Deze regeling bevat de procedure voor het melden van een vermoeden van een misstand.

Transcriptie

1 Klkkenluidersregeling Wningcrpratie De Leeuw Van Putten Versie: 18 ktber 2016 Om de integriteit van De Leeuw Van Putten te waarbrgen en erp te te zien dat de belangen van medewerkers en klanten ptimaal wrden gediend, is het belangrijk m een klkkenluidersregeling vast te stellen. De Leeuw Van Putten medigt medewerkers die het vermeden hebben dat er misstanden bestaan binnen het bedrijf aan m hier melding van te maken znder dat zij bang heven te zijn vr strafmaatregelen f een neerlijke behandeling. Het zijn meestal de medewerkers zelf die het eerst in de gaten hebben als er iets mis is binnen de nderneming. De meeste zaken zijn relatief nschuldig en kunnen betrekkelijk makkelijk via de nrmale kanalen pgelst wrden. Als het echter m meer serieuze zaken gaat, zals criminele handelingen, financiële misstanden, f situaties waarin persneel f derden in gevaar gebracht kunnen wrden, kan het vr de medewerker meilijk zijn m te bepalen wat hij/zij met den en tt wie hij/zij zich met wenden. De prcedure in deze klkkenluidersregeling stelt medewerkers in staat p een vreg tijdstip melding te den van vermedens van misstanden en draagt bij aan het adequaat reageren hierp dr De Leeuw Van Putten. Het draagt k bij tt het vrkmen van misstanden. Van belang hierbij is een pen cultuur, waarbij integer handelen, het uiten van kritiek en aanspreken p gedrag gestimuleerd en p prijs gesteld wrdt. Deze regeling bevat de prcedure vr het melden van een vermeden van een misstand. Artikel 1 Begrippen 1.1. In deze regeling verstaan we nder: Betrkkene: de medewerk(st)er die, al dan niet p basis van een arbeidsvereenkmst, werkzaam is ten beheve van Wningcrpratie De Leeuw Van Putten en vr wiens werkzaamheden Wningcrpratie De Leeuw Van Putten de verantwrdelijkheid draagt. Bestuur: degenen die zijn benemd als lid van het bestuur van Wningcrpratie De Leeuw Van Putten. Directeur: degene die belast is met de (dagelijkse) leiding van de rganisatie. Klkkenluider: een klkkenluider is een werknemer die een (vermeende) misstand cnstateert en dat meldt bij zijn/haar werkgever, met het del dat de werkgever iets det m de misstand p te lssen. Leidinggevende: degene die direct leiding geeft aan de werknemer f de naast hgere leidinggevende. Een vermeden van een misstand: een p redelijke grnden gebaseerd vermeden met betrekking tt het bedrijf waar betrkkene werkzaam is en waarbij een maatschappelijk belang in het beding is, nder meer in verband met: een (dreigend) strafbaar feit, een (dreigende) schending van wet- en regelgeving, een gevaar vr de vlksgezndheid, de veiligheid f het milieu,

2 een (dreiging van) bewust njuist infrmeren van ndermeer publieke rganen, een (dreiging van) scheiding van de integriteitscde van De Leeuw Van Putten, een (dreigende) verspilling van maatschappelijk geld, (een dreiging van) het bewust achterhuden, vernietigen f manipuleren van infrmatie ver deze feiten. de schadelijke vertreding met het persnlijk belang van de betrkkene verstijgen. Werknemer: degene die is aangesteld als (tijdelijk) medewerker van De Leeuw Van Putten, dan wel via een uitzendbureau f detacheringsbureau. Raad van Cmmissarissen: degenen die zijn benemd als lid van de Raad van Cmmissarissen van Wningcrpratie De Leeuw Van Putten. Vertruwenspersn: degene die is aangewezen m als zdanig vr Wningcrpratie De Leeuw Van Putten te fungeren. Artikel 2 Reglement en reikwijdte 2.1. Dit reglement is van tepassing p alle werknemers van De Leeuw Van Putten en heeft als del hen, znder gevaar vr hun rechtspsitie, de mgelijkheid te bieden te rapprteren ver een (vermeden van een) misstand van ethische, peratinele f financiële aard binnen De Leeuw Van Putten Het reglement is, na instemming van de Ondernemingsraad, vastgesteld dr de directeur-bestuurder en gedgekeurd dr de Raad van Cmmissarissen. Het reglement wrdt verstrekt aan alle bestaande en nieuwe medewerkers van De Leeuw Van Putten, alsmede p de internetsite van De Leeuw Van Putten geplaatst Deze regeling is niet bestemd vr: a) het melden van persnlijke klachten van medewerkers ver hen persnlijk betreffende aangelegenheden in verband met hun werk. b) het melden van gewetensbezwaren in verband met het verrichten van nrmale ndernemingsactiviteiten. c) het uiten van kritiek p de dr De Leeuw van Putten als werkgever gemaakte beleidskeuzes. Artikel 3 Anniem melden 3.1. Anniem melden is k mgelijk, p vrwaarde dat sprake is van een cncrete beschuldiging gebaseerd p cntrleerbare feiten Zlang de medewerker niet anders te kennen geeft, wrdt de dr hem gewenste annimiteit gerespecteerd. Daarbij met wel vermeld wrden dat dit niet altijd te garanderen is ingeval van een strafbaar feit. Als de annimiteit niet meer gehandhaafd kan blijven, dan wrdt van tevren met de meldende medewerker verlegd. Artikel 4 Vertruwenspersn 4.1. De directeur-bestuurder wijst (in samenspraak met de Ondernemingsraad) een vertruwenspersn aan De vertruwenspersn functineert als nafhankelijke en npartijdige prcesbewaker.

