Gemeenten Wormerland en Oostzaan. Varianten in samenwerking

Transcriptie

1 Bijlage 5, behrende bij het raadsvrstel besluitvrming samenwerking Wrmerland en Ostzaan Gemeenten Wrmerland en Ostzaan Varianten in samenwerking Wrmer / Ostzaan, 8 december 2008

2 Inhud 1 Inleiding Ontwikkelingen tt Burger en samenleving Decentralisatie Geïntegreerde dienstverlening Is de ambtelijke rganisatie daarvr gereed? Variant 1: Vrtzetting huidige situatie znder gestructureerde samenwerking Kern Perspectief Berdeling Structurele baten en lasten Variant 2A: Bestuurlijke zelfstandigheid en creëren ambtelijke schaalgrtte vr 3 gemeenten Kern Perspectief Berdeling Structurele baten en lasten Variant 2B: Bestuurlijke zelfstandigheid en ambtelijke rganisatie gericht p innvatie en prfessinalisering met 3 gemeenten (rsprnkelijke uitgangspunt WOL samenwerking) Kern Perspectief Berdeling Structurele baten en lasten Variant 3: Bestuurlijke zelfstandigheid en ambtelijke rganisatie gericht p innvatie en prfessinalisering dr de gemeenten Wrmerland en Ostzaan samen Kern Perspectief Berdeling Structurele baten en lasten Huisvesting Algemeen Huisvesting werkrganisatie Vergelijking vier varianten Vergelijking van kwalitatieve aspecten Beschikbare vrije financiële ruimte Cnclusie Uitwerking variant Organigram Persneel Overige financiële baten en lasten Huisvesting Ksten en dekking vrbereiding Bijlage 1: Huisvestingsksten variant Bijlage 2: ksten en dekking vrbereiding variant Ostzaan.dc pagina 2

3 1 Inleiding In het vrjaar 2008 hebben de gemeenten Wrmerland, Ostzaan en Landsmeer de kaders gesteld vr samenwerking in één gemeenschappelijke werkrganisatie. Het del van de samenwerking richt zich p het brgen en verbeteren van de dienstverlening, kwaliteit, cntinuïteit, slagkracht en betaalbaarheid van de drie gemeenten, znder afbreuk te den aan de zelfstandigheid, lkale identiteit en lkale dienstverlening van de drie gemeenten. In 2008 is vrtvarend gestart met een zevental samenwerkingstaken, het instellen van drie preftuinen en het uitzetten van nderzeksvragen naar de tekmstige inrichting van de rganisatie en de ICT. Bij de besluitvrming van de kaderstelling is k beslten m in februari 2009 de intentie uit te spreken vr het vervlg van de samenwerking. Op basis van deze g / n-g beslissing zu het plan van aanpak (PvA) vr het inrichten van de gemeenschappelijke werkrganisatie gemaakt wrden. Over het PvA zu in juni 2009 beslten kunnen wrden, waarna de werkrganisatie p 1 januari 2010 van start zu kunnen gaan. Tijdens het prces van het pstellen van de intentieverklaring heeft de gemeente Landsmeer beslten niet verder mee te den. De vraag vr de gemeenten Wrmerland en Ostzaan is nu he de samenwerking vrm te geven. Daarvr wrden in deze ntitie verschillende varianten naast elkaar gezet. Vr de variant die het meest vr de hand ligt wrden de ksten en de dekking ervan geraamd. De varianten zijn: 1. Vrtzetting huidige situatie znder gestructureerde samenwerking 2A. Bestuurlijke zelfstandigheid en creëren ambtelijke schaalgrtte vr 3 gemeenten 2B. Bestuurlijke zelfstandigheid en ambtelijke rganisatie gericht p innvatie en prfessinalisering met 3 gemeenten (rsprnkelijke uitgangspunt WOL samenwerking) 3. Bestuurlijke zelfstandigheid en ambtelijke rganisatie gericht p innvatie en prfessinalisering dr de gemeenten Wrmerland en Ostzaan samen Vrbehud De ksten en baten zijn mdelmatig berekend, zveel mgelijk gebaseerd p infrmatie uit de administraties van de gemeenten Ostzaan en Wrmerland en de inzichten van de persnen betrkken bij de activiteiten in de werkgrepen en preftuinen. Veel is ng in ntwikkeling, zdat de geraamde baten en lasten niet meer dan indicatief kunnen zijn. Daarbij kmt, dat vr de varianten 2A en 2B, waarin de gemeente Landsmeer ng een rl speelt, er alleen penbare gegevens gebruikt knden wrden. 2 Ontwikkelingen tt Burger en samenleving Gemeenten staan midden in de samenleving. Als eerste wrden zij gecnfrnteerd met de maatschappelijke ntwikkelingen. Burgers wrden mndiger. Zij verwachten een dienstverlening zals zij elders gewend zijn. De burgers verwachten k, dat de gemeente tijdig maatregelen neemt p allerlei terreinen teneinde in een gerdende en aantrekkelijke mgeving te kunnen leven. Zij accepteren de gezagsuitefening die daarbij ndig is echter niet meer als vanzelf sprekend, maar meten ervan vertuigd wrden, zeker als er een spanning tussen algemeen belang en individueel belang ntstaat. Er zijn k burgers, vr wie het maatschappelijk meekmen steeds zwaarder valt. Zij hebben behefte aan bescherming en stimulering dr de (gemeentelijke) verheid 1. De samenleving wrdt cmplexer dr maatschappelijke, culturele, ecnmische en technlgische ntwikkelingen. Dat betekent vr de gemeenten dat zij hun taak meten uitefenen aan de hand van regelgeving die k steeds cmplexer wrdt. 1 Prf. Mr. M. Scheltema in het ten geleid bij G. van den Brink, Mndiger f meilijker, WRR, Den Haag, 2002 Ostzaan.dc pagina 3

