Gefaseerde implementatie projectbeheersing methodiek Hogeschool van Utrecht

Transcriptie

1 Prject Shared Services Gefaseerde implementatie prjectbeheersing methdiek Hgeschl van Utrecht Vervlg van Deelprjectplan Prjectadministraties (januari 2004) Het beheersen van prjectadministraties dr de invering van een hgeschlbrede methdiek.

2 Prject Shared Services INHOUDSOPGAVE 1 Inleiding 3 2 Prjectdelen 3 3 Resultaten 4 4 Delgrepen 4 5 Werkwijze Stappenplan Vrm geven aan de randvrwaarden vr de implementatie Draagvlak van alle rganisatienderdelen Plaats en vrm van de methdiek binnen de rganisatie Invulling rllen per rganisatienderdeel Ondersteuning dr autmatisering Implementatie methdiek vr buitenlkale prjecten Fasering Implementatie methdiek vr verige clusters Sftwarendersteuning 7 6 Enkele belangrijke afbreukrisic s 7 7 Organisatie Prjectgrep Werkgrep 8 8 Financiële paragraaf 8

3 Prject Shared Services 1 Inleiding In de peride van februari 2004 tt en met april 2004 is een prjectbeheersingmethdiek ntwikkeld vr de Hgeschl van Utrecht. Uitgangspunt was de prjectbeheersingmethdiek zals ntwikkeld binnen de faculteit Natuur & Techniek. Deze methdiek is schaalbaar gemaakt naar het prjectprtfli van de Hgeschl van Utrecht. Bij dit traject zijn ervaren prjectleiders uit alle faculteiten betrkken. Dit plan geeft aan he de ntwikkelde prjectbeheersingmethdiek p gestructureerde wijze hgeschlbreed wrdt geïmplementeerd. Het bvengenemde traject heeft de vlgende resultaten pgeleverd: Een methdiek vr prjectbeheersing vr de gehele HvU. Een handbek prjectbeheersing (versie 1.0D). Een prjectenprtfli. Alle prjecten binnen de HvU zijn binnen een van de vlgende clusters te plaatsen: 1. Lkale prjecten: Prjecten die wrden uitgeverd dr één bedrijfsnderdeel en intern wrden gefinancierd 1 ; 2. Bvenlkale prjecten: Prjecten die wrden uitgeverd dr de Hgeschl van Utrecht waarbij minimaal twee bedrijfsnderdelen zijn betrkken en sprake is van externe financiering HvU 2 eventueel in cmbinatie met interne financiering HvU; 3. Buitenlkale prjecten: Prjecten die wrden uitgeverd dr de Hgeschl van Utrecht waarbij één f meerdere bedrijfsnderdelen en minimaal externe financiering 3 van buiten de Hgeschl van Utrecht zijn betrkken. Dit plan bevat de beschrijving van de implementatie van de methdiek vr de buitenlkale prjecten. Dit zijn de extern gefinancierde prjecten, met daarmee de grtste urgentie. In de vlgende fase kmen de lkale en bvenlkale prjecten aan bd. Waar in dit plan ver faculteiten wrdt gesprken, wrdt k de centrale rganisatie bedeld. Dit plan beschrijft de cnturen van de implementatie. Per bedrijfsnderdeel wrden vervlgens de details ervan bepaald (tetsingscriteria). Binnen dit prject wrdt een nderscheid gemaakt tussen een prject en prjectmatig werken. Een prject is een bundel taken die ndermeer: Nieuw zijn (niet rutinematig). Een bepaalde mate van cmplexiteit bevatten. Een substantieel budget hebben. Andere taken kunnen wel prjectmatig wrden pgepakt maar zijn niet verplicht zich aan de methdiek te huden. In de facultaire werkgrepen wrden de criteria verder uitgewerkt. 2 Prjectdelen De delstelling van dit prject is het gefaseerd implementeren van de resultaten uit de vrgaande fase. Dit prject is het vervlg van de eerste fase van het prject. 1 Interne financiering HvU: financiering van een prject dr één bedrijfsnderdeel van de Hgeschl van Utrecht 2 Externe financiering HvU: financiering van een prject dr één (f meerdere) andere bedrijfsnderdelen binnen de HvU dan het bedrijfsnderdeel waar het initiatief vanuit gaat. Bijvrbeeld: twee faculteiten werken samen in een prject. Er is altijd één faculteit initiatiefnemer. De financiering dr de initiatiefnemer geldt als interne financiering, de financiering dr de andere partij als externe financiering HvU. 3 Externe financiering: financiering van een prject dr één (f meerdere) externe rganisaties. Deelprject Prjectadministraties, gefaseerde implementatie prjectbeheersingmethdiek, versie 0.2, mei

