Reglement compliance officer

Transcriptie

1 Reglement Artikel 1. Definities a. bestuur: het bestuur van het fnds; b. : de functinaris die dr het bestuur van het fnds als vereenkmstig art. 12 lid 2 van de statuten van het fnds is benemd; c. directeur: de vereenkmstig art. 12 lid 1 van de statuten van het fnds aangestelde directeur van het fnds; d. fnds: Stichting Pensienfnds Ntariaat; e. verbnden persnen: verbnden persnen zijn: a. leden van het bestuur; b. leden van de raad van tezicht en het verantwrdingsrgaan; c. externe leden van cmmissies;. d. medewerkers van het fnds, waarnder persnen die tijdelijk werken / zijn ingehuurd; e. het bestuur kan andere (grepen) persnen als verbnden persn aanwijzen. Medewerkers van uitbestedingspartners zijn geen verbnden persnen, tenzij deze p basis van nderdeel e van dit lid wel als zdanig dr het bestuur zijn aangewezen. Artikel 2. Beneming en ntheffing 1. Het bestuur benemt een die nder andere is belast met het tezicht p de naleving van tepasselijke wet- en regelgeving vlgend uit het cmpliance charter (bijlage), de gedragscde en diverse cmpliance reglementen van het fnds. 2. Het bestuur kan de van zijn taken ntheffen. Artikel 3. Taken en bevegdheden 1. De is belast met het tezicht p de naleving van de vr het fnds geldende gedragscde vr de in de gedragscde genemde verbnden persnen. Ten aanzien van de tetsing naleving van de gedragscde zijn de taken en bevegdheden van de als vlgt: a. de prcedurele tetsing van de naleving van de gedragscde; b. registreren/berdelen en het al dan niet nverwijld gedkeuren van alle meldingen in het kader van de gedragscde van het fnds; c. het cntrleren van de aanvangsverklaringen, de verklaringen inzake het hebben ntvangen van een aangepaste gedragscde en de jaarlijkse verklaring inzake het naleven van de getekende gedragscde; d. het tetsen van het tijdsbeslag van bestuurders (en leden van de raad van tezicht), p basis van gemelde nevenfuncties; 1/4

2 e. mnitren dat het fnds cmpliant is met externe wet en regelgeving en interne regels en prcedures; f. het eventueel adviseren van verbnden persnen ver de uitleg en tepassing van bepalingen zals die zijn pgenmen in de gedragscde; g. het dcumenteren van zijn werkmethden en werkzaamheden en het administreren en archiveren van alle infrmatie die is verstrekt in het kader van de gedragscde(s); h. het aanschrijven van insiders en uitveren van de tetsing van de insiderregeling (indien van tepassing); i. het signaleren van relevante ntwikkelingen en het den van aanbevelingen aan het bestuur vr implementatie van (gewijzigde) wet- en regelgeving; j. het pleggen van eventuele sancties en/f het nemen van maatregelen na een gecnstateerde vertreding. 2. Naast het in lid 1 van dit artikel genemde, heeft de de vlgende taken en bevegdheden: a. het den van aanbevelingen aan het bestuur naar aanleiding van de bevindingen in de jaarlijkse rapprtage; b. het faciliteren, adviseren en tetsen van het bestuur en directeur bij het implementeren en nderhuden van cmpliance; c. het ntvangen, registreren en berdelen van meldingen van misstanden p grnd van de klkkenluidersregeling; d. het ntvangen, registreren en berdelen van meldingen van incidenten p grnd van de incidentenregeling; e. het registreren van meldingen van vertredingen van verbnden persnen en het den van aanbevelingen inzake te nemen maatregelen f p te leggen sancties; f. het pvragen van nadere infrmatie bij verbnden persnen in het kader van de berdeling van een gedane melding; g. het steekprefsgewijs pvragen van infrmatie bij verbnden persnen in het kader van de uitvering van de cmpliancewerkzaamheden; h. het veren van verleg met het bestuur en/f de directeur; i. het p verzek van het bestuur en/f de directeur aanvullende werkzaamheden vervullen, zals het verzrgen van wrkshps/bewustwrdingssessies inzake cmpliance. Artikel 4. Taken en verantwrdelijkheden bestuur De taken en verantwrdelijkheden van het bestuur van het fnds aangaande cmpliance betreffen nder meer: a. het waarbrgen van de integriteit en betruwbaarheid van het fnds dr middel van implementatie van alle verplichtingen uit hfde van externe wet- en regelgeving en het pstellen van de daarvan afgeleide interne regels en prcedures; b. het bevrderen van het cmpliance- en integriteitsbewustzijn bij alle verbnden persnen, waarnder maar niet beperkt tt het uitdragen van een juiste tne at the tp dr ged vrbeeldgedrag; c. het peridiek afleggen van verantwrding aan de raad van tezicht en verantwrdingsrgaan van het fnds. 2/4

