Handleiding Opmaken fiche Versie 2.0

Transcriptie

1 Versie 2.0

2 1. Inleiding Vrbereidende werkzaamheden Algemene rekeningen Leveranciersfiches Het pstellen van de fiches Het vrbereidingsprgramma Het beheer van de fiches Afdrukken en genereren xml-bestand Fiches afdrukken Tabblad Xml-bestand Belctax aangifte versturen

3 1. Inleiding Vr bepaalde uitgaven in de bekhuding, met men een individuele fiches pmaken. Zniet riskeert men de aftrek kwijt te spelen en eventueel zelfs te btsen p de bijzndere aanslag geheime cmmissielnen van 300%. De verplichting geldt nder andere vr cmmissies, makelaarslnen, handels- f andere restrn s, vacatiegelden f erelnen. Vr deze ksten dienen fiches pgemaakt te wrden p naam van de genieters en een samenvattende pgave Deze dcumenten zijn jaarlijks in te dienen, uiterlijk p 30 juni van het jaar vlgend p datgene waarp ze betrekking hebben. Als algemene regel vr de ficheverplichting geldt: Geen fiche : wanneer een factuur (in de zin van de btw-wetgeving) ntvangen wrdt van iemand die aan de bekhudwet van 17 juli 1975 is nderwrpen. Wel een fiche : indien geen factuur ntvangen wrdt van iemand die aan de bekhudwetgeving is nderwrpen f indien een factuur wrdt ntvangen van iemand die niet aan de bekhudwetgeving is nderwrpen. Het indienen van deze fiches gebeurt digitaal via Belctax-n-web. 2. Vrbereidende werkzaamheden 2.1. Algemene rekeningen In vak 4 van de fiche wrden vier categrieën pgesmd van vergedingen waarvr een fiche met wrden pgemaakt: cmmissies, makelaarslnen, handelsrestrn s, enz. erelnen f vacatiegelden vrdelen van alle aard ksten gedaan vr rekening van de verkrijger Per algemene rekeningen die in aanmerking kmt m pgenmen te wrden p een fiche , met je een specifiek kenmerk meegeven. Ga naar Bekhuden Bekhudplan Algemene Rekeningen - Fiche. Beneden p het tabblad vrkeur kan je de aard van de rekeningen aanduiden in het veld (Zie figuur.) Dit is éénmalig in te stellen vr iedere algemene rekening waarp het van tepassing is. 3

4 Bij het pstellen van de fiches zal er enkel rekening gehuden wrden met algemene rekeningen die een kenmerk hebben gekregen Leveranciersfiches Enkel een cntrle p de algemene rekening is echter nvldende. Niet enkel het srt kst maar k de leverancier is bepalend f er een fiche met wrden gemaakt. Als algemene regel vr de ficheverplichting geldt: Geen fiche : wanneer een factuur (in de zin van de btw-wetgeving) ntvangen wrdt van iemand die aan de bekhudwet van 17 juli 1975 is nderwrpen. Wel een fiche : indien geen factuur ntvangen wrdt van iemand die aan de bekhudwetgeving is nderwrpen f indien een factuur wrdt ntvangen van iemand die niet aan de bekhudwetgeving is nderwrpen. Om te bepalen f een leverancier nderwrpen is aan de bekhudwetgeving wrdt het veld Ondernemingsvrm gebruikt. 4

5 Enkel leveranciers met de vlgende ndernemingsvrm wrden ng meegenmen: Vzw Feitelijke vereniging Eenmanszaak Geen type ndernemingsvrm Vr de andere ndernemingsvrmen kun je zeker zijn dat de leverancier aan de bekhudwetgeving is nderwrpen en dus niet in aanmerking kmt vr het pmaken van een fiche Let er p dat je bij natuurlijke persnen (geen ndernemingsvrm) het rijksregisternummer invult. Vr rechtspersnen met het ndernemingsnummer ingevuld zijn. Op de fiches met de wnplaats van de verkrijger van de inkmsten vermeld wrden. Het adres p de leveranciersfiche wrdt hiervr gebruikt. Indien een ander adres met gebruikt wrden, bijvrbeeld mdat p de fiche niet de wnplaats maar het berepsadres staat ingevuld, kan je een 2 e adres aanmaken. Ga naar Bekhuden Leveranciers Adressen en veg een nieuw recrd in. Als vlgnummer vul je in en daardr zal het prgramma dit herkennen en vernemen p de fiches. 5

