Handleiding MS Outlook. Aan de slag. in beroep en bedrijf. Handleiding MS Outlook

Transcriptie

1 Aan de slag in berep en bedrijf Handleiding MS Outlk Branche Uitgevers 1

2 Alle rechten vrbehuden. Niets uit deze uitgave mag wrden verveelvudigd, pgeslagen in een geautmatiseerd gegevensbestand dan wel penbaar gemaakt in enige vrm f p enige wijze, hetzij elektrnisch, mechanisch, dr ftkpieën, pnamen, f enige andere wijze, znder vrafgaande schriftelijke testemming van de uitgever. All rights reserved. N part f this bk may be reprduced, stred in a database r retrieval system, r published, in any frm r in any way, electrnically, mechanically, by print, pht print, micrfilm r any ther means withut prir written permissin frm the publisher. Ondanks alle zrg die aan dit bek is besteed kunnen auteurs, redacteuren en uitgever geen aansprakelijkheid aanvaarden vr eventuele schade, die zu kunnen vrtvleien uit enige fut, die in dit bek zu kunnen vrkmen. Clfn Branche Uitgevers mei 2006 Ontwikkeling en eindredactie: TCB Tekst & Uitleg, Den Haag Branche Uitgevers 2

3 Inhud 1 INTRODUCTIE TOT MS OUTLOOK OPENEN VAN MS OUTLOOK AANMAKEN VAN ADRESSEN IN MS OUTLOOK VASTLEGGEN VAN AFSPRAKEN AANMAKEN VAN TAKEN Branche Uitgevers 3

4 1 Intrductie tt MS Outlk Micrsft Outlk is eigenlijk een heel uitgebreide agenda. Het prgramma helpt je bij het beheren van berichten, afspraken, cntactpersnen en taken. In het prgramma kun je een rndleiding dr het hele prgramma maken. In deze handleiding beperken we ns tt de basisinfrmatie. Je kunt daarmee de efeningen met MS Outlk maken. Branche Uitgevers 4

5 2 Openen van MS Outlk Je kunt MS Outlk p verschillende manieren penen. 1. Klik p de icn p je bureaublad (desktp). 2. Gebruik het menu Start Start Prgramma s Micrsft Outlk MS Outlk pent met het vlgende scherm: Branche Uitgevers 5

6 In de takenbalk kun je kiezen wat je wilt gaan den. Je kunt: bij Outlk vandaag kijken welke afspraken en taken er staan; bij Agenda nieuwe afspraken invegen f ude wijzigen; bij Cntactpersnen het adressenbestand beheren; bij Taken taken tevegen, wijzigen f verwijderen; bij Ntities aantekeningen maken; bij Verwijderde items kijken wat er allemaal is verwijderd. We laten je zien he je kunt werken met de agenda, cntactpersnen en taken. Branche Uitgevers 6

7 3 Aanmaken van adressen in MS Outlk Op de takenbalk staat de knp Cntactpersnen. Klik p deze knp. Je ziet nu het scherm Cntactpersnen. Branche Uitgevers 7

8 Je kunt p verschillende manieren een nieuwe cntactpersn inveren: dr dubbel te klikken p het startscherm; dr nder de knp acties te klikken p nieuwe cntactpersn. Klik p nieuwe cntactpersn. Je krijgt dan het vlgende scherm: Je kmt altijd terecht p het tabblad Algemeen. Dat bestaat uit de vlgende invulschermen: Vlledige naam: hierin vul je de hele naam in, bijvrbeeld Gabriel Martens. Functie: als je de functie weet van de persn, dan vul je die hier in. Bedrijf: hier kmt de naam van het bedrijf, bijvrbeeld Uitgeverij Kmiek. Opslaan als: je geeft aan he je de naam pgeslagen wilt hebben. De mgelijkheden zijn: Martens, Gabriel Branche Uitgevers 8