3 Artikel 5. Taken directeur van het fnds De taken en bevegdheden van de directeur zijn als vlgt: a. het ndersteunen van de bij zijn werkzaamheden en het administreren en archiveren van alle infrmatie die in het kader van de gedragscde(s) aan de directeur is verstrekt; b. het zrgdragen vr de aanschrijving van verbnden persnen, met het verzek de jaarlijkse verklaring van de gedragscde te ndertekenen en te returneren. Daarnaast draagt de directeur zrg vr de aanschrijving van verbnden persnen in geval van tussentijdse wijziging van de gedragscde, met het verzek een verklaring inzake het hebben ntvangen van de aangepaste gedragscde te returneren; c. het zrgdragen vr de aanschrijving van nieuwe verbnden persnen met bijsluiting van de geldende gedragscde en een verzek deze te nderschrijven en te returneren; d. het zrgdragen vr de uitvraag van de jaarlijkse pgave van nevenfuncties en het registreren van deze nevenfuncties en de mutaties ten aanzien van eerder geregistreerde nevenfuncties; e. het zrgdragen vr de registratie en nverwijlde drzending van alle meldingen in het kader van de gedragscde, de klkkenluidersregeling en de incidentenregeling; f. het eventueel p verzek van de den van vrstellen aan het bestuur ter implementatie van (gewijzigde) wet- en regelgeving in beleid; g. het verstrekken aan de van alle dcumenten die bendigd zijn vr de tetsing van naleving van de gedragscde. Artikel 6. Rapprtages 1. De rapprteert jaarlijks aan het bestuur ver de naleving van weten regelgeving en interne prcedures, waarnder naleving van de gedragscde. Deze rapprtage wrdt dr het bestuur drgeznden aan de raad van tezicht. Indien en vr zver het m aangelegenheden van de leden van het bestuur gaat, kan de k direct rapprteren aan de raad van tezicht. 2. De rapprteert, inzake medewerkers van het fnds, aan de directeur. Artikel 7. Overleg 1. De heeft eens per half jaar verleg met het bestuur ver de gang van zaken met betrekking tt de integere bedrijfsvering van het fnds en de rl van het bestuur als eindverantwrdelijke daarin. Eenmaal per jaar wrdt het verleg uitgebreid met een telichting p de dr de uitgebrachte jaarlijkse rapprtage. 2. De heeft eens per half jaar verleg met de risicmanager van fnds ver de geanalyseerde risic s, wijzigingen ten aanzien van integriteitsrisic s die het fnds lpt en het functineren van het risicmanagementsysteem. 3. Indien daarte aanleiding bestaat, kan de in nderling verleg met het bestuur dan wel de directeur een tussentijds verleg inplannen. Artikel 8. Geheimhuding De en het rgaan f de persn waaraan hij rapprteert, zijn gehuden tt geheimhuding van infrmatie verstrekt dr verbnden persnen f derden. De 3/4

