Tips voor opbouw standjes: Het verleidelijke standje

Transcriptie

1 Tips vr pbuw standjes: Het verleidelijke standje Verenigingen wrden vaak uitgendigd m hun werking vr te stellen p beurzen, markten en andere publieke activiteiten. Vaak gaan milieu- en natuurverenigingen niet p deze vraag in mdat ze ver geen stand beschikken. En geen tijd f energie willen investeren in het uitwerken van een stand. Nchtans lnt dit de meite. Een stand is het ideale cmmunicatieinstrument m p publieke maar k p eigen activiteiten cntact te zeken met mensen en je bdschap ver te brengen. Met deze inffiche reiken we je richtlijnen aan m een verleidelijke stand uit te werken. We baseren ns hiervr p een vrmingsreeks van VELT. Op het einde van deze fiche zetten we de belangrijkste tips ng eens p een rij. 1. Gede vrbereiding is het halve werk Vaak buwt men een stand znder plan p. De panelen wrden haastig beplakt met affiches, het drukwerk is willekeurig gestapeld en tt vermaat van ramp is er te weinig vlk m de stand te bemannen. Resultaat: je stand is het lelijke eendje p de beurs en de vrbijgangers lpen je znder belangstelling vrbij. Gefrustreerd keer je znder veel verkchte beken f nieuwe leden terug naar huis. Mensen kmen niet zmaar naar een stand. Ze meten verleid wrden dr de standhuder, de bdschap en de aantrekkelijke vrmgeving van de stand zelf. Een gede en verleidelijke stand inrichten de je niet lukraak, maar p basis van een standcncept. Alvrens je dit cncept uitwerkt, met je eerst een duidelijk beeld hebben p vlgende vragen: Wat is het del van de stand? Welke delgrep willen we bereiken? Wat is de lcatie? Heveel mankracht heb je ter beschikking, enz 1.1. Del van de stand Met een stand kan je verschillende delen realiseren: inhudelijke standpunten cmmuniceren: actiestand leden en/f vrijwilligers werven: prmtiestand beken, brchures f andere prducten verkpen: verkpstand Als je del het werven van nieuwe leden is, zal je standcncept er anders uitzien dan wanneer je beken wenst te verkpen. Prbeer niet teveel in één stand te stppen, want dan gaat het verzicht verlren. Je kan je niet p alle drie de delen tegelijk richten Delgrep van de stand Je met p vrhand weten welke delgrep je met de stand wil f kan bereiken. Op een eclgische beurs zal je andere mensen met verschillende interesses ntmeten dan p een Bewegingswerk Inffiches Cmmunicatie 1

2 verenigingenbeurs. Wil je met de stand enkel de vlwassenen aanspreken f mik je k p de jngste bezekers. En prbeer je z k de uders naar je stand te lkken. Het standcncept pas je aan naargelang de delgrep die je wil bereiken Lcatie van de stand Gaat de activiteit verdekt f in pen lucht dr? Wanneer de stand buiten staat, hu dan rekening met regen en wind. Vrzie een drschijnend plastic zeil m bij lichte regen de stand en het materiaal te beschermen. Of een parasl m bij znnig weer de standhuder wat schaduw te verschaffen. Organiseer jezelf de activiteit f neem je deel aan een beurs gerganiseerd dr een andere rganisatie f de gemeente? Heb je daar materiaal en infrastructuur ter beschikking f niet? Ok dit zal allemaal een invled hebben p je standcncept Persneel Heveel vrijwilligers heb je ndig vr het pbuwen, bemannen en pruimen van de stand? Kan je een beurtregeling afspreken f niet? Ideaal ben je minstens met twee vrijwilligers, z kan je p het zelfde mment verschillende mensen aan je stand helpen f aanspreken. 2. Standcncept Na het vrbereidingswerk, kan je nu het standcncept verder uitwerken. Belangrijkste aandachtspunt is f de stand uitndigt tt interactie. Het met als het ware vrbijgangers verleiden m eventjes stil te staan bij de stand. Zwel inhudelijke (he vertaal je de delstellingen in de stand) als vrmelijke aspecten (he gt de stand en he steek je die in mekaar) trekken mensen aan Inhud Beursbezekers meten in één gpslag zien wat de inhudelijke bdschap (del) is van je stand. De bdschap met éénduidig en verstaanbaar zijn. Een ludiek f humristisch element in je bdschap inbuwen werkt meestal drempelverlagend. Durf de vrbijgangers k persnlijk aan te spreken met je bdschap. Niet iedereen is hiervr geschikt. Zek dan k vrijwilligers die dit graag en ged den. Bij een actiestand met het actiethema belangstelling pwekken en gelinkt zijn aan de dagelijkse leefwereld van mensen. Je vert bijvrbeeld geen actie vr duurzame mbiliteit maar vr een verkeersveilige straat f buurt (gevisualiseerd met ft s en kaart van je gemeente). Een prmstand met interesse creeëren vr de vereniging. Vrbijgangers meten p de infstand infrmatie vinden ver vlgende aspecten: Wat is de vereniging? Waar staat de vereniging vr? Wat kan de vereniging vr ju betekenen? Een verkpstand is gericht p het verkpen van prducten. De cmmerciële bdschap versterk je dr deze prducten uit te stallen met infkaartjes met nieuw, krting, prmtie, enz 2 Tips vr pbuw standjes

