Analytische boekhouding

Transcriptie

1 Analytische Bekhuding Analytische bekhuding 1 Vrbereiding Dssier instellingen Analytische rekeningen maken Analytisch beken Kppeling Bekingsvrstellen (mdellen) Begrting analytisch Afdrukken Analytisch Dagbeken Balansen Histrieken Begrting

2 Analytische Bekhuding 1 Vrbereiding 1.1 Dssier instellingen Wanneer je een analytische bekhuding wil veren, met je enkele vrbereidingen treffen vraleer je van start kunt gaan. Om analytisch werken te activeren, ga je naar Cnstanten Dssier tabblad analytisch. Daar kan je de analytische bekhuding aanvinken. Na het activeren van deze instelling dien je het prgramma pnieuw p te starten. Via Cnstanten Rekeningenplannen kan je een cde vr het analytisch plan definiëren. Alle analytische rekeningen wrden aan deze cde gekppeld zdat er een nderscheid kan gemaakt wrden tussen algemene en analytische rekeningen (f zelfs meerdere analytische plannen). In het scherm Cnstanten Analytische pvlging kan je instellen (eventueel per deeldssier) welke algemene rekeningen je analytisch wil pvlgen. Het del van de analytische pvlging is m een cntrle in te buwen bij het beken. Wanneer je bijvrbeeld een beking invert p een algemene rekening die analytisch wrdt pgevlgd en je hebt geen analytische uitsplitsing gemaakt, dan krijg je een waarschuwing. Aanduiden dat je een analytische pvlging van algemene rekeningen wil, de je als vlgt: 2

3 Analytische Bekhuding Ga naar Cnstanten Analytische pvlging. Bij rekeningen vul je de algemene rekening in die je wil pvlgen. Je kan hier k een begincijfer invullen, bijvrbeeld het cijfer 6, m in één beweging alle kstenrekeningen het kenmerk analytische pvlging te geven. Daarna klik je p de knp. Je vinkt dan de juiste rekeningen aan f je kiest vr selectie alles. Uiteindelijk klik je rechts in het scherm p de knp. 1.2 Analytische rekeningen maken Net zals je algemene rekeningen kunt aanmaken, kun je k analytische rekeningen tevegen. Cde Rekening Als cde kun je maximum 17 psities gebruiken. De cde kan bestaan uit letters en/f cijfers. Het eerste karakter van de cde mag echter geen cijfer van 1 tt en met 7 zijn. Deze cijfers zijn vrzien vr de algemene bekhuding. Omschrijving Bij de mschrijving vul je de naam van de analytische rekening in. Rekeningenplan Een analytische rekening kppel je aan het rekeningenplan dat vrzien is vr de analytische bekhuding. Z wrdt het nderscheid gemaakt tussen een algemene en een analytische rekening. 3

4 Analytische Bekhuding 2 Analytisch beken Je bekhuding is nu klaar m analytisch te beken. Alle bekingen p de aangeduide algemene rekeningen wrden dr het prgramma gecntrleerd p een analytische uitsplitsing. Na het invullen van een ksten- f pbrengstenrekening is het de bedeling dat er telkens een extra lijn wrdt tegevegd met analytische infrmatie. Via de knp veg je een nieuwe lijn te. Belangrijk hierbij is dat het vlgnummer van de analytische beking verwijst naar het vlgnummer van de algemene beking. Meerdere analytische bekingen kunnen verwijzen naar één algemene rekening. Tevens met je er vr zrgen dat het ttaal bedrag van de analytische rekening(en) vereenkmt met het bedrag van de algemene rekening. Stemt dit bedrag niet vereen dan krijg je de vlgende futmelding : Cntrleer in dit geval f het bedrag van de analytische beking vereenstemt met het bedrag van de algemene beking. 4

