Projectplan Peel en MaasNet

Transcriptie

1 Prjectplan Peel en MaasNet Prjectnaam : Peel en MaasNet Datum : 4 februari 2014 Opsteller : Stuurgrep Peel en MaasNet 1. Aanleiding In de gemeente Peel en Maas is er sprake van een greiende behefte aan een nieuwe wijze van mgaan met het aanwezige culturele erfged in brede zin. Daar waar in 2010 de tijd ng niet rijp bleek vr de ntwikkeling van een dergelijk prject, is nu dr diverse partijen in het erfgedverleg (heemkundeverenigingen, musea en kunstinstellingen) aangegeven dat er belangstelling is vr de gezamenlijke ntwikkeling van een database waarin de greiende heveelheid infrmatie p het gebied van cultureel erfged p een gede, efficiënte, duurzame en verantwrde wijze kan wrden beheerd. Ruim bjecten, al dan niet p enige wijze beschreven, wachten p een gede verwerking in een database. De partijen hebben deze vraag neergelegd bij de gemeente Peel en Maas die daar psitief p heeft gereageerd, mede k mdat dit past in de visie van de Gemeente p basis van het beleid Wissels m. Hierbij gaat het niet m de vraag wat de Gemeente kan den vr de burger, maar wat wil de burger den vr de gemeenschap. In de prvincie Limburg zijn in een aantal gemeenten prjecten gestart m het aanwezige culturele erfged te digitaliseren. Een ged vrbeeld is het prject RyNet in de gemeente Venray dat als vrbeeld heeft gediend vr prjecten in.a. Hrst aan de Maas, Kerkrade en Gulpen. De tijd is inmiddels gekmen, mede ten gevlge van technlgische ntwikkelingen, m een kwaliteitsslag te maken en een database en website te ntwikkelen die als standaard kan dienen vr alle prjecten p dit terrein binnen de prvincie. In dit prjectplan wrdt aangegeven p welke wijze getracht wrdt nderstaande delstellingen (begd resultaat) te realiseren. In alle gevallen betreft het cultureel erfged in de huidige gemeente Peel en Maas. 2. Het resultaat 1. Een database waarin het culturele erfged in de gemeente Peel en Maas digitaal ligt pgeslagen en tegankelijk gemaakt is. Organisaties en individuele gebruikers kunnen hier, ieder p een dr hen zelf gewenste wijze, gebruik van maken. Eenmalige pslag, meervudig gebruik, gemakkelijk drzekbaar en prfessinaliteit zijn hierbij kernwrden. 2. Een website met een zeksysteem dat resultaten tnt uit de hierbven vermelde database, maar tevens resultaten tnt uit andere databases (.a. Meertens-instituut en Sciaal Histrisch Centrum). 3.Een infrmatiesysteem dat aansluit bij 3. Gestelde eisen aan het resultaat a. Het resultaat is gebaseerd p een z vlledig mgelijke inventarisatie van het aanwezige culturele erfged b. Het begde resultaat wrdt breed gedragen dr de erfgedinstellingen in de gemeente Peel en Maas c. Het culturele erfged wrdt beschreven vlgens de dr de Prvincie Limburg vastgestelde nrmen (DEN-standaard), uitgebreid met de eisen die dr het systeem Eurpeana gesteld wrden. d. Opslag van gegevens vindt plaats in een beveiligde database e. Er is sprake van prfessineel beheer van digitale cllectiegegevens en website 1