4 2.2 Decentralisatie Decentralisatie van taken en bevegdheden naar de gemeenten is een deel van het antwrd p bvenstaande ntwikkelingen. Alleen z kan p lkaal niveau vldaan wrden aan de eisen en wensen van burgers en bedrijven ten aanzien van de directe leefmgeving 2. Wil een ptimaal vrdeel van decentralisatie bereikt wrden, dan meten de gemeenten hun autnme psitie kunnen versterken en de uitvering van het beleid aan de plaatselijke situatie kunnen aanpassen 3. Decentralisatie van Rijksverheidstaken betekent k een grtere nadruk p mnitring van de gemeenten dr het Rijk. Dat brengt verschillende audits, intensievere accuntantscntrle etc. met zich mee. 2.3 Geïntegreerde dienstverlening De gemeente met k uitgreien tt de prt bij uitstek van publieke dienstverlening. De cmmissie Jrritsma heeft daarvr een tekmstvisie ntwikkeld. In het jaar 2015 met die visie verwezenlijkt zijn 4. De gemeenten krijgen meer verantwrdelijkheden. Dat stelt hge eisen aan hun bestuurskracht, aan hun dienstverlening en aan hun capaciteit daarver verantwrding af te leggen 5. Dat maakt het werk van de gemeenten, zwel van bestuurders als van ambtenaren, uitdagender en interessanter. Is de gemeente gereed m aan deze ntwikkeling actief deel te nemen? 3 Is de ambtelijke rganisatie daarvr gereed? De gemeenten, nder leiding van het VNG, marmen deze ntwikkelingen en de versterking van hun rl daarin 6. Tegelijk wrdt gesignaleerd dat p verschillende terreinen het niveau van de (elektrnische) dienstverlening ng nvldende is. Ok speelt cntinu de vraag f de kleine gemeenten in de tekmst vldende bestuurskracht zullen hebben. De prichting van het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten is zwel een uitdrukking van het besef dat de dienstverlening verbeterd kan wrden, als een krachtig instrument vr kwaliteitsverbetering en brging van de dienstverlening en ged bestuur dr de gemeenten. Wil een gemeente de ndzakelijke bestuurskracht en de hgwaardige geïntegreerde dienstverlening realiseren, dan meten de vlgende vrwaarden vervuld wrden. De gemeente beschikt ver een ged pgeleide en prfessineel werkende ambtelijke rganisatie. De gemeente beschikt ver een geavanceerde ICT, dat zwel de (digitale) dienstverlening vlekkels ndersteunt, als mderne werkvrmen faciliteert. Het geheel blijft vr de gemeente betaalbaar. Om aan de eerste vrwaarde te kunnen vlden met de gemeente een aantrekkelijke werkgever zijn, die ged pgeleide mensen weet aan te trekken en te binden. Tekmstige ambtenaren willen werken in een prfessinele rganisatie, niet in een bureaucratische. Zij verwachten aantrekkelijke ntwikkelingsmgelijkheden en lpbaanperspectieven en de mgelijkheid een eigen bijdrage te kunnen leveren aan de resultaten van een zelfverzekerde verheid 7. De tweede vrwaarde vraagt m een cntinue investering in systemen m zaken als tegankelijkheid van de websites vr burgers, de digitale dienstverlening aan de burgers en het plaats en tijds nafhankelijk digitaal werken van ambtenaren mgelijk te maken. De derde vrwaarde kan vervuld wrden als veranderingen in de kstenstructuur van het ambtelijk apparaat wrden geaccepteerd. Een belangrijke verschuiving is minder, maar hgwaardiger en dus 2 Kwaliteitsinstituut Nederlandse gemeenten, Ondernemingsplan 2008, p. 6 3 Zie nder meer Cmmissie van Aartsen, Eerste Overheid, juni Publieke dienstverlening, prfessinele gemeenten. Visie 2015, juni Zie rapprt van de interbestuurlijke taakgrep Gemeenten, Vertruwen en verantwrden, juni Zie bijvrbeeld het Manifest van de Gemeenten 7 Ambtenaren van de Tekmst: Impressie van verheidspersneel ver 15 jaar, Research vr Beleid, 2008 Ostzaan.dc pagina 4

