BEURZENCHECKLIST MET TIJDSPAD

Transcriptie

1 BEURZENCHECKLIST MET TIJDSPAD Wat te den vóór de beurs? 14 maanden Frmuleer de bedrijfsdelstellingen en verwachtingen Frmuleer de delgrep (en) Selecteer de meest geschikte beurs/beurzen Vraag dcumentatie van de beurs aan: bezekersaantallen, delgrepen, kwaliteit bezekers enz. 13 maanden Denk vanuit de bezeker: wat wil de bezeker weten/zien? Stel vast welk prduct/dienst je gaat presenteren p de beurs Ga na f de te intrduceren prducten f diensten vr het begin van de beurs klaar zijn. 12 maanden Check de ecnmische situatie, de verkpkansen en de distributiemgelijkheden Stel vast: wat zijn de te verwachten ksten? Stel vast: wat is het bendigde budget? Bepaal wat de te verwachten return n investment is Kies een type stand: maatwerk, systeem, trussen 9 maanden Besluit definitief m we f niet aan de beurs deel te nemen Laat de begrting gedkeuren dr de directie Stel een prjectteam samen en maak iemand prjectleider Bepaal wat de taakverdeling binnen dit team wrdt. 8 maanden Vraag de praktische dcumentatie van de beurs aan (expsantenhandbek, inschrijffrmulier, expsantenlijst, vrwaarden) Bepaal de grtte van de stand en de standlcatie Schrijf je in vr de beurs Ontwikkel de beurscampagne en eventueel het beursthema vr een unifrme uitstraling van advertenties, uitndigingen, fldermateriaal, internetsite, banners, premiums enz. 7 maanden Schrijf een gedetailleerde briefing vr de standbuwer f ntwerpbureau, cmpleet met delstellingen, delgrep, te presenteren prducten, mschrijving de beurscampagne enz. Bepaal wat je ndig hebt in de stand. Denk hierbij aan vleren, wanden, plafnds, trussen, verlichting, printwerk, meubilair, blemen en planten, audivisuele middelen enz. Neem dit k p in je briefing vr de standbuwer f ntwerpbureau. p.. bx 870 e [email protected]

2 6 maanden Maak een definitieve keuze vr een standbuwer f ntwerpbureau Bepaal he het beurstransprt geregeld gaat wrden Reserveer (indien ndig) htelkamers en bek trein- f vliegtickets 5 maanden Regel de verdere invulling van uw stand. Denk hierbij aan het leveren van een spreker vr een seminar, visuals in de stand, prmtie buiten de beurshal, prmtie in de beurshal, inzetten beurstrainers, beeldschermen f infrmatiezuilen, cntent maken vr de beeldschermpresentaties enz. Reserveer indien ndig aanvullende ruimtes in het beursgebuw (bijvrbeeld vr interviews, seminars, perscnferenties enz.) Besteld de catering. Liefst passend bij het gekzen thema/beurscampagne. 4 maanden Lever tekst en beeld aan vr de beurswebsite en beurscatalgus. Besteed hier aandacht aan, want dit is de eerste indruk die de bezekers krijgen. Zet het lg van de beurs p alle eigen en pstverkeer. Maak de beursdeelname p je eigen website kenbaar; ndig mensen uit m naar de beurs te kmen en hud de website up-t-date. Laat het standbuwbedrijf f ntwerpbureau het standcncept presenteren en uitleggen. Huur eventueel extern standpersneel in (hstesses / prmtiemensen). Bepaal welke eigen medewerkers de stand gaan bemannen en reserveer een prfessinele beurstrainer. Bepaal wat de dresscde wrdt. 3 maanden He gaat het met de cmmunicatiecampagne? Zijn alle flders, brchures, uitndigingen, premiums, internetbanners, printwerk, drukwerk enz. klaar? Weet he je de standbezekers gaat registeren. Ga je vr digitaal (via een scanner) f print je een stapel registratiefrmulieren? Vraag bij de beursrganisatie de bendigde vrzieningen aan. Denk hierbij aan internetaansluitingen, water, elektriciteit, schnmaak. Deze vrzieningen kunt u k dr uw standbuwer aan laten vragen. 2 maanden Verstuur regelmatig e-nieuwsbrieven met nieuws ver de beurs(deelname) naar het (ptentiële) klantenbestand. Ndig relaties en klanten uit m naar de beursstand te kmen. Brief de standbemanning. Zrg dat ze alles weten ver de prducten en diensten, de werking van de stand, he ze bezekers meten aanspreken, he ze zich dienen te gedragen enz. Maar bvenal: mtiveer ze! Hud een presentatie ver de beursdeelname vr de directie en verige cllega s. Zrg ervr dat ze trts p hun bedrijf en de beursdeelname zijn. Stuur persberichten (met daarin infrmatie ver nviteiten) naar jurnalisten en ndig ze uit. Regel eventueel een interview met een directielid. Maak pvallende persmappen vr in de perskamer p de beurs. p.. bx 870 e [email protected]

3 Brief de hstesses. Zij kunnen eventueel k aanwezig zijn bij de briefing van de standbemanning. Vraag de expsantenpassen aan. 1 maand Laat het standpersneel trainen. p.. bx 870 e [email protected]

4 Wat te den tijdens de beurs? Start en tijdens beurs Regel een uur vr de beurspening een kick-ff meeting met de standbemanning. Herhaal dit dagelijks. Hud de vrtgang van de delstellingen (aantal nieuwe cntacten enz.) in de gaten. Onderneem actie als resultaten achterblijven. Huur bijvrbeeld een prfessinal in die bezekers aanspreekt en binnenhaalt. Bezek cncurrenten. He presenteren zij zich? Wat zijn hun nviteiten? Wat kun je van hen leren? Nteer wat ged gaat en wat niet. Wat werkt wel en wat niet? Qua standbemanning, qua werking stand, beursreclame enz. Reserveer eventueel vast beursruimte vr vlgend jaar. Einde beurs Blijf bij de afbuw van de stand en ruim de waardevlle spullen als eerste p. Hud een eerste evaluatie: he is het gegaan? Wat werkte wel en wat niet. Wat met de vlgende keer anders? Zijn de delstellingen gehaald? Dcumenteer dit ged vr de vlgende beursdeelname. Bedankt de standbemanning. Zrg liefst vr een kleine belning. p.. bx 870 e [email protected]

5 Wat te den na de beurs? Week na de beurs Stuur de prspects een bedankje vr hun bezek aan de stand. Verstuur f mail het aangevraagd dcumentatiemateriaal. Bevestig gemaakte afspraken. Verdeel de leads intern nder de juiste persnen en zrg dat ze ged wrden pgevlgd. 1 maand na de beurs Hud een grte evaluatie met alle standbemanning en het prjectteam. Waren de bedrijfsdelstellingen ged vertaald naar de beursdelstellingen? Zijn de beursdelstellingen gehaald? Waarm wel, waarm niet? Hud eveneens een evaluatie met de standbuwer en andere televeranciers. 2 maanden na de beurs Maak een inventarisatie van de ttale beursksten. Bepaal wat hiervan de cnsequenties vr tekmstige beursdeelnames zijn. Maak een prgnse wat betreft de return n investment. Zet alle nieuwe adressen in de database en hud de database up t date. 3 maanden na de beurs Neem een besluit ver de vlgende beursdeelname, grtte stand, standlcatie enz. Zrg dat alle nderdelen van de beursdeelname nauwkeurig zijn gedcumenteerd: van budget tt draaibek. p.. bx 870 e [email protected]