FUNCTIEBESCHRIJVING ONTHAALMEDEWERKER

Transcriptie

1 FUNCTIEBESCHRIJVING ONTHAALMEDEWERKER Identificatiegegevens Functie: administratief medewerker Functietitel: nthaalmedewerker Niveau/rang: administratief medewerker C 1-3 Plaats in het rgangram: de nthaalmedewerkers kunnen tewerkgesteld wrden in de verschillende directies van het OCMW Krtrijk Aard van de functie: Functiefamilie: Secretarisbesluit : Nummer functiebeschrijving : statutair/cntractueel administratie frntffice Psitinering in de rganisatie Leiding krijgen van: Cllega s in de functie: directeur/diensthfd/teamverantwrdelijke de cllega s van de dienst en de nthaalmedewerkers nderling Del van de functie De administratief medewerker verzrgt het nthaal van de dienst, verleent inf en verwerkt vragen van interne en/f externe klanten, teneinde een vltte, crrecte en klantvriendelijke dienstverlening te verzekeren. De nthaalmedewerker kan k administratieve taken uitveren in functie van de dienst f de rganisatie.

2 Verantwrdelijkheidsgebieden 1. je zrgt vr een klantvriendelijk nthaal en efficiënte dienstverlening aan interne f externe klanten, rekening hudend met een divers klantenbestand taken:.a. je geeft infrmatie, beantwrdt vragen en verwijst mensen crrect dr je vult dcumenten van de klanten in en verwerkt ze crrect en tijdig je beantwrdt brieven, mails, faxen, telefnprepen, crrect en vriendelijk, rekening hudend met de huisstijlregels je verzekert de tegangscntrle van het gebuw 2. je verricht administratieve en lgistieke pdrachten in pdracht en in functie van de dienst met het g p de ndersteuning van de medewerkers en de leidinggevenden taken:.a. je registreert gegevens m.b.t. de klanten ter ndersteuning van cllega s, leidinggevenden en het beleid je behandelt de binnenkmende en uitgaande pst cnfrm de geldende huisstijl en richtlijnen je rganiseert de bezetting van de lkalen, belegt vergaderingen en helpt mee bij het rganiseren van kleine evenementen: uitndigen van gendigden, reserveren van zalen, vrzien van technisch ndersteuningsmateriaal, vrzien van catering, je vlgt de kasverrichtingen van je lket p en det de ndige administratieve verwerking ervan je vert ad hc kleinere administratieve pdrachten uit die je leidinggevende f de secretaris je geven 3. je zrgt vr een klantvriendelijke nthaalruimte zdat klanten geïnfrmeerd wrden ver relevante nderwerpen en activiteiten van het OCMW Krtrijk en aanverwante partners taken:.a. je zrgt ervr dat de peningsuren zichtbaar uithangen je staat in vr de aankleding van de nthaalruimte je hangt affiches uit ver nderwerpen en activiteiten die nuttig kunnen zijn vr de klanten je zrgt ervr dat flders met relevante inf ter beschikbaar zijn 4. je zrgt vr het agendabeheer van cllega s en leidinggevenden teneinde een kwaliteitsvlle dienstverlening aan te bieden taken:.a. je maakt interne en externe afspraken je maakt de cllega s en leidinggevenden attent p gemaakte afspraken je maakt de cllega s en leidinggevenden attent p mgelijke prblemen met het werk en de planning je berdeelt een gede tijdsindeling bij het maken van afspraken vr anderen 5. je werkt mee aan een efficiënte interne werking van de dienst teneinde te kmen tt een ptimale rganisatie ervan taken:.a. je verlegt met cllega s m de werking van de dienst te verbeteren je stelt je expertise ter beschikking van de cllega s je signaleert beheften, tekrten en knelpunten rndm de eigen werking, de werking van de dienst f dienstverlening en denkt actief mee rnd plssingen je verzamelt dienst- f teamgebnden gegevens, cntrleert ze en stelt ze ter beschikking van de cllega s

