Inrichten van OTIB-skillsmanager in het kort

Transcriptie

1 Verkrte Handleiding Versie Beheerder Januari 2013 Inrichten van OTIB-skillsmanager in het krt OTIB-skillsmanager is een instrument waarmee leidinggevenden en medewerkers functinerings-, berdelings- f ntwikkelingsgesprekken kunnen vrbereiden. In dit dcument beschrijven wij krt de belangrijkste zaken waar u als beheerder bij inrichting van het systeem mee te maken krijgt. 1. Functies a. Functies tevegen b. Functies bewerken (taken selecteren/deselecteren en vaardigheden nrmeren) c. Functie activeren / deactiveren d. Verwijderen van functies 2. Medewerkers a. Medewerkers tevegen b. Teams indelen c. Opleidingsgegevens vastleggen per medewerker d. Medewerkers verwijderen 3. Berdelingen bekijken a. Berdelingsresultaat bekijken b. Opleidingsmgelijkheden bij berdeling bekijken 4. Printen a. Printen Functies 1 a: Functies tevegen Lg in met uw beheerders gebruikersnaam en wachtwrd Klik p buttn functies Klik p grene buttn tevegen Kies uit de lijst van vrbeeldfuncties de gewenste functie (in zekvak kan gezcht wrden p (deel) van een titel / naam). Vink het vakje vr de gewenste functie aan Klik p tevegen De functie is nu tegevegd in de lijst. Functies staan p alfabetische vlgrde. De tegevegde functie is vetgedrukt en is ng niet geactiveerd. Pas als u de functie heeft geactiveerd (Actief = Ja) kunt u deze aan medewerkers kppelen en gaan gebruiken. 1b: Functie bewerken Klik in uw verzicht van functies het vakje vr de te bewerken functie aan Klik p bewerken (als deze buttn niet gren is, heeft u geen óf meer dan 1 functie geselecteerd). 1

2 Verkrte Handleiding Versie Beheerder Januari 2013 Vlg de wizzard van functie bewerken Stap 1: functie kenmerken en naam van de functie. U kunt een naam altijd wijzigen. Stap 2: taken selecteren, deselecteren f kiezen uit meer taken selecteren: vinkje zetten in hkje vr taak deselecteren: vinkje verwijderen f met prullenbak-icn achter de taak in de rechter klm meer taken selecteren: klik bvenaan de pagina p de grene hyperlink Klik hier m meer taken te selecteren Stap 3: kerntaken benemen: welke taken binnen de functie behren tt de kerntaken Stap 4: vaardigheden nrmeren: alle vaardigheden meten per taak genrmeerd wrden Klik p pslaan In dit prces kunt u te allen tijde halverwege stppen en tussentijds pslaan. U kunt dan p een later tijdstip verder met deze bewerkingen. De functie zal in de lijst wrden pgenmen met een pijltje er vr, dat aangeeft dat deze functie ng niet gereed is en ng niet beschikbaar vr kppeling aan medewerkers. Als u halverwege stpt en alle vaardigheden zijn ng niet genrmeerd kunt u deze functie k herkennen aan het rde kruis bij genrmeerd. 1c: Functie activeren f deactiveren Wanneer u een nieuwe functie hebt tegevegd, is deze functie ng niet geactiveerd. Vink het hkje vr de functie aan Klik p (de)activeren Wanneer u een functie hebt bewerkt, zal de bewerkte versie als een inactieve versie nder de actuele functie wrden getnd. Deze bewerkte versie is een afgeleide van de actieve, huidige versie van de functie. Wanneer u wilt dat deze nieuwe bewerkte versie de actuele versie van de functie wrdt, kunt u deze bewerkte versie 'activeren'. Deze bewerkte versie wrdt dan de actuele versie en de (ude) functie zal uit de lijst verdwijnen. U heeft z dus altijd 1 actuele versie van de functie in de lijst staan. Hierbij de vlgende pmerkingen: * wanneer de functie reeds gekppeld is aan medewerkers zult u een extra vraag krijgen waarbij u bewust wrdt gemaakt dat de bewerkte functie de huidige functie verschrijft en dus de medewerkers aan een nieuwe versie van de functie wrden gekppeld. * wanneer u de riginele actuele versie van de functie k wenst te bewaren dient u eerst een kpie van de functie te maken en dan die kpie te gaan bewerken. Z kunt u 2 functies naast elkaar bewaren. U dient dan wel, m verwarring te vrkmen, de gekpieerde functie een andere naam te geven. 1d: Functies verwijderen Ga naar Functies Vink het vakje aan van de functie die u wilt verwijderen Klik p de grene buttn verwijderen 2

