PROCEDURE SCHADEMELDING - VASTGOED -

Transcriptie

1 PROCEDURE SCHADEMELDING - VASTGOED - Afdeling Finnciën Gemeente Molenwrd Procedure Schdemelding Vstgoed versie pg. 1 Gemeente Molenwrd

2 Inhoud Inleiding 1. Algemene beplingen 1.1 Schde melding 1.2.Schde melding, rectie tijd en in te dienen stukken 1.3 Schde herstel 1.4 Indienen vn stukken n totle fronding 1.5 Betling vn de not s 2. Wt is verzekerd? 2.1. Verzekerd 2.2. Instlltie zorgplicht 2.3. Scholen 2.4 Scholen en glsschde 3. Wt is uitgesloten? 4. Uitgngspunten 4.1. Vststellen schdebedrg 4.2. Vergoeding computers 4.3. Schde 4.4. Afhndelingstermijnen 4.5. Correspondentie 4.6. Contctgegevens Hoofdstuk 5. Schdemelding procedure 5.2. Schdemelding procedure Hoofdstuk 6. Bijlgen 6.1. Schdemeldingsformulier 6.2. In-, Uit-verzekering en Muttie formulier 6.3. Overig Procedure Schdemelding Vstgoed versie pg. 2 Gemeente Molenwrd

3 Inleiding Voor het melden en fhndelen vn schdes n opstllen en inboedels heeft de gemeente Molenwrd deze procedure in smenwerking met de verzekerr opgesteld. Deze procedure kunt u digitl lezen of downloden op de gemeentesite (zie op de webpgin rechts.vstgoedschde indienen ). Deze procedure is de leidrd voor het melden en fhndelen vn vstgoed en inboedel schdes vn de gemeente Molenwrd. Wij verzoeken u dn ook ltijd de (nieuwste) procedure op de site te rdplegen en deze procedure goed door te nemen en in gevl vn schde nuwkeurig toe te pssen. Deze procedure gt in op 1 jnuri Gemeente Molenwrd Afdeling Finnciën Procedure Schdemelding Vstgoed versie pg. 3 Gemeente Molenwrd

4 Hoofdstuk 1. Algemene beplingen 1.1 Schde melding Schde n het (school) gebouw (opstl en inboedel) dient door de directeur of diens vervnger te worden ngemeld. U kunt dit doen met een digitle schdemelding vi de gemeentesite; N melding wordt per emil een bevestiging met inlogcode gestuurd en kunt u de schde volgen en verder documenten toevoegen. N fronding vn de schde wordt het digitle dossier gesloten Schde melding rectie tijd en in te dienen stukken De schdemelding dient binnen een fzienbre tijd te worden gemeld bij de gemeente Molenwrd, te weten: - Schdes onder < dienen binnen 3 dgen n de schdedtum gemeld te worden; - Schdes boven > en meer moeten z.s.m. mr uiterlijk de eerstvolgende werkdg n de schdedtum telefonisch gemeld worden bij de fdeling Gebouwenbeheer én Finnciën. Bij het nmelden vn de schde wordt het schdeformulier ingevuld en verder stukken bijsluiten zols: - informtie - foto s vn de schde - ngifte formulier politie (indien vn toepssing) Schdemelding op de gemeentesite. vstgoed Schdes onder 1.000,- melden binnen 3 dgen! Schdes boven 1.000,- z.s.m. melden, uiterlijk de eerstvolgende werkdg.!! Bijlgen bijsluiten Zie hoofdstuk 5.2. voor schdemelding procedure. 1.3 Schde herstel In overeenstemming met de polisvoorwrden dient u ndt er schde is geconstteerd pssende mtregelen te nemen om vervolgschde te voorkomen. Indien er sprke is vn ntoonbre nltigheid dn wordt deze eventuele vervolgschde niet vergoed. N overleg met de expert / verzekerr kn binnen vijf (5) dgenworden gestrt met het herstel vn de schde. 1.4 Indienen vn stukken n totle fronding Voor scholen geldt dt zij de schdenot s eerst zelf betlen. Wnneer de gehele schde is gerepreerd en lle not s zijn betld kunt u in één keer álle not s, voorzien vn het schdenummer én bnkrekeningnummer, toevoegen n uw digitle schdemelding. Neem pssende mtregelen om vervolgschde te voorkomen. EXPERT: Wchten met strt herstel schde! Not s eerst zelf betlen dn lles in 1x per schdenr. declreren! Vervngingsnot s nschf mterilen De nschf- en vervngingsnot s dienen binnen 3 weken n de telefonische melding vi uw bestuur te worden opgestuurd. 1.5 Betling vn de not s N ontvngst vn de schdemelding, zl de fdeling Finnciën het bij de verzekerr indienen. Zodr het schdebedrg is betld door de verzekerr zullen wij dit overmken. Procedure Schdemelding Vstgoed versie pg. 4 Gemeente Molenwrd