4 geheimhuding kan wrden drbrken in het geval een gede uitefening van zijn functie daarte ndzaakt. Artikel 9. Onvrzien In geval de reglementen van het fnds niet vrzien in een ntstane situatie verleggen de en de cmmunicatie-, gvernance-, cmpliance-, en pensienregelingencmmissie ver de te vlgen prcedure. Artikel 10. Vaststelling en wijziging van het reglement Dit reglement wrdt vastgesteld dr het bestuur en kan wrden gewijzigd bij besluit van het bestuur. Artikel 11. Inwerkingtreding Dit reglement is vastgesteld p 23 februari 2017 dr de cmmunicatie-, gvernance-, cmpliance-, en pensienregelingencmmissie na mandatering aan deze cmmissie dr het bestuur p 15 februari Dit reglement vervangt alle vrgaande reglementen en treedt in werking per fusiedatum. 4/4

5 Bijlage: Stichting Pensienfnds Ntariaat Cmpliance charter Cmpliance charter 1/5

6 1. Inleiding De Stichting Pensienfnds Ntariaat is een Pensienfnds als bedeld in artikel 1 van de Pensienwet. Het fnds vert één f meerdere pensienregelingen uit ten beheve van de (tegevegd) ntarissen en kandidaat-ntarissen en medewerkers die werkzaam zijn binnen het Ntariaat. In deze cmpliance charter staan de regels vr alle verbnden persnen van Pensienfnds Ntariaat en de Cmpliance Officer. Definities: a. bestuur: het bestuur van het fnds; b. : de functinaris die dr het bestuur van het fnds als cmpliance fficer is benemd; c. directeur: de directeur van het fnds; d. fnds: Stichting Pensienfnds Ntariaat; e. verbnden persnen: a. leden van het bestuur; b. leden van de raad van tezicht en het verantwrdingsrgaan; c. externe leden van cmmissies; d. medewerkers van het fnds, waarnder persnen die tijdelijk werken /zijn ingehuurd; e. het bestuur kan andere (grepen) persnen als verbnden persn aanwijzen. Medewerkers van uitbestedingspartners zijn geen verbnden persnen, tenzij deze p basis van nderdeel e van dit lid wel als zdanig dr het bestuur zijn aangewezen. Deze cmpliance charter is vastgesteld p 23 februari 2017 dr de cmmunicatie-, gvernance-, cmpliance-, en pensienregelingencmmissie na mandatering aan deze cmmissie dr het bestuur p 15 februari Deze charter vervangt alle vrgaande charters en treedt in werking per fusiedatum. Cmpliance charter 2/5

7 2. Cmpliance charter Dit hfdstuk bevat de uitgeschreven principes, taken en verantwrdelijkheden van de cmpliance fficer, het bestuur en het bestuursbureau. De taakverdeling inzake de meldingen, gedkeuringsprcedures en berdelingen p basis van de gedragscde, klkkenluidersregeling en incidentenregeling is pgenmen in bijlage 1 bij dit charter. 2.1 Definitie van cmpliance In het kader van deze cmpliance charter hanteert het fnds de vlgende definitie vr cmpliance: het bewerkstelligen van een integere bedrijfsvering van het Pensienfnds en een integere cultuur waar het als vanzelfsprekend is dat verbnden persnen handelen in vereenstemming met de geldende maatschappelijke nrmen en de (ngeschreven) wet- en regelgeving. 2.2 Reikwijdte cmpliance functie De cmpliance functie ziet p de naleving van externe wet- en regelgeving en de interne cmplianceregels en prcedures die hiervan zijn afgeleid. Het fnds heeft de reikwijdte van de cmpliance functie als vlgt gedefinieerd: Pensienwet en de vlgende lagere regelgeving: Besluit uitvering pensienwet en wet verplichte berepspensienregeling Regeling pensienwet en wet verplichte berepspensienregeling Besluit Financieel Tetsingskader (vr zver dit ziet p cmpliance aspecten) Cde Pensienfndsen Beleidsregels tezichthuders Sanctiewet- en regelgeving, waarnder bepalingen van: OFAC Eurpese Unie United Natins Her Majesty s Treasury ( HMT /United Kingdm) Privacywetgeving, waarnder de Wet bescherming persnsgegevens Burgerlijk wetbek (vr zver van tepassing p de cmpliance thema s) Onderstaande wet- en regelgeving valt buiten de reikwijdte van de cmpliancefunctie: Wetbek van strafrecht Wet p de ecnmische delicten Burgerlijk wetbek (vr zver niet van tepassing p de cmpliance thema s) Internatinale wet- en regelgeving (met uitzndering van de hiervr nder de reikwijdte genemde wet- en regelgeving) Mededingingswet Fiscale wet- en regelgeving Pensienwet vr zver deze ziet p de financiële vereisten vr het pensienfnds Cmpliance charter 3/5

