Gebru kersreglement. zaal- en materiaalverhuur. Retributie op het huren van zalen, sportterreinen en vermelde materialen

Transcriptie

1 Gebru kersreglement zl- en mterilverhuur Retributie op het huren vn zlen, sportterreinen en vermelde mterilen Dienst Vrije Tijd Mrkt Lennik

2 Art. 1: Infrstructuur + mteril De volgende gemeentelijke infrstructuur wordt ter beschikking gesteld voor verhuur: bechterreinen n sporthl Jo Betens feestzl Jo Betens feestzl Sint-Mrtens-Lennik sporthl Jo Betens trmsttie Eizeringen Gemeentelijk mteril dt kn ontleend worden: fvlcontiner ndr pijl podiumelement springksteel sttfel stoel tfel (een tfelbld + 2 schrgen) voor 6 personen tent zittribune: 10 modules (24 personen per module). Art. 2: Anvrgen - Annultie 2.1. Occsionele verhuur Wt? Occsionele verhuur omvt lle verhuur vn zlen en/of mteril door verenigingen of personen voor éénmlig gebruik of een éénmlige ctiviteit. Hoe? 1. Een nvrg wordt bij voorkeur online ingediend bij de dienst Vrije Tijd vi - een nvrgformulier, te verkrijgen vi de website info.html of bij de dienst Vrije Tijd. - info.html ccommodtie Om te reserveren, heb je een gebruikersnm en pswoord nodig. Dit kn je verkrijgen bij de dienst Vrije Tijd of door een e-mil te sturen nr zlverhuur@lennik.be. 2. De beschikbrheid vn zlen en mteril is steeds rdpleegbr vi _lgemene-info_.html ccommodtie. De nvrgen voor occsionele huur vn zlen of mteril worden ten vroegste 12 mnden voor jrlijkse terugkerende reservties en 10 mnden voor lle ndere occsionele ingebruiknme, overgemkt n de dienst Vrije Tijd. Bij verenigingen moet de nvrg ondertekend worden of bij voorkeur online ngevrgd worden door de voorzitter/verntwoordelijke vn de nvrgende vereniging. Bij privépersonen volstt de hndtekening of online nvrg vn de nvrger. 3. N ontvngst vn een volledige nvrg en op voorwrde dt de gevrgde zl en/of mteril beschikbr is op vooropgestelde dtum, wordt de zl en/of mteril in optie genomen en ontvngt de nvrger een bevestiging vn de genomen optie en een fctuur tot betling. Deze bevestigingsbrief bevt tevens prktische fsprken wronder onder meer het tijdstip wrop de zl kn betreden worden en ten ltste moet chtergelten worden. 4. Ps n betling vn de huurprijs en wrborg, zols vstgesteld in dit reglement, is de reservtie definitief. Indien de verschuldigde huurprijs en wrborg niet betld is binnen een termijn vn mximum 30 dgen n ontvngst vn de fctuur én voor de ingebruiknme vn de zl en/of mteril, vervlt de optie en wordt de zl en/of mteril terug ter beschikking gesteld. Betling vn de fctuur is tevens een bevestiging vn kkoord vn de huurder met de voorwrden en trieven zols opgenomen in dit gebruikersreglement. 2