5 Hoofdstuk 2. Wt is verzekerd? 2.1. Verzekerd De gemeente drgt zorg voor de verzekering vn hr eigendommende opstllen en de inboedel die zij gebruikt. Gebruikers, huurders, vve s, etc. vn gemeentelijke objecten dienen zelf zorg te drgen voor de inboedelverzekering én/of een bedrijfsnsprkelijkheid verzekering. Nst de verzekering zijn er twee wettelijke uitzonderingen: - Scholen; - Kerktorens Instlltie zorgplicht Gebouwen voorzien zijn vn een brndmeldinstlltie, blikseminstlltie of brndblussers hebben de verplichting om deze instllties te onderhouden en in werkvrdige toestnd houden Scholen In de Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs vn de gemeente stt dt, in gevl vn bijzondere omstndigheden, de kosten voor herstel en vervnging in verbnd met schde n een gebouw, meubilir, onderwijsleerpkket, voor rekening vn de gemeente komen. Alle uit overheids- en gemeentegelden bekostigde (on)roerende zken komen voor vergoeding in nmerking. Impliciet is dus de inboedel vn de niet-onderwijsprtners in een school niet verzekerd onder de huidige polis. Goederen die met het oog op bijzondere gebeurtenissen voor een beplde tijd in de school nwezig zijn, en eigendom zijn vn leerlingen of leerkrchten, vllen onder de verzekeringspolis onderwijsinstellingen, tenzij zij l opgenomen zijn in een verzekering vn de desbetreffende eigenr. Deze goederen dienen dn wel deugdelijk opgeborgente zijn in een drvoor geschikte fsluitbre ruimte (er moet eveneens sprke zijn vn brkschde n de buitenzijde vn het gebouw). De school dient in een dergelijk gevl minstens een week voorfgnde n de bijzondere gebeurtenis n te geven om welke goederen het gt, wt de geschtte wrde vn de goederen is en voor welke periode deze in de school nwezig zijn. Bliksembeveiliging, brndmeldinstllties, brndblussers. Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs. Bijzondere gebeurtenissen, opbergen én melden! 2.4. Scholen en glsschde Voor de scholen is nst de opstl en inboedel verzekering ook een glsverzekering fgesloten. Glsschde dient vnf 1 jnuri 2014 te worden gemeld bij de glslijn De volgende vrgen worden dn n u gesteld: - postcode, huisnummer vn het object en loctienduiding - schdeoorzk met nm vn de veroorzker - sttus gls urgentie (gebroken/scheur/ - nm melder met telefoonnummer - telefoonnummer vn de loctie voor de glszetter (fsprk) Bij eventuele vrgen over de polis kunt u doorgeven: - reltienummer: polisnummer: Procedure Schdemelding Vstgoed versie pg. 5 Gemeente Molenwrd