5 duurder persneel. Dat schept ruimte vr hgere ICT ksten, die weer leiden tt minder uitverend werk en lagere huisvestingslasten. De vier varianten wrden beschreven en nderling vergeleken p de cnsequenties vr: Kwaliteit dienstverlening Prfessinaliteit werkrganisatie Aantrekkelijkheid werkgeverschap Financieel Ostzaan.dc pagina 5

6 4 Variant 1: Vrtzetting huidige situatie znder gestructureerde samenwerking 4.1 Kern De gemeenten Wrmerland en Ostzaan blijven bestuurlijk zelfstandig. Ok hun ambtelijke apparaten blijven apart. Zals nu al het geval is sluiten de gemeenten zich aan bij andere gemeenten m gezamenlijk (inkp)vrdelen te realiseren f bepaalde activiteiten uit te besteden. 4.2 Perspectief Er zijn mgelijkheden m in verschillende vrmen van uitbesteding als zelfstandige gemeente de ndzakelijke verbetering van de dienstverlening aan de burgers te realiseren. Z is p verzek van het platfrm van middelgrte gemeenten gekeken naar samenwerkingsvrmen in Finland waar gemeenten p basis van gelijkwaardigheid met elkaar samenwerken 8. De beperkingen van de relatief geringe schaalgrtte wrden daarmee maar ten dele ndervangen. Wat betreft de dienstverlening kmt de gemeente steeds meer in de psitie van afnemer van standaard diensten, al was het maar m de ksten beheersbaar te huden. Aspecten die verbnden zijn met de dienstverlening, zals specialistische kennis en innvatie kmen steeds meer bij de leverancier te liggen en steeds minder bij de gemeente. De mgelijkheden vr de ntwikkeling van de prfessinaliteit van de ambtenaren blijft beperkt. Niet alleen is de druk van de dagelijkse werkzaamheden hg, de prfessineel interessantere aspecten van het werk wrden, juist drdat er nvldende kennis binnen de gemeente is, uitbesteed. Z ntstaat een vicieuze cirkel. Beperkte schaal en dalende prfessinaliteit maken de gemeenten steeds minder aantrekkelijk als werkgever. 4.3 Berdeling Aspect Telichting Waardering Dienstverlening Zal dr uitbesteding en andere vrmen p een beperkt maar cnstant acceptabel niveau kunnen wrden gehandhaafd Prfessinaliteit Beperkt apparaat, traditineel werkend, weet steeds minder afnemend de relevante ntwikkelingen als gevlg van decentralisatie, specialisatie, externe verantwrding en tenemende cmplexiteit van regelgeving bij te huden. Werkgeverschap Aantrekkelijkheid m bij een kleine gemeente te werken is nu afnemend al niet grt en zal verder afnemen. Financieel Geen grte veranderingen f risic s. Jaarlijks sluitende begrting is leidend vr het temp waarin veranderingen f verbeteringen wrden ingeverd. cnstant Variant 1 (2009 = 100) dienstverlening prfessnaliteit werkgeverschap Kracht ntwikkelen dr nabuurschap, BMC mei 2008 Ostzaan.dc pagina 6

7 4.4 Structurele baten en lasten Er is geen sprake van veranderingen f investeringen. Deze variant is daarm financieel niet uitgewerkt. 5 Variant 2A: Bestuurlijke zelfstandigheid en creëren ambtelijke schaalgrtte vr 3 gemeenten 5.1 Kern De drie gemeenten blijven bestuurlijk zelfstandig. De drie ambtelijke rganisaties wrden samengevegd. Het vrdeel dat behaald wrdt is vral gebaseerd p de schaalgrtte die ntstaat. Vr het verige blijft de bestaande hiërarchisch ambtelijke werkwijze gehandhaafd. Zals nu al het geval is sluiten de gemeenten zich aan bij andere gemeenten m gezamenlijk (inkp)vrdelen te realiseren f bepaalde activiteiten uit te besteden. 5.2 Perspectief De kracht van deze variant is het samenvegen van de drie ambtelijke rganisaties. Z ntstaat er schaalgrtte, die direct tt lagere lasten leidt. Drdat de werkwijze verder niet ingrijpend verandert zijn de vrdelen echter beperkt. Er ntstaat dus een traditinele ambtelijke rganisatie (geleid dr een directeur) vergelijkbaar met de rganisatie van een gemeente van ca inwners. 5.3 Berdeling Aspect Telichting Waardering Dienstverlening Op krte termijn wrdt de dienstverlening kwalitatief verbeterd, maar blijft vervlgens p cnstant niveau als de vrdelen van de schaalgrtte zijn verbruikt. Aanvankelijke tename, daarna cnstant Prfessinaliteit Het grtere apparaat biedt aanvankelijk mgelijkheden vr Eerst te, dan Werkgeverschap Financieel het verhgen van de prfessinaliteit De traditineel werkende rganisatie, k al is de schaalgrtte tegenmen, leidt niet tt grtere aantrekkelijkheid als werkgever. Vergrting van de schaal leidt tt het ntstaan van een vrij besteedbare financiële ruimte afnemend Licht afnemend Beperkte vrije ruimte Variant 2A (2009 = 100) dienstverlening prfessnaliteit werkgeverschap Ostzaan.dc pagina 7