5 Analytische Bekhuding 2.1 Kppeling Indien bij een bepaalde ksten- f pbrengstenrekening meestal dezelfde analytische rekening met wrden gebruikt dan kun je deze aan mekaar kppelen. Je kunt k meerdere analytische rekeningen kppelen aan een algemene rekening. Dr dit kppelen zal de analytische rekening autmatisch aan de beking wrden tegevegd. Om een kppeling te maken ga je naar Bekhuden Bekhudplan - Rekeningen. Selecteer in het verzicht de ksten- f pbrengstenrekening. Klik dan links in het lkaal menu p Kppelingen. Type: kies je vr de cde 3 Uitsplitsing. Rekening: Vul hier de analytische rekening in die je aan de algemene rekening wil kppelen Bekingsvrstel: gebruik makend van een bekingsvrstel kun je k meerdere analytische rekeningen kppelen aan een algemene rekening. Hierver meer in punt 2.2. Dagbek: als je hier een cde van een dagbek invult dan is de kppeling enkel geldig in het aangeduide dagbek. Wil je dat de kppeling veral wrdt tegepast, laat dit veldje dan leeg. D/C: Hier kun je aanduiden f het meestal m debet f credit verrichtingen gaat Percentage: m een vlledige uitsplitsing te verkrijgen vul je hier 100% in. Wil je de algemene rekening aan meerdere analytische rekening kppelen, wijzig dan het percentage. Let er wel ged p dat het ttaal van de analytische uitsplitsingen steeds 100% is. Vlgnummer: elke kppeling krijgt een vlgnummer. Dit is de vlgrde waarin de bekingen zullen gebeuren. 5

6 Analytische Bekhuding 2.2 Bekingsvrstellen (mdellen) Het gebruik van bekingsvrstellen is bedeld m een aantal regelmatig terugkerende bekingen sneller en eenvudiger te laten verlpen. Denk maar aan de maandelijks terugkerende lnbekingen. Je met niet langer zeken naar de te gebruiken rekeningen, enkel de juiste bedragen invullen en de beking is klaar. Bekingsvrstellen kunnen je niet alleen helpen bij regelmatig terugkerende inver, je kunt ze k gebruiken m een prcentuele verdeling van analytische bekingen te berekenen en te beken. Een bekingsvrstel maak je via de mdule Cnstanten - Bekingsvrstellen. Maak eerst een fiche aan. De cde en mschrijving gebruik je nadien m het bekingsvrstel gemakkelijk te herkennen en het p te halen. In het detail geef je per detaillijn de analytische rekening en het percentage in. In de plaats van een percentage kun je k een vast bedrag ingeven. Dit is echter minder gebruikelijk. Vr de tepassing zijn er 2 mgelijke werkwijzen : 1. Je rept het mdel p wanneer je er gebruik van wenst te maken. Bijvrbeeld bij het inbeken van een aankpfactuur kun je in het detail de knp Mdellen gebruiken. De lijst van beschikbare mdellen wrdt dan getnd. Selecteer vervlgens het gewenste mdel en vul het startbedrag in. De prcentuele verdeling wrdt dan berekend en gebekt. 2. Je kppelt het mdel rechtstreeks aan een algemene rekening. Zie punt 2.1. Een bekingsvrstel, k wel 'mdel' genemd, kan je bij elk type verrichting selecteren. 6

7 Analytische Bekhuding 3 Begrting analytisch Wanneer je analytisch bekt dan kun je er k vr kiezen m de begrting analytisch p te stellen. Via Bekhuden -Bekhudplan Begrting - Gegrepeerde ingave begrting kies je de peride waarvr je een budget wil ingeven. Bij Analytische rekening selecteer je de analytische cde. In het veldje Algemene rekening kun je het eerste cijfer van de reeks algemene rekeningen ingeven waarvr je een budget wil vrzien. Let hierbij p het teken D/C. Klik daarna p de knp. Als je bij Algemene rekening het nummer 6 hebt ingevuld, dan verschijnen alle kstenrekeningen. In de klm bedrag vul je het bedrag van de begrting in. Dat bedrag staat dan p de analytische rekening, in cmbinatie met de algemene rekening. Je kunt de begrte bedragen pvragen via afdrukken (zie punt 4.4 p pag.13), f via Bekhuden - Bekhudplan Rekeningen. Ga via het verzicht van de rekeningen naar de juiste analytische rekening. Links in het lkaal menu kies je de ptie Begrting. Je krijgt dan het verzicht van alle ingebrachte budgetbedragen p die analytische rekening. 7

8 Analytische Bekhuding In de klm Rekening vind je de algemene rekening waaraan het budgetbedrag is tegewezen in cmbinatie met de gekzen analytische rekening. 4 Afdrukken Analytisch Afdrukken zals dagbeken, balansen, histrieken en begrting kun je verkrijgen met analytische infrmatie erbij. 4.1 Dagbeken Bij de afdrukken van de dagbeken zal je merken dat de analytische bekingen p het detail wrden weergegeven. (zie vrbeeld hiernder) 4.2 Balansen Bij de afdrukken van de balansen heb je verschillende afdrukmgelijkheden. We bespreken specifiek de afdruk peridebalans analytisch en peridebalans analytischalgemeen. 8

