Vergaderen Informatieblad (VP) IEV1 Bladzijde 1 van 7. Vergaderen

Transcriptie

1 Vergaderen Infrmatieblad (VP) IEV1 Bladzijde 1 van 7 Vergaderen

2 Vergaderen Infrmatieblad (VP) IEV1 Bladzijde 2 van 7 Vergaderen Elke vergadering kent een vaste structuur en een vaste vlgrde. Deze structuur en vlgrde wrden ntleend aan de agenda die vr een vergadering is gemaakt. Dezelfde structuur met weer precies z verwerkt wrden in de ntulen die van de vergadering wrden gemaakt. Een cmplete vergadering kent de vlgende fases: 1. Agenda maken met bijlagen en de ntulen van de vrige vergadering. Deze stukken ruim vr aanvang van de vergadering verspreiden nder de gendigden van de vergadering. 2. De vergadering. 3. Ntulen maken van de vergadering. De agenda Een agenda heeft altijd dezelfde structuur. Alleen de hiernder cursief vermelde nderdelen zijn per vergadering verschillend. Ok als een vast nderdeel geen inhud heeft er zijn bijvrbeeld geen ingekmen stukken wrdt dit nderdeel tch in de agenda vermeld. Er staat dan Opening Agenda vaststellen Ntulen vrige vergadering [datum vermelden] gedkeuren Ingekmen stukken Mededelingen [Onderwerp 1] [Onderwerp 2] [Onderwerp...] Wat verder ter tafel kmt (wvttk) Rndvraag Vaststellen vlgende vergadering Sluiting Welke nderwerpen in de agenda staan, is natuurlijk per vergadering anders. Om de ntulen ged te kunnen keuren met deze natuurlijk wrden bijgevegd bij de agenda. Ok kpieën van de ingekmen stukken wrden z mgelijk bijgevegd. De agenda met zeker enkele dagen vr de vergadering naar alle gendigden wrden gestuurd, met de bijlagen erbij. De gendigde kunnen zich dan ged vrbereiden p de nderwerpen. De ingekmen stukken kunnen allerlei stukken zijn die van belang zijn vr de aanwezigen. Ze meten wrden vermeld in de agenda, maar ze kunnen k aan het begin van de vergadering wrden tegevegd aan de agenda. Zijn er geen ingekmen stukken, dan wrdt dat in de agenda vermeld: Ingekmen stukken - geen. De vergadering De vergadering wrdt vrgezeten dr een vrzitter. Dit kan een vaste vrzitter zijn, maar er kan k vr de gelegenheid een vrzitter wrden benemd. De vrzitter heeft de belangrijke taak m de agenda aan te huden en binnen de beschikbare tijd k af te werken. De structuur van de vergadering gaat parallel aan de agenda.

