KERNFUNCTIE 1. Functie-infrmatie Functienaam: Directeur Shared Services Organisatie Functieschaal: 15 Kenmerkscres: 45445 45545 44 45 Smscre: 62 2. Omgeving De werkzaamheden wrden verricht binnen de bestuurlijke rganisatie van het land Curaca. De cntext waarbinnen de werkzaamheden wrden verricht is weergegeven in het betreffende businessplan. 3. Resultaatgebieden 3.1. Overheidsbrede beleidsntwikkeling en -uitvering van shared services vertaalt het ministerieel (strategisch) beleid naar het meerjaren shared service beleid, strategische uitveringskaders, delstellingen en kwaliteitsnrmen vr de eigen shared service rganisatie; vlgt en becmmentarieert externe ntwikkelingen en de effecten ervan gerelateerd aan de delstellingen van de eigen rganisatie; maakt analyses van beleids- en beheersmatige ntwikkelingen, risic's en kansen, werkt keuzemgelijkheden uit en evalueert het geverde beleid ter ndersteuning van te maken beleidskeuzes en/f beleidsbijstelling en det p grnd hiervan vrstellen tt verbetering van de integrale bedrijfsvering en verdedigt deze. nderhandelt met externe leveranciers en cntractpartners ver prducten en diensten en sluit service level agreements (SLA s) af en bewaakt de uitvering en de lptijd; nderhandelt met interne afnemers ver prducten en diensten en sluit dienstverlenende vereenkmsten (DVO s) af; adviseert de plitieke en ambtelijke tp ver meerjaren strategische shared service vraagstukken; rapprteert aan de SG ver de vrtgang binnen de shared service rganisatie (SSO). 3.2. Bevrdert de kwaliteit van de dienstverlening en de apparaatzrg ntwikkelt standaarden en nrmen, analyseert prductiecijfers, frmuleert vrwaarden en kwaliteitseisen vr geleverde diensten en prducten en de marktcnfrmiteit daarvan; bevrdert de bewustwrding p het gebied van efficiënte apparaatzrg en geeft vrlichting; draagt zrg vr een ptimale, integrale en eenduidige verheidsbrede aanpak van de uitvering van SSO taken en vert hierver verleg met in- en externe klanten; definieert, mnitrt en verbetert de dienstverlenings- en vrzieningenniveau van het SSO aan de ministeries stelt prestatienrmen p en institutinaliseert terugkppelingsmechanismen; bevrdert een efficiënte samenwerking tussen verheidsdiensten dr integratie van administratieve systemen en prcedures; is verantwrdelijk vr de aansturing van de uitbestede diensten, stelt prestatienrmen p, mnitrt deze en stuurt bij. Aalse & Partners/Caribe 1
3.3. Prjectleiding verheidsbrede ndersteunende prjecten initieert en leidt cmplexe bedrijfsverings- en beheersprjecten, stelt de prjectgrep samen, frmuleert het prjectplan, bewaakt en stuurt de vrtgang en kwaliteit van de prjecten; bepaalt de uitgangspunten, kaders en instrumenten vr de besluitvrming binnen het prject; treedt p als trekker, prjectmanager en sparringpartner bij verheidsbrede administratieve veranderings- en ptimalisatietrajecten. 3.4. Integraal management van de Shared Service Organisatie stelt het (meerjaren) strategisch beleids- en beheersplan p, draagt zrg vr de uitvering ervan, rapprteert hierver en legt dit vast in een managementcntract; behartigt het management van de SSO ten aanzien van persnele, financiële en materiële aspecten van beheer en bedrijfsvering en draagt zrg vr de dcumentaire infrmatievrziening; draagt zrg vr de selectie van nieuwe medewerkers, vert functinerings- en berdelingsgesprekken en det vrstellen vr rechtspsitinele aangelegenheden; implementeert en bewaakt de integrale planning en cntrlfunctie en bevrdert en bewaakt de tepassing van het verige managementinstrumentarium; draagt bij aan en bevrdert rganisatientwikkelingsprjecten, bevrdert de interne cmmunicatie en draagt de gewenste bedrijfscultuur uit; verlegt met staffunctinarissen ver de bedrijfsvering m af te stemmen; geeft leiding aan de SSO, bewaakt de vrtgang en kwaliteit van de werkzaamheden en cacht de medewerkers. 