Aanvullingen op handboek Veiligheidsladder (VL) ten behoeve van pilot

Transcriptie

1 CvD Veiligheidsladder NEN Datum Dcumentnummer Betreft Aanvullingen t.b.v. Pilt Datum vastgesteld Implementatie Publicatie p website Beslissing Aanvullingen p handbek Veiligheidsladder (VL) ten beheve van pilt TenneT heeft in 2016 beslten de VL te te gaan passen in de samenwerking met haar leveranciers, als instrument m de veiligheidscultuur in de keten te verbeteren. TenneT specificeert het te behalen niveau van de veiligheidscultuur aan de leveranciers in de verschillende aanbestedings- en perfrmance fases van de samenwerkingsvereenkmst. Gezien de grte variëteit van leveranciers en werkzaamheden, heeft TenneT het systeem van de VL geadpteerd, echter aangevuld met een aantal "prducten". Deze prducten zijn in de Cmmissie van Belanghebbenden (CvB) besprken en er is beslten dat de dr TenneT vrgestelde aanvullingen p het systeem van de VL vralsng akkrd zijn. De aanvullingen wrden in de peride beschuwd als een pilt. De pilt wrdt dr TenneT aangestuurd; een analyse en eindbeschuwing zullen in de 2 de helft van 2017 dr TenneT aangeleverd wrden aan de CvD en CvB en vervlgens zal beslten wrden f en he de aanvullingen aan het handbek wrden tegevegd. Dit dcument legt de additinele eisen aan het systeem vast, die wrden gesteld aan leveranciers die in het kader van de pilt deelnemen. Deze eisen zijn van tepassing in aanvulling p en waar van tepassing ter vervanging van, hetgeen gespecificeerd in het Certificatieschema Veiligheidsladder 4.0 en het Handbek Veiligheidsladder 3.0. Additinele prducten TenneT specificeert p basis van een risicclassificatie en de mvang van de uit te veren werkzaamheden aan de te cntracteren partij een prduct (SAQ, SAQ+ f certificatie VL) en de trede van de VL. Dit wrdt het vereiste niveau genemd. Self-assessment questinnaire (=SAQ) In het handbek van de VL wrdt gesprken van een zelfberdeling/zelfkwalificatie (=SAQ) in de beginfase van het certificatietraject. Een SAQ mag alle vrmen hebben, maar in hfdstuk 4.7 van het handbek staat: "Op basis van de actuele infrmatie det het bedrijf een zelfberdeling aan de hand van het certificatieschema van de Veiligheidsladder". TenneT specificeert, afwijkend van het handbek, de SAQ k als ls prduct en heeft derhalve de behefte m de SAQ te standaardiseren en wel 1:1 p basis van het certificatieschema. Dat betekent,

2 dat alle LCI's deze SAQ k als zdanig gaan tepassen in het auditplan, k vr het bestaande certificatietraject cnfrm handbek. Eind 2016 zal k een SAQ n-line bij NEN beschikbaar zijn. Deze tl is cnfrm de eisen die zijn gespecificeerd in het actuele certificatieschema. De SAQ wrdt dr TenneT vr meerdere deleinden ingezet: Als SAQ binnen een SAQ+ f certificatietraject Als SAQ vr een leverancier van medium risic geclassificeerde werkzaamheden. In dit geval vraagt TenneT jaarlijks m: een samenvatting van de SAQ een gap-analyse en samenvatting van het actieplan naar het vereiste niveau de resultaten wrden vastgelegd in een SAQ statement (zie bijlage 2) van een LCI, gebaseerd p een audit cnfrm tijdsbestedingstabel (zie bijlage 1). In deze SAQ statement berdeelt de LCI de aanwezigheid en kwaliteit van de SAQ, gap analyse en actieplan. De statement hrt TenneT inzicht te geven in de status van de veiligheidscultuur van de leverancier, de ambitie en een realistisch actieplan naar het vereiste niveau. een SAQ statement is maximaal 3 jaar geldig, in de 2 tussenliggende jaren vindt een berdeling plaats f het actieplan cnfrm plan wrdt uitgeverd. Het actieplan vrziet in eerste instantie het behalen van het vereiste niveau en vervlgens in het behalen van de vlledige scre van het vereiste niveau. SAQ statements en de geldigheid hiervan wrden vastgelegd in het register p de Veiligheidsladder website. Ervaringsaudit TenneT (=SAQ+) Een ervaringsaudit zals gedefinieerd in het handbek, wrdt dr TenneT vr meerdere deleinden ingezet: Ervaringsaudit cnfrm handbek als vrbereiding p de vlledige certificatieaudit: is in mvang bepaald p 40% van een vlledige certificatieaudit berdeelt minimaal directie, management en uitverenden en 1 werk wrdt bezcht. vindt standaard plaats p trede 3 leidt niet tt afgifte van een scre en een certificaat. de LCI mag geen uitspraak den ver het wel f niet behalen van een trede. Aanvullend heeft TenneT een ervaringsaudit gespecificeerd als een tetsing van de veiligheidscultuur vr leveranciers die medium f high (in beperkte mvang) geclassificeerde werkzaamheden uitveren vr TenneT. TenneT definieert de ervaringsaudit als apart prduct daarte als vlgt, afwijkend zals gedefinieerd in het handbek: is in mvang k 40% van een vlledige certificatieaudit en tenminste 2 per auditr In een ervaringsaudit zijn tenminste de resultaten pgenmen van (ieder vr 25%): Leiderschap en betrkkenheid Werkmgeving en prcedures Afwijkingen en cmmunicatie

