Certificatie voorwaarden van SPEN Certificatie B.V. ten behoeve van: VCA* / ** (2008/5.1) ISO 9001:2008

Transcriptie

1 Certificatievrwaarden Cde: 1 van 7 Certificatie vrwaarden van SPEN Certificatie B.V. ten beheve van: VCA* / ** (2008/5.1) ISO 9001: Algemeen Deze certificatievrwaarden zijn uitgegeven dr SPEN Certificatie B.V. te Arnhem en hebben tt del m bedrijven en rganisaties die dr SPEN gecertificeerd willen wrden te infrmeren ver de werkwijze en de daarbij kmende rechten en plichten. Wijzigingen en/f veranderingen in deze vrwaarden zullen kenbaar wrden gemaakt p nze website, tevens is hier altijd de laatste versie van de vrwaarden te dwnladen. Wijzigingen die direct invled hebben p het certificeringsprces van de auditee, zullen gemeld wrden m z vldende gelegenheid te geven eventuele wijzigingen f maatregelen dr te veren. Definities en afkrtingen: Auditee: Bedrijf f rganisatie met wie SPEN een vereenkmst heeft geslten met betrekking tt de certificering van een managementsysteem. Certificatie vereenkmst: Cntract tussen auditee en SPEN, gebaseerd p de verkregen infrmatie van de certificering. VCA: VGM Checklist Aannemers versie 2008/5.1. ISO 9001:2008: Internatinal Standardisatin Organisatin. Initiële audit: Eerste audit ter cntrle van het managementsysteem. Hercertificatie audit: Eerste audit ter cntrle van het managementsysteem, na een drlpen 3 jarige certificatie cyclus. Surveillance audit: Cntrle audit in het tweede en derde jaar van de certificatie cyclus. SPEN en de auditee zijn na ndertekening van de uitgebrachte fferte gebnden aan deze vereenkmst. De auditee verklaart kennis te hebben genmen van de eisen zals mschreven in dit dcument en verklaart zich met de inhud ervan akkrd. 2. Werkwijze Certificatiecyclus: Initiële- f hercertificatie audit: De delstelling is m vast te stellen f uw systeem vlledig geïmplementeerd is in de praktijk. Dit nderzek vindt bij u p lcatie plaats en bestaat uit het vrnderzek en het certificeringsnderzek. Vrnderzek (fase 1): Het del van een vrnderzek is m zeker te stellen dat de auditee gereed is vr het certificeringsnderzek en tevens een passende planning van de audit te kunnen maken. Dit wrdt gedaan aan de hand van een bedrijfsrndgang en interview met de directie en de cördinatr, tetsing van het handbek en prcedures en het berdelen van de status van relevante nderwerpen zals de directieberdeling en interne audits. De auditr zal berdelen f er ng aanpassingen drgeverd dienen te wrden in de keuze van de auditr, tijdsbesteding en planning. Relevante cnsequenties vr de gemaakte afspraken en vereenkmst zullen met de auditee wrden behandeld. Het vrnderzek vindt vrafgaand aan het certificeringsnderzek plaats p de bedrijfslcatie f kantr van de auditee. De resultaten van het vrnderzek wrden samen met de auditplanning aan de klant verstrekt. Dit hudt in dat er aangegeven wrdt welke aspecten uit de dcumentenberdeling zijn gecnstateerd die tijdens het certificeringsnderzek kunnen leiden tt afwijkingen en f er aandachtspunten zijn die betrekking hebben p de verwachte implementatie van het managementsysteem en randvrwaarden die het mgelijk maken een adequaat nderzek te kunnen uitveren. Versie: v 1 van 7

2 Certificatievrwaarden Cde: 2 van 7 Certificeringsnderzek (fase 2): De auditr vert uiterlijk 3 maanden na het vrnderzek (fase 1) het certificeringsnderzek (fase 2) uit. Tijdens het certificeringsnderzek wrdt getetst f het managementsysteem, zals staat beschreven in het handbek en de prcedures, peratineel is. Om dit te bereiken wrdt de auditee gevraagd: De auditr vldende infrmatie te verstrekken m vast te kunnen stellen dat het managementsysteem vlledig is beschreven en in vereenstemming met de eisen van de nrm is; De dcumenten zals vermeld in de planningsbevestiging van de audit bij aanvang van het nderzek beschikbaar te stellen; De auditr tegang te verlenen tt faciliteiten, persnen, dssiers, registraties en crrigerende maatregelen, zdat vastgesteld kan wrden dat het managementsysteem vlledig is geïmplementeerd en wrdt bijgehuden; Mee te werken m eventuele afwijkingen te herstellen. Verder wrdt