procesbegeleiders (en beleidsmedewerkers)

Transcriptie

1 prcesbegleiders (en beleidsmedewerkers) prcesbegeleiders (en beleidsmedewerkers) Deze thematische fiche wil inzicht verschaffen in de vereenkmsten en de verschillen van een prcesbegeleider en een beleidsmedewerker en in hun rl die ze vervullen in een plitiekrps del De lkale beleidsmedewerker is degene die zijn krpschef ndersteunt bij vrbereiden, uitveren, pvlgen en bijsturen van het beleid, vral met het g p een integrale bedrijfsvering. De hfdbrk van dit werk situeert zich rnd het jaarlijkse znale veiligheidsplan. Naast het gebruiken van een aantal delgerichte technieken en methdes werkt hij bijgevlg, en dit in tegenstelling tt de prcesbegeleider, k gedeeltelijk inhudelijk mee. De lkale beleidsmedewerker kan zich vr het tepassen van specifieke methdes en technieken methdlgisch uiteraard k laten bijstaan dr een lkale prcesbegeleider. De bevegd- en verantwrdelijkheden van een beleidsmedewerker zuden er als vlgt kunnen uitzien: Hij ndersteunt rechtstreeks de krpschef en nrechtstreeks de znale veiligheidsraad bij het pstellen, pvlgen, evalueren en bijsturen van het znale veiligheidsplan. Dit hudt nder meer in dat hij nder de verantwrdelijkheid van de krpschef: alle bjectieve en subjectieve gegevens verzamelt en verwerkt die nuttig kunnen zijn bij het bepalen van peratinele pririteiten en delstellingen p bestuurlijk en gerechtelijk vlak; beschikbare cijfers en prbleemgebieden analyseert; relevante metingen p basis van geschikte indicatren rganiseert met betrekking tt die delstellingen; p gezette tijdstippen cmmuniceert met de betrkken partijen. Hij rganiseert, stimuleert en integreert de rganisatientwikkeling van het gehele krps. Dit hudt nder meer in dat hij nder de verantwrdelijkheid van de krpschef: p het vlak van leiderschap, persneelsbeheer, beleid en strategie, middelen en samenwerking met partners, en de primaire, ndersteunings- en besturingsprcessen van het krps acties nderneemt en aanmedigt; vrtdurend g heeft vr de meting van de resultaten met betrekking tt de waardering van de rganisatie dr haar dienstenafnemers, haar medewerkers, de maatschappij en met betrekking tt de financiële en peratinele resultaten; cntacten legt met andere znes met het g p benchmarking ; gd practices uitwisselt met andere plitieznes en plitiediensten; beleidsmedewerker leren en verbeteren stimuleert p rganisatie-, team- en individueel niveau. Dirk Van Aerscht - prvincie Vlaams-Brabant /6 Geert Hasevets - prvincie Limburg

