Handleiding bij het voorbereiden van een activiteit met of bij een partner

Transcriptie

1 Handleiding bij het vrbereiden van een activiteit met f bij een partner Deze handleiding is.a. ndzakelijk mdat wij (het regiteam) geen rechtspersn zijn en derhalve niet namens De Hart&Vaatgrep kunnen pereren p de zakelijke markt. Hiervr is iedere keer een machtiging ndig van het Hfdbestuur. Het tekennen van een prjectbudget wrdt binnen De Hart&Vaatgrep gezien als een machtiging. De betreffende rganisatr/rganisatrice heeft dan tt het vastgestelde bedrag testemming m hier vereenkmsten vr af te sluiten in naam van De Hart&Vaatgrep Regi Zuid-Hlland. Indien p welk mment k blijkt dat er p een f andere wijze geld met kmen van De Hart&Vaatgrep met u altijd cntact pnemen met de reginale penningmeester. Hij/zij zal dan zrgen dat aan alle reglementen van De Hart&Vaatgrep zal wrden vldaan. De nderdelen die achtereenvlgens behandeld wrden zijn: 1. Er ntwikkelt zich een idee. 2. Overleg met partners en regiteam 3. Regiteam besluit tt pstarten acticiviteit 4. Het Bureau besluit gunstig p prjectaanvraag 5. Een prettige dag 6. Opmaken eindafrekening LET OP! Vr een kkwrkshp geldt de handleiding kkwrkshps met een heel eigen budgetfrmulier.

2 Er ntwikkelt zich een idee: Bepaal uw del we denken aan een stand p een beurs / een eigen beurs vrlichtingsdag (kk-)wrkshp een lezing bij bekendheid HVG vergrten Bepaal de delgrep Alleen vr leden van HVG Alleen vr niet leden Bv ingeschrevenen ziekenhuis Mensen uit de regi Vr iedereen Bekijk waaraan er behefte is Wat zijn de meest gestelde vragen via de website bij het ziekenhuis bij het bureau Kies een thema Kies een vrm Sympsium Lezing Ltgentencntact Vide f film Ga na wat de mgelijkheden zijn Kunnen er derden bij de rganisatie betrkken wrden? Trekken we wel vldende bezekers? Wat kmt vr nze rekening (k uw reisksten tellen mee)? Meten de leden eventueel een bijdrage betalen vr deelname? Neem cntact p met uw penningmeester. Dit m.b.t. de eventuele ksten en f er een extra prjectbudget met wrden aangevraagd.

3 Wat biedt nze rganisatie in de mgeving? Is er in de mgeving een rganisatie p het gebied van bewegen? Cntrleren via de beweegzeker en met Paul pnemen Zijn er vrijwilligers (hart en vaat) in de mtrek wnachtig? Cntrleren met lijst vrijwilligers Zijn er veel leden in de mtrek wnachtig? Cntrleren via ledenadministratie bij de penningmeester Denk aan pstverzendingen, deze meten k via de penningmeester ivm ns debiteurennummer TNT-Pst

4 Overleg met partner(s) en regiteam Vrverleg met ziekenhuis/instelling/beursrganisatie Datum Plaats Bij vrlichtingsdag: dagdeel f dag wel f geen lunch z ja, wie betaalt deze Tijden van aanvang en einde Wie betaalt de kffie, thee, frisdrank, e.d.? Onderwerp(en) bij vrlichtingsdag: één f meerdere nderwerpen één f meerdere persnen die verhaal huden Infrmatiestands (Trmbse, STIN, MEE) uitndigen? Wie zrgt er vr het uitndigen van sprekers? Wie maakt vrlichtingsmateriaal vr de dag? Wie verzrgt de reclame affiches? Wie verzrgt de persberichten? Liefst dr partner, die is bekend met de bladen in de regi. Infrmeel verleg (evt. per ) met leden reginaal cördinatieteam en de penningmeester Vrlpige datum ivm Vida Verplichte inschrijving i.v.m. ruimte, lunch, e.d.? Vaststellen eigen bijdrage (indien gewenst) bedrag leden bedrag partner (indien lid) bedrag partner (indien geen lid) en buitengewne leden bedrag niet leden LET OP: Betrkkene kan lid zijn van HVG Partner kan tweede lid zijn van HVG (tegen gereduceerd bedrag) Partner is geen lid Betrkkene is geen lid Betrkkene is lid van een regiteam in Nederland Het lidmaatschap stelt krtingen in het vruitzicht bij deelname aan activiteiten. Vandaar de splitsing bij een partner die wel f geen lid is. Een sprtvereniging en haar deelnemers krijgen geen krting.

