Verkorte Handleiding Versie Leidinggevende Januari 2013

Transcriptie

1 Verkrte Handleiding Versie Leidinggevende Januari 2013 Starten met OTIB-skillsmanager OTIB-skillsmanager is een instrument m het gesprek dat u gaat veren met uw medewerker vr te bereiden. U ndigt uw medewerker uit vr het gesprek. U zult zelf uw mening uitspreken (berdeling den) ver het functineren van uw medewerker in zijn huidige functie. Tevens zal uw medewerker zijn mening uitspreken ver zijn eigen functineren. U kunt deze beide berdelingen uitprinten, zdat u in het gesprek kunt ingaan p (het verschil van) beide meningen. U kunt inlggen met de gegevens (gebruikersnaam en wachtwrd) die u van uw werkgever hebt ntvangen. Lg in met de verkregen gebruikersnaam en wachtwrd. Indien u k ng een rl als beheerder heeft, dient u rechts bvenin het scherm, achter uw naam, de rl van 'leidinggevende' te selecteren. Hme U ziet p Hme 4 grijze buttns. * Hme: uw dashbard als leidinggevende in OTIB-skillsmanager * Functies: een verzicht van de beschikbare functies binnen uw bedrijf * Mijn team: een verzicht van de medewerkers in uw team, deze pagina is vr u het vertrekpunt m 1. status van berdelingsuitndigingen van uw team te beheren 2. medewerkergegevens te bekijken 3. uitndigingen vr berdelingen den 4. berdeling uit te veren 5. berdelingen definitief en/f tnbaar maken (achteraf: na het gesprek) 6. berdelingen te bekijken en vergelijken 7. pleidingsmgelijkheden te bekijken 8. prints te maken * Anderen berdelen: wanneer u wrdt uitgendigd een berdeling te den ver een medewerker die niet in uw team zit, zult u de gegevens hiervan p deze pagina aantreffen Functies Op de pagina functies ziet u wat de actieve functies in uw hele bedrijf zijn en wanneer een functie vr het laatst is gewijzigd.de functies staan alfabetisch gesrteerd. Klik p de naam van een functie m de functiebeschrijving te bekijken Dr uw muis p de pppetjes achter een functie naam te plaatsen kunt u zien welke persnen binnen uw rganisatie deze functie uitveren 1

2 Verkrte Handleiding Versie Leidinggevende Januari 2013 Vink twee functies aan en klik p vergelijken m twee functiebeschrijvingen te vergelijken Vink maximaal tien functies aan m in een matrix de takenpakketten van al deze functie te vergelijken Mijn team 1 Mijn team beheren Vertrekpunt vr veel wat u als leidinggevende wilt den is uw mijn team-pagina. U kunt hier diverse dingen den (medewerkergegevens bekijken, uitndigingen uitden f intrekken, ntities maken bij een medewerker), maar misschien belangrijker ng is dat u in dit scherm direct verzicht en inzicht krijgt in de status van uitndigingen van berdelingen. Zie het schermvrbeeld. In het vrbeeld ziet u een team dat bestaat uit twee medewerkers: Arend Appel en Bert Berdeel. Vr Appel Arend heeft u (ng) geen uitndiging gedaan vr een berdeling. Vr Bert Berdeel wel. U heeft een uitndiging vr een berdeling gestuurd aan Bert waarbij u Bert zelf (zie type = leidinggevende) berdeelt, waarbij Bert zichzelf met berdelen (type = medewerker) en waarbij Bram Laat Bert met berdelen (zie type = ander). De deadline vr deze berdelingen is 15 januari. En u als leidinggevende bent tt nu te de enige die de berdeling al heeft gedaan (zie grene vinkje bij af ). U heeft deze berdeling al zichtbaar gemaakt vr de medewerker (tn = Ja), maar u heeft de berdeling ng niet definitief gemaakt. Pas als alle gendigden de berdeling hebben gedaan en definitief hebben gemaakt is het berdelingsprces afgeslten en afgernd (er staan dan veral grene v-tjes) en kunt u de medewerker uitndigen vr de vlgende rnde van berdelingen. 2 Gegevens van medewerkers bekijken De medewerkergegevens wrden dr de bedrijfsbeheerder vastgelegd. U kunt als leidinggevende deze gegevens inzien, maar niet wijzigen f verwijderen. Indien wijzigingen ndig zijn, geef dit dan dr aan de bedrijfsbeheerder. klik p 'mijn team' Vink de medewerker aan en klik p penen' Tabblad 1 persnlijke gegevens: naam adres gegevens Tabblad 2 gebruiksinstellingen en rechten: gebruikersnaam, rl, rechten, functie 2