8 5.4 Structurele baten en lasten De structurele baten ntstaan vral dr het realiseren van het schaalvrdeel. Als daar de structurele (extra) lasten van wrden afgetrkken ntstaat een vrije financiele ruimte, die ingezet kan wrden vr het verbeteren van de bestaande dienstverlening f beleidsvrbereiding f vr het pnemen van nieuwe taken. variant 2A (x 1.000) vrije ruimte baten lasten Variant 2B: Bestuurlijke zelfstandigheid en ambtelijke rganisatie gericht p innvatie en prfessinalisering met 3 gemeenten (rsprnkelijke uitgangspunt WOL samenwerking) 6.1 Kern De drie gemeenten blijven bestuurlijk zelfstandig. De drie ambtelijke rganisaties wrden samengevegd. Het eerste vrdeel dat behaald wrdt is gebaseerd p de schaalgrtte die ntstaat. Maar het belangrijkste vrdeel ntstaat uit het slim werken, de digitalisering van het werk en dienstverlening en het plaats en tijd nafhankelijk werken. Dr het samengaan kunnen, p beperkte schaal, ng verdere vrdelen bereikt wrden bij het gezamenlijk inhuren van (tijdelijk) persneel en het uitbesteden van extern advies en assistentie. 6.2 Perspectief De kracht van deze variant is de intrductie van een nieuwe, slimmere manier van werken. In cmbinatie met de reeds genemde vrdelen van de variant 2A wrdt de basis gelegd vr een aantrekkelijke, prfessineel uitdagende en resultaat gericht rganisatie. 6.3 Berdeling Aspect Telichting Waardering Dienstverlening De grtere schaal en nieuwe manier van werken maken een Tenemend cnstante verbetering van de dienstverlening mgelijk. Prfessinaliteit Een middelgrte rganisatie en een stimulerende werkwijze, Tenemend waarin medewerkers aangesprken wrden p de geleverde resultaten stimuleert de ntwikkeling van de prfessinaliteit. Werkgeverschap De rganisatie heeft een gede kans als aantrekkelijke Tenemend werkgever gezien te wrden. Financieel Deze variant biedt de beste kans p een aanzienlijke vrij besteedbare ruimte. Aanzienlijke vrije ruimte Ostzaan.dc pagina 8

9 Variant 2B (2009 = 100) dienstverlening prfessnaliteit werkgeverchap Structurele baten en lasten Deze variant, waarin de cmbinatie van schaalgrtte en slim werken maximaal is leidt tt aanzienlijke structurele baten. variant 2B (x 1.000) vrije ruimte baten lasten Ostzaan.dc pagina 9

10 7 Variant 3: Bestuurlijke zelfstandigheid en ambtelijke rganisatie gericht p innvatie en prfessinalisering dr de gemeenten Wrmerland en Ostzaan samen 7.1 Kern De gemeenten Wrmerland en Ostzaan blijven bestuurlijk zelfstandig. Hun ambtelijke apparaten wrden in elkaar geschven tt een werkrganisatie nder leiding van een tweehfdige directie dr beide gemeentesecretarissen. De publieksdiensten, die een nderdeel zijn van de werkrganisatie bestaan uit twee gemeentewinkels en een gemeenschappelijke rganisatie. Werkprcessen gerganiseerd p basis van resultaatverantwrdelijkheid, tijd en plaats nafhankelijke digitale werkplekken. Stimulering thuiswerken, inrichten van flexplekken. Besparingen wrden gevnden in: Efficiency besparingen dr efficiënte rganisatie pbuw Digitale dienstverlening en ptimalisering prcessen (p termijn) Schaalvrdelen bij inhuur en uitbesteding Efficiëntere ndersteuningsafdeling Minder huisvestingsksten (p termijn) Besparingen wrden ingezet vr: Dekking hgere ICT ksten Herpsitinering HRM-beleid en -instrumenten Kwaliteitsverbetering dienstverlening Ruimte die ntstaat in de beleidscapaciteit (Beleidsnderwerpen beheven vr twee gemeenten maar eenmaal uitgewerkt te wrden) wrdt gebruikt vr practief beleid en versterking. Werkwijze wrdt z ingericht, dat andere gemeenten makkelijk (gedeeltelijk f vlledig) kunnen aansluiten. 7.2 Perspectief Dr de publieke dienstverlening en het beleidsprces slim in te richten en het uit te laten veren dr verder pgeleide en gekwalificeerde ambtenaren weten beide gemeenten te realiseren dat: De digitale publieke dienstverlening vldet aan de verwachtingen van de burgers De ntwikkeling van de prfessinaliteit is ng steeds mgelijk, k al is de schaal, in vergelijking met variant 2B kleiner. Het ambtelijke apparaat weet met cmplexe regelgeving m te gaan en heeft de daarvr ndzakelijke specialistische kennis in huis. De gemeenten wrden als aantrekkelijke werkgevers gezien. De gemeenten zijn duidelijk in beeld bij andere gemeenten als het gaat m samenwerking p smmige f alle terreinen waarp zij verantwrdelijk zijn. Om dit perspectief te realiseren is tijd vr het pzetten en ntwikkelen van de werkrganisatie ndig is het vrbereidingsjaar. De vrbereiding is er mede p gericht de feitelijke integratie per 1 januari 2010 snel te laten gebeuren. Hiermee wrdt een te grte nzekerheid bij de medewerkers vrkmen. Het drntwikkelen en het realiseren van de pbrengsten vraagt m meer tijd. Een nuchtere, drtastende en innvatieve aanpak, nder de directe leiding van een tweehfdige directie (zijnde de huidige gemeentesecretarissen) is een belangrijke vrwaarde vr succes. De gefaseerde aanpak wrdt planmatig vrbereid. De preftuinen wrden in afgeslankte vrm vrtgezet en vrmen het mdel van een stapsgewijze in elkaar schuiven van beide ambtelijke rganisaties. Ostzaan.dc pagina 10

