: minimaal ,- Ten derde is uit het benchmarknderzek van KING 'Waar staatje gemeente' (februari 2011) gebleken dat de klantwaardering vr de dienstverlening in beide gemeenten is gestegen. In Ostzaan van 6,5 naar 7,6 en in Wrmeriand van 7,6 naar 7,8. Pagina 1 van 8, 10 januari 2012

4 Variant 1: Vrtzetting huidige situatie znder gestructureerde samenwerking De gemeenten Wrmerland en Ostzaan blijven bestuurlijk zelfstandig. Ok hun ambtelijke apparaten blijven apart. Zals nu al het geval is sluiten de gemeenten zich aan bij andere gemeenten m gezamenlijk (inkp)vrdelen te realiseren f bepaalde activiteiten uit te besteden. Berdeling Aspect Dienstverlening Prfessinaliteit Werkgeverschap Financieel Telichting Zal dr uitbesteding en andere vrmen p een beperkt maar acceptabel niveau kunnen wrden gehandhaafd Beperkt apparaat, traditineel werkend, weet steeds minder de relevante ntwikkelingen als gevlg van decentralisatie, specialisatie, externe verantwrding en tenemende cmplexiteit van regelgeving bij te huden. Aantrekkelijkheid m bij een kleine gemeente te werken is nu al niet grt en zal verder afnemen. Geen grte veranderingen f risic's. Jaarlijks sluitende begrting is leidend vr het temp waarin veranderingen f verbeteringen wrden ingeverd. Waardering cnstant afnemend afnemend cnstant Variant 1 (2009 = 100) ^dienstverlening ""^prfessnaliteit '^^werkgeverschap Pagina 2 van 8, 10 januari 2012

5 Variant 2A: Bestuurlijke zelfstandigheid en creëren ambtelijke schaalgrtte vr 3 gemeenten De drie gemeenten blijven bestuurlijk zelfstandig. De drie annbtelijke rganisaties wrden samengevegd. Het vrdeel dat behaald wrdt is vral gebaseerd p de schaalgrtte die ntstaat. Vr het verige blijft de bestaande hiërarchisch ambtelijke werkwijze gehandhaafd, Zals nu al het geval is sluiten de gemeenten zich aan bij andere gemeenten m gezamenlijk (inkp)vrdelen te realiseren f bepaalde activiteiten uit te besteden. Berdeling Aspect Dienstverlening Prfessinaliteit Werkgeverschap Financieel Telïchtinq Op krte termijn wrdt de dienstverlening kwalitatief verbeterd, maar blijft vervlgens p cnstant niveau als de vrdelen van de schaalgrtte zijn verbruikt. Het grtere apparaat biedt aanvankelijk mgelijkheden vr het verhgen van de prfessinaliteit De traditineel werkende rganisatie, k al is de schaalgrtte tegenmen, leidt niet tt grtere aantrekkelijkheid als werkgever. Vergrting van de schaal leidt tt het ntstaan van een vrij besteedbare financiële ruimte Waardering Aanvankelijke tename, daarna cnstant Eerst te, dan afnemend Licht afnemend Beperkte vrije ruimte Variant 2A (2009 = 100) ^" dienstverlening " " prfessnaiiteit - werkgeverschap I Structurele baten en lasten De structurele baten ntstaan vral dr het realiseren van het schaalvrdeel. Als daar de structurele (extra) lasten van wrden afgetrkken ntstaat een vrije financiële ruimte, die kan wrden ingezet vr het verbeteren van de bestaande dienstverlening f beleidsvrbereiding f vr het pnemen van nieuwe taken. variant 2A(x 1.000) ^ H O nitzi vrije ruimte baten ^lasten Pagina 3 van 8, 10 januari 2012

6 Variant 2B: Bestuurlijke zelfstandigheid en ambtelijke rganisatie gericht p innvatie en prfessinalisering met 3 gemeenten (rsprnkelijke uitgangspunt WOL samenwerking) De drie gemeenten blijven bestuurlijk zelfstandig. De drie ambtelijke rganisaties wrden samengevegd. Het eerste vrdeel dat behaald wrdt is gebaseerd p de schaalgrtte die ntstaat. Maar het belangrijkste vrdeel ntstaat uit het slim werken, de digitalisering van het werk en dienstverlening en het plaats en tijd nafhankelijk werken. Dr het samengaan kunnen, p beperkte schaal, ng verdere vrdelen bereikt wrden bij het gezamenlijk inhuren van (tijdelijk) persneel en het uitbesteden van extern advies en assistentie. Perspectief De kracht van deze variant is de intrductie van een nieuwe, slimmere manier van werken. In cmbinatie met de reeds genemde vrdelen van de variant 2A wrdt de basis gelegd vr een aantrekkelijke, prfessineel uitdagende en resultaatgerichte rganisatie. Berdeling Aspect Dienstverlening Prfessinaliteit Werkgeverschap Financieel Telichting De grtere schaal en nieuwe manier van werken maken een cnstante verbetering van de dienstverlening mgelijk. Een middelgrte rganisatie en een stimulerende werkwijze, waarin medewerkers aangesprken wrden p de geleverde resultaten stimuleert de ntwikkeling van de prfessinaliteit. De rganisatie heeft een gede kans als aantrekkelijke werkqever gezien te wrden. Deze variant biedt de beste kans p een aanzienlijke vrij besteedbare ruimte. Waardering Tenemend Tenemend Tenemend Aanzienlijke vrije ruimte Variant 2B (2009 = 100) "dienstverlening "prfessnaliteit werkgeuerchap Structurele baten en lasten Deze variant, waarin de cmbinatie van schaalgrtte en slim werken maximaal is leidt tt aanzienlijke structurele baten. variant 2B (x 1.000) vrije ruimte baten lasten Pagina 4 van 8, 10 januari 2012