4 Prject Shared Services Naast de fysieke implementatie van de methdiek wrdt een pakketselectie uitgeverd m te bepalen welke prjectmanagement sftware aansluit bij de functinele specificaties van de rganisatie m zdende het ttale prjectprtfli p een meer effectieve en/f efficiënte manier uit te kunnen veren. 3 Resultaten De vlgende resultaten wrden bij uitvering van het prject pgeleverd: Plaats en vrm van de prjectbeheersing methdiek is bepaald. Er is vrm gegeven aan de rllen vanuit de prjectbeheersing methdiek. Er is een duidelijk beeld van de ndersteuning/prfessinalisering van de methdiek dr de autmatisering binnen de Hgeschl van Utrecht en he hier vrm aan wrdt gegeven. Er is een verzicht van alle extern gefinancierde prjecten. De prjectcntrllers zijn benemd en pgeleid. Alle betrkkenen zijn bekend met de methdiek. Lpende prjecten zijn gecnverteerd p basis van (facultair) vastgestelde criteria. Er zijn tetsingscriteria vastgesteld m aanvragen te tetsen p aansluiting p gewenst prtfli. Er is/zijn een tetsingscmmissie(s) benemd. De methdiek is beschikbaar via intranet. Alle bedrijfsnderdelen zijn gereed m nieuwe prjectrnde vr 2005 cnfrm de methdiek te starten. Er is aansluiting tussen de methdiek en de financiële administratie. Er is nderzek verricht naar E-Prject en er ligt een advies. Er is nderzek verricht naar een pakket vr prjectmanagementsftware en er ligt een advies. 4 Delgrepen Prjectleiders Prject-/financiële administraties Faculteitsdirecties CvB 5 Werkwijze 5.1 Stappenplan Onderstaand vlgt een aanpak m p een gestructureerde en beheerste wijze de delstellingen van dit prject te behalen. De aanpak is pgedeeld in drie fasen: 1. Vrm geven aan de randvrwaarden vr de implementatie. 2. Implementatie van de methdiek vr buitenlkale prjecten. 3. Implementatie van de methdiek vr de verige clusters van prjecten. 5.2 Vrm geven aan de randvrwaarden vr de implementatie Vrdat gestart wrdt met de implementatie van de prjectbeheersing methdiek, met eerst aan een aantal randvrwaarden zijn vldaan. De invulling van deze randvrwaarden zrgt ten eerste vr draagvlak binnen alle lagen van de rganisatie. Ten tweede wrdt de plaats en de vrm van de beheersmethdiek bepaald binnen de rganisatie. Ten sltte wrdt gekeken naar een unifrme ndersteuning vr de methdiek vanuit de autmatisering. Onderstaand vlgt een psmming van activiteiten die ervr zrgen dat een essentiële basis wrdt gelegd vr de implementatie van de prjectbeheersingmethdiek Draagvlak van alle rganisatienderdelen Essentieel is cmmitment binnen alle rganisatienderdelen waar de prjectbeheersing methdiek zal wrden geïmplementeerd. Dit draagvlak creëren is een eerste stap en wrdt geïnitieerd dr het Cllege van Deelprject Prjectadministraties, gefaseerde implementatie prjectbeheersingmethdiek, versie 0.2, mei