3 6. je buwt mee aan een gede teamwerking m tt een psitieve, cllegiale werksfeer te kmen taken:.a. je hebt een actieve inbreng bij de werkbesprekingen in het team je leeft teamafspraken na je helpt mee aan diverse pdrachten, eigen aan de dienst je helpt cllega s in het uitveren van hun taken, indien ndig 7. je vert de pgedragen taken autnm uit en ziet te p een kwalitatieve uitvering ervan taken:.a. je plant je activiteiten en zrgt vr een crrecte en tijdige uitvering ervan je bepaalt zelf de pririteiten in je werk en legt een takenlijst aan je cntrleert je taken en past ze aan indien ndig je rapprteert aan je leidinggevende 8. je hebt aandacht vr je eigen prfessinele ntwikkeling zdat je je werk p een kwaliteitsvlle manier kan uitveren taken:.a. je bent bereid m vrmingen, trainingen en pleidingen te vlgen die relevant zijn vr het werk je vraagt naar feedback bij de leidinggevende en cllega s je leest de ndige vakliteratuur je neemt infrmatie in je p en past die te p je uit te veren taken

4 Cmpetenties VAKKENNIS: gedreven zijn m je vak te kennen en bij te leren niveau 1: - je beschikt ver de kennis en vaardigheden m je functie naar behren te vervullen en je kan ze tepassen waar ndig - je staat pen vr nieuwe zaken en feedback en maakt gebruik van kansen vr pleiding en ntwikkeling je vert pdrachten uit binnen de afgesprken kaders je schat situaties ged in je kent de sftware en netwerktepassingen die ndig zijn m je jb uit te efenen je kent de rganisatie waarin je werkt je bent bereid m nieuwe methdes aan te leren je past nieuwe afspraken ver de uitvering van de eigen taak meteen te in de praktijk je geeft aan waar zich prblemen in de taak vrden en denkt mee ver plssingen RESULTAATGERICHTHEID: gedreven zijn m p tijd je delen te halen niveau 1: je werkt gericht en actief aan het bereiken van de vrpgestelde delen je gaat ervr m de taken af te werken binnen de afgesprken termijn je geeft tijdig aan wanneer er knelpunten in het werk ptreden je neemt actie m bij te sturen wanneer de delstellingen in het gedrang kmen je neemt peratinele beslissingen p zelfstandige basis je blijft nder tijdsdruk gecncentreerd en effectief werken je blijft hfd- en bijzaak in het eigen werk nderscheiden je reageert rustig en vriendelijk bij prblemen, negatieve feedback en nvrziene situaties ZELFSTANDIG WERKEN: gedreven zijn m ptimaal en znder tezicht f cntrle te werken niveau 1: je vert taken zelfstandig uit en kan het eigen werk rganiseren je vert je taken p een zelfstandige manier uit je levert verzrgd werk af, znder futen en nnauwkeurigheden, k nder tijdsdruk je geeft tijdig aan wanneer de planning niet kan gehaald wrden je werkt de eigen taken tijdig en vlledig af je staat pen vr vernieuwing je laat je dcumenten p die manier achter zdat anderen hierin hun weg makkelijk kunnen vinden je brengt structuur aan in de veelheid van taken INNOVATIE EN CREATIVITEIT: gedreven zijn m te verbeteren en vernieuwen niveau 1: je staat pen vr vernieuwing en zekt mee naar alternatieve werkwijzen je staat pen vr nieuwe ideeën, plssingen, prcedures en methdes je bent altijd bereid te leren en mee te greien met veranderingen je staat psitief tegenver verandering je denkt mee ver veranderingen m de taken efficiënter te kunnen uitveren je stelt bestaande zaken ter discussie je hebt g vr cultuurverschillen en benut die m vernieuwing in te veren je zekt mee naar alternatieven