9 Analytische Bekhuding Afdruk Peridebalans analytisch Je kunt een analytische balans afdrukken na het invullen van enkele parameters. We bespreken de belangrijkste. Rekeningenplan: selecteer hier je analytisch rekeningenplan waarvan je een afdruk wil maken. Meestal gebruik je slechts één analytisch rekeningenplan. Vanaf jaar en maand tt en met jaar en maand: vermits het hier gaat ver een peridebalans, vul je de perides in waarvan de bekingen mgen wrden pgenmen. Titelrekeningen: Indien je hiervr kiest dan zie je p de afdruk de tussenttalen p het niveau van de titelrekeningen. Let wel, het gaat hier ver de analytische titelrekeningen. Sleutel analytische rekening: De sleutel analytische rekening verwijst naar de cde van de analytische rekening. Die kan uit 17 psities bestaan. Elk van de 17 veldjes van de sleutel verwijzen naar de 17 karakters van de cde analytische rekening. Per sleutel kun je meerdere tekens na mekaar inbrengen. Vrbeeld: Dr KT in te vullen in de eerste sleutel en 159 in de 2e sleutel, wrden p de afdruk alle analytische rekeningen weerhuden die een K f een T in de eerste psitie bevatten en die bvendien een 1, 5 f 9 in psitie 2 hebben. Het invullen van een sleutel zal de getnde balansgegevens dus beperken. Afdruk Peridebalans analytisch-algemeen Je kunt niet enkel een analytische balans afdrukken maar k een balans waarbij je de gegevens van de algemene en analytische bekhuding in cmbinatie kan raadplegen. Ok hierbij met je enkele parameters invullen. We bespreken de belangrijkste. 9

10 Analytische Bekhuding Rekeningenplan: selecteer hier je analytisch rekeningenplan. Meestal zal je slechts één analytisch rekeningenplan gebruiken. Vanaf jaar en maand tt en met jaar en maand: vermits het hier gaat ver een peridebalans, vul je de perides in waarvan de bekingen mgen wrden pgenmen. Titelrekeningen analytisch / algemeen: Indien je hiervr kiest dan zie je p de afdruk de tussenttalen p het niveau van de titelrekeningen. Dit kan zwel vr de analytische titelrekeningen als vr de algemene titelrekeningen. Srtering p: Je hebt de keuze uit algemene rekening f analytische rekening. Bij een srtering p algemene rekening wrden de algemene rekeningen getnd met daarnder de uitsplitsing van de analytische rekeningen. Bij een srtering p analytische rekening wrden de analytische rekeningen getnd met daarnder de uitsplitsing van de algemene rekeningen. Grepering vanaf psitie: Standaard staat dit veld p 1 en wrdt er eigenlijk niet gegrepeerd. Wanneer je bijvrbeeld 5 invult, dan wrden de eerste 4 karakters van de cde analytische rekening samen genmen. Vanaf karakter 5 wrdt de balans in detail weergegeven. Zie vrbeeld hiernder. Met een lengte van: Standaard staat dit veld p 17. Wanneer je hier een lager cijfer invult dan wrdt het detail van de analytische cdes weergegeven tt de psitie die je hebt ingevuld. Alle psitie erna wrden samengevegd. Sleutel analytische rekening: De sleutel analytische rekening verwijst naar de cde van de analytische rekening. Die kan uit 17 psities bestaan. Elk van de 17 veldjes van de sleutel verwijst naar de 17 karakters van de cde analytische rekening. Per sleutel kun je meerdere tekens na mekaar inbrengen. Vrbeeld: Dr KT in te vullen in de eerste sleutel en 159 in de 2e sleutel, wrden p de afdruk alle analytische rekeningen weerhuden die een K f een T in de eerste psitie bevatten en die bvendien een 1, 5 f 9 in psitie 2 hebben. Het invullen van een sleutel zal de getnde balansgegevens dus beperken. 10