3 5. De sleutel vn de gehuurde zl wordt n voorlegging vn het betlingsbewijs ter beschikking gesteld bij de dienst Vrije Tijd tijdens de openingstijden vn het gemeentehuis ten vroegste op de voorfgnde werkdg vn het gebruik vn de zl/mteril. Indien de ingebruikneming in het weekend gebeurt, wordt de sleutel fgehld op de voorfgnde donderdgvond of vrijdgvoormiddg tijdens de openingstijden. Het is niet mogelijk om op een nder tijdstip of dg de sleutel in ontvngst te krijgen. 6. De gehuurde zlen en/of mterilen zijn onderworpen n een controle voorf en chterf. De sleutel vn de gehuurde zl moet teruggegeven worden bij de dienst Vrije Tijd uiterlijk de eerste werkdg volgend op de gehuurde periode, tijdens de openingstijden vn het gemeentehuis. Indien de sleutel niet tijdig wordt teruggegeven, zl een schdevergoeding ngerekend worden vn 10 per dg, dt zl verhld worden vi de wrborg Seizoenhuur Wt? Om voor seizoenhuur in nmerking te komen, dient de zl miniml om de 14 dgen en voor minstens 12 keer per seizoen gehuurd te worden, op regelmtige bsis. Een seizoen loopt vn 1 ugustus tot 31 juli. Hoe? 1. De nvrgen voor seizoenverhuur moeten schriftelijk ingediend te worden bij de dienst Vrije Tijd, vóór het komende seizoen tussen 1 mei en 31 mei, n de hnd vn de vooropgestelde nvrgformulieren. Deze formulieren zijn te verkrijgen bij de dienst Vrije Tijd. 2. Bij verenigingen moet de schriftelijke nvrg ondertekend worden door de voorzitter/verntwoordelijke vn de nvrgende vereniging. Bij privépersonen volstt de hndtekening vn de nvrger. 3. Een toewijzing vn seizoenhuur is één seizoen geldig. De nvrgers worden op de hoogte gebrcht vn deze beslissing door de dienst Vrije Tijd. Art. 3: Wrborg r b o r g v n Voor elke nvrg tot occsionele huur vn een zl (excl. vergderingen) wordt er een wrborg betld vn 200. Voor elke nvrg tot occsionele huur vn mteril wordt er een wrborg vn 100 betld. De wrborg wordt betld smen met de huurprijs binnen 30 dgen n ontvngst vn bevestiging vn de reservtie en de fctuur én voor de dtum vn ingebruiknme. Voor het occsioneel (uur)gebruik vn de sporthl voor sportctiviteiten wordt geen wrborg gevrgd. Indien de huurder de wrborg niet, niet tijdig of slechts gedeeltelijk heeft betld, wordt de toegng tot de zl hem/hr ontzegd. De wrborg kn geheel of gedeeltelijk ingehouden worden ls gevolg vn eventuele schde n de infrstructuur en/of mteril of ls gevolg vn het nlten vn het grondig reinigen vn de infrstructuur en/of mteril. Ook vernielingen, sluikstorten en/of overlst in de nbije omgeving rond de desbetreffende zl zullen vi de wrborg verhld worden. Indien de wrborg niet volstt om de herstellingskosten, de vervngkosten of de reinigingskosten te dekken dn zl het tekort gefctureerd worden n de huurder. Indien geen schde werd vstgesteld en de zl in de oorspronkelijke stt werd chtergelten, zl de wrborg integrl worden terugbetld. Art. 4: Annultie b De nnulering vn een reservtie dient tenminste 1 mnd voor het tijdstip vn ingng schriftelijk e bevestigd te worden door de nvrger n de dienst Vrije Tijd, zo niet blijft de huurprijs t verschuldigd. l d. D e w r 3

4 Art. 5:Trieven Zlen Infrstructuur feestzl feestzl sportzl trmsttie Zlen Activiteit Gebruiker SML Jo Betens Jo Betens Eizeringen Activiteit zonder winstdoeleinden erkende verenigingen, scholen (vergdering, receptie, zonder inkomsten, ) Activiteit met winstdoeleinden (vi inkom, tombol, drnkverkoop,...) niet erkende verenigingen, inwoners ndere erkende verenigingen, scholen Privéfeest niet erkende verenigingen, inwoners ndere Eetfestijn Fuif Seizoen- en occsionele huur voor sportctiviteiten (prijzen per uur) Tornooi erkende verenigingen, scholen 250 niet erkende verenigingen, inwoners 375 ndere 750 erkende verenigingen, scholen 250 niet erkende verenigingen, inwoners 375 erkende verenigingen 3 1/3 zl 5 2 terreinen niet erkende verenigingen, inwoners 5 1/3 zl 8 2 terreinen scholen 1,50 1,50 1,50 1/3 zl ndere 9 1/3 zl 15 2 terreinen erkende verenigingen 65 (1/2 dg) 45 (1/2 dg) niet erkende verenigingen, inwoners 98 (1/2 dg) 68 (1/2 dg) ndere 195 (1/2 dg) 135 (1/2 dg) * Lennikse bsisscholen (lle netten) kunnen voor de lessen L.O. de zlen grtis gebruiken tijdens de schooluren volgens de gemkte fsprken seizoenshuur. bechterreinen 4