5 SAMENWERKEN: gedreven zijn m de delen van het team te bereiken niveau 1: je werkt met je cllega s aan gezamenlijke pdrachten, respecteert de gemaakte werkafspraken en nderhudt een gede werksfeer je hudt rekening met cllega s: bvb. bij taakverdeling, verlfplanning, teamvrzieningen, je signaleert prblemen f maakt ze bespreekbaar je stelt je pen en cnstructief p in de samenwerking met je cllega s je gaat respectvl m met anderen en tnt waardering vr ieders eigenheid en mening je hudt je aan de afspraken ver het gezamenlijk gebruik van werkmaterieel je ziet wanneer een cllega hulp ndig heeft en helpt spntaan je verwittigt tijdig als je een afspraak niet kan nakmen INZET EN MOTIVATIE: gedreven zijn en zich inspannen m het werk z ged mgelijk te den niveau 1: je neemt initiatief, neemt verantwrdelijkheid, tnt leerbereidheid en nderneemt acties binnen je eigen takengebied (reactief) je start zelf een nieuwe taak p als het werk klaar is f vraagt naar een nieuwe taak je gaat ervr m taken af te werken je zekt uit eigen beweging de ndige infrmatie m je taken af te werken je signaleert prblemen je werkt met een aanstekelijk enthusiasme en gedrevenheid je vraagt m uitleg en verduidelijking aan je leidinggevende, cllega s en de burger je det zelf vrstellen vr eigen bijschling KLANTGERICHTHEID: gedreven zijn m de klant te helpen niveau 2: je denkt actief mee, speelt in p de vragen en wensen van de (interne en externe) klant en vlgt ze p je speelt in p vragen de klanten en hudt je aan de regels f afspraken je licht de klant crrect in ver alle zaken waar hij belang bij heeft je behandelt elke klant gelijkwaardig en verzekert een discrete behandeling van zijn vraag je beperkt je niet tt de directe f uitgesprken vraag je denkt mee met de klant en levert een gepersnaliseerde service waar ndig je neemt je rl van aanspreekpunt vr de klant p je je cmmuniceert p een transparante wijze met de klant KWALITEITSVOL WERKEN: gedreven zijn m werk af te leveren dat vldet aan de gevraagde nrmen niveau 1: je werkt crrect en verzrgd vlgens de afspraken je vert het werk verzrgd en p een juiste manier uit je velt je verantwrdelijk vr de kwaliteit van het eigen werk je ziet erp te dat het eigen werk een cnstante kwaliteit heeft je evalueert altijd en systematisch het eigen werk je kmt gemaakte afspraken altijd na je vlgt de vrgeschreven prcedures je stuurt bij als de kwaliteit ndermaats is

6 ORGANISATIEBETROKKENHEID: gedreven zijn m de belangen van de rganisatie te verdedigen bij anderen en zich verbnden velen met de rganisatie, taak en functie niveau 1: je tnt respect vr de rganisatie en hudt je aan de regels, afspraken en prcedures van de rganisatie/directie/departement/dienst/ het team je vert pdrachten uit, k al kmen ze niet vereen met de eigen mening je gaat altijd zrgvuldig m met vertruwelijke f delicate infrmatie je handelt altijd met het g p het klant-, dienst- en rganisatiebelang je respecteert het gezag van je leidinggevende en handelt hiernaar je brengt k vervelende pdrachten tt een ged einde je leeft de dentlgische cde na je bent alert vr mgelijke fraude en crruptie en meldt vermedens COMMUNICATIE: gedreven zijn m infrmatie ver te brengen en te ntvangen niveau 2: je kan een bdschap structureren, je cmmunicatie aanpassen aan de delgrep en situatie en kan cmmuniceren in twee richtingen je gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie je past taalgebruik aan de delgrep aan je brengt je bdschappen helder, vlledig en kernachtig ver je legt vlt cntacten met verschillende mensen (achtergrnd, eigenheid, ) je sluit de bdschap aan p de beheften van tehrders en gaat in p reacties je nderkent (nn)verbale cmmunicatie en speelt erp in je richt je tt de tehrders