3 Vergaderen Infrmatieblad (VP) IEV1 Bladzijde 3 van 7 De vergadering bevat altijd de vlgende structuur: De vergadering Welkm dr de vrzitter. Is er geen vrzitter, dan wrdt een tijdelijke vrzitter aangewezen/benemd. De vrzitter wijst een ntulist aan als deze ng niet bekend is. De vrzitter smt p wie aanwezigen zijn en wie niet, met daarbij vermeld f de afwezigen zich hebben afgemeld f niet. De vrzitter lpt krt de agenda dr. De agenda wrdt vastgesteld, zdat iedereen weet wat er gaat gebeuren. Aanwezigen kunnen vragen een extra punt te te vegen aan de agenda. Gedkeuren Ntulen vrige vergadering. Bij dit nderdeel kunnen crrecties wrden aangebracht in de ntulen van de vrige vergadering. De nderwerpen wrden dus niet pnieuw besprken. Na het gedkeuren van de crrecties wrden de ntulen frmeel gedgekeurd. De vrzitter meldt wat er vr ingekmen stukken zijn en licht ze krt te. Dit is een infrmatiernde znder ruimte vr discussie. Leent een binnengekmen stuk zich vr discussie, dan dient dit p de agenda te wrden gezet bij de Onderwerpen. De vrzitter det mndelinge mededelingen. Dit is een infrmatiernde znder ruimte vr discussie. Leent een mededeling zich vr discussie, dan dient dit p de agenda te wrden gezet bij de Onderwerpen. Onderwerp 1: De vrzitter geeft een krte inleiding p het nderwerp dat p de agenda staat. Daarbij wrdt duidelijk vermeld wat het del is van dit nderwerp: infrmeren, meningvrming f besluitvrming. Onderwerp 2, 3, etc... Wat verder ter tafel kmt. Dit agendapunt is handig m krte nderwerpen te bespreken die tijdens de vergadering aan de agenda wrden tegevegd. Rndvraag. De vrzitter geeft met de klk mee alle aanwezigen een vr een de kans m vragen te stellen aan een andere aanwezige (f aan de vrzitter). Dit meten vragen zijn van krte en infrmerende aard, niet m discussie te krijgen. Vaststellen vlgende vergadering. Plek, datum en tijd van de vlgende vergadering wrden dr de vrzitter al f niet in verleg met de aanwezigen vastgesteld. De vrzitter bedankt de aanwezigen en sluit de vergadering. De ntulen De ntulist nteert de datum en het mment waarp de vergadering begint. De ntulist nteert wie de vrzitter is. De ntulist nteert zijn/ haar eigen naam als ntulist. De ntulist nteert deze gegevens. De ntulist nteert p welke punten de agenda afwijkt van de vraf gemaakte agenda, en nteert p wiens verzek de agenda is aangepast. De ntulist nteert precies welke crrecties meten wrden aangebracht in de ntulen van de vrige vergadering en schrijft p dat de ntulen daarmee frmeel zijn gedgekeurd. De ntulist nteert welke stukken binnengekmen en vermeld zijn. De ntulist nteert krt en bndig de mededelingen die de vrzitter det. De ntulist nteert de belangrijkste infrmatie en meningen. Een wrdelijk verslag is niet ndig. idem De ntulist nteert de extra nderwerpen en een krte inhud ervan. De ntulist nteert de vragen en de antwrden. De ntulist nteert de gegevens.

4 Vergaderen Infrmatieblad (VP) IEV1 Bladzijde 4 van 7 De ntulen De ntulen wrden tijdens de vergadering dr de ntulist vrbereid. De ntulist schrijft in het krt p wat er gebeurt, wie wat zegt (als dit van belang is) en welke afspraken gemaakt zijn. De ntulist schrijft p welke besluiten wrden genmen f welke mening de aanwezigen hebben ver een nderwerp. Tijdens de vergadering kan de ntulist even tijd vragen m zijn ntities crrect te kunnen maken. De ntulist kan k vragen iets te herhalen f samen te vatten. Bij veel vergaderingen is de ntulist k deelnemer aan de vergadering. Dat maakt de taak extra meilijk de ntulist met dus ged pletten. Ok de vrzitter heeft hier een rl. De vrzitter met ervr zrgen dat de ntulist de tijd krijgt gede aantekeningen te maken. Z spedig mgelijk na de vergadering werkt de ntulist de ntulen uit. Deze uitgewerkte ntulen hebben dezelfde structuur als de hiervr genemde structuur van de vergadering (bladzijde 3). Deze structuur met duidelijk herkenbaar zijn dr een duidelijk pmaak. Bijvrbeeld dr elk nderdeel met een tussenkpje te beginnen en nder elk nderdeel een lege regel aan te brengen. Besluiten en afspraken wrden vet gemaakt, zdat ze ged pvallen. Ze kunnen nderaan de ntulen ng eens duidelijk wrden samengevat. Als de ntulen klaar zijn, kunnen ze wrden verznden naar de aanwezigen. Ze kunnen k wrden bijgevegd bij de agenda vr de vlgende vergadering. Ntulen gedkeuren Het gedkeuren van ntulen is een belangrijke frmaliteit. Alvrens de vlgende vergadering begint hebben de gendigden de ntulen van de vrige vergadering gekregen en kunnen lezen. Als iemand futen ntdekt zaken die anders in de ntulen staan dan ze waren besprken tijdens de vergadering dan kunnen deze ng wrden aangepast in de ntulen. Zijn alle futen aangepast (f waren er geen futen) dan kunnen de ntulen fficieel wrden gedgekeurd. Dit betekent dat de besluiten en afspraken van de vrige vergadering nu fficieel zijn vastgelegd. Daar kan dus geen discussie meer ver ntstaan. Deze gedgekeurde ntulen meten ged wrden bewaard. Men kan zich later hierp berepen als er nduidelijkheden zijn, f als iemand zich bijvrbeeld niet aan de afspraken hudt. Delstellingen Elk nderwerp p de agenda van een vergadering heeft een bepaald del. Bij het ene nderwerp wil een directeur iets mededelen, bij een ander wil men ergens ver discussiëren f een besluit nemen. Er zijn drie mgelijke delstellingen: Infrmeren dat kan wederzijds zijn Meningvrming bijvrbeeld dr vragen te stellen f dr discussie Besluitvrming waarbij mgelijk gestemd met wrden De vrzitter vermeld bij elk nderwerp dat aan de rde kmt wat de delstelling van het nderwerp is.