2 f. Presentatie van cllecties (f nderdelen daarvan) wrdt gerealiseerd g. Tegankelijk vr educatieve deleinden h. Infrmatieverstrekking aan alle belangstellenden vindt plaats i. Levert infrmatie vr het fysieke beheer van cllecties (cnservering/restauratie/verzekering) j. Stimuleert de lkale verbinding en verankering van het culturele erfged in de samenleving k. Biedt een platfrm vr cultuurliefhebbers in brede zin l. Gemeente Peel en Maas garandeert vrtgang van het prject in de explitatiefase na 2015 m. Keuzes vr systemen en apparatuur wrden gemaakt p basis van vergelijkbare ffertes n. Een database dat kan aansluiten p 4. Aanvullende eisen van de gemeente Peel en Maas De p te buwen database draagt bij aan een hmgeen digitaal cllectiemanagement en registratiesysteem binnen de gemeentelijke rganisatie Peel en Maas. Denk hierbij aan waardebepaling, verzekering, cnservering en nderhud van fysieke cllecties, maar k aan bjectbestemming (inclusief bruikleenbeheer). Het systeem levert een bijdrage aan en is bruikbaar vr teristische en culturele deleinden (publieksactiviteiten). Het prject dient te passen binnen de vastgelegde delstellingen van de gemeente Peel en Maas als het gaat ver Kunst en Cultuur (prgramma 3.5) en Infrmatievrziening (prgramma 5.3) 1. Alle inwners in de gelegenheid stellen m kennis te maken met, zich te verdiepen in en uiting te geven aan traditinele, diverse en innvatieve vrmen van kunst en cultuur. 2. Het beschermen en in stand huden van kunstwerken en cultuurhistrische waarden. 3. Verbeteren van de digitale dienstverlening. 5. Prjectmatige aanpak Het prject is van zdanige mvang dat een planmatige manier van werken ndzakelijk is m te kmen tt gewenste resultaten. Drlptijd wrdt geschat p 2 jaar. 6. Organisatie Uit het vrtraject dat is pgestart dr de gemeente Peel en Maas is een stuurgrep ntstaan die verantwrdelijk is vr de uitvering van het prjectplan. De stuurgrep bestaat uit vertegenwrdigers (al dan niet afgevaardigd dr stakehlders in dit prject) uit het culturele veld en gemeente. Na aflp van de prjectplanperide dient de verantwrdelijkheid van de vrtgang van het prject in de explitatiefase te wrden gedragen dr een nader te bepalen rechtspersn. Delstelling van deze rechtspersn is, behalve instandhuding en beheer database en website, instandhuding en bescherming van het aanwezige culturele erfged in brede zin (dus met name k van het fysiek aanwezige erfged), maar k stimulering van cultuurparticipatie, deskundigheidsbevrdering middels cursussen en sympsia en de rechtspersn zal zich prfileren als aanspreekpunt en kenniscentrum. Er zijn diverse stakehlders in dit prject zals de gemeente, de Greibiblitheek, het Streekmuseum t Land van Peel en Maas en erfgedverenigingen. De gemeente Peel en Maas is verantwrdelijk vr het prject tijdens de subsidieperide en legt verantwrding af aan de subsidieverstrekkende instantie en via de stuurgrep aan de deelnemende rganisaties. In het cultureel erfgedverleg hebben de meeste cultuurhistrische verenigingen een intentieverklaring getekend. Het Streekmuseum t Land van Peel en Maas wrdt daarbij gezien als vertegenwrdiger van de p erfged gerichte verenigingen van de gemeente Peel en Maas. Vanuit deze psitie wrdt het prject ndersteund en wrdt er draagvlak gecreëerd. 2

3 Het rganiseren en mbiliseren van een actieve grep vrijwilligers die een bijdrage levert aan het vullen van de database is, gezien de ervaringen bij andere, vergelijkbare prjecten, van het grtste belang. Dit betreft met name een werkgrep Digitaliseren (vullen database) en een Redactieraad (kwaliteitsbewaking) die een belangrijke plaats innemen in de rganisatie. 7. Prjectleider Marcel van Ewijk, vrmalig prjectleider RyNet en TerHrstNet is begd prjectleider. In het cultureel erfgedverleg van 12 februari 2014 zal hij wrden vrgesteld. 8. Taken van de betrkken partners De stuurgrep De vrzitter: De prjectleider: a. adviseert het cllege van burgemeester en wethuder ver het beheer en het tekennen van de ter beschikking staande middelen b. bewaakt de vrtgang van het prces en het prject c. stuurt p kwaliteit en cntent d. faciliteert de werkgrepen e. legt verantwrding af aan de subsidieverstrekker f. bestaat uit: nafhankelijke vrzitter. vertegenwrdiger van het cultureel erfged vertegenwrdiger van kunst en cultuurveld vertegenwrdiger van de Greibiblitheek archivaris van de gemeente Peel en Maas. a. zit het regelmatige verleg van de stuurgrep vr b. stuurt de uitverende prjectleider aan c. is verantwrdelijk vr de cmmunicatie met het cultureel erfgedveld, gemeente Peel en Maas en Prvincie Limburg a. heeft de gedelegeerde leiding ver de uitvering van het prject b. adviseert de stuurgrep c. begeleidt de werkgrepen tijdens het gehele prject d. ndersteunt de vrijwilligers z ptimaal mgelijk e. verzrgt de aansturing van de digitaliseringprcessen f. legt verantwrding af aan de stuurgrep De gemeente Peel en Maas: a. faciliteert het prces in de nderzeksfase b. geeft pdracht aan de stuurgrep c. verlegt met de nafhankelijke vrzitter ver het prject d. faciliteert de implementatiefase van het prject e. faciliteert en financiert de meerjarige explitatie van het prject na de implementatiefase f. geeft ambtelijke ndersteuning g. beslist ver de adviezen van de stuurgrep De werkgrepen: De vlgende werkgrepen wrden pgericht: Werkgrep Inventariseren 3