5 Beslissing Regi cördinatieteam: we starten dit p Indien er vr ns ksten zijn dient er een kstenverzicht gemaakt te wrden. Kunnen wij deze ksten niet uit het reguliere budget betalen, dan met er een prjectaanvraag vr het Bestuur wrden gemaakt dr de penningmeester. LET OP: Behandelingstijd is rnd de 8 weken en pas NA verkregen gedkeuring kunt u financiële afspraken maken met derden. Hu daar rekening mee bij het bepalen van de datum! Graag k pnemen he het met parkeren zit. Indien dit prblemen kan geven dan pnemen in kennisgevingen. Beslissing Bestuur De Hart&Vaatgrep is psitief: Zdra de testemming binnen is f indien er geen financiële cnsequenties zijn kan de definitieve afspraak met de partner gemaakt wrden. LET OP: alle afspraken dienen schriftelijk te gebeuren! Datum en tijd Onderwerp(en) Sprekers uitndigen Zdra presentatren bekend zijn pnemen f bijznder audi/vide apparatuur ndig is Stuurt partner eigen leden/patiënten k een uitndiging? Aanschrijven van de leden in het werkgebied van de partner (ruim genmen) Inlichten webmasters via reginale webmaster Opnemen welke flders, e.d. er mee meten / de depthuder besteld deze Eventueel apart fldermateriaal maken? Z ja, pnemen met secretaris Met leveranciers afspreken dat alles gefactureerd wrdt naar de penningmeester: De Hart&Vaatgrep Regi Zuid-Hlland p/a Hesseplaats EA Rtterdam

6 Een prettige dag tegewenst dch denk aan het vlgende: Bij cntante betaling ALTIJD een factuur/bn vragen. De handgeschreven bnnetjes van b.v. een Amstel ntitieblk wrden niet als bewijs gezien. Ndig desnds de penningmeester uit zdat hij met de pinpas kan betalen. Maak bij bijeenkmsten altijd een aanwezigheidslijst (makkelijk bij het maken van de eindafrekening). Op deze wijze is een eventuele verschrijdingen van het budget makkelijk te verklaren. Een vrbeeld kmt t.z.t. ter beschikking. Meten de bezekers betalen (b.v. bij een kkwrkshp) reserveer dan p tijd de pinautmaat. Bij een kkwrkshp neemt de kk het pinapparaat mee. Bij andere activiteiten zult u deze zelf af meten halen p het hfdkantr. Afsluitende werkzaamheden Maak z spedig mgelijk de eindafrekening p met de penningmeester, graag met een klein verhaaltje vr het jaarverslag (dr u en indien mgelijk k dr één van de bezekers). Afsluitende pmerkingen: Het aanvragen van een extra prjectbedrag is niet altijd ndzakelijk. Er zijn zaken die rechtstreeks uit ns jaarbudget kunnen wrden betaald. Neem daarm altijd eerst cntact p met de penningmeester vrdat u aan een verleg begint. Ok vr dit jaarbudget dient aan het eind van het jaar een verzicht van de ksten gegeven te wrden. Mcht u futen f nieuwe zaken ntdekken die het vermelden waard zijn, mail dan even naar de secretaris.