Documentatie voor update SNDwin 12.20

Transcriptie

1 Dcumentatie vr update SNDwin 12.20

2 I. Verbeteringen Definitieve afrekening Wizard.dc Landcde klanten/leveranciers... 3 II. Gebuwen Tabel gebuwen... 4 III. Klanten Tabel klanten... 6 IV. Leveranciers Tabel van de leveranciers Fiche van de leverancier Leveranciersgrepen aanmaken...11 V. Bekhuding Manuele bewerkingen Tabel Standaarddcumenten Selectie standaarddcument Mailing vanuit klanten-/leverancierstabel, raad van beheer f privatieven Individuele brief vanuit klanten-/leveranciersfiche Rappels via Onbetaalde prvisies Prvisies Dumpfiles via privatieventabel Briefwisseling znder Opmaken briefwisseling Aanpassing mailing via privatieventabel...22 VII. Vergelijkende afrekening Frcast Frcast pbuwen Standaardinstellingen...28 VIII. Dcumentenbeheer Types dcumenten Nieuw type dcument aanmaken Dcumentenbeheer tepassingen Dcumentenbeheer Gebuw Dcumentenbeheer Raad van beheer Dcumentenbeheer Algemene vergaderingen Dcumentenbeheer Aankp...39 IX. Exprt Fiche klant: tegang verlenen tt syndicgegevens Gebuw Fiche gebuw Raad van beheer Algemene vergaderingen Aankp...44

3 I. Verbeteringen 1. Definitieve afrekening De verwerking van de definitieve afrekening werd aangepast, zdat andere gebruikers in het syndicpakket tijdens de definitieve afrekening vltter kunnen blijven verder werken. 2. Wizard.dc Bij het gebruik van de briefwisseling via SNDwin, wrdt het tussenbestand wizard.dc gebruikt. Sms kreeg men de futmelding wizard.dc is mmenteel in gebruik alleen lezen exemplaar penen?, wanneer meerdere gebruikers tegelijk de briefwisseling gebruikten. De wizard.dc werd vervangen dr wizard.dt, een MS Wrd-sjabln, waardr geen futmelding alleen lezen meer zal wrden getnd. Indien u, bv. wegens udere versie van MS Wrd, zu prblemen ndervinden met de nieuwe werkwijze dan kan u steeds p aanvraag de ude werkwijze pnieuw laten activeren dr een medewerker van BCI. 3. Landcde klanten/leveranciers De EEG-landcde p de klanten- en leveranciersfiche werd vervangen dr de cde EU. 3/45

4 II. Gebuwen 1. Tabel gebuwen Op de tabel gebuwen ( Bestand Gebuwen Inveren/Opvragen ) werd een filter ingebuwd, zdat u kan pteren m in het syndicpakket enkel de syndicgebuwen weer te geven in plaats van alle gebuwen. Figuur: Tabel Gebuwen Deze instelling wrdt per PC bewaard en is dus van tepassing vr alle gebruikers die p eenzelfde PC in het pakket inlggen. Wanneer u de ptie Enkel syndicgebuwen tnen? aanvinkt, dan verschijnen enkel de syndicgebuwen in het verzicht. Om Syndicgebuw te zijn, met p de gebuwfiche bij het tabblad Algemeen Syndicgebuw - Ja aangeduid zijn: 4/45

5 Figuur: Fiche Gebuw Wanneer u de ptie Enkel syndicgebuwen tnen? niet aanvinkt, dan verschijnen alle gebuwen in het verzicht. De niet-syndicgebuwen zullen in het licht grijs weergegeven wrden, m tch ng een duidelijk nderscheid te maken. 5/45

6 III. Klanten 1. Tabel klanten Op de klantentabel werden 2 nieuwe tabbladen tegevegd, waardr srteren p 2 e naam en p repnaam nu k mgelijk is. Figuur: Tabel klanten Vlg 2 e naam Figuur: Tabel klanten Vlg Repnaam 6/45