3 2.2. Vrm De vrm van je stand is belangrijk m uit te ndigen tt interactie. We geven hiernder enkele praktische wenken vr de inkleding van je stand en tips m de interactiviteit te verhgen. Mdulair: Stands die je in verschillende vrmen kan zetten f kan aanpassen naargelang het del f thema. Praktisch: De stand met gemakkelijk ververbaar zijn, gemakkelijk p te buwen en pbergbaar zijn. Uitrlbare schermen die je kan dragen in een tas zijn heel gebruiksvriendelijk. Het inf en prmmateriaal kan je dan p tafels uitstallen. Uitstallen van materiaal: De selectie van prm- en standmateriaal met aansluiten bij het cncept van de stand. Zrg vr een egale ndergrnd waar je het materiaal wil p leggen. Je kan bijvrbeeld een tafelkleed f grdijn ver de tafel leggen. Handig m extra f verbdig materiaal netjes nder tafel weg te steken. Of je kan dzen nder het tafelkleed zetten m beken, flders, extra in de kijker te plaatsen. Gebruik de vlledige tafel: maak een waaier van inf en prmmateriaal. Let hierbij p de verdeling van kleur en vrm. Dunnere uitgaven zals flders, tijdschriften kan je in waaiervrm (breed) uitleggen. Beken staan recht. Grte stapels beken wekken interesse. Hu het verzichtelijk: leg liever veel van weinig dan weinig van veel. Maak een duidelijk nderscheid tussen gratis en betalende prducten p je tafel. Alle inf- (f prijs)kaartjes in dezelfde vrm f stijl. Inf en prmmateriaal van de vereniging: stickers, flders, ledenblad, activiteitenkalender, infflder met prep vr vrijwilligers en verzicht van vacante vrijwilligerstaken,... Zrg ervr dat p elk materiaal een cntactadres staat van de vereniging, zdat geïnteresseerden later pnieuw cntact kunnen nemen. Herkenbare huisstijl: Naam, lg en vlag van je vereniging meten ged herkenbaar zijn. Ok de kledij (bijv. t-shirt van de vereniging) kan de herkenbaarheid van de standhuder en je vereniging verhgen. De kleur van je tafelkleed kies je k in functie van de kleur van het verenigingslg. Met dit alles creeër je een herkenbare huisstijl. Natuurlijk- duurzaam: Milieu- en natuurverenigingen hebben een vrbeeldfunctie en werken dus best met natuurlijke (planten) en duurzame materialen. Duurzaam materiaal is vaak zwaar en meilijk te verplaatsen. Minder duurzame alternatieven zijn sms lichter en gemakkelijker p te buwen. Je zekt best een ged evenwicht tussen vrbeeldfunctie en gebruiksvriendelijkheid. Als je eventueel versnaperingen aanbiedt bevelen we eclgische en mensvriendelijke prducten ten zeerste aan! Bewegingswerk Inffiches Cmmunicatie 3