7 Variant 3: Bestuurlijke zelfstandigheid en ambtelijke rganisatie gericht p innvatie en prfessinalisering dr de gemeenten Wrmerland en Ostzaan samen De gemeenten Wrmerland en Ostzaan blijven bestuurlijk zelfstandig. Hun ambtelijke apparaten wrden in elkaar geschven tt een werkrganisatie nder leiding van een tweehfdige directie dr beide gemeentesecretarissen, De publieksdiensten, die een nderdeel zijn van de werkrganisatie bestaan uit twee gemeentewinkels en een gemeenschappelijke rganisatie, Werkprcessen gerganiseerd p basis van resultaatverantwrdelijkheid, tijd en plaats nafhankelijke digitale werkplekken. Stimulering thuiswerken, inrichten van flexplekken. Besparingen wrden gevnden in: Efficiency besparingen dr efficiënte rganisatie pbuw Digitale dienstverlening en ptimalisering prcessen (p termijn) Schaalvrdelen bij inhuur en uitbesteding Efficiëntere ndersteuningsafdeling Minder huisvestingsksten (p termijn) Besparingen wrden ingezet vr: Dekking hgere ICT ksten Herpsitinering HRM-beleid en -instrumenten Kwaliteitsverbetering dienstverlening Ruimte die ntstaat in de beleidscapaciteit (Beleidsnderwerpen beheven vr twee gemeenten maar eenmaal uitgewerkt te wrden) wrdt gebruikt vr practief beleid en versterking. Werkwijze wrdt z ingericht, dat andere gemeenten makkelijk (gedeeltelijk f vlledig) kunnen aansluiten. Perspectief Dr de publieke dienstverlening en het beleidsprces slim in te richten en het uit te laten veren dr verder pgeleide en gekwalificeerde medewerkers weten beide gemeenten te realiseren dat: De (digitale) publieke dienstverlening vldet aan de verwachtingen van de burgers De ntwikkeling van de prfessinaliteit is ng steeds mgelijk, k al is de schaal, in vergelijking met variant 2B kleiner. Het ambtelijke apparaat weet met cmplexe regelgeving m te gaan en heeft de daarvr ndzakelijke specialistische kennis in huis. De gemeenten wrden als aantrekkelijke werkgevers gezien. De gemeenten zijn duidelijk in beeld bij andere gemeenten als het gaat m samenwerking p smmige f alle terreinen waarp zij verantwrdelijk zijn. Om dit perspectief te realiseren is tijd vr het pzetten en ntwikkelen van de werkrganisatie ndig is het vrbereidingsjaar. De vrbereiding is er mede p gericht de feitelijke integratie per 1 januari 2010 snel te laten gebeuren. Hiermee wrdt een te grte nzekerheid bij de medewerkers vrkmen. Het drntwikkelen en het realiseren van de pbrengsten vraagt m meer tijd. Een nuchtere, drtastende en innvatieve aanpak, nder de directe leiding van een tweehfdige directie (zijnde de huidige gemeentesecretarissen) is een belangrijke vrwaarde vr succes. De gefaseerde aanpak wrdt planmatig vrbereid. De preftuinen wrden in afgeslankte vrm vrtgezet en vrmen het mdel van een stapsgewijze in elkaar schuiven van beide ambtelijke rganisaties. Pagina 5 van 8, 10 januari 2012

8 Berdeling In grte lijnen is de berdeling van variant 3 gelijk aan die van 2B, waarbij wel aangetekend met wrden, dat de kleinere schaal beperkingen plegt. Aspect Dienstverlening Prfessinaliteit Werkgeverschap Financieel Telichting De grtere schaal en nieuwe manier van werken maken een cnstante verbetering van de dienstverlening mgelijk. Een middelgrte rganisatie en een stimulerende werkwijze, waarin medewerkers aangesprken wrden p de geleverde resultaten stimuleert de ntwikkeling van de prfessinaliteit. De rganisatie heeft een gede kans als aantrekkelijke werkgever gezien te wrden. Deze variant biedt kans p een aanzienlijke vrij besteedbare ruimte. Waardering Tenemend Tenemend Tenemend Aanzienlijke vrije ruimte Variant 3 (2009 = 100) ^"dienstverlening ~~prfessnaiiteit ^""^'weri^geverschap Structurele baten en lasten De financiële ruimte die ingezet kan wrden vr het brgen en verder ntwikkelen van de kwaliteit van hgwaardige dienstverlening is ng steeds aanzienlijk, maar wel minder dan in variant 2B. variant 3 (x 1.000) O ^1 I I I I vrije ruimte ^ baten lasten Pagina 6 van 8, 10 januari 2012

9 Vergelijking vier varianten Vergelijking van kwalitatieve aspecten De vier varianten verschillen in de aspecten van de (ntwikkeling) van de dienstverlening, prfessinaliteit en werkgeverschap. Dienstverlening (2009 = 100) ^ variant 1 variant 2A 'variant 2B variant 3 ( 1, 1 1 \ Prfessinaliteit (2009 = 100) variant 1 variant 2A "variant 2B variant Werkgeverschap (2009 = 100) variant 1 variant 2A variant 2B variant Pagina 7 van 8, 10 januari 2012

10 Beschikbare vrije financiëie ruimte vergelijking vrije ruimte (x 1.000) Cnclusie Variant 2B is in aile pzichten de meest aantrekl<eliji<e. Variant 3 scrt iager, vral dr de beperktere scinaalgrtte. Een argument te meer m tijdens de reaiisatie van de werkrganisatie en de nieuwe werkwijze de mgelijkheid vr het aansluiten van andere gemeenten pen te huden en daarvr k actief te werven. Pagina 8 van 8, 10 januari 2012