11 Analytische Bekhuding 4.3 Histrieken Afdruk histrieken analytisch Je kunt de histriek van één f meerdere analytische rekeningen afdrukken na het invullen van enkele parameters. Deze zitten verdeeld ver 2 tabbladen: Algemeen en Sleutel analytische rekening en grepen. Selectie analytische rekeningen: Indien je hiervr kiest dan kun je één f meerdere analytische rekeningen selecteren. De velden Vanaf analytische rekening - Tt en met analytische rekening zijn dan beschikbaar.. Selectie algemene rekeningen:. idem Srtering p: Je hebt de keuze uit algemene rekening f analytische rekening. Bij een srtering p algemene rekening wrden de algemene rekeningen getnd met daarnder de uitsplitsing van de analytische rekeningen. Bij een srtering p analytische rekening wrden de analytische rekeningen getnd met daarnder de uitsplitsing van de algemene rekeningen. Daarnaast kun je srtering ng verder verfijnen p peride, datum, dcument f bedrag. 11

12 Analytische Bekhuding Op het vlgende tabblad vind je de selectievelden van de sleutel analytische rekeningen. Sleutel analytische rekening: verwijst naar de cde van de analytische rekening. Die kan uit 17 psities bestaan. Elk van de 17 veldjes van de sleutel verwijst naar de 17 karakters van de cde analytische rekening. Per sleutel kun je meerdere tekens na mekaar inbrengen. 4.4 Begrting Begrting algemeen Vr het afdrukken van de begrtingsbedragen kun je kiezen uit verschillende afdrukken. Zelfs de afdruk Begrting algemeen kan bedragen bevatten van analytische budgetten. Vul bij het veld Inclusief budgetten van het rekeningenplan van de analytische bekhuding in. Je krijgt dan een afdruk waarbij de analytische budgetten getnd wrden p de algemene rekeningen. Vrbeeld: Ingebracht budget p de analytische cde X (Afdeling X) : p Onderhud gebuwen p Cmmunicatieksten 12

13 Analytische Bekhuding Ingebracht budget p de analytische cde Y (Afdeling Y) : p Onderhud gebuwen p Cmmunicatieksten Bvenstaande afdruk zal dan vlgend resultaat geven: p Onderhud gebuwen p Cmmunicatieksten Begrting analytisch Bij deze afdruk kun je een selectie maken dr een reeks van analytische rekeningen in te vullen. De infrmatie die p de afdruk kmt geeft je enkel het sald per analytische rekening. Begrting analytisch-algemeen Je kunt niet enkel een analytische budgetten afdrukken maar k budgetten waarbij je de gegevens van de algemene en analytische bekhuding in cmbinatie kan raadplegen. Ok hierbij met je enkele parameters invullen. Deze zijn vergelijkbaar aan de parameters vr het afdrukken van een peridebalans analytisch-algemeen (zie k 4.2 pag 10). 13

14 Analytische Bekhuding Tabblad Algemeen Rekeningenplan: selecteer hier je analytisch rekeningenplan. Meestal zal je slechts één analytisch rekeningenplan gebruiken. Selectie analytische/ algemene rekeningen: Indien je niet alle rekeningen wil pnemen dan kies je de rekeningen vanaf tt en met. Srtering p: Je hebt de keuze uit algemene rekening f analytische rekening. Bij een srtering p algemene rekening wrden de algemene rekeningen getnd met daarnder de uitsplitsing van de analytische rekeningen. Bij een srtering p analytische rekening wrden de analytische rekeningen getnd met daarnder de uitsplitsing van de algemene rekeningen. Titels analytische / algemene rekeningen: Indien je hiervr kiest dan zie je p de afdruk de tussenttalen p het niveau van de titelrekeningen. Dit kan zwel vr de analytische titelrekeningen als vr de algemene titelrekeningen. Tabblad Sleutel analytische rekeningen en grepen Sleutel analytische rekening: De sleutel analytische rekening verwijst naar de cde van de analytische rekening. Die kan uit 17 psities bestaan. Elk van de 17 veldjes van de sleutel verwijst naar de 17 karakters van de cde analytische rekening. Per sleutel kun je meerdere tekens na mekaar inbrengen. Vrbeeld: Dr KT in te vullen in de eerste sleutel en 159 in de 2e sleutel, wrden p de afdruk alle analytische rekeningen weerhuden die een K f een T in de eerste psitie bevatten en die bvendien een 1, 5 f 9 in psitie 2 hebben. Het invullen van een sleutel zal de getnde gegevens dus beperken. 14