2 prcesbegleiders (en beleidsmedewerkers) De lkale prcesbegeleider ndersteunt het lkale plitiekrps vral p methdlgisch vlak met resultaat- en mensgerichte methdes en technieken. In de strikte betekenis van het wrd hudt hij zich uitsluitend bezig met het HOE en mengt hij zich nit inhudelijk. Binnen zijn bevegd- en verantwrdelijkheden hudt de prcesbegeleider rekening met tal van bijzndere aandachtspunten. Z is de prcesbegeleider enkel verantwrdelijk (en bevegd) vr de methdlgische ndersteuning bij wijze van advies en/f het begeleiden van prjecten en/f prcessen. Hij is slechts participatief naar inhud, wat wil zeggen dat hij de juiste inhudelijke vragen stelt, maar geen inhudelijke standpunten inneemt. Dr zijn ervaring zal hij weliswaar kennis krijgen van verschillende inhudelijke benaderingen. In dat geval kan hij in zijn ndersteuning wel verwijzen naar andere prjecten f prcessen. Z zet hij diegenen die hij begeleidt aan m eens ver het muurtje te gaan kijken. Hij past de methdlgie (als hulpmiddel, niet als del p zich) te, en zrgt ervr dat de grepen die hij begeleidt, p kers blijven p het vlak van de vraf bepaalde timing en inhud. De prcesbegeleider begeleidt reflecties en discussies en past prbleemplssende grepstechnieken te die tt een gemeenschappelijke beeldvrming en/f besluitvrming meten leiden. Hij schenkt aandacht aan teamntwikkeling, individueel gedrag en de rganisatiecultuur. Hij visualiseert zveel als mgelijk de inhud van gesprekken en efeningen, wat de cmmunicatie tussen en de beeldvrming van mensen een stuk verbetert. Het meetbaar en pvlgbaar maken van delstellingen, p het niveau van inspanningen, resultaten en effecten en het vrtdurend drlpen van de Plan-D-Check-Act-cyclus vergt zijn aandacht. Creativiteit en innvatie brengt hij in waar ndig. Hij tracht psitief m te gaan met cnflicten en weerstanden en, als het kan, helpt hij ze mzetten in een meerwaarde vr het prces. Streven naar cnsensus en win/win situaties is k een van zijn betrachtingen. Hij bewerkstelligt participatieve werkvrmen en een demcratische besluitvrming. Een nauwe samenwerking met de inhudelijke verantwrdelijke (meestal een prjectleider) is uiteraard vr, tijdens als na de werksessies een ndzaak. Hij rapprteert regelmatig aan zijn pdrachtgever(s). prcesbegeleider aandachtspunten vr de prcesbegeleider Enkele vrbeelden: Het vergadertechnisch en methdlgisch begeleiden van beleids- en andere (punctuele) verlegmmenten binnen de rganisatie. Het begeleiden van en ndersteunen in diverse nderdelen van de beleidscyclus zals: de rganisatie van interne en externe delgrepbevragingen, een medewerkerstevredenheidsnderzek, het verzamelen en verwerken van gegevens met betrekking tt de interne werking, enz. tijdens de scanningsfase; cncrete activiteiten van de prcesbegeleider de ntwikkeling van een argumentatiemdel m, vertrekkende van de geanalyseerde gegevens, te kmen tt pririteiten en bijzndere aandachtspunten in het znale veiligheidsplan; Dirk Van Aerscht - prvincie Vlaams-Brabant /6 Geert Hasevets - prvincie Limburg

3 prcesbegleiders (en beleidsmedewerkers) het bepalen van de meest geschikte aanpak (prjectmatige, taakgerichte f rutinematige aanpak) van een prbleem f fenmeen (nveiligheid, interne werking, kwaliteit, ); het ntwerpen van een prjectcntract die aan het prjectmatig uitwerken van een pririteit vrafgaan. Dit cntract mvat afspraken tussen de krpschef als pdrachtgever, de prjectleider en de prcesbegeleider ver nder meer het del van het prject, de limieten ervan, de beschikbare middelen, de timing, een stappenplan, de deelnemers, de cmmunicatie erver, ; het methdlgisch begeleiden van prjecten (p het gebied van nveiligheid, interne werking f kwaliteit) al dan niet met externe partners aan de hand van een stappenplan vr rzaakgerichte prbleemplssing; de ntwikkeling van actieplannen, meetactieplannen en stuurbrden. Het ndersteunen van de implementatie van een rganisatientwikkelingsmdel. Het helpen beschrijven van de primaire, de ndersteunende en de besturingsprcessen. De ntwikkeling van een visie, missie en waarden. Het tepassen van prbleemplssende grepstechnieken in management- f andere al dan niet punctuele vergaderingen. Het begeleiden van een beleidsndersteuningsteam, dat dr zijn multidisciplinaire en crssfunctinele samenstelling de krpschef helpt m de kers p langere termijn te bepalen en hiervr draagkracht, draagvlak en betrkkenheid tracht ls te weken in het gehele plitiekrps. Het technisch ndersteunen van de stapsgewijze implementatie van gemeenschapsgerichte plitiezrg. Het prfiel van een prcesbegeleider ziet eruit als vlgt. Kennis, inzicht en vaardigheden kunnen dr ervaringen, leren en pleiding vlgen vervlmaakt wrden. De juiste ingesteldheid is bij aanvang van het vervullen van de rl van prcesbegeleider echter van het grtste belang. Ingesteldheid Van een prcesbegeleider mag, naar ingesteldheid te, verwacht wrden dat hij: een pen geest heeft Hij begint aan elke pdracht znder vrrdelen, staat pen vr nieuwe en ncnventinele ideeën en is bereid m te experimenteren in zijn methdlgische ndersteuning. zich neutraal kan pstellen Hij kiest geen partij vr m het even welke actr inde grepen die hij begeleidt en hij mengt zich niet in de inhud en neemt k geen inhudelijke standpunten in. luisterbereid is Hij stelt vral gerichte vragen en luistert naar wat er gezegd wrdt m verder te kunnen buwen p wat dr de verschillende actren naar vr gebracht wrdt. de cmpetente prcesbegeleider (prfiel) Dirk Van Aerscht - prvincie Vlaams-Brabant /6 Geert Hasevets - prvincie Limburg