5 Mteril ntl mx. ntl uit te lenen stuks erkende vereniging scholen buurtfeest niet erkende vereniging ndr ,00 2,25 4,50 podiumelement 1 6 5,00 7,50 15,00 tfelbld + 2 schrgen ,00 4,50 9,00 stoel ,50 1,50 3,00 tribune 1 module 10 modules vn 24 zitjes 10,00 15,00 30,00 springksteel* ,00 sttfel 1 6 3,00 7,50 15,00 continer ,00 52,50 105,00 pijl pkketten vn 25 stuks 0,00 0,50 1,25 tent (3mx6m)** ,00 * volgens definitie vn het gemeentelijk reglement toelge buurtfeest ** huur enkel mogelijk voor buurtfeest inwoner ndere - Fuiven kunnen enkel in de feestzl Sint Mrtens Lennik georgniseerd worden, enkel door Lennikse verenigingen of inwoners uit Lennik. Er kunnen mximl 2 fuiven per mnd pltsvinden. De orgnistoren moeten de nvrgformulieren vn de inrichtingsvergunning voor fuiven (te verkrijgen op de dienst Vrije Tijd) ondertekenen en de beplingen ervn nleven. - Een erkende vereniging = een vereniging die voldoet n de gemeentelijke erkenningsreglementen. 5

6 Art. 6: Gebruiksvoorwrden De huurder verbindt zich ertoe de gehuurde ruimte slechts te gebruiken op de voor hem vstgestelde uren en dgen. Ook wt betreft de seizoenshuur moeten de vstgestelde uren stipt ngeleefd worden. De gebruiker wordt gecht lle loklen te gebruiken ls een goede huisvder. De zl moet netjes en gereinigd chtergelten worden (zie ook verntwoordelijkheden). Het is uitdrukkelijk verboden de nooduitgngen te belemmeren of voorziene in- en uitgngen f te sluiten. Er geldt een lgemeen rookverbod in lle zlen en ruimtes. Het gebruik in de gemeentelijke infrstructuur vn eigen mterilen, vn eender welke rd, geschiedt op eigen risico. Het mteril moet n de ctiviteit onmiddellijk verwijderd worden, behoudens ndersluidende beslissing vn de dienst Vrije Tijd. Alle mterilen en/of toestellen, die eigendom zijn vn de gemeente, moeten met respect behndeld worden en moeten n het beëindigen vn de ctiviteit op de voorziene plts terug gepltst worden. Het gebruik vn het mteril kn enkel in de zl geschieden en niet er buiten. Het stockeren vn eigen mteril kn enkel in de opbergruimte mits de goedkeuring vn de dienst Vrije Tijd. De gemeente kn niet nsprkelijk gesteld worden voor dit mteril. De gebruiker wkt erover dt bovenstnde punten ngeleefd worden en is gehouden één ieder die zich niet n het reglement houdt, hierop te wijzen. Art. 7: Specifieke beplingen betreffende de huur vn mteril Elke zl is uitgerust met tfels en stoelen, voor de ngeduide cpciteit. Het gebruik vn deze tfels en stoelen is inbegrepen in de huurprijs. De feestzl Jo Betens is tevens uitgerust met keukengerei, voor de ngeduide cpciteit. Het gebruik vn het keukenmteril in deze zl, is inbegrepen in de huurprijs. Mteril kn gehuurd worden vn vrijdg tot mndg en vn mndg tot vrijdg. Voor ontleningen in het weekend wordt het mteril ten vroegste vrijdg opgehld en wordt het ten ltste de dropvolgende mndg teruggebrcht. Voor ontleningen in de week, kn het mteril ten vroegste op mndg opgehld worden en wordt het ten ltste op vrijdg teruggebrcht. Indien het gehuurde mteril niet tijdig wordt teruggebrcht, zl een schdevergoeding opgelegd worden vn 10 per dg, te verhlen vi de wrborg. Het is mogelijk om het ontleende mteril te lten fleveren door de gemeentelijke diensten tijdens werkdgen en binnen het grondgebied vn de gemeente Lennik. Voor deze logistieke ondersteuning betlt men een retributie vn 30 per begonnen persoonsuur. Art. 8: Verntwoordelijkheden Algemeen De gemeenterd, het college vn burgemeester en schepenen en het gemeentepersoneel kunnen niet nsprkelijk gesteld worden voor ongevllen en om het even welke schde vn lichmelijke, stoffelijke of morele rd nr nleiding vn de toegestne ctiviteiten of het gebruik vn de infrstructuur/het mteril. Het gemeentebestuur kn niet nsprkelijk gesteld worden voor verlies, beschdiging of diefstl vn persoonlijke bezittingen, sportmteril, enz. Het betlen vn de Billijke Vergoeding voor de infrstructuur neemt de gemeente voor hr rekening. Alle ndere eventuele verschuldigde tksen, belstingen, uteursrechten, SABAM enz. zijn ten koste vn de huurder. De gebruiker dient lle beschdigingen die tijdens het gebruik ontstn zijn, onmiddellijk te melden n de dienst Vrije Tijd. De gemeente behoudt zich het recht voor om kosten voor schde of opkuis te verhlen op de vereniging en/of de orgnistoren. Eventueel kunnen deze kosten in mindering genomen worden op eventuele gemeentelijke subsidies. Niet betlde fcturen worden ingevorderd overeenkomstig de burgerlijke rechtspleging 6