7 Om de klm van de repnamen te bekijken, kan u met de pijltjestets < > naar de klm in de tabel drklikken. 7/45

8 IV. Leveranciers 1. Tabel van de leveranciers Filter Leveranciersgrep Met de filter p Leveranciersgrep kan u in de leverancierstabel enkel de leveranciers weergeven die behren tt de gekzen leveranciersgrep: Figuur :Tabel leveranciers Wanneer u een leveranciersgrep selecteert, dan wrden enkel de leveranciers getnd die behren tt de gekzen grep. Een leveranciersgrep selecteren. Selectie leveranciersgrep verwijderen + terug de vlledige leverancierstabel tnen. 8/45

9 Figuur: Tabel leveranciers met selectie Leveranciersgrep 9/45

10 2. Fiche van de leverancier In de leveranciersfiche kan u de gegevens van de leverancier invullen. Een nieuw item is beschikbaar: Leveranciersgrepen:U kan de leverancier tevegen in één f meerdere leveranciersgrepen. Figuur: Fiche leverancier Leveranciersgrepen Via het item Leveranciersgrepen kan u de leverancier tewijzen tt één f meerdere leveranciersgrepen. De klm Leveranciersgrepen zijn de beschikbare leveranciersgrepen, waarte de leverancier niet behrt. De klm Geselecteerd zijn de leveranciersgrepen waarte de leverancier wel behrt. De aangeduide leveranciersgrep verplaatsen naar de klm Geselecteerd, m.a.w. de leverancier tewijzen tt de aangeduide leveranciersgrep. De aangeduide leveranciersgrep verplaatsen naar de klm Leveranciersgrepen, m.a.w. de leverancier uit de aangeduide leveranciersgrep verwijderen. Alle leveranciersgrepen terug verplaatsen naar de klm Leveranciersgrepen, m.a.w. de leverancier tt geen enkele leveranciersgrep tewijzen. 10/45

11 3. Leveranciersgrepen aanmaken Via Bestand Algemeen Leveranciersgrepen kan u leveranciersgrepen definiëren, waaraan u later leveranciers kunt kppelen. Figuur: Leveranciersgrepen 11/45

12 V. Bekhuding 1. Manuele bewerkingen Bij het invegen van een nieuwe manuele bewerking werd standaard de knp Bewaren uitgeschakeld, zdat u steeds eerst naar Detail met drklikken. Dit m vergissingen te vermijden, waardr blanc manuele bewerkingen in het systeem ntstaan. Figuur: Manuele bewerking Inveren Indien u geen gebruik wenst te maken van deze nieuwe standaard instelling, dan kan u deze zelf uitschakelen en terug p de ude manier verder werken. Ga hiervr naar Extra Instellingen Bekhuding en vink Mgelijkheid m bij tevegen van een manuele beweging direct p bewaren te klikken aan. 12/45

13 Figuur: Instellingen SNDwin - Bekhuding Vervlgens wrdt de knp Bewaren pnieuw actief nmiddellijk bij inveren van een nieuwe manuele bewerking. Figuur: Manuele bewerking Inveren met aangepaste standaardinstelling 13/45

14 VI. Briefwisseling 1. Tabel Standaarddcumenten Via Bestand Briefwisseling Types krijgt u een verzicht van alle beschikbare standaarddcumenten. Figuur: Tabel Standaard dcumenten 2. Selectie standaarddcument Wanneer u in het pakket een selectie wenst te maken vanuit de tabel standaarddcumenten, dan verschijnen in de tabel enkel de standaarddcumenten die beschikbaar zijn vr de gewenste actie. 2.1 Mailing vanuit klanten-/leverancierstabel, raad van beheer f privatieven Enkel de standaarddcumenten van het type Mailing zullen in het verzicht verschijnen. 14/45

15 Figuur: Fiche Briefwisseling Mailing Figuur: Standaard dcumenten Type Mailing 15/45

16 2.2 Individuele brief vanuit klanten-/leveranciersfiche Enkel de standaarddcumenten van het type Individueel zullen in het verzicht verschijnen. Figuur: Fiche Individuele briefwisseling Figuur: Standaard dcumenten Type Individueel 16/45