4. Speelruimte de directeur Shared Services Organisatie neemt beslissingen ver het te ntwikkelen en te vlgen beleid inzake de shared services, bij het den van verbeteringsvrstellen, bij het ntwikkelen van kwaliteitsstandaarden en prestatienrmen het leiden van cmplexe prjecten en bij de uitvering van het integraal management vlgens het managementcntract strategische peratinele beleidsuitgangspunten p het gebied van shared services en het algemeen bedrijfsveringsbeleid vrmen hat kader; de directeur Shared Services Organisatie legt verantwrding af aan de SG ver de realisatie van de DVO s en SLA s en ver de eenduidigheid waarmee de diensten verheidsbreed wrden uitgeverd, ver de resultaten van prjecten en ver de uitvering van het managementcntract. 5. Kennis en vaardigheden aantnbaar academisch niveau aangevuld met 5 ervaringsjaren; gespecialiseerde theretische kennis van en inzicht in het beleidsdmein shared services / facilitair management; kennis van management- en planningsmdellen en technieken; inzicht in de bedrijfsveringsprcessen van de ministeries; kennis van en vaardigheid in het behartigen van het management van een verheidsrganisatie met een hgwaardig uitveringsgericht karakter; vaardigheid in het cmmuniceren met en verreden van gebruikers m veelal tegengestelde eisen en belangen vanuit verschillende rganisatie-nderdelen te integreren in een vr de gebruikers ptimale dienstverlening; vaardigheid in het nderhandelen ver SLA s en DVO s vaardigheid in het ntwikkelen, uitdragen en verdedigen van het shared service beleid. vaardigheid in het integraal managen van de shared service rganisatie. Aalse & Partners/Caribe 2
6. Cntacten met de SG s, de directeur HR-OO-IT en andere staffunctinarissen m het strategisch shared service beleid te integreren in het algemeen strategisch beleid en m dit af te stemmen p de primaire en ndersteunende prcessen; met gebruikers ver de eisen en belangen van de verschillende ministeries en rganisatienderdelen m draagvlak te verwerven, af te stemmen, dienstverleningsvereenkmsten af te sluiten en m te kmen tt eenduidige en ptimale dienstverlening; met leveranciers en cntractpartners ver dr derden geleverde prducten en diensten m te nderhandelen en m tt (cntract)afspraken te kmen; met budgethuders, prjectleiders en accuntmanagers ver de uitvering van het beleid en veranderprcessen m af te stemmen en draagvlak te verwerven. Aalse & Partners/Caribe 3
Cmpetentieprfiel Directeur SSO Kerncmpetenties Integriteit Het te allen tijde p een transparante eerlijke, en betruwbare wijze handelen ten pzichte van verheidsrganen, medewerkers, afnemers, leveranciers en de gemeenschap. Het zrgvuldig en verantwrdelijk mgaan met de bevegdheden, middelen en infrmatie waarver de verheid beschikt ten beheve van het algemene belang van het Land Curaca. stimuleert respect en penheid in de mgang met anderen en spreekt anderen aan p integer gedrag laat vrbeeldgedrag zien in respect, eerlijkheid en betruwbaarheid rdeelt en handelt p een verantwrde wijze in allerlei situaties en in vereenstemming met vastgestelde regels en prcedures kmt tezeggingen en afspraken na verschaft tijdige, relevante en juiste infrmatie signaleert niet integer gedrag en nderneemt actie Klantgerichtheid Het vermgen in te spelen p en tegemet te kmen aan vragen, wensen en belangen van zwel interne als externe klanten rekening hudend met principes van duurzame ntwikkeling en sciaal-maatschappelijke waarden. stimuleert anderen m de dienstverlening aan klanten te ptimaliseren denkt spntaan met de klant mee, hrt z ndig de vraag achter de vraag en ziet mgelijkheden en beperkingen vertaalt de infrmatie van de klant dr naar een realistisch cncept gericht p tegevegde waarde vr klanten nderneemt extra acties m de relatie met klanten p te buwen en/f te bestendigen stimuleert en faciliteert anderen m actief klantgericht te pereren is zich bewust van de invled en de gevlgen van eigen beslissingen en gedragingen vr de gemeenschap Samenwerken De bereidheid en het vermgen m samen te werken met anderen aan een gemeenschappelijk del, k wanneer dit del niet nmiddellijk van persnlijk belang is. medigt anderen aan m samen te werken en hun ideeën te uiten kmt met ideeën m het gezamenlijke resultaat te verbeteren stimuleert medewerkers/cllega's m peridiek met elkaar infrmatie/kennis te delen bevrdert de gede verstandhuding en geeft pbuwende kritiek en feedback Aalse & Partners/Caribe 4