4 Interactief: Lk de vrbijgangers met interactieve elementen. We zetten er enkele p een rij: Verkpstand: prmties en krtingen in de kijker zetten, prevertjes serveren, Prmtiestand: prm- en ander weggeefmateriaal, puzzels, quiz, in het g laten springen. Actiestand: petitie, enquêtes, enz zetten mensen aan tt actie. Meer infrmatie ver het veren van interactieve acties lees je p Bewegingswerk Inffiches Acties: Vijf p s vr een geslaagde straatactie: De milieubeweging kmt p straat. 3. Srten stands Er bestaan verschillende srten stands. We geven hiernder een beperkt verzicht. De gangstand: De drie zijden zijn afgeslten met wanden, alleen het gangpad is pen. Vrdelen zijn dat je een duidelijk afgebakende ruimte hebt, dat mensen meten binnenkmen en dat je drie wanden hebt m inf p te hangen. De nadelen zijn dat de stand misschien minder tegankelijk is en dat je drie wanden kan vlplakken met infrmatie, wat het geheel nverzichtelijk kan maken. De hekstand: Een hekstand heeft twee wanden. Hij is tegankelijker dan een gangstand maar heeft wel minder wandruimte. Dit verplicht je de bdschap kernachtiger ver te brengen. 4 Tips vr pbuw standjes

5 De kpstand: De kpstand heeft maar één wand, is heel tegankelijk en vaak duidelijk mdat je weinig wandruimte hebt en de bdschap tt de kern dient te beperken. Dit vraagt echter k meer van de mensen die de stand bemannen mdat er vr de vrbijgangers minder is m naar te kijken. De eilandstand: De eilandstand heeft geen wanden. Je hebt veel uitstraling en bent verplicht p een andere en creatieve manier je bdschap ver te brengen. Dat vergt heel bekwame standhuders. 4. Cördinatie 4.1. Werkgrep Vaak is de pmaak van een standje werk van de laatste minuten. Met meestal een halfslachtig resultaat als gevlg. Vraag daarm vrijwilligers binnen je vereniging die handig zijn en een gede smaak hebben m de cördinatie van de stand p zich te nemen. Deze werkgrep krijgt een budget van het bestuur, werkt samen met hen het standcncept uit. Verder richten ze de stand in en zrgen vr een permanentieregeling bij de stand. Draaibek (met timing) en materiaallijst zijn nmisbare hulpmiddelen. Het draaibek en materiaallijst wrden na de evaluatie van de stand (zie later) aangepast Bemanning stand Beman de stand met mensen die vldende cmmunicatief vaardig zijn. Niet iedereen is hiervr geschikt. Zij meten p vrhand ged gebrieft zijn ver het del van de stand, lcatie, uurregeling en andere praktische regelingen (gratis brchures, prijzen en inhud van beken, enz ). Op de tijdstippen waar veel mensen verwacht wrden, ga je met een vlledige pleg bij de stand staan. Enkele tips vr standmedewerkers: Dring niemand iets p, maar sta steeds klaar vr infrmatie. Bewegingswerk Inffiches Cmmunicatie 5

6 Standhuders die recht staan en vr de stand plaatsnemen gen dynamischer en zijn gemakkelijker tegankelijker vr passanten. Tnt een bezeker belangstelling, gun hem f haar de tijd m eerst de stand te bekijken. Zrg vr een gede peningszin. Stel geen algemene vragen zals: Kan ik u helpen?. Beter start je met: Kent u nze vereniging?. Dan kan je met krte vragen en antwrden de werking en de meerwaarde van de vereniging aan de bezeker duidelijk maken. Richt je niet uitsluitend tt één persn, heb k g vr andere bezekers. Met twee f meer standhuders kan je de aandacht verdelen ver meerdere geïnteresseerden. De standhuders kunnen een gezellige cnversatie met elkaar veren, maar meten aanspreekbaar blijven vr passanten. Zrg vr gepaste kledij. Standmedewerkers krijgen verschillende reacties. Van steunbetuigingen tt verwijten. Wees vrbereid p deze reacties. Laat mensen hun verhaal den, zrg vr een empatische luisterhuding. En prbeer dan bij lastige gesprekken krdaat maar beleefd af te rnden. Een cllega-standhuder kan k altijd tussenkmen en het gesprek beëindigen. De standhuders meten vr een gede fllw-up naam, adres en van geïnteresseerde bezekers nteren Fllw-up Ok de nazrg f flluw-up van cntacten is belangrijk. Z kan je de mensen van wie je de cördinaten verzamelde aan de stand p de hgte huden van activiteiten van de vereniging. Of eventueel later plsen vr een lidmaatschap. Alle verzamelde adressen wrden aangevuld in het sympathisantenbestand. Meer infrmatie ver het verzamelen en inventarisen van adressen lees je p Bewegingswerk Inffiches Leden- en vrijwilligersbeleid: De guden gids: een ged adressenbestand is geld waard Als de vrijwilligers afspraken maken met mensen die de stand bezeken, dan met de vereniging die binnen de twee weken nakmen. En k nazendingen mgen niet lang p zich laten wachten. Fllw-up van deze cntacten zijn heel belangrijk. 5. Evaluatie Ten sltte mag je de evaluatie van het standje niet vergeten. Op basis daarvan pas je het standcncept, draaibek en materiaallijst aan. Er zijn twee srten evaluaties: Objectieve evaluatie: Je gaat bjectief meetbare zaken na en vergelijkt dit met de delen die je had vrpgezet. Heveel mensen hebben de petitie ndertekend (actiestand)? Heveel mensen zijn lid gewrden (prmstand)? Heveel mensen hebben een bek gekcht (verkpstand)? 6 Tips vr pbuw standjes