17 2.3 Rappels via Onbetaalde prvisies Enkel de standaarddcumenten van het type Rappel/Uittreksel zullen in het verzicht verschijnen, wanneer u rappels wenst te maken van het type Uittreksel f Rappel. Figuur: Briefwisseling Rappels Figuur: Standaard dcumenten Type Rappel/Uittreksel Vr de rappels van het type Prvisie, zullen enkel de standaarddcumenten van het type Rappel prvisievrm verschijnen. 17/45

18 2.4 Prvisies Bij Prvisies Inveren/Opvragen zullen enkel de standaarddcumenten van het type Nieuwe prvisie in het verzicht verschijnen. Figuur: Briefwisseling prvisies Figuur: Standaard dcumenten Type Nieuwe prvisie 18/45

19 2.5 Dumpfiles via privatieventabel Het gebruik van de dumpfiles p de privatieventabel werd vereenvudigd. De dumpfiles laten te m briefwisseling p te maken mits gebruik van enkele standaardgegevens, die in de gewne mailingbestanden niet beschikbaar zijn (bv. qutiteiten eigenaars, ). Een nieuw type standaarddcument werd aangemaakt: Qutiteiten. De verwerking van deze standaarddcumenten is vlledig analg met de verige types briefwisseling. Dumpfiles aanmaken Ga naar de privatieventabel van het gewenste gebuw. Figuur: Tabel Privatieven Selecteer de gewenste verdeelsleutel, in functie van de eigenaars die u in het bestand wenst p te nemen. Figuur: Aanmaken dumpfiles Selecteer sleutel Kies vr Briefwisseling aanmaken m de briefjes met de dumpfiles samen te vegen. 19/45

20 Figuur: Aanmaken dumpfiles Briefwisseling starten Beschikbare dumpbestanden vr samenveging met de brieven: Qut_all.dbf = alle eigenaars uit de gekzen sleutel Qut_n.dbf = enkel de Nederlandstalige eigenaars uit de gekzen sleutel Qut_f.dbf = enkel de Franstalige eigenaars uit de gekzen sleutel Qut_d.dbf = enkel de Duitstalige eigenaars uit de gekzen sleutel Qut_e.dbf = enkel de Engelstalige eigenaars uit de gekzen sleutel Briefwisseling dumpfiles Kies een standaarddcument f maak een nieuw standaarddcument van het type Qutiteiten. Figuur: Briefwisseling Dumpfiles 20/45

21 Figuur: Standaard dcumenten Type Qutiteiten Overige verwerking is identiek aan de andere vrmen van briefwisseling. 2.6 Briefwisseling znder Opmaken briefwisseling U kan bij het pmaken van de briefwisseling pteren m de briefwisseling al dan niet te bewaren. Indien u de brief bewaart, kan deze per klant/leverancier f via het ttaalverzicht ( Bestand Briefwisseling Ttaalverzicht ) pnieuw pgerepen wrden. Figuur: Fiche briefwisseling 21/45

22 Indien Opmaken Briefwisseling niet werd aangevinkt, dan wrdt een nieuw dcument aangemaakt met naam NieuwDcument. Indien u dit dcument zu pslaan, znder de naam aan te passen, dan kan u dit terugvinden p uw cmputer nder de map R:\SNDwin\. In het verleden werd het dcument autmatisch p de server bewaard, waardr er futmeldingen alleen lezen knden verschijnen. 2.7 Aanpassing mailing via privatieventabel Wanneer u een mailing pmaakt via de privatieventabel, dan wrdt autmatisch het desbetreffende gebuw ingevuld p de fiche briefwisseling. Figuur: Briefwisseling Mailing via Privatieven 22/45

23 VII. Vergelijkende afrekening Via de ptie Afrekening Glbaal Vergelijk perides kan u de afrekeningen vr een gebuw ver verschillende perides vergelijken. 1. Frcast Er werd een mgelijkheid vrzien m een frcast/prgnse te te vegen aan de vergelijkende afrekening. Figuur: Vergelijkende afrekening 23/45