Functiecmpetenties Plannen en rganiseren In staat zijn m de werkzaamheden van het eigen verantwrdelijkheidsgebied en de werkzaamheden die het verantwrdelijkheidsgebied verstijgen zdanig te rganiseren dat de gewenste resultaten wrden behaald. Op een effectieve wijze delen en pririteiten (mede) bepalen en bendigde acties, tijd en middelen aangeven f tewijzen m de gestelde delen te bereiken. creëert randvrwaarden vr zaken die p lange termijn gerealiseerd meten wrden ntwikkelt, p een systematische wijze, strategieën en actieplannen die haalbaar en effectief zijn m de gestelde delen te bereiken legt relaties tussen werkzaamheden van verschillende nderdelen binnen de rganisatie en stemt de planning van eigen werkzaamheden hierp af cördineert veel werkzaamheden die inhudelijk van elkaar verschillen en die een lange drlptijd f gevlgen p lange termijn hebben behudt p elk mment en p elk niveau het verzicht van prjecten en stuurt waar ndig bij m p een effectieve en efficiënte manier m de delen en deadlines te bereiken Omgevingsbewustzijn Is ged geïnfrmeerd ver interne, maatschappelijke, ecnmische, en plitieke ntwikkelingen en verige mgevingsfactren en weet deze effectief te benutten vr de bedrijfsvering. Het vermgen m cnsequenties van beslissingen en acties p de rganisatie(nderdelen) en de mgeving te verzien. vlgt ntwikkelingen p maatschappelijk, ecnmisch en plitiek-bestuurlijk gebied en benut deze kennis ten beheve van de eigen rganisatie nderhudt een breed netwerk binnen en buiten de rganisatie, en hudt zich daardr ged p de hgte van trends en ntwikkelingen vlgt belangrijke interne ntwikkelingen die niet direct het eigen verantwrdelijkheidsgebied betreffen en gebruikt die infrmatie z ndig vr de aansturing van de rganisatie f het eigen rganisatienderdeel hudt rekening met de invled en de gevlgen van eigen beslissingen f activiteiten p andere rganisatienderdelen en p cllega s en medewerkers hudt zrgvuldig rekening met psitieve en negatieve publiciteit verrzaakt dr interne gebeurtenissen en beslissingen en de effecten daarvan, en nderneemt de bendigde acties Aalse & Partners/Caribe 5
Overtuigingskracht Het zdanig beïnvleden van anderen dat zij enthusiast wrden f hun mening f huding aanpassen/wijzigen. Is in staat anderen vr een standpunt te winnen. kent de verhudingen en mgelijke weerstand in de rganisatie wint p strategisch niveau de juiste sleutelfiguren vr het eigen standpunt is een krachtig spreker: is t the pint en gebruikt zulke aansprekende vrbeelden/ taal dat anderen gebeid zijn dr wat hij/zij te vertellen heeft verkrijgt draagvlak vr strategische plannen, dr aan te sluiten bij de beheften, de beleving en de ntwikkelingen in- en extern de rganisatie bespreekt weerstanden en bezwaren penlijk, benemt verschillen en vereenkmsten in meningen krijgt vrstellen vr een gezamenlijk standpunt geaccepteerd realiseert draagvlak vr vrstellen die meilijk liggen; straalt gezag en verwicht uit en wint p basis daarvan anderen vr standpunten en ideeën Ordeelsvrming Het verwegen van feiten, situaties f alternatieven en p basis daarvan tt keuzes kmen f cnclusies trekken. Het vermgen m p basis van beschikbare infrmatie en ervaring tt een mening te kmen. beargumenteert strategisch belangrijke keuzes p basis van een grndige risic- en alternatievenanalyse, rekening hudend met cmplexiteit van de mgeving, tekmstige ntwikkelingen en maatschappelijke gevlgen geeft aan bij welk alternatief rekening gehuden met wrden met tekmstige ntwikkelingen (intern en extern) kmt tt een gewgen mening ver zaken die richtinggevend zijn vr de rganisatie nderkent in de rdeelsvrming de relatieve plaats van het eigen rdeel binnen het grtere geheel maakt afwegingen tussen pkmen vr eigen pvattingen en sturen p draagvlak vr beslissingen Durf Onder druk p eigen verantwrdelijkheid nemen van effectieve beslissingen in situaties die daadkracht verlangen. handelt nder druk en in risicsituaties welverwgen en daadkrachtig neemt het vrtuw bij visievrming, bij het managen van crisissituaties en bij ingrijpende veranderingsprcessen betrekt cllega's bij het beslechten van een prbleem f vraagstuk en geeft blijk van vertruwen in de expertise van de ander straalt gezag en vertruwen uit en verwerft aanzien dr krachtig, cnsistent, cnsequent en vastberaden ptreden Aalse & Partners/Caribe 6