3 Organisatie en (sub)cntractrs Alternatief is m de vragen met een scre 100 punten in een ervaringsaudit p te nemen (is ruim 40% van ttaal aantal eisen) Een ervaringsaudit vindt plaats p het vereiste niveau De resultaten wrden vastgelegd in een ervaringsstatement (=de samenvatting van de rapprtage). In deze ervaringsstatement berdeelt de LCI de aanwezigheid en kwaliteit van de veiligheidscultuur, gap analyse en actieplan. De statement hrt TenneT inzicht te geven in de status van de veiligheidscultuur van de leverancier en een realistisch actieplan naar het vereiste niveau. Een SAQ+ is 3 jaar geldig, in de 2 tussenliggende jaren vindt een berdeling plaats f het actieplan cnfrm plan wrdt uitgeverd. Het actieplan vrziet in eerste instantie naar het behalen van het vereiste niveau en vervlgens in het behalen van de vlledige scre van het vereiste niveau. Ervaringsstatements en de geldigheid hiervan wrden vastgelegd in een apart hiervr bestemd register p de veiligheidsladder website. (duidelijk nderscheiden van het certificatenregister) Samenvattend wrdt dr TenneT de ervaringsaudit tegepast als tussentijdse audit (als nderdeel van de frmele certificatie) en als eindprduct met een berdeling in de vrm van een ervaringsstatement. De ervaringsaudit is variabel m.b.t. de inhud, vindt plaats p het vereiste niveau en mvat evenals de ervaringsaudit bij PrRail een mvang van 40% van de frmele eindcertificatie. Inzicht in de auditresultaten TenneT zal, aanvullend p hetgeen gespecificeerd in het handbek, van haar leveranciers een kpie vragen van: De samenvatting van de eindresultaten (van frmele certificatie, ervaringsaudit en/f SAQ) Een samenvatting van het actieplan met als einddel het vereiste niveau p de Veiligheidsladder Het certificaat dan wel SAQ statement dan wel ervaringsstatement TenneT behudt zich het recht vr audits bij haar leveranciers geheel f gedeeltelijk bij te wnen. De statements zijn publiekelijk inzichtelijk, de bijlagen die gevraagd wrden zijn slechts vr TenneT en NEN inzichtelijk. Geldigheid certificatie TenneT specificeert het "Veiligheidsladder prduct" (certificaat, SAQ f SAQ+) per leverancier inclusief het niveau p de VL. TenneT accepteert een geldigheid van 3 jaar 1 vr een certificaat en/f statement: met jaarlijks tussenliggende audits p actieplannen vr SAQ en SAQ+ met jaarlijks tussenliggende ervaringsaudit vr VL certificatie Het is mgelijk dat de cyclus van 3 jaar nderbrken wrdt, drdat: TenneT de vereiste aanpast, al dan niet p basis van dezelfde f aangepaste werkzaamheden 1 Aangezien de veiligheidsladder certificaten 1 jaar geldig zijn, accepteerd TenneT in feite certificaten die maximaal 2 jaar verlpen zijn nder vrwaarde van jaarlijkse ervaringsaudit.

4 Indien een bedrijf niet (meer) aan de eisen vldet (zie aflp Handbek 5.9) en de eisen uit dit dcument. In deze gevallen gelden de regels vr de nieuwe vereisten. Overigens betekent de dr TenneT gehanteerde geldigheid van het VL certificaat, dat het VL certificaat vr andere pdrachtgevers, die alleen het handbek hanteren, gedurende jaar 2 en 3 niet geldig is als het niet is verlengd.

5 Bijlage 1 Tijdsberdelingstabel TenneT extra's jaar 1 jaar 2 jaar 3 jaar 4 VL certificaat handbek tabel Ervaringsaudit 40% handbek Ervaringsaudit 40% handbek handbek tabel SAQ+ statement = ervaringsaudit handbek tabel *40% handbek tabel *40% SAQ 1 mandag 1 mandag Mandag betekent 2 auditren

6 Bijlage 2 SAQ statement In deze SAQ statement berdeelt de LCI de aanwezigheid en kwaliteit van de SAQ, gap analyse en actieplan. De statement hrt TenneT inzicht te geven in de status van de veiligheidscultuur van de leverancier, de ambitie en een realistisch actieplan naar het vereiste niveau

7 Bijlage 3 Statement ervaringsaudit In deze ervaringsstatement berdeelt de LCI de aanwezigheid en kwaliteit van de veiligheidscultuur, gap analyse en actieplan. De statement hrt TenneT inzicht te geven in de status van de veiligheidscultuur van de rganisatie.