verzcht m; de auditr te infrmeren ver de veiligheidsregels- en vrschriften binnen het bedrijf en /f prjectlcaties en hun vrzien van de vereiste middelen. Vldende inzicht te geven in de registraties en pvlgingen van klachten die gericht zijn p het managementsysteem. Testemming te verlenen aan de Raad vr Accreditatie vr het mnitren van een certificeringsnderzek van de auditee. Deze bservatie zal vregtijdig aan de auditee wrden aangekndigd. Aan het einde van het nderzek zal de klant een mndeling verslag van de resultaten krijgen. Daarna vlgt een schriftelijke rapprtage van de bevindingen van het nderzek. Verstrekken certificaat: Onze delstelling is m u uiterlijk 6 weken na de audit het certificaat te versturen mits er geen tekrtkmingen zijn gecnstateerd en de factuur is vldaan. De drlptijd wrdt bepaald dr het review-prces. Dit prces is nze interne gedkeuring van zwel het rapprt als de drlpen gang van zaken in het gehele certificatie-prces. Eerste surveillance audit: Deze dient uiterlijk één jaar na de laatste dag van de initiële f hercertificatie audit te hebben plaatsgevnden. Dit is een strikte eis vanuit de VCA- regelgeving waaraan vldaan dient te wrden. Indien niet aan deze eis wrdt vldaan zal uw certificaat wrden geschrst wat betekent dat u niet meer gecertificeerd hetgeen extra ksten met zich meebrengt. Tweede surveillance audit: De tweede surveillance audit vindt ngeveer een jaar na de eerste surveillance audit plaats. Gedurende beide surveillance audits vert de auditr wederm steekpreven uit m te kijken f uw systeem ng vldet aan de geldende criteria vr behud van het VCA- certificaat. Hercertificatie audit: Een half jaar vóór het verlpen van uw certificaat zullen wij cntact met u pnemen m u een nieuw investeringsvrstel te den en een datum vast te leggen vr de uitver van de hercertificerings- audit. De hercertificatie dient in het geheel te zijn afgernd vóór het verlpen van het certificaat. Dit m de cntinuïteit van uw certificaat te waarbrgen. Bevindingen Spen hanteert tijdens de certificerings audits en de surveillance audits twee srten bevindingen, namelijk de afwijkingen en de pmerkingen. Afwijking: Een afwijking is een bevinding die wrdt vastgesteld indien de dcumentatie en/f de implementatie van het managementsysteem niet f gedeeltelijk in vereenstemming zijn met de eisen in de tegepaste nrm, en als te verwachten is dat deze tekrtkmingen een direct negatieve invled heeft p het functineren van het systeem en/f kwaliteit van de prducten, prcessen en/f diensten van de auditee. De plssing van een afwijking dr het nemen van effectieve, crrigerende maatregelen is een vrwaarde vr certificering f behud van het huidige certificaat. Scpewijziging: Wanneer tijdens de lpende cyclus wrdt gecnstateerd dat niet alle scpe nderdelen (vlgens het certificaat) psitief wrden berdeeld, dan behud SPEN zich het recht m een scpe wijziging dr te veren. Opmerking: Een pmerking is een bevinding die wijst p een kwetsbaal nderdeel in f van het managementsysteem, prcedure, registratie f prces en ng geen direct negatieve invled uitefent p het functineren van het systeem en p de kwaliteit van de prducten, prcessen en/f diensten. Het betreft hier veelal kleine p zichzelf staande bevindingen die vrnamelijk incidenteel van aard zijn. Het plssen van een pmerking is geen directe vrwaarde vr de certificering f het behud van het huidige certificaat. Versie: v 2 van 7

3 Certificatievrwaarden Cde: 3 van 7 Schematische weergave cyclus Afwijkende werkwijze In incidentele gevallen wrdt afgeweken van de standaard werkwijze vr certificering. Accreditatie SPEN Certificatie is geaccrediteerd dr de Raad vr Accreditatie vr het uitveren van het certificeren van uw systeem. Wilt u meer weten ver nze accreditaties, dan ndigen wij u uit een bezek te brengen aan nze webpagina ( f de webpagina van de Raad vr Accreditatie ( Certificaten Standaard is 1 certificaat inbegrepen per te certificeren systeem. Extra exemplaren kunt u bestellen vr een stukprijs van 40,=. Tevens bestaat de mgelijkheid m uw certificaat te vertalen naar een vreemde taal. Vr meer infrmatie hierver kunt u cntact met ns kantr pnemen. Nrmwijziging Indien er zich nrmwijzigingen vrden in de schema s waarvr u gecertificeerd bent, dan zal SPEN Certificatie B.V. u hiervan tijdig infrmeren. 