24 1.1 Frcast pbuwen Klik p het lepje m een frcast in te vegen. Figuur: Vergelijkende afrekening met Frcast Figuur: Tabel Frcast Veg een nieuwe prgnseperide te. Opgelet: De peride waarvr u de prgnse wenst aan te maken, met reeds gedefinieerd zijn bij de Bekjaren van uw gebuw. 24/45

25 Figuur: Nieuwe frcast tevegen Gebuw: Gebuw waarvr u de frcast wenst te maken Peride: Bekhudperide van de prgnse Versie: uw eigen versienummer van de prgnse Datum: Datum prgnse Titel: Vrij te bepalen titel van de prgnse Veg vervlgens de rekeningen te, die u in de prgnse wenst p te nemen. 25/45

26 Figuur: Frcast detail Rekening: Bekhudkundige rekening die u wenst p te nemen in de frcast Bedrag: Bedrag dat u vrziet vr deze rekening Omschrijving: pmerking die bij de rekening zal verschijnen Figuur: Frcast met details Bewaar uw prgnsedetail en selecteer vervlgens uw prgnse m deze te kunnen afdrukken. Figuur: Frcast vr gebuw 26/45

27 Figuur: Vergelijkende afrekening met geselecteerde Frcast Bij het afdrukken van de vergelijkende afrekening, zullen de gegevens van de Frcast in een extra klm wrden pgenmen. De klmtitel zal vrafgegaan wrden dr een *. 27/45

28 2. Standaardinstellingen Enkele standaardinstellingen werden ingebuwd. Dr p het gemarkeerde knpje te klikken, wrden de gekzen instellingen bewaard. Figuur: Vergelijkende afrekening standaard instellingen 28/45

29 VIII. Dcumentenbeheer Opgelet: Deze ptie is niet beschikbaar vr de licenties SNDwin Basic Via het dcumentenbeheer kan u specifieke dcumenten, ft s, (bv. basisakte gebuw, verzekeringsplis, gebuwft, ) kppelen aan bepaalde nderdelen uit het syndicpakket. 1. Types dcumenten Ga naar Bestand Dcumentenbeheer Types m de standaardtypes dcumenten vr dcumentenbeheer aan te maken. Figuur: Type dcumenten dcumentenbeheer Nieuw type dcument aan het dcumentenbeheer tevegen. Het geselecteerde type dcument f de specificaties van het type dcument wijzigen. Het geselecteerde type dcument vanuit het dcumentenbeheer verwijderen. Type dcumenten wrden ingedeeld p categrie. De categrie stemt vereen met de plaats in het prgramma waar dit type dcument kan gebruikt wrden (Aankpfactuur, Gebuw, Algemene vergadering, Raad Van Beheer Vergadering). Standaard wrden alle beschikbare type dcumenten in het verzicht getnd. U kan via de filter de type dcumenten van één bepaalde categrie laten tnen. 29/45

30 1.1 Nieuw type dcument aanmaken Figuur: Type dcument SNDwin tevegen Categrie: Maak uw keuze uit de beschikbare categrieën Cde: Geef het type dcument een vrije unieke cde Omschrijving: Omschrijving type dcument Mag geëxprteerd wrden? Indien dcumenten van dit type mgen pgenmen wrden in de exprtbestanden, kan u deze ptie aanvinken Tabel users: Dr in de 1 e klm via dubbelklikken p desbetreffende userlijn een vinkje te plaatsen, kan u aangeven dat vr de gemarkeerde types users dcumenten van dit type mgen getnd wrden p de website (mits gebruik exprtfunctinaliteit). 30/45

31 2. Dcumentenbeheer tepassingen 2.1 Dcumentenbeheer Gebuw Via de gebuwfiche kan u het dcumentenbeheer van dit gebuw raadplegen. Figuur: Fiche Gebuw Het dcumentenbeheer kan gebruikt wrden m specifieke dcumenten, ft s, plannen, te bewaren en te kppelen aan het desbetreffende gebuw. 31/45

