ADMINISTRATIEF LOGISTIEK DIENSTHOOFD APOTHEEK

Transcriptie

1 Mariaziekenhuis vzw Maesensveld 1 B-900 Overpelt Tel Fax [email protected] ADMINISTRATIEF LOGISTIEK DIENSTHOOFD APOTHEEK ZORGONDERSTEUNENDE EENHEDEN Plaats in de rganisatie Het administratief lgistiek diensthfd aptheek rapprteert aan de directie ZE/ZOE betreffende de administratieve en lgistieke prcessen en aan de algemeen directeur betreffende het aankpdmein. Hij/zij geeft leiding aan de administratieve medewerkers werkzaam in aptheek en geeft mee leiding aan de aptheekassistenten vr de lgistieke prcessen. Hij/zij werkt nauw samen met de hfdaptheker en de dienst aankp. Del van de functie Het administratief lgistiek diensthfd aptheek is verantwrdelijk vr rganisatie en beleid van de aptheek m.b.t. de administratieve en lgistieke prcessen. Hij/zij is verantwrdelijk, in nauwe samenwerking en in verleg met hfdaptheker, vr de realisatie en pvlging van een kwaliteitsvlle dienstverlening. Hij/zij staat in vr cmmunicatie en verleg p niveau van de afdeling. Dit k weer samen/in nauwe samenwerking met de hfdaptheker Het financieel lgistiek diensthfd aptheek is verantwrdelijk vr de rganisatie, de cntinuïteit en de kwaliteit van de activiteit vr zijn/haar dmein en krijgt hiervr een aantal activiteiten tegewezen, met name activiteiten met betrekking tt: - de strategische visie van de afdeling - de kwaliteit van zrg - het persneelsbeleid - het beheer van middelen - pleiding en ntwikkeling - cmmunicatie en verleg Gezien de dienst twee belangrijke peilers heeft (medisch-farma & administratief-lgistiek) zullen bvenstaande activiteiten steeds in nauw verleg met de hfdaptheker meten afgestemd en uitgewerkt wrden, zdat er vr de dienst slechts 1 beleid is, welke nderdelen bevat die telkens kunnen tegewezen wrden aan een van beide hfden. Taakinhud/Functie-inhud/Resultaatsgebieden 1. Dagelijkse leiding en rganisatie van de teams heeft de algemene leiding ver de administratieve medewerkers werkzaam p de afdeling en draagt verantwrdelijkheid ver het functineren van aptheek m.b.t. administratieve en lgistieke prcessen. heeft samen met de hfdaptheker een leidinggevende functie naar de aptheekassistenten en dit betreffende de lgistieke prcessen. geeft het gede vrbeeld en hanteert een cnsistente manier van leidinggeven en respecteert gemaakte afspraken. Neemt in alle verwachtingen tav de medewerkers een vrbeeldrl p. bevrdert het werkklimaat en de grepssfeer is verantwrdelijk vr de rganisatie en cördinatie van de activiteiten is verantwrdelijk vr het cncretiseren en uitveren van het ziekenhuisbreed beleid is verantwrdelijk vr de cntinuïteit van de administratieve en lgistieke prcessen van de afdeling zrgt er vr dat p een systematische manier gehandeld wrdt p de afdeling, steeds vertrekkende vanuit de zrgvraag van de patiënt en/f zijn mgeving. is eindverantwrdelijke vr het lgistieke prces binnen de aptheek: vrraadbeheer warehusemanagement