11 7.3 Berdeling In grte lijnen is de berdeling van variant 3 gelijk aan die van 2B, waarbij wel aangetekend met wrden, dat de kleinere schaal beperkingen plegt. Aspect Telichting Waardering Dienstverlening De grtere schaal en nieuwe manier van werken maken een Tenemend cnstante verbetering van de dienstverlening mgelijk. Prfessinaliteit Een middelgrte rganisatie en een stimulerende werkwijze, Tenemend waarin medewerkers aangesprken wrden p de geleverde resultaten stimuleert de ntwikkeling van de prfessinaliteit. Werkgeverschap De rganisatie heeft een gede kans als aantrekkelijke Tenemend Financieel werkgever gezien te wrden. Deze variant biedt kans p een aanzienlijke vrij besteedbare ruimte. Aanzienlijke vrije ruimte Variant 3 (2009 = 100) dienstverlening prfessnaliteit werkgeverschap Structurele baten en lasten De financiële ruimte die ingezet kan wrden vr het brgen en verder ntwikkelen van de kwaliteit van hgwaardige dienstverlening is ng steeds aanzienlijk, maar wel minder dan in variant 2B. variant 3 (x 1.000) vrije ruimte baten lasten Ostzaan.dc pagina 11

12 8 Huisvesting 8.1 Algemeen De huisvesting van de werkrganisatie is nderdeel van het ttale prgramma en de mgelijkheden vr huisvesting in de gemeenten. De huisvesting van de werkrganisatie en van de bestuursrganen (Raad en B&W) vrmt een samenhangend geheel. Tensltte met bij de berdeling van nieuwe huisvesting k de herbestemming van (delen van) de bestaande gemeentehuizen bekeken wrden. Deze samenhang betekent, dat de haalbaarheid van de huisvesting van de werkrganisatie niet p zichzelf staand kan wrden berdeeld. In het kader van deze ntitie kunnen de pties dus alleen aangeduid wrden, znder dat een sluitende financiële afweging gemaakt kan wrden. 8.2 Huisvesting werkrganisatie De meest vr de hand liggende huisvestingspties vr variant 3 zijn het gebruik van de bestaande gemeentehuizen f een huurpand: Bestaande gemeentehuizen Deze ptie is ged mgelijk vr een rganisatie waarin plaats en tijdnafhankelijk werken de nrm is. Of nu thuis gewerkt wrdt f in een gemeentehuis zu in principe niets meten uitmaken. Wel wrden er hgere eisen gesteld aan het management, de medewerkers en aan zaken als agendabeheer etc.. De (eenmalige) ksten hebben betrekking p geringe ruimtelijke aanpassingen Huurpand Is p krte termijn te realiseren. De ksten (kale huur ex BTW) in de verschillende varianten wrden geraamd p: huur ex BTW fte m2 VVO minimaal maximaal Variant 2A 107, Variant 2B 107, Variant 3 72, Geldbedragen x De huurksten van een gemeentewinkel wrden nder meer bepaald dr: De plaatsing van de gemeentewinkel: stand alne f in cmbinatie met andere publieksfuncties De huurprijs per m2 VVO Dit maakt het ramen van de huurksten lastig. Per werkplek in de gemeentewinkel lpen de ksten uiteen van tt per jaar Eigendmspand Kp f nieuwbuw van een pand is mgelijk maar ligt p dit mment niet vr de hand. Ostzaan.dc pagina 12