32 Figuur: Dcumentenbeheer Fiche Gebuw Nieuw dcument aan het dcumentenbeheer tevegen. Het geselecteerde dcument f de specificaties van het dcument wijzigen. Het geselecteerde dcument vanuit het dcumentenbeheer verwijderen. Gekppelde dcument bekijken Om het gekppelde dcument te bekijken, kan u in de eerste klm van het verzicht dubbelklikken p het figuurtje vr het type dcument. Figuur: Dcumentenbeheer Fiche Gebuw 32/45

33 Filter Type Figuur: Dcumentenbeheer Fiche Gebuw De filter p Type laat u te m in plaats van een vlledig verzicht van alle gekppelde dcumenten, enkel de dcumenten van een specifiek type te laten verschijnen. Figuur: Dcumentenbeheer Fiche Gebuw Filter Type 33/45

34 Maak uw keuze uit de beschikbare types dcumenten m een verzicht te bekijken van de dcumenten die tt dit type behren. De beschikbare types dcumenten kan u zelf aanmaken via Bestand Dcumentenbeheer Types. Figuur: Dcumentenbeheer Fiche Gebuw Filter type Basisakte Wanneer u p klikt wrdt terug het vlledig verzicht dcumenten getnd. Nieuw dcument tevegen Figuur: Dcumentenbeheer Fiche Gebuw Nieuw dcument tevegen 34/45

35 Dcumenttype: Maak uw keuze uit de beschikbare types dcumenten. Datum: Datum tevegen dcument. U kan deze datum naar keuze aanpassen. Omschrijving: Omschrijving dcument in de verschillende talen. Dcument: Link naar het dcument. Elke type dcument dat p de PC kan gepend wrden, kan k wrden gekppeld in het dcumentenbeheer. Dcument phalen en kppelen aan het gebuw. Gekzen dcument p het scherm bekijken. Opgelet: Plaats de dcumenten bij vrkeur p de server, zdat de bestanden vr alle gebruikers van SNDwin tegankelijk zijn. Dcument uit dcumentenbeheer vr exprt Dcumenten uit het dcumentenbeheer kunnen desgewenst pgenmen wrden in de exprt naar uw websitebuwer, als uw websitebuwer vrzien is p het ntvangen van de exprtbestanden. Selecteer hiervr het gewenste dcument in het verzicht dcumentenbeheer en wijzig de specificaties. Figuur: Dcumentenbeheer Fiche Gebuw Plaats een vinkje bij de ptie Mag geëxprteerd wrden? m het dcument p te laten nemen in de exprt naar de websitebuwer. 35/45

36 Figuur: Dcumentenbeheer Fiche Gebuw Fiche Dcument Opgelet! De ptie Mag geëxprteerd wrden? verschijnt enkel p de dcumentfiche als deze ptie vr het verkepelende Type dcument werd aangevinkt (zie k 1.1 Nieuw type dcument maken ). Indien de ptie p de dcumentfiche verschijnt, dan staat deze standaard niet aangevinkt. Wanneer u een dcument wil pnemen in de exprt, met u dus vr dit dcument de ptie ng manueel aanvinken. 36/45

37 2.2 Dcumentenbeheer Raad van beheer Kies p de gebuwfiche de ptie Raad van beheer. Figuur: Fiche Gebuw Raad van beheer De ptie Dcumentenbeheer is beschikbaar bij het tevegen f wijzigen van items Vergaderingen. Figuur: Raad van Beheer Fiche vergadering Nieuw dcument tevegen Idem 2.1 Dcumentenbeheer - Gebuw Dcument uit dcumentenbeheer vr exprt Idem 2.1 Dcumentenbeheer Gebuw 37/45

38 2.3 Dcumentenbeheer Algemene vergaderingen Kies p de gebuwfiche de ptie Algemene vergaderingen. Figuur: Fiche Gebuw Algemene vergaderingen De ptie Dcumentenbeheer is beschikbaar bij het tevegen f wijzigen van items Algemene vergaderingen. Figuur: Algemene vergaderingen Dcumentenbeheer Nieuw dcument tevegen Idem 2.1 Dcumentenbeheer - Gebuw Dcument uit dcumentenbeheer vr exprt Idem 2.1 Dcumentenbeheer Gebuw 38/45