3 4.3. Indien de vertruwenspersn een medewerker is van de rganisatie draagt De Leeuw van Putte er zrg vr dat de vertruwenspersn niet wrdt benadeeld in zijn rechtspsitie in de nderneming drdat hij de functie van vertruwenspersn bekleedt (e.e.a. cnfrm het bepaalde in de Wet p de ndernemingsraden). Artikel 5 Interne prcedure (melding aan directeur-bestuurder) 5.1. Tenzij sprake is van een uitznderingsgrnd als bedeld in art. 2.3 meldt betrkkene een vermeden van een misstand intern bij de directeur-bestuurder. Indien de medewerker melding aan de directeur-bestuurder niet wenselijk acht, meldt de werknemer een vermeden van een misstand bij de vertruwenspersn van De Leeuw van Putten. Melding bij de vertruwenspersn kan k plaatsvinden naast de melding aan de directeur-bestuurder Wanneer de werknemer het vermeden uitsluitend bij de vertruwenspersn heeft gemeld, brengt de vertruwenspersn de directeur-bestuurder p de hgte van de melding en de kernpunten daarvan De directeur-bestuurder legt de melding met de datum waarp deze ntvangen is, schriftelijk vast en laat die vastlegging vr akkrd tekenen dr betrkkene, die daarvan een afschrift ntvangt. De directeur-bestuurder draagt er zrg vr dat de Raad van Cmmissarissen nverwijld p de hgte wrdt gesteld van een gemeld vermeden van een misstand en van de datum waarp de melding is ntvangen Het melden van een misstand kan in eerste instantie zwel mndeling als schriftelijk plaatsvinden. Het indienen van een fficiële melding gebeurt altijd schriftelijk Onverwijld wrdt een nderzek naar aanleiding van de melding van een vermeden van een misstand gestart dr degene die de melding heeft ntvangen. De directeurbestuurder bepaalt dr wie dit nderzek wrdt uitgeverd. Dit kan zwel een interne f externe nderzeker zijn. Degene die belast is met het nderzek brengt ver zijn bevindingen advies uit aan de directeur-bestuurder, vertruwenspersn respectievelijk de vrzitter van de Raad van Cmmissarissen De directeur-bestuurder stuurt binnen een week na ntvangst van de melding een ntvangstbevestiging aan de betrkkene die een vermeden van een misstand heeft gemeld. Daarbij vermeldt de directeur-bestuurder na een eerste berdeling de vervlgstappen De werknemer die het vermeden van een misstand meldt en degene(n) aan wie het vermeden van een misstand is gemeld, behandelen de melding vertruwelijk. Znder testemming van de directeur-bestuurder wrdt geen infrmatie verschaft aan derden. Bij het verschaffen van infrmatie zal de naam van de werknemer niet wrden genemd en k zal de infrmatie z wrden verstrekt dat de annimiteit gewaarbrgd is Binnen een peride van zes weken vanaf het mment van de interne melding wrdt de werknemer dr f namens de directeur-bestuurder schriftelijk p de hgte gebracht van een inhudelijk standpunt mtrent het gemelde vermeden van een misstand (dan wel mtrent een verlengingstermijn van maximaal vier weken vr behandeling). Daarbij wrdt aangegeven óf, en z ja, tt welke stappen de melding heeft geleid.

