Definitieve versie d.d. 19 september Fiscaal statuut

Transcriptie

1 Definitieve versie d.d. 19 september 2018 Fiscaal statuut Prcedure: MT/DB besluit d.d. 17 mei 2018 Besprken met de RvC auditcmmissie d.d. 3 juli 2018 RvC gedkeuring d.d. 18 september

2 1. Fiscaal statuut 1.1. Delstelling, verantwrding en werkwijze Het fiscaal statuut van Rentree is bedeld m de kaders, de randvrwaarden en uitgangspunten ten aanzien van de fiscale visie, het fiscale beleid, de fiscale prcessen en de rganisatie- en infrmatiestructuur ten aanzien van fiscale aspecten vast te leggen. Met het fiscale statuut geven we helderheid ver de afbakening van verantwrdelijkheden, taken, bevegdheden en verantwrding. Het fiscaal statuut nemen we in acht bij alle handelingen en prcessen van Rentree waarbij fiscaliteit een rl speelt f kan spelen. Het fiscaal statuut is geen p zichzelf staand dcument, maar we bezien dit in samenhang met de fiscale visie en het fiscale beleid. Fiscaal statuut Het fiscale statuut is ndersteunend aan het Reglement financieel beleid en beheer. Het fiscale beleid geeft daarbij aan wat Rentree p fiscaal gebied wil bereiken en het statuut schept kaders waarbinnen gehandeld kan en met wrden. Het statuut is daarbij bedeld als beheers-, sturingsbeslis- en cntrle-instrument. Het fiscaal statuut is niet bedeld als statisch dcument nch alles mvattend. Veranderingen in strategie, beleid, bedrijfsvering, gewijzigde wetgeving en dergelijke kunnen leiden tt aanpassing van het statuut. In het fiscale statuut zijn de fiscale visie, beleid en prcedures pgenmen Het vrmt de basis vr taak en verantwrdelijkheden en de inrichting van de rganisatie en administratie. Het fiscale statuut is vrmgegeven vanuit de fiscale visie van Rentree. Het fiscale statuut geeft daarbij de belangrijkste input he beslissingen ten aanzien van fiscale kwesties tt stand kmen alsmede vr de pzet en implementatie van de fiscale administratieve rganisatie van Rentree. Fiscale beslissingen nemen we aan de hand van relevante criteria, het afwegingskader. Het afwegingskader geldt vr elke fiscale kwestie en stellen we peridiek vast p basis van de geldende wetgeving en de maatschappelijke situatie en/f de ntwikkelingen van Rentree, zals bijvrbeeld aanpassingen in de rganisatie f een andere bedrijfsvisie. De utput van de fiscale beslissingen brgen we in de rganisatie en de fiscale administratie. Vr de cmplexere vraagstukken en m vldende fiscale deskundigheid te brgen maken we gebruik van een externe fiscaal adviseur. 2

3 1.2. Fiscale visie In aanvulling p het ndernemingsplan hebben we nderstaande fiscale visie gefrmuleerd. Uitgangspunt daarbij is dat deze fiscale visie niet in strijd is met de strategische visie van Rentree. De fiscale visie ziet nder andere p: De fiscale strategie f fiscale kers De mgang met fiscale prcessen binnen Rentree De huding ten aanzien van fiscale kwesties De verhuding met de belastingautriteiten De huding betreffende fiscaliteit ten pzichte van derden Het gewenste fiscaal gedrag, bestaande uit gedragskenmerken als: Risicmijdend Maatschappelijk verantwrd Mainstream Afgewgen kritisch Optimalisatie fiscale mgelijkheden Rentree heeft haar fiscale visie en strategie als vlgt nader ingekleurd: De fiscaliteit is een afgeleide van de vlkshuisvestelijke delstelling. Binnen deze delstelling zal in penheid naar de Belastingdienst ptimaal gebruik wrden gemaakt van de fiscale mgelijkheden. De daarmee behaalde besparingen wrden ingezet vr de vlkshuisvestelijke delstellingen. De fiscale visie en strategie karakteriseren zich dr de vlgende elementen: - transparantie richting de Belastingdienst; - vldet aan betreffende wet en regelgeving; - adequaat beheersingssysteem vr fiscale prcessen; - gericht p een p de lange termijn z ptimaal mgelijk resultaat. Hierbij is het van belang de verstandhuding met de Belastingdienst ged te huden Fiscaal beleid Het fiscale beleid vrmt een belangrijk nderdeel van het financiële beleid en is hiermee in vereenstemming. Het fiscale beleid binnen Rentree geeft aan wat we binnen nze fiscale visie en fiscale strategie willen bereiken. De vlgende fiscale peratinele delstellingen wrden gehanteerd: a. het waarbrgen van de fiscale verplichtingen van de rganisatie; b. het scheppen van ptimale mstandigheden ten beheve van implementatie, uitvering en handhaving van fiscaliteit; c. het zdanig inrichten van de rganisatie zdat deze in staat is m fiscaal strategische keuzes te maken en er naar te handelen; d. het minimaliseren van fiscale risic s en het signaleren van fiscale kansen; e. het bewerkstelligen van een rganisatie waarin in kwantitatieve en kwalitatieve zin vldende fiscale kennis aanwezig is; f. het brgen dat bij veranderingen de realiteit fiscaal pnieuw wrdt getetst aan de uitgangspunten; g. tetsen f de fiscale uitgangspunten k daadwerkelijk zijn uitgeverd; 3