3 Verkrte Handleiding Versie Beheerder Januari 2013 Bevestig de verwijdering dr p ja te klikken U kunt meerdere functies tegelijk verwijderen Medewerkers 2a: Tevegen van medewerkers Ga naar medewerkers Klik p de grene buttn tevegen Vul de gevraagde gegevens in Klik p pslaan U kmt terug in het medewerkers scherm. Indien gewenst kunt u de vlgende gegevens ng inveren: Vink het hkje van de medewerker aan en klik p bewerken Tabblad Persnlijke gegevens hier kunnen verdere naw gegevens wrden vastgelegd Tabblad Gebruikersrllen en rechten dit tabblad is reeds ingevuld met het inveren van de medewerker, maar kan altijd aangevuld f gewijzigd wrden Tabblad Werkervaring hier kan het arbeidsverleden wrden vastgelegd, inclusief functies bij vrgaande bedrijven Tabblad Berdelingen hier kan niets wrden vastgelegd, dit tabblad vult zich dr het gebruik van het systeem Tabblad Gevlgde pleidingen hier kunnen reeds gevlgde pleidingen wrden vastgelegd. Tabblad Ntities verzicht van dr u (f de leidinggevende) gemaakte ntities bij een medewerker ver bijv. vrvallen p het werk f andere bijznderheden. U kunt hier ntities tevegen en bewerken. De medewerker ziet deze ntities niet, maar diens leidinggevende wel. U ziet k de ntities van de leidinggevende. 2b: Teams indelen Hier bepaalt u de teamindeling van uw leidinggevenden. Hierbij wrdt uitgegaan dat de leidinggevenden reeds een leidinggevenden rl hebben tegewezen gekregen. Is dit ng niet het geval, de dan eerst het vlgende: Vink de medewerker aan die k leidinggevende met zijn Klik p bewerken 3

4 Verkrte Handleiding Versie Beheerder Januari 2013 Klik p bewerken bij gebruikersrllen en rechten Vink het hkje van leidinggevende aan en klik p pslaan Ga weer verder met teams indelen. Klik p medewerkers Klik p teams indelen. Selecteer rechts bvenin, naast de tekst team van leidinggevende de naam van de gewenste leidinggevende. Selecteer rechts de gewenste medewerkers die in dit team hren Klik, in de middelste klm, p het pijltje naar rechts (tevegen) Klik nu p de vlgende leidinggevende en herhaal dit vr alle leidinggevenden in het bedrijf. Klik p pslaan 2c: Opleidingsgegevens vastleggen per medewerker Ga naar Medewerkers Vink de medewerker aan, waarvan je de pleidinggegevens wil vastleggen Klik p bewerken Klik p de laatste zwarte balk (gevlgde pleidingen)p bewerken Ver de gevraagde gegevens in en klik p pslaan Herhaal met alle verige pleidingen tt CV gevuld is. 2d: Medewerkers verwijderen Ga naar Medewerkers Vink het vakje aan van de medewerker die u wilt verwijderen Klik p de grene buttn verwijderen Bevestig de verwijdering dr p ja te klikken U kunt meerdere medewerkers tegelijk verwijderen Berdelingen bekijken 3a: Berdelingen bekijken Als beheerder kunt u berdelingen alleen bekijken. U kunt deze bekijken als de berdelaar de berdeling tnbaar heeft gemaakt. Klik p medewerkers Vink de medewerker aan van wie u een berdeling wilt bekijken Klik p de 4 e zwarte balk (berdelingen) Klik p het nderstreepte wrd berdeling m de gewenste berdeling te penen 4