5 Prject Shared Services Bestuur van de Hgeschl van Utrecht. Znder steun van de directies van de rganisatienderdelen zal de implementatie niet lukken Plaats en vrm van de methdiek binnen de rganisatie De prjectbeheersingmethdiek, zals pgezet aan de hand van de analyses en het ambitieniveau van de Hgeschl van Utrecht, ligt vast in het handbek prjecten. Dit handbek beschrijft de fasering, prcessen, prcedures, functies, taken, rllen en verantwrdelijkheden van de uit te veren prjecten. De rllen zals beschreven in het handbek prjecten zijn bestaande rllen, p één na, namelijk de rl van prjectcntrller. Ten tweede wrdt de tetsingscmmissie geïntrduceerd. Deze cmmissie bestaat uit een vaste kern, namelijk de afdelingscntrller en de nieuwe rl van prjectcntrller. Afhankelijk van het srt prject wrdt deze vaste kern aangevuld met deskundigen (in- f extern). De tetsingscmmissie heeft een adviserende rl. Dr middel van een aantal wrkshps dient duidelijk te wrden, he vrm wrdt gegeven aan de rl van prjectcntrller (en tetsingscmmissie) in de rganisatie Invulling rllen per rganisatienderdeel Nadat de plaats en vrm van de methdiek binnen de rganisatie is bepaald, wrdt per rganisatienderdeel invulling (tewijzen van rllen aan persnen) gegeven aan de vlgende rllen: Prjectcntrller Tetsingscmmissie Invulling geven aan bvengenemde rllen, is een taak van de directie van het betreffende rganisatienderdeel Ondersteuning dr autmatisering De prjectbeheersingmethdiek wrdt ndersteund dr middel van autmatisering (zie paragraaf 5.5). Vrdat de implementatie van start gaat met ged wrden nagedacht p welke wijze de Hgeschl van Utrecht de prjectbeheersing methdiek wil ndersteunen. Hiervr dient een inventarisatie te wrden uitgeverd naar het gebruik van sftware pakketten die ter ndersteuning van de methdiek kunnen dienen. Aspecten als unifrm gebruik, tekmst, gebruikersgemak, prfessinalisering, functies, etc. dienen hierbij te wrden meegenmen. 5.3 Implementatie methdiek vr buitenlkale prjecten Indien aan bvengenemde vrwaarden is vldaan, wrdt per rganisatienderdeel gestart met het uitveren van een aantal actiepunten m de implementatie van de prjectbeheersing methdiek vrm te geven. Deze actiepunten wrden veelal parallel aan elkaar uitgeverd. Het uiteindelijke resultaat per rganisatienderdeel kan verschillen dr: Kennis binnen het rganisatienderdeel met betrekking tt prjectmatig werken en prjectmanagement. Omvang van het aantal extern gefinancierde prjecten. Cmmitment binnen het rganisatienderdeel Fasering Hiernder staat de glbale planning. De activiteiten zals hiernder beschreven wrden parallel aan elkaar pgestart. Actiepunt Betrkkenen Deadline Besluiten ver implementatie Prgrammadirectie 4 Juni 2004 Instellen prjectgrep (prjectleiding ssc, Prjectleiding ssc Juli 2004 vertegenwrdiging faculteiten, FaGr). Instellen werkgrep per faculteit. Prjectgrep ssc i.s.m. Juli 2004 Deelprject Prjectadministraties, gefaseerde implementatie prjectbeheersingmethdiek, versie 0.2, mei