3 Verkrte Handleiding Versie Leidinggevende Januari 2013 Tabblad 3 werkervaring: welke functies heeft deze medewerker reeds vervuld, zwel binnen uw rganisatie als k daarvr in andere rganisaties Tabblad 4 berdelingen: verzicht van reeds gedane berdelingen dr uzelf, dr anderen en dr de medewerker (vr zver deze tnbaar zijn gemaakt) Tabblad 5 gevlgde pleidingen: verzicht van reeds dr de medewerker gevlgde pleidingen Tabblad 6 ntities: verzicht van dr u (f de bedrijfsbeheerder) gemaakte ntities bij een medewerker ver bijv. vrvallen p het werk f aandachtspunten f bijznderheden ver een medewerker. De medewerker zelf ziet deze ntities niet. U vegt deze ntities vanuit dit scherm te, maar dit kunt u k direct den dr in Mijn Team een medewerker te selecteren en p de knp ntitie maken te klikken 3 Uitndigen vr een berdeling Let p! U kunt een medewerker pas vr een (nieuwe) berdeling uitndigen als een eerdere uitndiging is afgeslten. Dat wil zeggen: als zwel leidinggevende als medewerker de berdelingen behrend bij de eerdere uitndiging p definitief hebben gezet. Klik p mijn team Vink de medewerker(s) aan die u wilt uitndigen Klik p uitndigen vr berdeling Ver de gevraagde gegevens in en veg eventueel andere berdelaars te Klik p uitndiging versturen In uw mijn team verzicht verschijnt achter de naam van de uitgendigde medewerker(s) infrmatie die aangeeft dat er berdelingen te den zijn. U vindt hier alleen infrmatie ver berdelingen p uitndiging. Op de hme van de medewerker zal nu een ranje buttn zichtbaar zijn met te den berdeling. 4 Berdeling uitveren (na uitndiging) Nadat u een medewerker en uzelf heeft uitgendigd vr een berdeling, gaat u als vlgt te werk m de berdeling p uitndiging te den: Ga naar mijn team Zek de juiste medewerker p en klik in de klm actie p afrnden f selecteer de medewerker en klik p de grene knp berdelen Indien u de medewerker wil berdelen znder eerst een uitndiging te den (dus dan det u alleen zelf een berdeling en de medewerker niet): klik de medewerker aan en klik p penen, klik p start nieuwe berdeling in de 4 e zwarte balk Het berdelingsprces bestaat uit vijf stappen. Vlg het prces: Stap 1: uitleg ver het prces. Lees dit zrgvuldig dr en klik p vlgende Stap 2: berdelen van taken: he wrden de taken uitgeverd? U kunt hier gebruik maken van 5 antwrdmgelijkheden: nder de nrm, bijna p de nrm, p de nrm, bven de nrm en weet niet. De nrm is wat er verwacht wrdt vr die taak. Geef per taak aan he deze wrdt uitgeverd en klik p vlgende 3