6 Hoofdstuk 3. Wt is uitgesloten? Wt niet voor vergoeding in nmerking komt: - contnt geld; Wel meeverzekerd in NBUG tot 2.500,- rt Clusule verzekerde mxim. - goederen niet ngeschft door de school; - roerende goederen vn leerlingen; - inboedel en roerende goederen vn de niet-onderwijs prtners; (wel meeverzekerd de eigendommen ouderrd en oudercommissie en/of derden tot ,-) - goederen ontvreemd n insluiping. Voorkom! Insluiping, chterlten vn: contnt geld, roerende goederen vn leerlingen, spullen vn derden en opslg. Toelichting: het voldoende fsluiten vn de ruimten die in gebruik zijn door de desbetreffende onderwijsinstelling, teneinde insluiping te voorkomen, vlt onder de verntwoordelijkheid vn het bevoegd gezg. De school dient te voorkomen dt onbevoegden het onderwijsgebouw betreden tijdens de uren dt de school open is. Als er sprke is vn insluiping wrbij goederen zijn weggenomen, en er geen brksporen zijn, wordt de schde niet vergoed. In dt gevl is er immers sprke vn nltigheid. Hierbij wordt verwezen nr rtikel 100 lid 2 vn de Wet op het Primir Onderwijs, juni 2011: Een voorziening in de huisvesting kn tevens worden geweigerd, indien de voorziening ls gevolg vn het verwijtbr nlten vn noodzkelijk onderhoud in een slechte bouwkundige stt verkeert of indien de voorziening nodig is voor herstel vn schde die is veroorzkt door schuld of toedoen vn het bevoegd gezg. Als er n de buitenknt geen, mr n de binnenknt wel brksporen zijn, dient het bevoegd gezg n te tonen, bijvoorbeeld n de hnd vn een politierpport of een urenregistrtie vn een beveiligingsbedrijf, dt er geen sprke ws vn nltigheid. Als duidelijk ngetoond is dt er geen sprke ws vn nltigheid, wordt de schde door de gemeente vergoed. Vndlisme- en inbrkschde áltijd melden bij de politie. Procedure Schdemelding Vstgoed versie pg. 6 Gemeente Molenwrd

7 Hoofdstuk 4. Uitgngspunten 4.1. Vststellen schdebedrg Bij het vststellen vn het schdebedrg wordt gekeken nr de korte schde-omschrijving en nr wt in het politierpport stt. Indien er verschillen worden geconstteerd, zl het schdebedrg worden vstgesteld op bsis vn de schdegegevens zols die zijn opgegeven in het politierpport. Mocht het voorkomen dt er lter wordt ontdekt dt er nog meer goederen zijn gestolen, of dt er nog meer beschdigd is, moet er nvullende ngifte worden gedn bij het politiebureu. Deze ngifte wordt dn gevoegd bij de ngifte die reeds ontvngen is. Deze nvullende ngifte dient dn wel te geschieden binnen 2 weken n de schdedtum Vergoeding computers Het is vn groot belng dt u, ls er bijv. lptop, computers, pc s gestolen zijn uit het opstl, zowel de not vn de nieuw ngeschfte computer, ls de (oude) nkoopnot vn de gestolen computer opstuurt. Dit voorkomt vertrging of fwijzing in de uitkering vn het vergoedingsbedrg. Originele not s! Bewr deze goed! Bij de vststelling vn de vergoeding vn gestolen pc s wordt een berekeningssystemtiek gehnteerd op bsis vn fschrijving. De gemeente Molenwrd hnteert een fschrijvingstermijn vn 5 jr ( = 1825 dgen). Rekenvoorbeeld: Op een beplde dtum worden 2 pc s gekocht te smen 1.600,-. Deze worden 342 dgen lter gestolen. Het verschil in ntl dgen tussen nschf en diefstl wordt berekend ls fschrijvingsbedrg. Op 9 oktober 2011 werden 2 nieuwe pc s ngeschft voor 1.200,-. verschil in dgen tussen genoemde dt = 342 fschrijvingstermijn 5 jr, in dgen 5 x 365 = 1825 dgen bedrgen nschfbedrg 2 gestolen pc s = 1.600,00 fschrijvingsbedrg 342/1825 x 1600 = 299,84 wrde n fschrijving (dgwrde= dtum diefstl) = 1.300,16 nschfbedrg 2 nieuwe pc s 1.200,00 vergoedingsbedrg: lgste vn 1.300,16 en 1.200,00 is 1.200,00 In dit gevl is de restwrde vn de gestolen pc s hoger dn het nkoopbedrg vn de nieuwe pc s. Er wordt een bedrg vn 1.200,00 uitgekeerd. Als de restwrde vn de gestolen pc s lger zou zijn dn het nkoopbedrg vn de nieuwe pc s wordt de restwrde vn de gestolen pc s uitgekeerd. Is de gestolen pc echter meer dn 5 jr oud, dn wordt gekeken nr wt de verzekeringsmtschppij nog zl vergoeden. Procedure Schdemelding Vstgoed versie pg. 7 Gemeente Molenwrd