2 crrecte registratie returs cyclecunts besteladministratie pvlging backrders datamanagement infrecrds rapprtering 2. Activiteiten mbt de strategische visie van de teams ziet er p te dat de administratieve en lgistieke activiteit van de afdeling afgestemd is p de strategische visie van het ziekenhuis. brengt de visie en missie van het ziekenhuis regelmatig nder aandacht van zijn/haar medewerkers maakt jaarlijks samen met de hfdaptheker een ABP en een jaarverslag (zrgt er vr dat er wisselwerking is tussen het jaarverslag en het ABP) betrekt medewerkers zveel mgelijk bij het pstellen en het behalen van de delstellingen die beschreven wrden in het ABP en het jaarverslag. stuurt, begeleidt en vlgt de veranderingsprcessen p de afdeling p zrgt er vr dat de wettelijk pgelegde registraties die van tepassing zijn vr zijn/haar afdeling wrden uitgeverd zrgt er vr dat de relevante wetgeving wrdt tegepast en infrmeert de medewerkers van de afdeling hierver. heeft g vr het behud en/f het verder verbeteren van het gede imag van de afdeling en het ziekenhuis in het algemeen.. Activiteiten mbt de kwaliteit van zrg rganiseert, cördineert, hudt tezicht p en evalueert de activiteit; det pvlging van een cnsistente tepassing van de geldende prcedures. zrgt er vr dat de prcedures en werkmethdes van de afdeling up t date gehuden wrden (vlgens de prcedures van het ziekenhuis) is verantwrdelijk vr het aanbieden van een patiëntgerichte zrgrganisatie p afdelingsniveau met bijzndere aandacht vr patiëntenrechten en ethiek, discretieplicht/ berepsgeheim. hudt tezicht p de kwaliteit van de activiteit en het bevrderen ervan p niveau van de afdeling evalueert het werk in zijn ttaliteit staat in vr innvatie, implementatie van nieuw ntwikkelde initiatieven, steeds in verleg met alle betrkken partijen. maakt gebruik van kwaliteitstetsingsinstrumenten m de resultaten van het werk te blijven verbeteren bewaakt de kwaliteit van de dienstverlening, zwel t.a.v. de interne werking van de aptheek als t.a.v. verpleeg- en andere ziekenhuisdiensten p vlak van administratieve en lgistieke prcessen neemt actief deel aan kwaliteitsprjecten die rechtstreeks verband huden met de administratieve en lgistieke activiteiten in de aptheek en staat in vr de implementatie van nieuw ntwikkelde initiatieven zrgt vr een crrecte registratie van cntracten (via MCS), vlgens afspraak met de aankper stelt inkmende aankpvragen in vraag mbt mgelijke prces- en efficiëntieverbetering, in nauw verleg met de aankper / vlgens de algemene afspraken/prcedure gemaakt met de aankpen analyseert de mgelijke synergiën vr grepsaankpen, in nauw verleg met de aankper / vlgens de algemene afspraken/prcedure gemaakt met de aankpen vlgt de afspraken met de leveranciers ged p en ptimaliseert hierbij het leveranciersprtfli (met fcus p n time delivery, kst kwaliteit en innvatie), in nauw verleg met de aankper / vlgens de algemene afspraken/prcedure gemaakt met de aankpen 2/5 Laatst bijgewerkt p 7/7/201

3 . Activiteiten mbt persneelsbeleid zrgt vr een uurrsterregeling vr de administratieve medewerkers met een evenwichtige verhuding tussen de behefte van de rganisatie en de wensen van de medewerkers, rekening hudend met de betreffende wetgeving zrgt vr uurrsters rekening hudend met de minimumstaffing en de geldende afspraken p ziekenhuisniveau neemt deel aan sllicitatiegesprekken van de medewerkers van de afdeling begeleidt nieuwe medewerkers: dwz zrgt vr een gepast nthaal en zrgt dat iedere nieuwe medewerker wrdt tegewezen aan een peter f meter is verantwrdelijk vr de inschling van nieuwe medewerkers. treedt p als cach van de medewerkers van de afdeling. heeft g vr de arbeidstevredenheid van zijn/haar medewerkers en steunt hierbij p infrmatie mtrent ziekteverzuim, tevredenheidsmeting, staat in vr een crrecte evaluatie en berdeling van de medewerkers rganiseert één maal per jaar een ntwikkelingsgesprek met elke medewerker hudt tezicht p de tepassing van het arbeidsreglement 5. Activiteiten mbt beheer van middelen is verantwrdelijk vr het ptimaal aanwenden van middelen met het g p een kwaliteitsvlle zrg naar de afdelingen te. staat in vr een verantwrd en efficiënt gebruik van verbruiksmaterialen p de afdeling je neemt actief deel aan aankpdssiers vr medische materialen en farmaceutische prducten, in nauw verleg met de aankper / vlgens de algemene afspraken/prcedure gemaakt met de aankpen is verantwrdelijk vr het stckbeheer in aptheek, vlgt de ttale werkingsksten van de afdeling p, berdeelt en evalueert de ttale middelen van de afdeling p de efficiënte inzet ervan. maakt jaarlijks samen met de hfdaptheker een investeringsbegrting en persneelsbegrting p. de investeringsbegrting wrdt gemtiveerd en gedcumenteerd vergemaakt aan de directie vlgens prcedure. de persneelsbegrting wrdt gemtiveerd en vergemaakt aan directie vlgens prcedure. 6. Activiteiten mbt pleiding en ntwikkeling stimuleert, mtiveert de medewerkers tt het vlgen van vrming en bijschling is zelf bereid bijschling te vlgen wat betreft het leidinggeven maar k wat betreft de administratieve en lgistieke prcessen maakt jaarlijks een vrmingsbeheftenplan vr de medewerkers. is, in verleg met de stagebegeleiding en mentren, verantwrdelijk vr de pvang, de begeleiding en de tewijzing van de studenten geeft, samen met de medewerkers, feedback aan de studenten die stage lpen p de afdeling 7. Activiteiten mbt cmmunicatie en verleg neemt deel aan het medisch farmaceutisch cmité en het cmité medisch materiaal. rganiseert dienstvergaderingen vr de administratieve medewerkers treedt in multidisciplinair verleg is de verbindende schakel tussen de eigen medewerkers de hfdaptheker en de mgeving nderhudt een netwerk van relaties met alle disciplines en instanties binnen en buiten de rganisatie (buiten de rganisatie steeds in verleg met de directie) zal in geval van cnflict p de afdeling arbitrair ptreden. 8. Hudt tezicht p de algemene en specifieke taken van de hfdaptheker bepaald in K.B. van in samenwerking met de dienst bekhuding hudt het administratief lgistiek diensthfd aptheek de gegevens bij die het mgelijk meten maken: het budget van de ziekenhuisaptheek p te stellen de rekeningen p te vlgen de balans van de ziekenhuisaptheek p te maken /5 Laatst bijgewerkt p 7/7/201