5 Vergaderen Infrmatieblad (VP) IEV1 Bladzijde 5 van 7 Taken en verantwrdelijkheden Alle aanwezigen bij een vergadering hebben bepaalde taken en verantwrdelijkheden. Z met de vrzitter zrgen dat de vergadering rdentelijk verlpt, met de ntulist alles ged pschrijven en meten de aanwezigen ged vrbereid aan de vergadering beginnen. Hiernder staat een lijst met taken en verantwrdelijkheden. 1. Aanwezigen: Vrzitter Ntulist Deelnemers Gasten (pers, publiek, etc) 2. Taken van de vrzitter 2.1 Taken van de vrzitter VOORDAT de vergadering begint: Vaststellen datum en tijdstip van de vergadering Zrgen vr ruimte, kffie, AV-hulpmiddelen, etc Vaststellen agenda en verzamelen stukken Verzenden van agenda en bijlagen naar gendigden Inhudelijke vrbereiding (per agendapunt): Te vlgende prcedure per agendapunt Taak van deelnemers (infrmeren, discussie, beslissen) 2.2 Taken van de vrzitter TIJDENS de vergadering: Inleiding Welkm Begintijd, pauze en eindtijd melden Del van de vergadering Vaststellen ntulist Agendapunten telichten Prcedure en tijd bewaken Ingebrachte ideeën/meningen inventariseren Standpunten verhelderen Samenvatten Cnclusies trekken Leiding geven Orde handhaven Open klimaat bevrderen Bij het nderwerp blijven Vragen stellen Extraverte deelnemers indammen Intrverte deelnemers stimuleren Objectief blijven 2.3 Een besluit nemen Het nemen van een besluit kent een aantal fases. De vrzitter zrgt dat de prcedure ged verlpt: Infrmatiefase alle deelnemers meten dezelfde infrmatie hebben Beeldvrming deelnemers kunnen vragen stellen en suggesties den Meningvrming deelnemers kunnen hun mening uiten en reageren p die van anderen Besluitvrming deze fase is afhankelijk van de eerder bepaalde prcedure (.a. het demcratisch gehalte van de vergadering)

6 Vergaderen Infrmatieblad (VP) IEV1 Bladzijde 6 van Tips en trucs Maak een tijdsplanning per agendapunt Wacht niet p laatkmers Varieer de zitplaatsen Zrg dat iedereen elkaar kan aankijken Zrg dat slecht vrbereide deelnemers niet de tijd verden Ndig zwijgzame deelnemers uit mee te den Psitief blijven en psitief afsluiten 3. Taken van de deelnemers 3.1 Vr de vergadering Vergadering vrbereiden dr alle stukken en de agenda ged te lezen De ntulen van de vergadering lezen en berdelen Alle stukken meenemen naar de vergadering 3.2 Tijdens de vergadering Wees bereid tt samenwerking Luister naar anderen Wees geen strzender Blijf zakelijk 4. Taken van de ntulist 4.1 Rechten van de ntulist Steun van de vrzitter Iemand nderbreken en vragen m verduidelijking Gecncentreerd zijn p de ntulen (dus niet deelnemen aan het gesprek) 4.2 Plichten van de ntulist Vrzitter assisteren (agenda vlgen, tijdsplanning, delstelling en nderwerp bewaken) Vergaderstukken vraf drnemen Papieren in rde hebben Nagaan wat vr srt ntulen verwacht wrden 4.3 Basisvaardigheden van de ntulist Kunnen schrijven en luisteren tegelijk Hfd- en bijzaken kunnen scheiden Objectief kunnen zijn