3. Vrwaarden Op de fferte en het cntract zijn de nderstaande vrwaarden van tepassing, evenals nze algemene vrwaarden, welke p nze website vermeld zijn. Indien afspraken met betrekking tt audits, berdelingen f enige andere bezeken aan uw bedrijf p uw verzek vr de vereengekmen data afgezegd f verplaatst wrden, zullen wij de hiervr gemaakte ksten in rekening brengen. Dit is van tepassing indien: Meer dan 4 weken van tevren wrden geen ksten in rekening gebracht Tussen de 2 en 4 weken van tevren wrden 50% van de ksten in rekening gebracht Versie: v 3 van 7

4 Certificatievrwaarden Cde: 4 van 7 Binnen een termijn van 2 weken wrden 100% van de ksten in rekening gebracht Mchten de dr ns aangebden diensten dr nalatigheid uwerzijds niet binnen 1 jaar na ndertekening wrden uitgeverd, dan wrdt uw rganisatie gehuden aan 50% van het bedrag van de fferte en zal vervlgens de vereenkmst eenzijdig dr SPEN Certificatie B.V. ntbnden wrden. Het tarief waarmee de genemde bedragen in de fferte zijn samengesteld, wrdt jaarlijks geïndexeerd p basis van de CBS-prijzen index. In de vlgende gevallen vindt een teslag p nze tarieven plaats: 150%: Bij werkzaamheden p werkdagen tussen 18:00 uur en 24:00 uur en zaterdagen 200%: Bij werkzaamheden p werkdagen tussen 0:00 uur en 6:00 uur en p zn- en feestdagen. De fferte blijft van kracht gedurende 90 dagen. Indien er wijzigingen ptreden in relevante richtlijnen en tarieven zullen wij een herzien vrstel verstrekken. 4. Rechten van het certificaat De auditee ntvangt een certificaat van SPEN als bewijs van het psitieve rdeel tt certificering. Het specifieke tepassingsgebied (scpe) alsmede de nrm(en) waaraan getetst is, wrdt p het certificaat vermeld. Dit certificaat is 3 jaar geldig. Indien een klant met meerdere vestigingen een apart certificaat wenst vr iedere vestiging p naam en adres, dient er per vestiging een apart nderzek plaats te vinden. Alvrens het aan gaan van deze certificatievereenkmst heeft de aanvrager het recht duidelijk en eenduidig dr SPEN te wrden vrgelicht ver de certificatie-eisen, de certificatieprcedure en de ksten. De auditee heeft het recht p een nbevrrdeelde, npartijdige, niet discriminerende uitvering van alle werkzaamheden m.b.t. het certificatieprces cnfrm de ISO/IEC De auditee heeft recht p een grndige, vlledige en crrecte uitvering van de certificatie-prcedures evenals alle vervlgprcedures. Certificaathuders hebben het recht p de hgte gehuden te wrden van wijzigingen met betrekking tt systeemcertificeringen cnfrm de ISO/IEC SPEN zal de certificaathuders hierver infrmeren via brieven f via de website. 5. Geldigheid van het certificaat De certificaathuder is gerechtigd het certificaat te gebruiken uitsluitend binnen de geldigheidsduur van het certificaat en dient de plichten betreffende het certificaat, zals mschreven in punt vier na te kmen. De geldigheid van het certificaat vervalt: aan het einde van de geldigheidstermijn zals aangegeven p het certificaat bij beëindiging van de certificatievereenkmst bij schrsing van het certificaat wanneer de auditee pzettelijk handelt in strijd met de bepalingen uit de certificatievereenkmst wanneer de auditee in gebreke is (gebleven) aan de gestelde vrwaarden. De geldigheidsduur van het certificaat is drie jaar. Na drie jaar kan het certificaat verlengd wrden, er dient dan een nieuwe certificering te wrden aangevraagd van het systeem. Deze hercertificering zal gelijk zijn aan de certificering ter verkrijging van het certificaat (behudens wijzigingen in de wet en/f wijzingen in de certificatie-eisen en het feit dat SPEN de auditrapprten van de vrgaande 3 jaar zal berdelen). U wrdt hierver maximaal 6 maanden vr verlpen van het certificaat geïnfrmeerd. Versie: v 4 van 7