4 prcesbegleiders (en beleidsmedewerkers) realistisch is Hij hudt zich aan de afspraken en de eventuele limieten van zijn pdracht die vr het uitveren van een prject zijn vastgelegd in een prjectcntract. Hij laat de grep die hij begeleidt k niet ndels ntspren in het uitwerken van plssingen die niet realiseerbaar zijn. tekmstgericht denkt en werkt Hij heeft altijd het langetermijnperspectief dat dr de krpschef is bepaald vr gen en stelt zijn werkzaamheden daarp af. klantgerichtheid in het vaandel draagt Hij stelt zich ten dienste van zijn klanten en hudt rekening met hun verwachtingen, wensen en eisen. psitief denkt Vr hem is elk prbleem een uitdaging en geen nverkmelijke hindernis. Zijn psitieve ingesteldheid en cmmunicatie draagt hij nbewust ver p de mensen die hij begeleidt. mens- en resultaatgericht kan werken Hij weet een geznd evenwicht te vinden tussen resultaat- en mensgericht werken. creatief is Waar het aan creativiteit ntbreekt, tracht hij die in te brengen dr zelf het vrbeeld te geven. Ok in zijn eigen begeleiding, in zijn persnlijke begeleiderstijl met een creatieve benadering terug te vinden zijn. cmmunicatief is De juiste vragen kunnen stellen, de juiste terminlgie gebruiken en zijn aanpak weten te verduidelijken, zijn drie vrbeelden van een vltte cmmunicatie met de mensen die hij begeleidt. en, niet in het minst, bereid is te investeren in zijn persnlijke ntwikkeling. Opleidingen vlgen vlstaat niet. Vrtdurend den en leren vrmen de beste leerschl p weg naar een eigen begeleiderstijl. Kennis en inzicht Van een prcesbegeleider mag verwacht wrden dat hij kennis in huis heeft f haalt ver nder meer: de cntext van de diverse veiligheidsplannen: het federale veiligheids- en detentieplan, het natinale veiligheidsplan, het lkale veiligheidsplan en het znale veiligheidsplan; de achtergrnd van cmmunity plicing; de relevante wetgeving, ministeriële mzendbrieven, enz.; de methdlgie vr het ntwikkelen van een znaal veiligheidsplan; rganisatientwikkelingsmdellen (EFQM, INK, CAF, enz.) principes van netwerking; veranderingsmanagement; begeleiders- en leerstijlen Dirk Van Aerscht - prvincie Vlaams-Brabant /6 Geert Hasevets - prvincie Limburg