6 Prject Shared Services faculteitsdirecties Infrmeren PCO CvB Juli 2004 In kaart brengen van alle belanghebbenden met Werkgrepen Augustus 2004 betrekking tt de prjectbeheersing methdiek, en wrkshps rganiseren m iedereen bekend te maken met de methdiek. Trainen leden werkgrepen, helpdesk Prjectgrep September 2004 Opstellen van lijst met prjecten in uitvering. Prjectleiders per September 2004 faculteit/rganisatienderdeel Vaststellen van cnversie criteria (vlledig, deels, f geen cnversie). Werkgrep September 2004 Na cnversie zrgdragen dat prjecten cnfrm de methdiek wrden bewaakt. Opzetten helpdesk en cmmunicatie. De helpdesk heeft als functie: Opmerkingen, c.q. verbetervrstellen registreren. Ondersteuning aan prjectleiders. Drveren van wijzigingen handbek; Versiebeheer handbek prjecten; Cmmuniceren van wijzigingen; etc. Beschikbaar stellen van het handbek middels het intranet. Vrmgeven taken en activiteiten van de prjectcntrller. Vrmgeven tetsingscmmissie. Beleggen van wrkshps vr prjectleiders m methdiek te te lichten hierbij zal een verdeling wrden gemaakt in nder andere de status van het prject, zdat de fcus ligt p die nderdelen van de prjectbeheersing methdiek waar men direct mee kan werken. De prjectleiders zullen meerdere wrkshps vlgen, waarbij de sm van wrkshps gelijk is aan de ttale prjectbeheersing methdiek. Del van deze wrkshps is veelzijdig: Cmmuniceren mtrent de methdiek. Draagvlak creëren. Tetsing en aanscherping van de methdiek. Snelle cnversie van meerdere prjecten. Kennis verdracht prjectleiders. Nieuwe prjecten cnfrm de nieuwe methdiek wrden pgestart. Ontwikkelen van tutrials gezien vanuit de diverse rllen. Prjectcntrller - Prjectgrep September 2004 Prjectgrep September 2004 Prjectgrep/werkgrep i.s.m. faculteitsdirecties Prjectgrep/werkgrep i.s.m. faculteitsdirecties Prjectgrep/werkgrepen September 2004 September 2004 Oktberdecember 2004 Prjectgrep Oktber 2004 Cachen van de prjectcntrller.? Oktber 2004 Vrmgeven tetsingscriteria en rganisatienderdelen assisteren in het pzetten van tetsingscriteria aan de hand van het strategisch plan. Prjectgrep/werkgrep i.s.m. faculteitsdirecties en rganisatienderdelen Oktber 2004 Onderzek E-prject Infrmatiemanagement Nvember 2004 Onderzek prjectmanagementtl Infrmatiemanagement Nvember 2004 Zrgdragen dat taken, rllen, bevegdheden, etc. wrden pgepakt en uitgeverd. Werkgrep - Deelprject Prjectadministraties, gefaseerde implementatie prjectbeheersingmethdiek, versie 0.2, mei

7 Prject Shared Services Implementatie sftware Implementatiemanagement v/a december 2004 Implementatie van de methdiek vr de verige clusters van prjecten. Prjectgrep/werkgrep v/a januari 2005 Deze lijst van activiteiten is zeker niet cmpleet. Al naar gelang het implementatieprces gaat lpen, wrden nieuwe activiteiten aan deze lijst tegevegd. Deze activiteiten en de impact hiervan zullen gerapprteerd wrden in de vrtgangsrapprtage. 5.4 Implementatie methdiek vr verige clusters Na de evaluatie van de implementatie van de methdiek vr buitenlkale prjecten, wrdt gestart met de implementatie van de methdiek vr de verige clusters van prjecten. De implementatie vr de buitenlkale prjecten heeft tt een leercurve geleid bij de betrkken prjectleiders en cntrllers. Deze ervaring wrdt ingezet bij de implementatie van de verige clusters. Dit vraagt een langere inzet van een aantal medewerkers bij de begeleiding van de andere medewerkers. 5.5 Sftwarendersteuning Buiten de activiteiten die de feitelijke methdiek in de rganisatie verankeren kan het gebruik van sftware de methdiek ndersteunen en prfessinaliseren. We denken aan: E-prject (Exact). Prjectmanagementsysteem (PSA pakket) f mdules hiervan. Beide pakketten zijn niet te vergelijken. Het gebruik van E-prject betreft de financiële administratie van prjecten, als een nderdeel van de reguliere administratie. De gebruiker hiervan is de financiële administratie en/f prjectcntrller. Een prjectmanagement systeem mvat veel meer aspecten. Z is een PSA-systeem nder meer een infrmatiesysteem. In dit systeem wrden de planning en de vrtgang van alle prjecten vastgelegd, waarnder: De mgelijkheid m afznderlijke prjecten te plannen. De mgelijkheid m medewerkers p prjecten in te plannen. De mgelijkheid m medewerkers uren te laten beken. De mgelijkheid m vrtgangsrapprtages van prjecten te genereren. Inzicht in de bezetting van medewerkers. Vrtgang van prjecten te vergelijken met de initiële planning en het tegekende budget. Mgelijkheid een link te leggen tussen het prjectsysteem en de financiële administratie. Krtm een dergelijk systeem heeft veel mgelijkheden maar k veel aandachtspunten gedurende de implementatie. Belangrijke aandachtspunten bij de implementatie van sftware zijn nder meer: De fysieke implementatie van het systeem (database, systemen, netwerk perfrmance, etc.). Opleiden van beheerder. Opleiden van gebruikers. Aansluiting p het financieel systeem. Afstemming van prjectbeheersing methdiek p prjectsysteem. Dit plan betreft alleen de feitelijke implementatie van de prjectbeheersing methdiek. Parallel aan de implementatie wrdt het gebruik van E-prject en/f een PSA pakket nderzcht. De nadruk ligt in het traject echter p de invering van de methdiek. 6 Enkele belangrijke afbreukrisic s Het welslagen van dit prject hangt nauw samen met het draagvlak binnen alle lagen van de rganisatie. Deelprject Prjectadministraties, gefaseerde implementatie prjectbeheersingmethdiek, versie 0.2, mei