5 Certificatievrwaarden Cde: 5 van 7 6. Schrsen en intrekken van het certificaat Schrsen van het certificaat: Het certificaat wrdt vr een bepaalde peride van 3 maanden geschrst indien: de auditee niet binnen de gestelde termijnen aan kan tnen dat er adequate crrigerende maatregelen p afwijkingen zijn ndernmen; er sprake is van njuist gebruik van het certificaat en/f lg; de lptijd van de peridieke cntrle nderzeken (ls van de schuldvraag) wrdt verschreden (max. 12 maanden). ; er niet aan de financiële verplichting aan SPEN wrdt vldaan; de klant hier zelf te verzekt. Bij schrsing van het certificaat, is het certificaat tijdelijk ngeldig. De auditee mag in de peride dat het certificaat geschrst is geen prmtie uitveren p basis van het certificaat. Hetzelfde geldt bij intrekken van het certificaat. Indien vr certificaathuder bijkmende administratieve handelingen verricht dienen te wrden, dr bijvrbeeld het schrsen van een certificaat met welke reden ten grndslag dan k, zal SPEN deze ksten drbelasten aan certificaathuder c.q. betalingsplichtige. De auditee wrdt schriftelijk in kennis gesteld van de schrsing van het certificaat waarbij het vlgende vermeld zal wrden: de ingangsdatum, duur en beëindiging van de schrsing; de argumenten / mtivatie van de schrsing; de mgelijkheden en termijn van berep; de bijbehrende vrwaarden. Zdra er binnen de vastgestelde peride aan de verplichtingen met betrekking tt de afwijking is vldaan, zal SPEN de schrsing van het certificaat ngedaan maken en de auditee hierver infrmeren. Intrekken van het certificaat: Het certificaat van de auditee kan ingetrkken wrden wanneer de auditee pzettelijk in strijd handelt met de bepalingen uit de certificatievereenkmst, f in gebreke is gebleven in de gestelde vrwaarden van SPEN, bijvrbeeld wanneer een peridieke audit in de schrsingsperide alsng niet is uitgeverd. Indien SPEN aantnbare fraude signaleerd van de klant, zal het certificaat per direct wrden ingetrkken. SPEN stelt de auditee in kennis dr bvengenemde prcedure (schrsing). Bij intrekken van het certificaat dient de auditee het dr SPEN uitgegeven certificaat te returneren. Berep Wanneer er sprake is van een pgelegde sanctie, heeft de klant de mgelijkheid hier tegen in berep te gaan. Stpzetten van het certificaat: De auditee kan zelf verzeken het certificaat stp te zetten. Bij het verzek tt stp zetten zal SPEN berdelen f er aan de financiële verplichtingen is vldaan en de klant infrmeren ver de werkwijze bij stpzetting. SPEN behudt zich het recht de stpzetting van het certificaat penbaar te maken. 7. Klachtenprcedure Indien de certificaathuder f auditee van mening is dat SPEN haar plichten niet nakmt f p andere wijze haar werkzaamheden niet naar behren uitvert, bestaat de mgelijkheid een klacht in te dienen bij SPEN. Iedere klacht zal vlgens de daarvr bestaande prcedure afgehandeld wrden. Op verzek is inzage in de klachtenprcedure mgelijk. Indien certificaathuder f auditee het niet eens is met het dr de CI genmen besluit, bestaat de mgelijkheid schriftelijk berep aan te tekenen(verzek tt herverweging). Op verzek is inzage in de berepsprcedure van SPEN mgelijk. Ieder berep zal vlgens de daarvr bestaande prcedure dr een nafhankelijk Cllege van Berep behandeld wrden. SPEN zal zich neerleggen bij de uitspraak van dit Cllege van Berep. Versie: v 5 van 7

6 Certificatievrwaarden Cde: 6 van 7 8. Plichten certificaat Het certificaat mag uitsluitend dr het bedrijf/vestigingen/persneel gebruikt wrden die betrekking hebben p de scpe van de certificering. De certificaathuder verplicht zich gedurende de geldigheidsduur van het certificaat, aan de certificatie-eisen te vlden zals: wettelijke, cmmerciële en rganisatrische status van eigendm, rganisatie en management, cntactadres en lcaties, scpe grte wijzigingen in managementsysteem en prcessen, alsmede aan aanpassingen vanaf de ingangsdatum van het certificaat. SPEN is gerechtigd zich te vertuigen van de werkzaamheid van deze maatregelen en de tepassing hiervan te cntrleren. Op basis van klachten, indien een certificaathuder niet meer aan de certificatie-eisen vldet f indien misbruik wrdt gemaakt van de certificering, behudt SPEN zich het recht vr extra audits uit te veren, de certificering te schrsen f het certificaat in te trekken. De certificaathuder wrdt hiervan schriftelijk p de hgte gesteld. De certificaathuder is verplicht m klachten in het kader van zijn certificaat te registreren. De certificaathuder is verplicht tenminste éénmaal per jaar een auditr een surveillance audit te laten uitveren. De prcedures, regelingen en nrmen vr deze surveillance audits zijn identiek aan de prcedures, regelingen en nrmen die gelden bij de initiële certificatie. De certificaathuder is verplicht mee te werken aan een verzek van SPEN een audit te laten bijwnen dr een extra berdelaar m de cmpetenties en/f prestaties van de auditr p lcatie te kunnen berdelen. 