4 h. het minimaal één keer per jaar bijpraten met de fiscaal adviseur. (Fiscaal adviseur 2018/2019 is KPMG Ebbinge) Fiscale besluitvrming Besluitvrming rndm fiscaliteit f besluitvrming met fiscale raakvlakken det zich binnen Rentree p verschillende niveaus en binnen diverse prcessen vr. De fiscale besluitvrming vindt gestructureerd en p een verantwrde wijze plaats. Richtlijnen zijn uitgesplitst in een afwegingskader en een besliskader Afwegingskader Het afwegingskader ziet te p de ttstandkming van het besluit en betreft een inventarisatie van de fiscale kwestie, de prbleemstelling, de plssingen, pties en alternatieven en de verwegingen en de criteria. Bij de afweging van beslissingen met fiscale impact wrdt gelet p de vlgende criteria: 1. financiële impact 2. rganisatrische impact 3. kans van slagen waarbij fiscale grensverkenning uitdrukkelijk wrdt uitgeslten 4. De impact p de relatie met de fiscale autriteiten (keerzijde) 5. maatschappelijke impact 6. transparantie Binnen het afwegingskader van Rentree nemen we de vlgende richtlijnen in acht: de fiscale kwestie dan wel de prbleemstelling en de plssingen, pties en alternatieven wrden helder gefrmuleerd; van besluiten en beslissingen van enige mvang waarin de fiscale regelgeving niet direct vrziet en waarin een standpunt van Rentree ndig is, wrden de afwegingen m te kmen tt een standpunt zrgvuldig vastgelegd in het fiscaal dssier; relevante aspecten van de fiscale besluitvrming wrden schriftelijk vastgelegd in het fiscaal dssier; externe adviezen wrden ingerepen indien dit ndig wrdt geacht. Elke medewerker kan, waar het uit gpunt van functie f taak relevant is, juridische f fiscale adviezen inwinnen f initiëren bij de business cntrller. De business cntrller schat, in verleg met de manager Financiën, in f aanvullend extern advies ndig is. externe adviezen wrden navlgbaar en traceerbaar gearchiveerd Besliskader Ten aanzien van het besliskader vr fiscale besluitvrming bestaan de vlgende richtlijnen: beslissingen, waar Rentree binnen geldende wet- en regelgeving een standpunt in kan nemen, wrden genmen dr vrenstaande afwegingscriteria te wegen en daaraan een waardering te te kennen;. de afweging leidt tt een standpuntbepaling. bij beslissingen met een verwachte fiscale impact van meer dan aan te betalen belasting (cnfrm materialiteitstabel Cntrleaanpak Belastingdienst (CAB)1 p basis van 25% venntschapsbelasting) - welke belastingsrt dan k verwegen we het advies van een externe fiscalist. Deze beslissingen wrden z ndig afgestemd met de Belastingdienst m zekerheid ver de te verwachten effecten te bereiken. 4