8 Prject Shared Services Er met invulling wrden gegeven aan alle randvrwaarden zals beschreven in paragraaf 5.2. Deze zijn van essentieel belang vr het welslagen van de implementatie. Beschikbaarheid van medewerkers binnen faculteiten m een bijdrage te leveren aan de ntwikkeling en implementatie van de prjectbeheersing met wrden gegarandeerd. De faculteiten zrgen vr een representatieve bezetting van bijeenkmsten en wrkshps. Tijdig starten van de implementatie, in verband met cmmitment, bij betrkkenen en start van prjectrnde 2005 (cnfrm prjectbeheersingmethdiek). Risic s wrden cntinue gemnitrd, en gerapprteerd in de peridieke vrtgangsrapprtage. 7 Organisatie De prjectrganisatie van dit prject is z pgezet dat alle activiteiten ten beheve van de implementatie parallel wrden pgestart. 7.1 Prjectgrep De centrale cördinatie (beleid, hgeschlbrede beslissingen) van het prject is in handen van de prjectgrep. Deze prjectgrep bestaat uit: Prjectleiding ssc (Prject)cntrller FNT Extern adviseur (p afrep) Twee directieleden 7.2 Werkgrep Per rganisatienderdeel wrdt een werkgrep ingericht. Deze werkgrep fungeert als helpdesk en begeleidt de implementatie binnen het betreffende rganisatienderdeel. De werkgrep verzrgt tevens de training vr de prjectleiders. De werkgrep wrdt vr deze taak pgeleid. Verder draagt de werkgrep zrg vr de invulling van het implementatieplan (tetsingscriteria). Binnen elk rganisatienderdeel wrdt invulling gegeven aan de vlgende rllen: Prjectleider/cördinatr; Prjectcntrller; Tetsingscmmissie; Vertegenwrdiger(s) afdeling. Binnen elk bedrijfsnderdeel wrdt een vertegenwrdiger (liefst de persn die de input heeft geleverd vr de ntwikkeling van de prjectbeheersing methdiek) gekzen en iemand die de functie van prjectcntrller gaat bekleden. Dit betreft de invulling van de randvrwaarden. Invulling geven aan bvengenemde rllen, is een taak van de directie van het betreffende bedrijfsnderdeel. Deze prjectrganisatie per bedrijfsnderdeel, vrmt de basis vr de implementatie van de prjectbeheersing methdiek. 8 Financiële paragraaf De inbreng van de HvU-medewerkers is budgettair neutraal. Het is ndzakelijk m in piekperides extra menskracht in te huren vr respectievelijk: advisering f tetsing en het verder ntwikkeling van systemen. Hiervr wrdt het bedrijf FaGr ingehuurd. Inzet van FaGr betreft vralsng alleen de implementatie van de buitenlkale prjecten. De ksten vr de implementatie bedragen (excl. sftware). Het prject wrdt bekstigd vanuit prgrammamanagement. Deelprject Prjectadministraties, gefaseerde implementatie prjectbeheersingmethdiek, versie 0.2, mei