6 3. Het pstellen van de fiches 3.1. Het vrbereidingsprgramma Ga naar Afdrukken Histrieken Dr p de knp Vrbereiding fiches te klikken, wrden de fiches in het beheer aangemaakt. Het vrbereidingsprgramma mag je meerdere keren uitveren, bijvrbeeld na een crrectie in de bekhuding. De gegevens die al eerder naar het beheer zijn vergebracht, zijn daarmee niet verlren. Er bestaat een cntrlelijst die je kan afdrukken. Alle bekingen p algemene rekeningen in aankpdagbeken waarvr een aard (zie 2.1) is ingevuld, wrden getnd. Daarnaast wrden k de ttalen van bekingen in een financieel f divers dagbek getnd, weliswaar met de vermelding manueel te verwerken. Het gaat ver bekingen rechtstreeks p de algemene rekening znder verbinding met een klant f leverancier. Deze bekingen met je manueel in het prgramma Beheer fiches bijvegen. Wat wrdt er vergenmen? Bedragen van aankpfacturen en aankpen creditnta s. De feitelijke betalingen wrden integraal vergenmen. Eventuele betalingen van btw wrden niet uitgefilterd. Lsse betalingen die niet naar een factuur verwijzen, wrden niet pgenmen. Bijvrbeeld betalingen in het financieel dagbek die gelinkt zijn aan de 440 Leveranciers maar waarbij er geen afpunting van een factuur is gebeurd. De mschrijving p de factuur wrdt meegenmen naar het veld Omschrijving vrdelen van alle aard. 6

7 3.2. Het beheer van de fiches In het beheer kan je fiches nakijken en aanvullen via de velden Crrecties. Bvendien kan je k manueel fiches tevegen. Beheer van de fiches die autmatisch gemaakt zijn via vrbereiding Iedere keer dat je de actie vrbereiding fiches uitvert, wrdt de datum ervan getnd in het veld bijgewerkt vanuit de bekhuding. Daar kan je dus zien wanneer je vr het laatst de fiches hebt geactualiseerd. De bedragen wrden reeds ingevuld maar de gebruiker heeft de mgelijkheid m dit aan te vullen f te crrigeren via crrecties. Ok de velden betalingen en betaling facturen van de vrige jaren wrden in principe vanuit de bekhuding ingevuld. Het gaat hier ver aanvullende cijfers die eventueel in het vak 4G pgenmen meten wrden. Bedragen die manueel zijn tegevegd wrden niet verschreven dr de actie vrbereiding fiches Er is k de mgelijkheid m aanvullende cmmentaar p te geven. Deze inf verschijnt nder punt 5 p de fiche Manueel aanmaken van een fiche Er is k een mgelijkheid m manueel fiches aan te maken. Via de knp invegen kan je een blanc fiche aanmaken. Cijfers invullen de je dan via de velden crrecties. De actie Vrbereiding fiches heeft geen invled p de manueel aangemaakte fiches. Alle fiches die aangevinkt zijn wrden in rekening genmen bij de afdruk van de fiches f het genereren van het xml-bestand. 7

8 4. Afdrukken en genereren xml-bestand De pgebuwde fiches kunnen afgedrukt wrden f als een xml-bestand wrden gegenereerd Fiches afdrukken Aan het scherm Afdrukken Histrieken Fiche is een afdruk tegevegd. Daarte met je wel eerst in het tabblad Algemeen een aantal parameters pgeven. Datum afdruk: de datum waarp je deze afdruk maakt, wrdt bvenaan p de afdruk getnd. Jaar: vul hier het jaartal in waarp de fiches betrekking hebben. Betalende instelling: kies hier de adresgegevens die je p de afdruk in het veld afzender wil pnemen. Zie Cnstanten Dssier Adressen. Ondernemingsnummer: vul hier uw eigen ndernemingsnummer in Tabblad Xml-bestand Vr het genereren van het digitaal xml-bestand gebruik je het tabblad xml-bestand. 8

9 Afdelingsnummer: (= verplicht in te vullen, gebruik 4 karakters) Z kan je meerdere gegevensbestanden (xml-bestanden) van verschillende afdelingen, vestigingsplaatsen maar met hetzelfde ndernemingsnummer inlezen en drsturen. Indien dit niet van tepassing is, vul het afdelingsnummer dan p met nullen. Let p: Cntactpersn, Telefn en zijn verplichte velden. Map bestand: Via de envelppe achteraan kan je de map selecteren waarin het xml-bestand wrdt weggeschreven. Je maakt hier best een standaardmap vr aan. Je bent nu klaar m het bestand te genereren. Druk hiervr p de knp. Als de aanmaak ged is verlpen dan krijg je de vlgende melding Belctax aangifte versturen Vr de vlledig werkwijze verwijzen we naar de website Een verzending van een bestand via het web MOET ALTIJD gevlgd wrden dr een ntvangstmelding en een verwerkingsbericht. Als u na ngeveer één week geen antwrd hebt gekregen, gelieve dan cntact p te nemen met de dienst Belctax. 9