39 2.4 Dcumentenbeheer Aankp De ptie Dcumentenbeheer is beschikbaar bij het tevegen f wijzigen van aankpfacturen. Figuur: Aankp Fiche aankpfactuur - Dcumentenbeheer Nieuw dcument tevegen Idem 2.1 Dcumentenbeheer - Gebuw Dcument uit dcumentenbeheer Aankp bekijken Van zdra minimum één dcument via dcumentenbeheer aan een aankpfactuur werd gekppeld, verschijnt in de factuurtabel een extra figuurtje naast de aankpfactuur. Dr p deze figuur te dubbelklikken, kan een vrbeeld van het gekppelde dcument gepend wrden indien slechts één dcument werd gekppeld aan de factuur. Indien meerdere dcumenten aan de factuur werden gekppeld via dcumentenbeheer, dan krijgt u bij het dubbelklikken p deze figuur een verzicht van alle gekppelde dcumenten en kan u vanuit het verzicht het gewenste dcument bekijken. 39/45

40 Figuur: Tabel Aankpfacturen Dcument uit dcumentenbeheer vr exprt Idem 2.1 Dcumentenbeheer Gebuw 40/45

41 IX. Exprt Opgelet: Deze ptie is niet beschikbaar vr de licenties SNDwin Basic In SNDwin werd een exprtfunctie ingebuwd. Via deze functie is het mgelijk m, mits akkrd met uw websitebuwer, gegevens uit het syndicpakket dr te sturen naar uw websitebuwer en deze beschikbaar te stellen p uw website. De werkwijze vr het gebruik van de exprtfunctie is afhankelijk van de werkwijze die de websitebuwer wenst te hanteren. Indien u deze functie wenst te gebruiken, vragen wij u vriendelijk m cntact met ns p te nemen vr een bijkmende telichting. 1. Fiche klant: tegang verlenen tt syndicgegevens Op de klantenfiche beschikt u ver een extra ptie Exprtbeheer. Figuur: Fiche Klant Klik bij het nderdeel SNDwatch p de knp Tevegen m de klant tegang te verlenen tt de exprtinfrmatie p uw website. Figuur: Accuntgegevens SNDwatch 41/45

42 Kanaal: exprtkanaal = webpartner naar waar u uw exprtgegevens wenst te laten drsturen Nieuwe/Bestaande accunt: lgin van de klant = lgin m de syndicgegevens p uw website te bekijken Nieuw paswrd: paswrd van de klant 2. Gebuw 2.1 Fiche gebuw Op de gebuwfiche kan u aanduiden f het gebuw, inclusief de gegevens en eventuele dcumenten, mag pgenmen wrden in de exprt naar de websitebuwer dr deze ptie aan te vinken. Figuur: Fiche Gebuw 2.2 Raad van beheer Vr het item Vergaderingen nder de ptie Raad van beheer, kan u p de gekppelde dcumenten uit het dcumentenbeheer aangeven f deze dcumenten mgen geëxprteerd wrden. Deze ptie wrdt enkel getnd als vr het type dcument werd aangegeven dat dit type mag geëxprteerd wrden (zie k VI. Dcumentenbeheer 1.1 Nieuw type dcument aanmaken ). 42/45

43 Figuur: Raad van beheer 2.3 Algemene vergaderingen Vr de ptie Algemene vergaderingen, kan u p de gekppelde dcumenten uit het dcumentenbeheer aangeven f deze dcumenten mgen geëxprteerd wrden. Deze ptie wrdt enkel getnd als vr het type dcument werd aangegeven dat dit type mag geëxprteerd wrden (zie k VI. Dcumentenbeheer 1.1 Nieuw type dcument aanmaken ). 43/45

44 Figuur: Algemene vergaderingen 3. Aankp Vr dcumenten uit het dcumentenbeheer van het nderdeel aankpfacturen kan u bepalen f deze al dan niet mee mgen geëxprteerd wrden. Deze ptie wrdt enkel getnd als vr het type dcument werd aangegeven dat dit type mag geëxprteerd wrden (zie k VI. Dcumentenbeheer 1.1 Nieuw type dcument aanmaken ). 44/45

45 Figuur: Aankp 45/45