13 9 Vergelijking vier varianten 9.1 Vergelijking van kwalitatieve aspecten De vier varianten verschillen in de aspecten van de (ntwikkeling) van de dienstverlening, prfessinaliteit en werkgeverschap. Dienstverlening (2009 = 100) variant 1 variant 2A variant 2B variant Prfessinaliteit (2009 = 100) variant 1 variant 2A variant 2B variant Werkgeverschap (2009 = 100) variant 1 variant 2A variant 2B variant Ostzaan.dc pagina 13

14 9.2 Beschikbare vrije financiële ruimte vergelijking vrije ruimte (x 1.000) var 2A var 2B var Cnclusie Variant 2B is in alle pzichten de meest aantrekkelijke. Variant 3 scrt lager, vral dr de beperktere schaalgrtte. Een argument te meer m tijdens de realisatie van de werkrganisatie en de nieuwe werkwijze de mgelijkheid vr het aansluiten van andere gemeenten pen te huden en daarvr k actief te werven. Ostzaan.dc pagina 14

15 10 Uitwerking variant Organigram Als hfdlijn vr de inrichting van de rganisatie is het vlgende beeld aangehuden van drie afdelingen vr de primaire prcessen en één afdeling vr ndersteuning. Directie Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Teams Teams Teams Teams Gemeente winkel Ostzaan Gemeente winkel Wrmerland Gemeente werf Ostzaan Gemeente werf Wrmerland 10.2 Persneel Frmatie Uitgangspunt is de frmatie van beide gemeenten. Buiten beschuwing zijn gelaten enkele functies die rechtstreeks vr de eigenstandige bestuurlijke rganen blijven werken. De gemeentesecretarissen vervullen een dubbelrl: (a) bestuurlijk adviseur en (b) directeur werkrganisatie. Het betreft de vlgende frmatie, zals begrt vr Wrmerland Ostzaan Ttaal 2009 fte bedrag gem fte bedrag gem fte bedrag gem 1 Hfden 5, , , Teamleiders 4, , Beleidsmedew 7, , , Uitvering 20, , , Buitendienst 13, , , Ondersteuning 19, , , Ttaal 70, , , hiervan vacatures 5, , , De frmatie is in een aantal categrieën ingedeeld: Hfden: geven leiding aan een afdeling Teamleiders: geven leiding aan een team binnen een afdeling Beleidsmedewerkers: zijn verantwrdelijk vr de vrbereiding van het beleid Uitvering: veren het beleid, gericht p het publiek uit Buitendienst: Teamleider en medewerkers, die p de gemeentewerf werkzaam zijn Ondersteuning: ndersteunen het gemeentelijke apparaat bij de uitvering van de taak Ontwikkeling frmatie en persneelsksten De hfdlijnen van de ntwikkeling per persneelscategrie is als vlgt: Hfden 4 frmatieplaatsen; in 2010 pwaardering (5%) van salaris Teamleiders 10 frmatieplaatsen; in 2010 pwaardering (5%) van salaris Beleidsmedewerkers Afname frmatie in 2011 en 2012 (na inregeling in 2010); in 2010 pwaardering (5%) van salaris Ostzaan.dc pagina 15

16 Uitvering In 2012 t/m 2014 afname frmatie (ttaal 25%) en pwaardering in salaris (2011 t/m 2013; 5 % elk jaar) 9 Buitendienst Geen verandering in frmatie f salaris als gevlg van ntstaan werkrganisatie. Ondersteuning Afname frmatie in 2010 t/m 2012 (ttaal 25%); geen pwaardering van het salaris. Samengevat laat de frmatie de vlgende ntwikkeling zien. De ksten, nderverdeeld naar het effect van de verandering in de frmatie (structurele baten) en de arbeidsvrwaarden (structurele lasten) zijn daarnder weergegeven. Variant Ontwikkeling frmatie 1 Hfden 11,0 4,0 4,0 4,0 4,0 4,0 4,0 2 Teamleiders 4,9 10,0 10,0 10,0 10,0 10,0 10,0 3 Beleidsmedew 17,2 17,2 14,6 13,1 13,1 13,1 13,1 4 Uitvering 33,5 33,5 33,5 30,2 27,2 25,8 25,8 5 Buitendienst 20,1 20,1 20,1 20,1 20,1 20,1 20,1 6 Ondersteuning 31,0 27,9 25,1 23,9 23,9 23,9 23,9 Ttaal 117,7 112,7 107,3 101,3 98,3 96,9 96,9 Variant Ontwikkeling Persneelsksten Ksten beginfrmatie Veranderingen dr Frmatie Arbeidsvrwaarden Ttaal Bedragen x Overige financiële baten en lasten Het creëren van één werkrganisatie leidt verder ng tt de vlgende (structurele) baten en lasten: Structurele baten Afname tijdelijke inhuur De grtere rganisatie is beter in staat pieken in werkbelasting p te vangen. Dit leidt, t..v. de huidige praktijk, tt een lagere behefte aan inhuur van tijdelijke krachten. Uitbesteding Beide gemeenten geven grte bedragen uit vr het uitbesteden van werk. Het merendeel van deze werkzaamheden (zals belastinginning, nderhud penbaar gren, huisvuil phalen, GGD etc.) zal qua vlume en dus qua ksten niet veranderen als gevlg van het samengaan in één werkrganisatie. Wel mag verwacht wrden dat (in bescheiden mate) extern advies, z dat al ndig is, slechts eenmaal in plaats van twee keer beheft te wrden verkregen. Inkpvrdeel De Gemeente Wrmerland participeert reeds in een inkpcmbinatie. Het aansluiten van Ostzaan zal naar verwachting maar in beperkte mate tt extra inkpvrdelen leiden. 9 Zie de cnclusies uit de Trendnta Arbeidszaken Overheid 2008 ver digitalisering (p. 63): Digitalisering leidt tt minder vraag naar arbeidskrachten en het uitverend werk wrdt cmplexer. Zie k de publicatie van het A+O fnds Gemeenten, Persnele gevlgen van digitalisering bij gemeenten, Den Haag, 2007 Ostzaan.dc pagina 16