9 Gabriel Martens Adres: hier vul je het hele adres in, dus straat plus huisnummer, pstcde en wnplaats. Je kunt verschillende adressen intypen: Werk Thuis Overig Het telefndeel heeft veel mgelijkheden. De meest gebruikte zijn: Telefn werk Telefn thuis Fax p het werk Mbiel Je heft geen landennummer in te vegen. Nadat je het telefnnummer hebt ingevuld, verschijnt nderstaand scherm. Dat vraagt naar het land. Klik je Nederland aan, dan wrdt het telefnnummer autmatisch aangepast. Verder kun je het adres en een URL van een website invullen. Onderin kun je aangeven nder welke categrie de cntactpersn valt. Je kunt kiezen uit: Branche Uitgevers 9

10 Als je alles ingevuld hebt, ziet je scherm er als vlgt uit. Wil je zeker weten, dat je het ged ingevuld hebt? Klik dan p Adres. Daar kun je alle adresgegevens cntrleren. Ben je tevreden? Dan kun je met Opslaan en sluiten het adres pslaan. Klik je nu weer p het scherm Cntactpersnen, dan zie je het daar staan. Branche Uitgevers 10

11 Op deze manier kun je alle adressen invegen. Branche Uitgevers 11

12 4 Vastleggen van afspraken MS Outlk kun je ged gebruiken m al je afspraken vast te leggen. Wanneer heb je een tentamen? En wanneer heb je een afspraak met je mentr? Ok privé-afspraken kun je erin vastleggen. He dit werkt, lees je hier. Klik p de taakbalk p Agenda. Je krijgt dan het vlgende scherm. Branche Uitgevers 12

13 Je kunt p twee manieren een afspraak invegen. Manier 1. Ga naar de datum waarp je de afspraak wilt invullen. Zet de pijl p de starttijd. Typ vervlgens de afspraak in de blauwe regel. Trek de nderste lijn tt de eindtijd van de afspraak. Branche Uitgevers 13

14 Manier 2. Dubbelklik p de regel van de starttijd. Je kmt dan in een afsprakenscherm. Hierin kun je alle gegevens van de afspraak invullen: het nderwerp, bijvrbeeld verleg met Gabriel Martens ; de lcatie, bijvrbeeld Vrburg de begintijd, nu is dat uur; de eindtijd, standaard is dat een half uur later, dus vul je de juiste eindtijd in, bijvrbeeld uur; herinnering: he lang van tevren je gewaarschuwd wilt wrden; tijd weergeven als: dat kan zijn: welke cntactpersn belangrijk is bij deze afspraak; de categrie waarnder de afspraak valt. Branche Uitgevers 14

15 Een ingevuld scherm ziet er z uit. Aan de Slag Met de knp Opslaan en sluiten sla je de gegevens van de afspraak p. Je kmt dan weer terug in de agenda. Daar staat de afspraak weergegeven zals bij manier 1. Op deze manier kun je allerlei afspraken vastleggen. Als de afspraak privé is, dan klik je het hkje Privé aan. Branche Uitgevers 15

16 5 Aanmaken van taken MS Outlk kun je k ged gebruiken m al je taken vast te leggen. Studeren vr een prefwerk. Schrijven van een werkstuk. Of maken van muziek. He dit werkt, lees je hier. Klik p de taakbalk p de knp Taken. Je kmt dan in het vlgende scherm. Je vert als vlgt een taak in. Klik p het veld nder Onderwerp. Je kmt dan p het tabblad Taak in het vlgende scherm. Branche Uitgevers 16

17 Hierin vul je in: Het nderwerp: wat de taak is, bijvrbeeld werkstuk My Way maken. De einddatum waarp je het werkstuk met inleveren. De begindatum waarp je ermee kunt f wilt starten. De status geeft aan f je al gestart bent f dat je ng met beginnen. De pririteit kan hg, nrmaal f laag zijn. In het veld % vltid geef je aan he ver je bent. Je kunt aanvinken f en wanneer je herinnerd wilt wrden. De eigenaar is degene die tegang tt MS Outlk heeft. Ok hier kun je cntactpersnen en de categrie aangeven. Is het een privé-taak, dan klik je het veld privé aan. In het grte veld kun je allerlei aantekeningen plaatsen. Branche Uitgevers 17

18 Een ingevuld scherm kan er z uitzien. Op deze manier kun je alle taken vastleggen. Branche Uitgevers 18