4 de geldende facturatieregels te te passen en de integratie van de geneesmiddelen in de algemene facturatie van het ziekenhuis mgelijk te maken. het administratief lgistiek diensthfd aptheek verzekert het ecnmisch beheer van de geneesmiddelen dr: de keuze van leveranciers in verleg met het cmité ziekenhuishygiëne en het medischfarmaceutisch cmité het beheer van de geneesmiddelenvrraad binnen zijn/haar bevegdheid Functieprfiel 1. Opleiding master in de industriële wetenschappen, tegepaste ecnmische wetenschappen, handelsingenieur, handelswetenschappen f gelijkwaardig dr ervaring 2. Kennis heeft kennis van SAP. Cmpetenties Generieke cmpetenties Functiefamilie cmpetenties Functiespecifieke cmpetenties Samenwerken Bijdragen aan een gemeenschappelijk resultaat, k wanneer de samenwerking een nderwerp betreft dat niet direct van persnlijk belang is. Klantgerichtheid Onderzeken van wensen en beheften van de klant en daarnaar handelen. Integriteit Handhaven van algemeen aanvaarde sciale en ethische nrmen in activiteiten die met de functie te maken hebben. Individugericht leidinggeven Richting en sturing geven aan een medewerker in het kader van diens taakinvulling. Grepsgericht leidinggeven Richting en sturing geven aan een grep, samenwerkingsverbanden tt stand brengen en handhaven. Inzet (prestatievermgen) Gedrag dat getuigt van het stellen van hge eisen aan eigen werk. Laten zien niet tevreden te zijn met een gemiddelde prestatie. Managementidentificatie Zich identificeren met de belangen en prblemen van het management (leidinggevende, directie en hger management). Delegeren Eigen beslissingsbevegdheden en verantwrdelijkheden p duidelijke wijze tedelen aan de juiste medewerkers. Niveau /5 Laatst bijgewerkt p 7/7/201

5 Ondernemerschap Signaleren van kansen in de markt, zwel vr bestaande als nieuwe prducten/diensten. Daar naar handelen en daarbij risic s durven nemen. Vrtgangscntrle Opstellen en uitveren van prcedures m de vrtgang van prcessen, taken f activiteiten van medewerkers en van zichzelf te bewaken en te cntrleren. Ordeelsvrming Gegevens en mgelijke handelswijzen in het licht van relevante criteria tegen elkaar afwegen en tt realistische berdelingen kmen. Sensitiviteit Zich bewust tnen van andere mensen en de mgeving, alsmede de eigen invled hierp. Gedrag dat getuigt van het erkennen van de gevelens en beheften van anderen. Werkmstandigheden 5/5 Laatst bijgewerkt p 7/7/201