5 bij een impact van meer dan 1 miljen (te betalen belasting) winnen we een secnd pinin in dr afstemming met de Belastingdienst. standpunten meten pleitbaar zijn en een slaagkans hebben van minimaal 50%. Fiscale grensverkenning wrdt hierbij uitdrukkelijk uitgeslten; fiscale effecten aangaande het bestuur en/f de Raad van Cmmissarissen in het perspectief van WNT en de integrale werkgeversrl wrden altijd van een fiscaal extern advies vrzien. 1 Op basis van de mvang (mzet) hanteert de Belastingdienst vr Rentree een materialiteit van Prcessen De peratinele activiteiten binnen Rentree kennen nderdelen waarbij in meer f mindere mate fiscaliteit een rl speelt dan wel kan gaan spelen. In grte lijnen zijn dit: - Beheer en nderhud/renvatie - Nieuwbuw - Bedrijfsvering Het is van belang inzicht in deze prcessen en de daarbij spelende fiscale kwesties te hebben. Per prces verschaffen we inzicht in: welke nderdelen het prces mvat welke werkzaamheden eraan zijn gekppeld welke randvrwaarden er bestaan m deze werkzaamheden uit te veren welke fiscale kwesties daarbij spelen welke prcedure er gevlgd wrdt wie de werkzaamheden uitvert bij wie de verantwrdelijkheid vr het prces en/f de werkzaamheden ligt he de vastlegging plaatsvindt he de cntrle plaatsvindt. De fiscale aspecten van de prcessen laten zich nderverdelen in: 5 A. venntschapsbelasting B. mzetbelasting C. verdrachtsbelasting D. lnbelasting (sciale zekerheid) E. Lkale heffingen F. Verhuurderheffing Wij hebben deze fiscale aandachtspunten verankerd in de prcessen rnd de fiscale aangiften vr de venntschapsbelasting, mzetbelasting en lnbelasting Organisatie De rganisatiestructuur is zdanig ingericht dat helder is wie waarvr verantwrdelijk is en wie in dat verband welke bevegdheden tegedeeld krijgt. De ttale fiscale verantwrdelijkheid ligt bij de bestuurder.

6 Tedeling verantwrdelijkheden Functie Verantwrdelijkheid Directeur bestuurder ttale fiscale eindverantwrdelijkheid Manager Financiën ttale fiscale verantwrdelijkheid Business cntrller - verantwrdelijk vr de uitvering van fiscale aangiftes, archivering en bewaking van het dssier. Onafhankelijke cntrller - tets f wrdt vldaan aan relevante wet en regelgeving. Manager Vastged verantwrdelijk vr fiscaliteiten m.b.t. nieuwbuw, nderhud en renvatie 1.7. Infrmatie Ten aanzien van de dcumentatie van fiscale infrmatie gelden de vlgende richtlijnen: fiscale infrmatie betreft alle dcumenten van fiscale aard dan wel dcumenten waarin fiscale kwesties aan bd kmen. Het BO frmulier breiden we uit met een kp waarnder de fiscale uitgangspunten en verwegingen zijn pgenmen en tegelicht. de rganisatie is zdanig ingericht dat fiscale infrmatie en besluitvrming zrgvuldig wrdt gedcumenteerd, zdat het eenvudig te raadplegen is de verantwrdelijkheid vr de dcumentatie en bewaking van het dssier ligt bij de business cntrller maandelijks is er een verleg tussen Vastged en Financiën waarin de basis vr de fiscale infrmatie wrdt uitgewisseld. De manager financiën en de business cntrller zijn te allen tijde ged geïnfrmeerd ver de fiscale aspecten en de fiscale risic s van de bedrijfsvering en infrmeren regelmatig de bestuurder; de bestuurder infrmeert de RvC hier indien ndig ver (ter berdeling aan de bestuurder) Cntrle en evaluatie Ten aanzien van cntrle p en evaluatie van dit fiscaal statuut gelden de vlgende delstellingen en richtlijnen: de manager Financiën is belast met de cntrle p naleving van de kaders zals weergegeven in dit statuut; de fiscale aangifte venntschapsbelasting wrdt altijd afgestemd met en mede ingediend dr een extern fiscaal adviseur; de nafhankelijke cntrller vert als verantwrdelijke vr risicmanagement verall interne cntrles uit. In verleg met de externe accuntant wrdt in het interne cntrleplan bepaald welke prcessen in het betreffende jaar wrden geaudit. 6

7 2. PDCA-cyclus Dit fiscaal statuut geldt met ingang van 1 ktber Fiscaliteiten Over de ntwikkelingen rnd fiscaliteiten van Rentree wrdt verantwrding afgelegd in de kwartaalrapprtages, het jaarverslag en de jaarrekening. Waar ndig wrdt tussentijds gerapprteerd aan bestuur en Raad van Cmmissarissen van Rentree. 2.2 Fiscaal statuut Jaarlijks wrden in de begrting de vr het kmende jaar relevante interne en externe financiële nrmen vastgelegd. Interne nrmen wrden nderbuwd als zij afwijken van de nrmen die dr de Aw en het WSW wrden gesteld. Dit fiscaal statuut wrdt tenminste eenmaal per twee jaar getetst aan de actualiteit en waar ndig herzien. Bij verandering in wet- en regelgeving wrdt dit fiscaal statuut p z krt mgelijke termijn na de ingangsdatum van de nieuwe wet- en regelgeving aangepast en cnfrm statuten en reglementen vastgesteld en gedgekeurd. 7