17 Structurele ksten ICT De werkgrep ICT is ng bezig met inventarisatie en planvrming. De structurele extra ICT ksten als gevlg van het samengaan van de werkrganisatie en het inveren van slim werken, tijd en plaats nafhankelijk, wrdt vrlpig geraamd p Dit betreft dus niet de (niet gesubsidieerde) ksten die ntstaan als gevlg van bijvrbeeld het inveren van basisregistraties f EGEM. Ksten sciaal plan De ksten van het sciaalplan zijn als stelpst van pgeverd, aflpend ver de peride van 2010 t/m Vr een betere raming is meer inzicht ndig in de pbuw van de huidige en tekmstige frmatie (p hfdlijnen). De ntwikkeling van de structurele (extra) baten en lasten wrdt als vlgt geraamd Baten Frmatie Inhuur Uitbesteding Inkpvrdeel subttaal Lasten Arbeidsvw ICT Ksten sciaal plan subttaal Sald = vrije ruimte Bedragen x De vrije ruimte geeft de efficiency vrdelen aan uit het samenwerkingsprces, die ingezet kunnen wrden vr het brgen en verder ntwikkelen van de kwaliteit van hgwaardige dienstverlening. Vrbeelden daarvan zijn de extra (jaarlijkse) ksten die gepaard gaan met de invering van de basisregistraties en de versterking van hgwaardig infrmatiemanagement Huisvesting De raming van de bendigde ruimte vr variant 3 is uitgewerkt in bijlage 1. De financiële haalbaarheid van de huurptie wrdt bepaald dr de mgelijkheden van het hergebruik van de vrijvallende ruimte. In Ostzaan wrdt als mgelijkheid genemd het inhuizen van de eerstelijns gezndheidszrg, die nu in een apart pand is gehuisvest. Binnen het gemeentehuis bestaat ervaring met verschillende medegebruikers. In Wrmerland wrdt gedacht ver de mgelijkheid de bestuursruimten en de gemeentewinkel centraal in Wrmer te plaatsen. Verkp en hergebruik van het gemeentehuis, bijvrbeeld met een hreca bestemming, wrdt als ptie genemd. Vrlpig wrdt gekzen vr het huisvesten van de werkrganisatie in beide gemeentehuizen. De huisvestingsksten blijven beperkt tt: Maken van een plan vr de rangschikking van de werkrganisatie ver beide panden Zver ndig beperkte buwkundige aanpassingen Verhuizing van ca. 30 werkplekken De ksten zijn pgenmen in de vrbereidingsksten in Ostzaan.dc pagina 17

18 10.5 Ksten en dekking vrbereiding Ksten Algemene ksten Persneelsgebnden ksten Huisvestingsgebnden ksten 105 Ksten werkgrepen en preftuinen ICT Onvrzien Ttale ksten Dekking Bijdrage gemeente Landsmeer 82 Subsidie prvincie 33 Vacature ruimte Preftuinen quick wins 50 Ksten sc plan gedekt uit struct baten 300 Ksten gedekt uit lpende begrtingen Ttale baten Sald Bedragen x De ksten zijn: De algemene ksten betreffen vral de (externe) prcesbegeleiding. De persneelsgebnden ksten betreffen managementntwikkeling en pleidingen (herpsitinering HRM-beleid). In 2010 is pgenmen als mgelijke ksten in verband met een sciaal plan. De dekking daarvr (pgenmen bij de baten) kmt uit de vrije ruimte in de peride 2010 t/m 2014 (zie 7.4.4, ksten sciaal plan). De huisvestingsgebnden ksten betreffen het pstellen van een huisvestingsplan, de inrichting van thuiswerkplekken en de verhuizing. De ksten werkgrepen en preftuinen betreffen vral extern advies en ndersteuning. De ksten ICT betreffen (de externe ndersteuning bij) het maken van het ICT plan en de uitvering daarvan. De dekkingsbrnnen zijn de vlgende: Verndersteld wrdt dat de gemeente Landsmeer de ksten t/m nvember 2008 vr een derde deel vergedt. De prvinciale subsidie van kmt vr twee derde ten gede van Wrmerland en Ostzaan. Vacature ruimte van Wrmerland en wrden ingezet m de ksten van de externe prcesbegeleiding te dekken. De quick wins kmen vrt uit de vrdelen die behaald wrden dr de preftuinen in De ksten van het sciaal plan zijn als structurele last pgenmen. Een aantal ksten, zals pleidingen wrdt gedekt uit de lpende begrtingen. De ttale vrbereidingsksten wrden gedekt. Bijlage 2 geeft de ksten en dekking in detail weer. Ostzaan.dc pagina 18