8 4.3. Schde schde herstellen, beredderen, vervolgschde Om eventuele vervolgschde te voorkomen, is het noodzkelijk om de schde zo snel mogelijk te beredderen (eventueel slvge) en te lten herstellen. Bij schdes onder < kunt de schde direct lten herstellen. Bij schdes boven > en meer dient eerst een expert, die n uw telefonische schdemelding wordt ingeschkeld, de schde vst te stellen; bij spoed en noodreprties kunnen deze echter direct uitgevoerd worden. U dient bij deze uitzondering de schde per direct te melden bij de verzekerr. U kunt contctinformtie vinden onder Hoofdstuk 4 - kopje gestolen inventris Gestolen inventris dient u eerst n overleg met uw bestuur te vervngen. Blijkt n nschf vn gestolen goederen het bedrg boven 1.000,- uit te komen, dn dient u dit zo snel mogelijk telefonisch te melden.!! Uitzondering: nders dn het betlingsverzoek voor schdes dienen de nschf- en vervngingsnot s binnen 3 weken n de telefonische melding te worden opgestuurd. Zie ook het stppenpln Afhndelingstermijnen betlingsverzoek N het melden vn de schde kn het bestuur een betlingsverzoekvoor de schde indienen bij de gemeente. Dit kn lleen voor de fhndeling vn het gehele dossier. U dient de not s de verzmelen tot de schde volledig is fgedn en lle not s zijn ontvngen. Drn kn het betlingsverzoek worden ingediend. Alle not s verzmelen voordt u deze indient! U heeft bij het melden vn de schde l ingevuld: - het digitle schdeformulier (of nloog); - foto s vn de schde en eventuele omgeving; - politie ngifte (indien vn toepssing) not s wr en wnneer indienen Voor het schde betlingsverzoek in het digitle dossier toevoegen: - Bij schde n of diefstl vn computers: de not s vn de oude computers en de not s vn de nieuw ngeschfte computers. Dit binnen 3 weken. - Alle kopieën vn fcturen voorzien vn de nm, het schderegistrtienummer en de schdedtum. Zo spoedig mogelijk ndt u lle not s binnen hebt deze inscnnen en toevoegen n uw ontvngen digitle dossiernummer. Een uitzondering zijn de not s voor gestolen inventris deze moeten uiterlijk 3 weken n de telefonische melding worden ingediend betling Voor elk schdegevl wordt de hoogte vn de vergoeding vstgesteld, een brief opgesteld en het totle schdebedrg in één keer uitbetld. N nschf vn inventris cq. computers not s binnen 3 weken indienen! Voor snelle fhndeling vergeet uw rekeningnummer én schderegistrtie nummer niet te vermelden. Procedure Schdemelding Vstgoed versie pg. 8 Gemeente Molenwrd

9 4.5. Correspondentie en kkoordverklring Alle correspondentie omtrent schdes vindt lleen vi fdeling Finnciën vn de gemeente Molenwrd plts. Dit geldt ook indien een schdeexpert ingeschkeld wordt en hij/zij vrgt om gegevens die nodig zijn om het schdebedrg vst te stellen. Mocht het voorkomen dt er een kkoordverklring vn de schde-expert nr de school wordt gestuurd, dn dient u deze ter ondertekening door te sturen nr de fdeling Finnciën vn de gemeente Molenwrd. 4.6 Contctgegevens Gemeente Molenwrd Afdeling Finnciën Postbus AA Bleskensgrf telefoon: (lgemeen) vrgt u nr de fd. Finnciën Ernstige situties: Bij ernstige situties kn direct contct worden gezocht met Verzekerr : Retshgen Assurdeuren te Alkmr Schdemeldingen telefoon: Slvge: Bij wterschde wordt merendeels de brndweer ingeschkeld. Zij regelen (vk in smenwerking) het opruimen en droogpompen vn de wteroverlst. Bij uitzondering kn het zijn dt de brndweer niet ingeschkeld wordt. Dn dient in overleg met de gemeente of verzekerr opdrcht te worden gegeven n een slvgebedrijf. U kunt vrgen of dit wordt gedn of dt u zelf contct kn opnemen om de bereddering te bespoedigen. Het slvgebedrijf wt n overleg gebeld kn worden is de firm Dolmns Procedure Schdemelding Vstgoed versie pg. 9 Gemeente Molenwrd