4 Verkrte Handleiding Versie Leidinggevende Januari 2013 Stap 3: berdelen van vaardigheden: beheerst de berdeelde de vaardigheden die hij ndig heeft? Vul in ieder geval de rde pengeklapte vaardigheden (-) in.u scrllt zelf van bven naar beneden dr het scherm heen m deze p te spren en in te vullen. Indien u p dit (f een eerder) mment niet verder wilt met de berdeling en deze p een ander mment wilt afmaken, klikt u p sluiten. U krijgt dan een menu m de wijzigingen p te slaan het scherm te verlaten. Stap 4 het tussenresultaat: Bekijk het tussenresultaat, indien u iets wilt wijzigen, kunt u terug m wijzigingen aan te brengen, anders klik p vlgende Stap 5 extra vragen:indien uw werkgever hier vragen heeft gefrmuleerd kunt u deze beantwrden. Ga hierbij uit van de berdeelde en bevestig uw inver met pslaan Vervlgens wrdt u gevraagd f u de berdeling 'definitief' en/f 'zichtbaar' wil maken. Definitief: u kunt deze berdeling niet meer wijzigen f verwijderen. Zichtbaar: de berdeling is zichtbaar vr uw medewerker. Dr het aanvinken van de hkjes bevestigt u de keuze vr definitief en/f zichtbaar. Dr het leeglaten van de hkjes wrdt de berdeling ng niet definitief en/f zichtbaar. Klik, ngeacht f u de hkjes wel f niet hebt aangevinkt, altijd in de pp-up p 'pslaan', zdat uw berdeling wrdt pgeslagen. 5 Berdelingen definitief en tnbaar maken (achteraf: na het gesprek) Wanneer u een berdeling niet direct na het invullen definitief en/f zichtbaar hebt gemaakt, kan dat k ng naderhand. Meestal zult u dit namelijk pas na het gesprek met de medewerken willen den. Ga als vlgt te werk: ga naar mijn team, selecteer de medewerker en klik p penen ga naar berdelingen de berdeling die u het meest recent heeft gedaan staat bvenaan de lijst Klik p het vakje tnen achter uw berdeling. U krijgt de vraag Weet u zeker dat u deze berdeling zichtbaar wilt maken vr anderen?. Klik p ja Klik p het vakje def.' achter uw berdeling. U krijgt de vraag Weet u zeker dat u deze berdeling definitief wilt maken?. Klik p ja. 6 Berdelingen bekijken en vergelijken U kunt (eerder gedane) berdelingen altijd bekijken als de berdelaar de berdeling tnbaar heeft gemaakt. Klik p mijn team Vink de medewerker aan van wie u een berdeling wilt bekijken Klik p penen Klik p de 4 e zwarte balk (berdelingen) U ziet nu een verzicht van alle berdelingen die it ver de medewerker zijn gedaan en die zichtbaar zijn gemaakt Kies de berdeling die u wilt bekijken en klik p het nderstreepte wrd berdeling m de gewenste berdelingsresultaat te penen 4

5 Verkrte Handleiding Versie Leidinggevende Januari 2013 Om te vergelijken ga als vlgt verder: Vanuit het berdelingsresultaat klik nderaan het scherm p de zwarte knp berdeling vergelijken U kmt in een scherm met twee keuzemenu s. In het linkermenu is de berdeling geselecteerd die u zjuist heeft gepend, hier kunt u k iets anders kiezen. Kies in het rechtermenu de berdelingen waarmee u wenst te vergelijken Klik p tn vergelijking m de vergelijking te tnen Indien u twee berdelingen vergelijkt die ver exact dezelfde functies gaan, wrdt de vergelijking z getnd dat duidelijk is dat de berdelingen exact dezelfde nrm hebben: Indien u twee berdelingen vergelijkt die niet precies ver dezelfde functies gaan, wrden de scres p de taken en vaardigheden naast elkaar afgebeeld. Drdat de nrm anders is, kan het resultaat niet eenvudig in 1 figuur wrden getekend. Om tt slt het berdelingsvergelijk te printen klikt u rechtsbvenin het scherm p rapprt 5