5 prcesbegleiders (en beleidsmedewerkers) Vaardigheden De vlgende technieken en methden met een prcesbegeleider ten minste kunnen tepassen, al dan niet na de ndige pleiding en ervaringsuitwisseling: prbleemvrkmende en -plssende resultaatgerichte technieken prbleemvrkmende en -plssende mensgerichte technieken stappenplan vr rzaakgerichte prbleemplssing vergadertechnieken creativiteitstechnieken bevragingstechnieken cachingstechnieken meet- en evaluatietechnieken ntwikkelen van actieplannen en stuurbrden. cmmunicatietechnieken (presenteren, geven van feedback, cmmunicatieplan, enz.) We lichten enkele succesbepalende factren vr het welslagen van prcesbegeleiding in een plitiezne te. Neutraliteit van de prcesbegeleider succesbepalende factren vr prcesbegeleiding De neutraliteit van een prcesbegeleider, f met andere wrden het niet inhudelijk sturen, het niet vermengen van verschillende rllen, is een abslute ndzaak vr zijn gelfwaardigheid. Deze succesbepalende factr, zich neutraal kunnen pstellen, weegt zwaar dr in de selectie van de juiste prcesbegeleider. De meerwaarde van prcesbegeleiding beleven Uiteraard met k aangetnd wrden, meer ng, dr medewerkers en beleidsmensen beleefd kunnen wrden, welke de daadwerkelijke meerwaarde van prcesbegeleiding is vr de cmmunicatie, de samenwerking en de besluitvrming p de diverse niveau s in de rganisatie. Willen, kunnen en mgen Een bekwame, gedreven en gelfwaardige prcesbegeleider zijn, is niet gekppeld aan graden f functies. Een gede prcesbegeleider wil, kan en mag zijn rl ptimaal invullen. Willen, kunnen en mgen zijn drie vrwaarden die tegelijkertijd meten ingevuld zijn. Een prcesbegeleider die van zijn krpschef mag greien in zijn rl en die het zelf k wil, maar absluut niet het greiptentieel heeft, zal wellicht geen meerwaarde kunnen bieden in zijn plitiezne, k niet na het veelvuldig deelnemen aan pleidingen f aan een netwerk van prcesbegeleiders. Een prcesbegeleider die wel wil en kan, maar in hun plitiezne hun rl nvldende mgen uitefenen, is gedemd m te mislukken. Binnen de krtste keren is de meerwaarde van prcesbegeleiding gekelderd en erger ng, weeral een mens gedemtiveerd en uitgeblust. De Chinese vrijwilligers, die wel kunnen en mgen maar niet willen, zijn er helaas k. Maar k vr hen en hun plitiezne zal de meerwaarde van prcesbegeleiding magertjes zijn. Rekening hudende met willen, kunnen en mgen kan een prcesbegeleider in een plitiezne bijgevlg evenzeer iemand van het basis-, het CALOG- als het midden- f fficierenkader zijn, het kan een man f een vruw zijn, een jnge f een udere medewerker, iemand van de vregere rijkswacht f van de vregere gemeenteplitie. Dirk Van Aerscht - prvincie Vlaams-Brabant /6 Geert Hasevets - prvincie Limburg

6 prcesbegleiders (en beleidsmedewerkers) Legitimatie en steun Wetende dat het hiërarchisch denken binnen de plitie vaak ng de bvenhand haalt p functineel denken, zien we geregeld dat de psitie van een prcesbegeleider, vral in de beginfase, wanneer hij f zij zelf ng in een meilijk en grillig leerprces verwikkeld is, niet bepaald benijdenswaardig is. De beginnernzekerheid is een realiteit. Optrnen tegen bestaande werkmethden en vergaderculturen is niet altijd een sinecure. Vral als je daarbij wel eens met pbksen tegen je cllega s en leidinggevenden in je eigen rganisatie. Dit vergt vertuiging, tact, empathie, med en drzetting van de prcesbegeleider. Maar meer ng, vergt dit de manifeste en vrtdurende legitimatie dr en de nvrwaardelijke steun van de krpschef vr zijn prcesbegeleider(s). Dit is DE succesbepalende factr bij uitstek. 'He winnen we een rally!? prcesbegeleiding:een hulpmiddel in het ntwikkelingsprces van een plitiezne', Dirk Van Aerscht en Geert Hasevets, Kluwer, Handbek plitiediensten, Afl 64, december 2002 brn en meer infrmatie Dirk Van Aerscht - prvincie Vlaams-Brabant /6 Geert Hasevets - prvincie Limburg