10 Hoofdstuk 5. Schdemelding procedure 5. Wt te doen bij schde(s)? Bij het ontstn vn een schde n vstgoed of inboedel is voor het melden en fhndelen vn de schde met de verzekerr een vste procedure. Deze procedure verschilt in de hoogte vn het schdebedrg en soort schde. Op de volgende pgin treft u n een overzicht per schdesoort. In hoofdstuk 6. zijn de bijlgen, zols bijvoorbeeld het schdeformulier bijgevoegd. Niet lles vlt onder de verzekering. De verzekerr neemt uw schdedossier in behndeling. Zij zullen de gemeente informeren. Indien er schdebedrgen fwijken dn stellen wij u hiervn z.s.m. op de hoogte. Procedure Schdemelding Vstgoed versie pg. 10 Gemeente Molenwrd

11 5.2. Schdemelding procedure Wt te doen bij een schdemelding: Lees dit schem ndchtig door. B r n d V n d l i s m e G l s G r f f i t i I n b r k S t o r m B l i k s e m W t e r 1 Anmelden Alleen scholen glsschde melden bij glslijn. Overige schde neem deze op en meld deze: X X X X X X X X - boven > 1.000,- uiterlijk de eerstvolgende werkdg (zie ook *). b - onder < 1.000,- binnen 5 dgen. 2 Opzettelijke schde: Bij een opzettelijke schde proces-verbl op lten mken (mg digitl bij de politie). X X X X b Bij een opzettelijke schde politie inschkelen én er dient een proces-verbl te worden opgemkt door de politie. X X X X X X 3 Schde boven > 1.000,- *: b De verzekeringsexpert die door ons wordt ingeschkeld zl zo snel mogelijk de schde komen bekijken. Zolng de verzekeringsexpert nog niet is geweest, mogen er nog géén herstelwerkzmheden pltsvinden; er mogen wel noodvoorzieningen worden getroffen. N het bezoek vn de verzekeringsexpert kn in overleg met het schoolbestuur opdrcht verleend worden n een of meer bedrijven om de schde te herstellen.!!!!!!!! X X X X X X X X 4 Opdrchtgever betlt eerst zelf: Lt de fctu(u)r(en) betlen door het bestuur. X X X X X X X X 5 Declreer lles in één keer: N schdemelding de not's "lle not s bij elkr" voor fronding (digitl) bijsluiten in het door u per emil ontvngen digitle dossiernummer. X X X X X X X X 6 Bevestiging fronding: N beoordeling vn de fctu(u)r(en) wordt u in het digitle dossier op de hoogte gesteld vn de schde uitkering en wordt het toegekende schdebedrg betld. De schdes zijn dn fgehndeld voor schdemelder en gemeente. X= melden én! = let op! Procedure Schdemelding Vstgoed versie pg. 11 Gemeente Molenwrd

12 Hoofdstuk 6. Overig 6.1. Anloog Schdemelding formulier Op de gemeentesite stt een schdemeldingformulier om te downloden In-, Uit-verzekering en Muttie formulier Het in,- uit-verzekering kunt u melden bij de fdeling Finnciën vn de gemeente Up-to-dte Nieuwere versies en informtie worden op de gemeentesite gezet. Gebruik.u.b. bij schdemelding de versie Procedure Schdemelding Vstgoed die op de site is gepltst. Procedure Schdemelding Vstgoed versie pg. 12 Gemeente Molenwrd