19 Bijlage 1: Huisvestingsksten variant 3 huisvesting Frmatie 1 Hfden 11,0 4,0 4,0 4,0 4,0 4,0 4,0 2 Teamleiders 4,9 10,0 10,0 10,0 10,0 10,0 10,0 3 Beleidsmedew 17,2 17,2 14,6 13,1 13,1 13,1 13,1 4 Uitvering 33,5 33,5 33,5 30,2 27,2 25,8 25,8 5 Buitendienst 20,1 20,1 20,1 20,1 20,1 20,1 20,1 6 Ondersteuning 31,0 27,9 25,1 23,9 23,9 23,9 23,9 ttaal 117,7 112,7 107,3 101,3 98,3 96,9 96, Frntffice van uitvering 60% 65% 70% 75% 75% 75% in fte 20,1 21,8 21,1 20,4 19,3 19,3 Werf 20,1 20,1 20,1 20,1 20,1 20,1 Ttaal niet in back ffice 40,2 41,9 41,2 40,5 39,5 39,5 In back ffice 72,5 65,4 60,0 57,8 57,4 57,4 thuiswerk 15% flexplek 45% 32,6 29,4 27,0 26,0 25,8 25,8 traditineel 40% 29,0 26,2 24,0 23,1 23,0 23,0 bendigde VVO *) flexplek 6, traditineel vergaderruimte **) archief bedrijfsrestaurant repr subttaal kantrppervlak factr VVO 80% ttaal VVO Huurprijs kantrruimte p/vvo ***) minimum maximum *) basis kantrwerkplek 10 m2 flexplek p 2/3 van basiswerkplek **) vergaderruimte: 1 ruimte 60 m2; 1 ruimte 30 m2, 2 ruimtes 15 m2 ttaal 120 ***) pgave DTZ Zadelhf (huurprijzen Purmerend 2e kwartaal 2008) Ostzaan.dc pagina 19

20 Bijlage 2: ksten en dekking vrbereiding variant 3 Vrbereidingsksten variant 3 vl prijs ttaal Algemene ksten Prcesbegeleiding extern maanden, 8 dagen p/m december 4 dagen maanden, 4 dagen p/m Veranderkundige activiteiten 2009 stelpst stelpst Trainingen / grepssessies (ut f pcket) Diversen PR en cmmunicatieksten Persneelsgebnden ksten Managementntwikkeling werkrganisatie Opleidingen i.v.m. functieverandering Ksten sciaal plan / frictieksten Huisvestingsgebnden ksten Verhuizing i.v.m. werkrganisatie Aanpassen huisvesting werkrganisatie Thuiswerkplekken 2009 aanpassen / inrichten Plan definitieve huisvesting 2009 Externe assistentie Ksten werkgrepen en preftuinen Werkgrep rganisatie ntwikkeling 2008 NAR (bedrag ng te verif.) Externe assistentie Werkgrep / preftuin WMO 2008 advies Ats Externe assistentie (BMC) Externe assistentie (BMC) Werkgrep BWT 2008 Advies Werkrgep dienstverlening 2008 Advies Preftuin P&O, Jur Z 2008 Externe assistentie 3 maanden Externe assistentie 1 maand Externe assistentie 3 maanden Vrijstelling prjectleiders 2009 ksten vervanging ksten vervanging 0, Ostzaan.dc pagina 20

21 Vrbereidingsksten variant 3 vl prijs ttaal ICT 2008 ICT plan, externe assistentie ICT plan, externe assistentie Implementatie 1, Subttaal ksten Onvrzien % % Ttale ksten Dekking vrbereidingsksten Bijdrage gemeente Landsmeer /3 ksten t/m nvember 0, Subsidie prvincie /3 van de subsidie 0, Vacature ruimte 2008 Ostzaan vac afd hfd Ostzaan vac afd hfd Wrmerland vac adj dir Wrmerland vac adj dir Wrmerland vac adj dir Preftuinen 2009 Quick wins Ksten sciaal plan / frictieksten 2010 Gedekt uit structurele baten Ksten gedekt uit lpende begrtingen Trainingen en diversen PR en cmmunicatie managementntwikkeling pleidingsksten vrijst prj leid uit vacatureruimte Overige dekking lpende begrting Ttaal baten Sald Ostzaan.dc pagina 21