9. Gebruik certificatiemerk De certificaathuder heeft het recht gedurende de peride van geldigheid van het certificaat te refereren aan het certificaat en het certificatiemerk. Het certificatiemerk mag geplaatst wrden p drukwerk zals briefpapier en envelppen f anderszins te publiceren vr prmtiedeleinden. Hierbij met te allen tijde duidelijk zijn dat het certificatiemerk verwijst naar de rganisatie f het prces in zijn geheel vr zver dit binnen de scpe van het certificaat valt. Het gebruik van het certificatiemerk mag uitsluitend gebruikt wrden nder de vlgende vrwaarden; Naam en lg van SPEN mgen dr de auditee niet aan derden wrden afgegeven f in gebruik wrden gegeven; Het certificaat en lg dienen in zijn geheel, inclusief eventuele kaders, getnd te wrden; Het certificaat wrdt slechts gebruikt ter aanduiding van de gedkeuring van het managementsysteem en niet van prducten; De vermelding dat de auditee in het bezig is van het certificaat mag wrden gemaakt p de werkplek, p websites, in cmmercials, in advertenties, p briefpapier, brchures f ander prmtiemateriaal; Het is tegestaan het lg te reprduceren in elke afmeting, tt een minimum van 12 millimeter in geval van drukwerk; Het lg dient in de juiste samenstelling van kleuren gebruikt te wrden, f in zwart-wit f kleur van de huisstijl van de auditee; De auditee is verplicht bij schrsing, intrekking en/f stpzetting van het certificaat het gebruik van het lg te staken, het lg te verwijderen en het certificaat te returneren aan SPEN; SPEN behudt zich het recht m nterecht gebruik van lg s en certificaten penbaar te maken; Het is niet tegestaan: het certificatiemerk te plaatsen p prducten f prductverpakkingen die zichtbaar zijn vr de cnsument; het certificatiemerk te te passen in advertenties vr prducten; dat het certificatiemerk gebruikt wrdt p labratriumtesten, kalibratie- f inspectierapprten; het certificatiemerk in iedere gewenste kleur te publiceren, vereenkmstig uw eigen huisstijl. Versie: v 6 van 7

7 Certificatievrwaarden Cde: 7 van Overige bepalingen De auditee dient zich vanaf het mment van tekenen van de fferte, te huden aan de dr SPEN vastgelegde regelingen uit deze certificatie vrwaarden. De certificaathuder stemt ermee in dat zijn naam, lcatie bedrijf, scpe van het bedrijf en de geldigheidsduur van zijn certificaat wrdt vermeld in het penbare register van certificaathuders. SPEN is niet aansprakelijk vr schade als gevlg van het gebruik van het certificaat. De auditee is verplicht vergedingen verschuldigd als gevlg van het afsluiten van deze certificatievereenkmst na te kmen. SPEN behandelt alle infrmatie die de auditee tijdens het certificatieprces beschikbaar stelt als vertruwelijk. Hierte hebben alle medewerkers de geheimhudingsverklaring ndertekend. SPEN heeft in de vlgende situaties het recht m de certificatievereenkmst znder pzegtermijn te beëindigen: na verlp van een peride van drie maanden, na het besluit tt het niet tekennen van een certificaat f het intrekken van een certificaat (tenzij binnen deze termijn dr de auditee f vrmalig certificaathuder een nieuwe aanvraag vr certificering is ingediend). Vr annuleringen f verzek tt verschuiving van een audit inzake systeemcertificeringen binnen 2 weken vr aanvang van de audit, bedragen de ksten 100% van het betreffende tarief. Bij vrtijdig pzeggen van een 3-jarig VCA*/**/ISO 9001 cntract zal 50% van de ksten van de ng uit te veren audits in rekening gebracht wrden. Op deze vereenkmst is het Nederlands recht van tepassing. Versie: v 7 van 7