7 Controles De occsionele huur vn een zl en/of mteril wordt steeds voorfgegn door een controle. Ook n ingebruiknme vn de zl en/of mteril wordt een controle uitgevoerd. Deze controles vinden plts respectievelijk de 1 e werkdg voorfgnd n en 1 e werkdg volgend op de ctiviteit. Nr nleiding vn de controles wordt een formulier plts vn bevinding ingevuld en ondertekend door zowel de controleur ls de huurder. Indien de huurder niet wenst of kn nwezig zijn tijdens de controles, wordt hij of zij gecht kkoord te gn met de vststellingen vn de controleur. Het formulier controle mteril wordt door de gebruiker nr wrheid ingevuld en ondertekend. Dit document wordt fgegeven smen met de sleutel bij de dienst Vrije Tijd uiterlijk de eerste werkdg volgend op de gehuurde periode, tijdens de openingstijden vn het gemeentehuis. De seizoenshuur wordt onderworpen n een regelmtige en steekproefsgewijze controle. De vststellingen vn de controles kunnen nleiding geven tot het verhlen vn de kosten vn schde of opkuis en inhouding vn de gestelde wrborg. Trieven schdevergoeding Mteril prijs/ontbrekend stuk keukenmteril gls 3,00 bord, ts, onderts 4,00 bestek 1,50 pijltjes 1,00 Het overig mteril (tfels, stoelen, podiumelementen, ndrs, springksteel): schdevergoeding = de prijs vn de herstelkost op bsis vn een prijsofferte (fctuur). De huurder stt zelf in voor het reinigen vn de zl n gebruik. Is dit niet voldoende, wordt er een extr kost ngerekend vn 30 per begonnen persoonsuur. De trieven vn het keukenmteril zijn gebseerd op bsis vn de kostprijs vn nkoop. Art. 9: Slotbeplingen Door het gebruik vn de infrstructuur/mteril verklrt de gebruiker zich kkoord met dit reglement. Iedere gebruiker wordt gecht dit reglement te kennen en dient het stipt n te leven. Gevllen vn overmcht, wrdoor de pprtuur of infrstructuur niet optiml gebruikt kn worden (o.. stroomonderbreking, verkeerdelijk gebruik) kunnen geen nleiding geven tot enige vorm vn schdeloosstelling. Het college vn burgemeester en schepenen is gemchtigd de infrstructuur te sluiten en het gebruik ervn te verbieden in gevl vn overmcht en herstellingswerken, omwille vn veiligheidsoverwegingen, lsook om iedere ndere gegronde reden, en dit met uitsluiting vn enige schdevergoeding. Gebruikers die de gebruiksvoorwrden niet nleven, kunnen door beslissing vn het college vn burgemeester en schepenen het verdere gebruik vn de infrstructuur/mteril ontzegd worden. Dit reglement, goedgekeurd op de gemeenterd vn vervngt het retributiereglement op het huren vn zlen, sportterreinen en vermelde mterilen, goedgekeurd op de gemeenterd vn 25 mrt