4 Artikel 6 Melding aan de vrzitter van de Raad van Cmmissarissen 6.1. De werknemer kan een vermeden van een misstand melden bij de vrzitter van de Raad van Cmmissarissen indien: hij het niet eens is met het standpunt f de verlengingstermijn vr behandeling zals bedeld in artikel 5.8. het vermeden van een misstand de directeur-bestuurder betreft; het vermeden van een misstand de vertruwenspersn betreft; f sprake is van een uitzndering als bedeld in het vlgende lid Een uitznderingsgrnd det zich vr, indien sprake is van: acuut gevaar, waarbij een zwaarwegend en spedeisend maatschappelijk belang nmiddellijke externe melding ndzakelijk maakt; een situatie waarin de werknemer in redelijkheid kan vrezen vr tegenmaatregelen als gevlg van een eerdere melding; een eerdere interne melding cnfrm de prcedure van in wezen dezelfde misstand en die misstand niet is weggenmen; f Een wettelijke plicht tt direct extern melden De vrzitter van de Raad van Cmmissarissen legt de melding met de datum waarp deze ntvangen is, schriftelijk vast en laat die vastlegging vr akkrd tekenen dr betrkkene, die daarvan een afschrift ntvangt De vrzitter draagt er zrg vr dat de directeur-bestuurder nverwijld p de hgte wrdt gesteld van een gemeld vermeden van een misstand en van de datum waarp de melding is ntvangen Onverwijld wrdt een nderzek naar aanleiding van de melding van een vermeden van een misstand gestart. Indien dit een misstand van een vermeden aangaande de directeur-bestuurder betreft, stelt de vrzitter van de Raad van Cmmissarissen een nafhankelijk nderzek in. Dit zal uitsluitend een extern nderzek zijn De vrzitter van de Raad van Cmmissarissen stuurt binnen een week na ntvangst van de melding een ntvangstbevestiging aan betrkkene die een vermeden van een misstand heeft gemeld De werknemer die het vermeden van een misstand meldt en degene(n) aan wie het vermeden van een misstand is gemeld, behandelen de melding vertruwelijk. Znder testemming van de vrzitter van de Raad van Cmmissarissen wrdt geen infrmatie verschaft aan derden. Bij het verschaffen van infrmatie zal de naam van de werknemer niet wrden genemd en zal de infrmatie z wrden verstrekt dat de annimiteit van de werknemer gewaarbrgd is Binnen een peride van zes weken vanaf het mment van de interne melding wrdt de werknemer dr f namens de vrzitter van de Raad van Cmmissarissen schriftelijk p de hgte wrden gebracht van een inhudelijk standpunt mtrent het gemelde vermeden van een misstand (dan wel mtrent een verlengingstermijn van maximaal vier weken vr behandeling). Daarbij wrdt aangegeven f, en z ja, tt welke stappen de melding heeft geleid De vrzitter van de Raad van Cmmissarissen infrmeert de gehele Raad ver zijn advies en het standpunt van de directeur-bestuurder mtrent het gemelde vermeden van een misstand.

5 Artikel 7 Rechtsbescherming 7.1. De werknemer die met in achtneming van deze regeling ter geder truw een vermeden van een misstand heeft gemeld, wrdt p geen enkele wijze in zijn psitie benadeeld als gevlg van het melden daarvan. Represailles vr de melder wrden niet geaccepteerd en zullen leiden tt passende maatregelen Degene die belast is met het nderzek naar de melding, krijgt hiervr alle medewerking en inzage in alle stukken die hij daarvr ndig acht. Ok mag hij indien hij dat ndzakelijk acht, externe deskundigen aantrekken. Dit in verleg met de directeur-bestuurder/ de vrzitter van de Raad van Cmmissarissen Wanneer er sprake is van een bewust gedane valse melding, wrdt een sanctie pgelegd aan de betreffende meldende werknemer. Artikel 8 Jaarverslag 8.1. De directeur-bestuurder neemt in geannimiseerde zin en met inachtneming van de ter zake geldende wettelijke bepalingen in het jaarverslag p ver : het aantal en de aard van de meldingen van een vermeden van een misstand; het aantal meldingen dat niet tt een nderzek heeft geleid; en het aantal en de aard van de besluiten p deze regelingen. Artikel 9 Sltbepalingen 9.1. De meldingsdssiers die ngegrnd zijn verklaard wrden aan het einde van het bekjaar vernietigd. Overige meldingsdssiers wrden vernietigd cnfrm de wettelijke bewaartermijn van persneelsdssiers Alvrens een besluit is genmen ver de psitie van de betrkkene, heeft de betrkkene het recht tt inzage in het dssier (met uitzndering van de persneelsgegevens) m eventuele njuistheden te crrigeren en zijn/haar verdediging vr te bereiden De regeling wrdt binnen twee jaar na de inwerkingtreding dr de directeur-bestuurder en de Raad van Cmmissarissen, met instemming van de Ondernemingsraad, geëvalueerd De regeling kan dr de directeur-bestuurder wrden gewijzigd f ingetrkken, na instemming van de Ondernemingsraad en na gedkeuring van de Raad van Cmmissarissen In die gevallen waarin de regeling niet vrziet, beslist de directeur-bestuurder in samenspraak met de vrzitter van de Raad van Cmmissarissen, tenzij het de directeur-bestuurder betreft, dan beslist de Raad van Cmmissarissen. Artikel 10 Inwerkingtreding De regeling is in werking getreden p