6 Verkrte Handleiding Versie Leidinggevende Januari Opleidingen bekijken Vanuit een berdelingsresultaat kunt u vr taken f vaardigheden die nder de nrm zijn gescrd de bijbehrende pleidingsmgelijkheden bekijken. Dit kan specifiek vr een taak f vaardigheid dr p het achterstaande ranje pijltje te klikken. Dit kan k vr de berdeling in zijn ttaliteit dr p de zwarte knp pleidingen te klikken. Via beide rutes pent u hetzelfde pp-up scherm, u kmt alleen binnen de pp-up in verschillende tabbladen terecht. Zie het vrbeeldscherm. In het scherm pleidingsmgelijkheden kunt u naar het ttaaldvies bij een berdeling kijken, naar pleidingsadviezen specifiek per taak f per vaardigheid. De lgica van de schermen is hetzelfde. We lichten krt de interpretatie van het tabblad ttaaladvies te aan de hand van het vrbeeldscherm Op basis van de ttale berdeling van Herman Klabak in de functie Hulpmnteur E dr Aad Zanden wrden er twee relevante pleidingen gevnden in de pleidingendatabase: Heftruck rijden en palettruck rijden. Waarm wrdt Heftruck rijden geadviseerd? Klik p het plusje vr de pleiding en u krijgt detailinfrmatie ver waarm een pleiding wrdt geadviseerd. In dit geval ziet u dat de taak afveren van afvalmateriaal nder de nrm is berdeeld en z k de bijbehrende vaardigheid rijvaardigheid pslag- en transprtmiddelen. Dr het vlgen van deze cursus wrdt de vaardigheid tt p het nrm-niveau bijgespijkerd (zie ranje uitslag) en wrdt de taakuitvering tt bijna p de nrm bijgespijkerd. Om meer infrmatie ver een pleiding te krijgen klikt u p het blauwe i-tje achter de pleidingsnaam f p de hyperlink meer infrmatie. 8 Printen Binnen skillsmanager zijn diverse rapprt generatren. Wanneer u de ptie rapprt aanklikt pent een menu waarin u kunt selecteren welke menu-nderdelen u wilt afdrukken. Na klikken p maken wrdt een pdf bestand gepend. U kunt dit bestand pslaan f afdrukken. De ptie 'rapprt' staat altijd rechts bvenin beeld. 6

7 Verkrte Handleiding Versie Leidinggevende Januari 2013 Waar vindt u deze rapprtgeneratren: Persnlijke gegevens medewerkers, vink een medewerker aan, klik p penen Functie beschrijving Functies, klik p een functie-titel Opleidingen bij de functie klik in het scherm pleidingsmgelijkheden f in het scherm functiebeschrijving p rapprt Blanc berdelingsfrmulier Start een berdeling van een medewerker. Vrdat u de berdeling gaat invullen, kunt u hier een rapprt van maken dr p de pagina intrductie p de rapprtknp te klikken. Berdelingsresultaat medewerkers, vink medewerker aan en klik p bewerken, pen de zwarte balk berdelingen, pen een berdeling Opleidingsmgelijkheden bij berdelingsresultaat zit bij berdelingsresultaat en in het pleidingsmgelijkheden scherm Functie vergelijk Klik p de buttn 'functies'. Klik de 2 functies aan die u wilt vergelijken en klik p 'vergelijken' Klik rechts bven p 'rapprt' Matrix van functies Selecteer in het verzicht van functies maximaal 10 functies, klik p matrix Anderen berdelen Op de pagina anderen berdelen staan de berdelingen die u van anderen als extra berdelaar heeft gedaan f ng met den. U heeft hiervr een uitndiging ntvangen en heft hiervr zelf niets te den. Klik in het verzicht m een berdeling te bekijken f af te maken. Wanneer u alle berdelingen wilt zien die u als extra berdelaar van anderen heeft gedaan, haalt u het vinkje weg bij alleen laatste tnen. 7