8 2.3 Taken en bevegdheden bestuur/bestuursbureau/ De taken en verantwrdelijkheden van het bestuur, de directeur en de van het fnds aangaande cmpliance staan vermeld in de vlgende reglementen: Gedragscde Reglement Reglement nevenfuncties Incidentenregeling Klkkenluidersregeling Integriteitsbeleid Organisatrische inbedding en rganisatie van de cmpliance functie Het bestuur van het fnds is en blijft eindverantwrdelijk vr het cmpliant zijn van het fnds. Het bestuur legt hierver jaarlijks verantwrding af aan de raad van tezicht en het verantwrdingsrgaan. De vervult een nafhankelijke rl ten pzichte van het fnds. De cmpliance fficer rapprteert aan het bestuur ver de vrtgang en resultaten van de taken en verantwrdelijkheden. Dit kmt tt uitdrukking in de jaarlijkse rapprtage van de en de verleggen tussen het fnds en de. Het bestuur van het fnds stelt de taken en bevegdheden van de externe vast en zrgt ervr dat de vldende gekwalificeerd is m te te zien p het cmpliant zijn van het fnds. Indien ndig en/f gewenst kan het bestuur de taken en bevegdheden van de uitbreiden. Rapprtagelijnen De rapprteert rechtstreeks aan het bestuur van het fnds inzake cmpliance aangelegenheden. Indien het m aangelegenheden van leden van het bestuur gaat, wrdt gerapprteerd aan de raad van tezicht. Daarnaast rapprteert de aan de directeur van het bestuursbureau indien en vr zver het m aangelegenheden van de medewerkers van het fnds gaat. Cmpliance charter 4/5

9 Bijlage 1 taakverdeling inzake meldingen, gedkeuringsprcedures en berdelingen Fndsdcument Melding* Registratie Gedkeuring meldingen Telichting A. Gedragscde 1. (Ptentiele) Belangencnflicten Directeur Directeur en 2. Relatiegeschenken ( 50,- >) Directeur Directeur en 3. Uitndigingen Directeur Directeur en 4. Nevenfuncties* a) Verbnden persnen Directeur Directeur en b) Directeur Cmpliance fficer Directeur en c) Medewerkers Directeur Directeur en 5. Financiële belangen in Directeur Directeur en zakelijke relaties B. Klkkenluidersregeling 6. Misstanden Verbnden persnen Vrzitter raad van tezicht Vrzitter raad van tezicht en Cmpliance fficer Cmpliance fficer Cmpliance fficer Cmpliance fficer Cmpliance fficer Directeur Cmpliance fficer Vrzitter raad van tezicht Cmpliance fficer Cmpliance fficer n.v.t. C. Incidentenregeling 7. Incidenten Directeur Directeur en n.v.t. *De directeur draagt zrg vr nverwijlde drzending aan de van dr hem ntvangen meldingen. Tetsing en het al dan niet verlenen van gedkeuring dr de cmpliance fficer vindt nverwijld plaats na het ntvangen van een melding. n.v.t. Cmpliance charter 5/5