7 Subjectieve evaluatie: Je gaat meer subjectieve zaken na. Hebben we de juiste delgrep van bezekers aangetrkken? Wat waren de vragen en pmerkingen die we kregen? Enz 6. Meer inf BBL: Vr verschillende campagnes werkte BBL samen met firma s die uitschuifbare schermen met tas prduceren. Vr prijs- en cntactgegevens cntacteer je de stafmedewerker lkale werking, niclas.de.baere@bblv.be. Lidrganisaties kunnen k gratis BBL-inffldertjes bestellen (max. 50 exemplaren). Velt: In de vrmingsreeks Een verleidelijke stand gaf Velt zijn lkale afdelingen een mdel van infstand mee. Cntacteer de cllega s van de lkale Velt-afdeling en vraag hen enkele tips. Natuurpunt: Ok de lkale NP-afdeling kan je helpen. Ze hebben een sterkere traditie in het werven van vrijwilligers/leden p hun activiteiten. En gebruiken hiervr vaak standjes. Bewegingswerk Inffiches Cmmunicatie 7

8 Samenvatting: Een gede stand buw je niet lukraak p. Je stelt je eerst de vlgende vragen: Wat is het del van de stand? Welke delgrep willen we bereiken? Wat is de lcatie? Heveel mankracht heb je ter beschikking, enz Je werkt een interactief standcncept uit: inhud en vrm van je stand meten uitndigen tt interactie. Inhud: Inhudelijke bdschap (del) van je stand met éénduidig en verstaanbaar zijn. Een ludiek f humristisch element werkt drempelverlagend. Spreek de vrbijgangers persnlijk aan. Vrm: - Mdulair: Stands die je in verschillende vrmen kan zetten f kan aanpassen naargelang het del f thema. - Praktisch: gemakkelijk ververbaar, p te buwen en pbergbaar zijn. - Uitstallen van materiaal: De selectie van prm- en standmateriaal met aansluiten bij het cncept van de stand. - Gebruik tafelkleed m extra f verbdig materiaal netjes nder tafel weg te steken. - Gebruik de vlledige tafel en maak een waaier van inf en prmmateriaal. - Dunnere uitgaven zals flders, tijdschriften leg je in waaiervrm. - Beken staan recht en in grte stapels. - Leg liever veel van weinig dan weinig van veel. - Maak een duidelijk nderscheid tussen weggeefmateriaal en betalende prducten p je tafel. - Alle inf- (f prijs)kaartjes in dezelfde vrm f stijl. - Inf en prmmateriaal ver de vereniging: stickers, flders, ledenblad, activiteitenkalender, infflder met prep vr vrijwilligers en verzicht van vacante vrijwilligerstaken met telkens een cntactadres van de vereniging hebben, zdat geïnteresseerden later pnieuw cntact kunnen pnemen. - Herkenbare huisstijl: Naam, lg, vlag, kledij (bijv. t-shirt van vereniging) zrgen vr een herkenbare huisstijl. - Natuurlijk - duurzaam materiaal: ged evenwicht tussen duurzaam, natuurlijk en gebruiksvriendelijke materialen. - Interactief: Lk de vrbijgangers met interactieve elementen via: - prmties, krtingen, prevertjes serveren, (verkpstand) - prm- en ander weggeefmateriaal, puzzels, quiz, (prmtiestand) - petitie, enquête, (actiestand) Werkgrep cördineert het uitwerken van de stand: - Standcncept - Inrichten van de stand - pmaken draaibek, materiaallijst, briefing vr de vrijwilligers die stand bemannen - uitwerken permanentieregeling - Fllw-up: Nakmen van afspraken, nasturen van infrmatie en het verzamelen van adressen van geïnteresseerde bezekers is belangrijk. Evaluatie en aanpassen van draaibek, materiaallijst en standcncept indien ndig 8 Tips vr pbuw standjes