4 ntwikkelt zich p termijn tt een redactieraad (verantwrdelijk vr het pstellen en bewaken van de kwaliteitsnrmen) en legt afspraken vast ver handleidingen, criteria en prtcllen. Werkgrep website en cmmunicatie vrmt de verbinding met de gebruikers p basis van een te schrijven cmmunicatieplan en plan van eisen ten aanzien van de website. Werkgrep digitaliseren ndersteunt het digitaliseringstraject van de cllecties. Werkgrep educatie frmuleert de educatieve delstellingen (prichten in fase 2). De klankbrdgrep: Regelmatig vindt verleg plaats tussen Gemeente en cultureel erfgedinstellingen in het Cultureel Erfgedverleg. In dit verleg zal in de prjectplanperide de stuurgrep verslag den van de stand van zaken van het prject Peel en MaasNet. De Prvincie Limburg: De Prvincie Limburg faciliteert via de frmele aanvrager (de gemeente Peel en Maas) dr middel van een prjectsubsidie. 9. Plan van aanpak/ de planning. Vrbereidingsfase (Fase 0) Peride: september 2013 t/m maart De vrbereidingsfase is de fase waarin de gemeente Peel en Maas verschillende partijen heeft samengebracht. Er is m.n. gezcht naar betrkkenheid en draagvlak. Een eerste glbale inventarisatie heeft plaatsgevnden. Aandachtspunten in deze fase: Instellen van een stuurgrep waarin de betrkken partijen vertegenwrdigd zijn Aanstellen van prjectleider Eerste verkenning van sftware en mgelijke aanbieders Prjectplan vaststellen (nderdeel van de aanvraag) Prjectbegrting vaststellen (nderdeel van de aanvraag) Infrmeren van achterban ( Erfged verleg) Aanvraag Prvincie Schriftelijke bevestiging van draagvlak van de verenigingen Implementatiefase (Fase 1) Peride: maart 2014 t/m december In deze peride gaat de stuurgrep Peel en MaasNet frmeel van start. Deze peride kenmerkt zich dr het cncretiseren van de vrgenmen plannen. De stuurgrep frmuleert de pdracht vr de prjectleider. Onderdelen van deze pdracht zijn: Inrichten van de prjectrganisatie Benemen van werkgrepen en hun rl in het prject Aantrekken vrijwilligers Opleidingsplan vrijwilligers m.b.t. digitaliseren Prgramma van eisen pstellen t.b.v. digitaliseringsstraat Aanschaf apparatuur Schrijven en vaststellen Handbek digitaliseren Inventarisatie cllecties & vaststellen van de vrbeeldcllecties Prgramma van eisen schrijven en vaststellen m.b.t. sftware en database Keuze vr een systeem Inrichting en implementatie database Prgramma van eisen website 4

5 Functineel en grafisch ntwerp website Digitaliseringfase (Fase 2) Peride: december 2014 t/m september 2015 In deze peride wrden de ervaringen van de vrbeeldcllecties meegenmen in de uitrl naar de andere rganisaties / cllecties. De werkzaamheden wrden tastbaar dr de lancering van de prtaal Peel en MaasNet maar zeker k de aansluiting bij Limburgserfged.nl en Eurpeana. Mijlpalen: Afrnding van digitalisering vrbeeldcllecties. Aansluiten vervlgcllecties Aansluiting Aansluiting Eurpeana Lancering Website: Afrndingsfase (Fase 3) Peride: september 2015 t/m december 2015 De afrnding van de prjectfase en verdracht naar de rganisatie die verantwrdelijk wrdt vr explitatie van Peel en MaasNet is de laatste fase van het prject: Oprichting rechtspersn t.b.v. explitatie Overdracht verantwrdelijkheden Opheffen stuurgrep Verantwrding naar prvincie 10. Ksten prjectplanperide (2 jaar) Wrdt mndeling tegelicht tijdens het verleg. 11. Explitatieksten Wrdt mndeling tegelicht tijdens het verleg. 12. Cntinuïteit en kwaliteit De cntinuïteit wrdt gegarandeerd dr de Gemeente Peel en Maas. Na de implementatiefase draagt de Gemeente Peel en Maas zrg vr het faciliteren van de p te richten stichting die beheer en nderhud van het systeem vr haar rekening neemt en die tevens zrg draagt vr het uitdragen van het begde resultaat. De kwaliteit van het eindresultaat wrdt gewaarbrgd dr de samenwerkende partijen, waarnder de Greibiblitheek Maas en Peel. Kwaliteitsnrmen die wrden gehanteerd dr de Prvincie Limburg en Eurpeana zullen hierbij leidend zijn. 13. Prvinciale uitstraling Dit prject heeft de ptentie m leidend te zijn vr de verdere drntwikkeling van de p RyNet gebaseerde erfgedsites. Deze basis kan één p één wrden gebruikt vr de cnversie van de inmiddels veruderde sftware die nu ng gebruikt wrdt. De ksten van het Peel en MaasNetcncept hebben dus een gunstig effect p de kwaliteit van de andere erfgedsites in de Prvincie Limburg. 14. Cultureel erfged Cultureel erfged is een verzamelnaam vr (archelgische) mnumenten, vndsten en pgravingen, natinaal beschermde cultuurvrwerpen en verzamelingen, archieven en beschermde stads- en drpsgezichten. Deze hebben een grte cultuurhistrische en wetenschappelijke betekenis. Het erfged maakt ns bewust van nze cultuur en geschiedenis. Daarm is het belangrijk dat er z veel mgelijk van behuden en tegankelijk blijft. 5

6 6