5 Verkrte Handleiding Versie Beheerder Januari b: Opleidingsmgelijkheden bij berdeling bekijken Vanuit een berdelingsresultaat kunt u vr taken f vaardigheden die nder de nrm zijn gescrd de bijbehrende pleidingsmgelijkheden bekijken. Dit kan specifiek vr een taak f vaardigheid dr p het achterstaande ranje pijltje te klikken. Dit kan k vr de berdeling in zijn ttaliteit dr p de zwarte knp pleidingen te klikken. Via beide rutes pent u hetzelfde pp-up scherm, u kmt alleen binnen de pp-up in verschillende tabbladen terecht. Zie vrbeeld. In het scherm pleidingsmgelijkheden kunt u naar het ttaaldvies bij een berdeling kijken, naar pleidingsadviezen specifiek per taak f per vaardigheid. De lgica van de schermen is hetzelfde. We lichten krt de interpretatie van het tabblad ttaaladvies te aan de hand van bvenstaand vrbeeld. Op basis van de ttale berdeling van Herman Klabak in de functie Hulpmnteur E dr Aad Zanden wrden er twee relevante pleidingen gevnden in de pleidingendatabase: Heftruck rijden en palettruck rijden. Waarm wrdt Heftruck rijden geadviseerd? Klik p het plusje vr de pleiding en u krijgt detailinfrmatie ver waarm een pleiding wrdt geadviseerd. In dit geval ziet u dat de taak afveren van afvalmateriaal nder de nrm is berdeeld en z k de bijbehrende vaardigheid rijvaardigheid pslag- en transprtmiddelen. Dr het vlgen van deze cursus wrdt de vaardigheid tt p het nrm-niveau bijgespijkerd (zie ranje uitslag) en wrdt de taakuitvering tt bijna p de nrm bijgespijkerd. Om meer infrmatie ver een pleiding te krijgen klikt u p het blauwe i-tje achter de pleidingsnaam f p de hyperlink meer infrmatie. 5

6 Verkrte Handleiding Versie Beheerder Januari 2013 Printen 4a: Printen Binnen skillsmanager zijn diverse rapprt generatren. Wanneer u de ptie rapprt aanklikt pent een menu waarin u kunt selecteren welke menu-nderdelen u wilt afdrukken. Na klikken p maken wrdt een pdf bestand gepend. U kunt dit bestand pslaan f afdrukken. De ptie 'rapprt' staat altijd rechts bvenin beeld. Waar vindt u deze rapprtgeneratren: Persnlijke gegevens medewerkers, vink een medewerker aan, klik p penen Functie beschrijving Functies, klik p een functie-titel Opleidingen bij de functie klik in het scherm pleidingsmgelijkheden f in het scherm functiebeschrijving p rapprt Blanc berdelingsfrmulier Start een berdeling van een medewerker. Vrdat u de berdeling gaat invullen, kunt u hier een rapprt van maken dr p de pagina intrductie p de rapprtknp te klikken. Berdelingsresultaat medewerkers, vink medewerker aan en klik p bewerken, pen de zwarte balk berdelingen, pen een berdeling Opleidingsmgelijkheden bij berdelingsresultaat zit bij berdelingsresultaat en in het pleidingsmgelijkheden scherm Functie vergelijk Klik p de buttn 'functies'. Klik de 2 functies aan die u wilt vergelijken en klik p 'vergelijken' Klik rechts bven p 'rapprt' Matrix van functies Selecteer in het verzicht van functies maximaal 10 functies, klik p matrix 6