Handleiding voor het aanmaken van een profiel en het beheer van vacatures en/of trainingen. 1. Het aanmaken van een organisatieprofiel 1

Transcriptie

1 Handleiding vr het aanmaken van een prfiel en het beheer van vacatures en/f trainingen 1. Het aanmaken van een rganisatieprfiel 1 2. He het beheer van uw gegevens werkt 3 3. Vacatures 4 We verwachten van u Wat kunt u van ns verwachten 4. Trainingen 6 We verwachten van u Wat kunt u van ns verwachten 5. Afmelden 7

2 1. Het aanmaken van een rganisatieprfiel Om een vacature en/f training te kunnen plaatsen, is het ndig dat u zich registreert. Hiervr maakt u een prfiel van uw rganisatie aan met de daarbij behrende algemene cntactgegevens. Deze wrden gekppeld aan de vacature en/f training. Met dit prfiel krijgt u tegang tt het beheer van uw gegevens. Det u dit namens een rganisatie dan heeft u de mgelijkheid m een vacature én een training te plaatsen. Bent u een individuele trainer dan kunt u alléén een training plaatsen. U vlgt de stappen die hiernder zijn aangegeven. U drlpt vanzelf het prces. Dit gaat eenvudig en u krijgt daar een bevestigingsmail ver. U heeft bij het beheer van uw gegevens de mgelijkheid cntactgegevens f trainers en vacatures/trainingen te te vegen en te wijzigen. Deze wijzigingen zijn vervlgens zichtbaar p de website. In de gele balk kiest u vrijwilligersrganisaties f u kiest de zekvraag in het blauwe vlak p Hme vrijwilligers vr mijn rganisatie. U kiest in het submenu vr inlggen. Klik p gratis registreren. Klik p registreren rganisatie. Vul de gevraagde gegevens in, Deze zijn ver 3 blkken verdeeld: 1. Algemene rganisatiegegevens 2. Cntactpersn. Naar deze persn wrdt een bevestigingsmail gestuurd ver de plaatsing van het prfiel p de website. 3. Vacatures 1. Algemene rganisatiegegevens Het bezekadres en de website van uw rganisatie zijn zichtbaar p de website U kunt een lg upladen. Wij raden dit aan, ter prfilering en herkenning van uw rganisatie. Deze wrdt zichtbaar p het vacatureverzicht van de vacaturebank. U kunt een ft van uw gebuw upladen. Deze wrdt zichtbaar als men een vacature bekijkt. Bij Trainingen zal deze niet zichtbaar zijn. De tekst die u geeft bij Omschrijving kmt p de website. Het mailadres en telefnnummer kmen níet p de website. Maar is wel ndig vr de registratie bij Vrijwilligerspunt Ges van SMWO. U bedenkt zelf een gebruikersnaam en wachtwrd. Een rganisatie wrdt eenmaal aangemaakt. 2. Cntactpersn Naam en telefnnummer van de cntactpersn kmen niet p de website, maar zijn ndig vr de registratie. Mailadres van de cntactpersn wrdt gebruikt vr mailverkeer tussen Vrijwilligerspunt Ges én vr aanmeldingen van geïnteresseerde vrijwilliger(s). U kunt meerdere cntactpersnen aanmaken. Een cntactpersn wrdt gekppeld aan een vacature. Dit kan handig zijn bij de grtere (zrg)rganisaties die werken met verschillende lcaties.

3 Uw gegevens wrden pgeslagen en een medewerker van het Vrijwilligerspunt zal uw aanmelding bekijken. Bij vragen wrdt cntact met u pgenmen. Over het algemeen staat uw prfiel na uiterlijk 2 werkdagen p de website. Op het dr u pgegeven mailadres ntvangt u een bevestiging van plaatsing. Dan is uw rganisatieprfiel te zien nder rganisaties. 3. Vacature(s) U kunt nu inlggen met behulp van de gebruikersnaam en het wachtwrd. U kmt dan in het beheer van uw accunt. Vervlgens kunt u zelf een vacature en/f training plaatsen. Bewaar uw gebruikersnaam en wachtwrd ged! Alle gevraagde gegevens wrden p de website geplaatst. U geeft aan heveel plaatsen er beschikbaar zijn. U geeft een datum p waarp de vacature wrdt geplaatst. Een vacature kan maximaal een jaar p de website wrden geplaatst. U kunt meerdere vacatures aanmaken. Bij elke vacature kiest u de juiste cntactpersn. 1. He het beheer van uw gegevens werkt In de gele balk kiest u vrijwilligersrganisaties f u kiest de zekvraag in het blauwe vlak p Hme vrijwilligers vr mijn rganisatie. U kiest in het submenu vr inlggen. U vult uw gebruikersnaam en wachtwrd in. Bent u deze gegevens vergeten, dan kunt u een nieuwe aanmaken, dr te klikken p wachtwrd vergeten. U kmt nu in het beheer van uw gegevens. Nu is zichtbaar he het prfiel p de website wrdt getnd. U ziet de vlgende sub pagina s: 1. Mijn Prfiel - Prfiel bewerken - Wachtwrd wijzigen - Mijn cntactpersnen 2. Vacatures - Mijn Vacatures - Mijn Vacaturearchief 3. Mijn trainingen - Mijn trainers - Mijn trainingen In elke van deze sub pagina s kunt u uw gegevens wijzigen, aanvullen en pslaan.

4 3. Vacatures Bij een reactie van een vrijwilliger ntvangt u een mail met de bendigde cntactgegevens. De vrijwilliger krijgt autmatisch een bevestiging van zijn aanmelding p de vrijwilligersvacature. Bij een reactie van een vrijwilliger p een vacature zal het aantal beschikbare plaatsen met 1 afnemen. Op dat mment is er vr de website sprake van een match! Vrijwilligers vullen nline een aanmeldfrmulier in. Daarin wrdt k gevraagd naar hun mtivatie en cmpetenties in relatie tt de betreffende vacature. De vacature verdwijnt van de website als het aantal beschikbare plaatsen 0 is en er dus even zveel vrijwilligers hebben gereageerd als dat er plaats is. Het is uw verantwrdelijkheid m zelf het aantal beschikbare plaatsen up t date te huden. Vacatures blijven een jaar vanaf de publicatiedatum zichtbaar p de website. Daarna staat de vacature in het vacature archief. We prberen hiermee het aanbd z actueel mgelijk te huden. Vanuit het vacature-archief kunt u d.m.v. het aanpassen van de publicatiedatum de vacature weer nline zetten. 21 dagen vr het verlpen van uw vacature krijgt u een . Heeft u ng een vrijwilliger ndig? Dan kunt u de start- en vervaldatum wijzigen. We verwachten van u dat: U actief de vacatures p deze website beheert. Binnen uw rganisatie duidelijk is wie de vacatures beheert, zdat duidelijk en bekend is wie de inlggegevens beheert. U binnen 5 werkdagen reageert p een aanmelding van een geïnteresseerde vrijwilliger. De vrijwilliger krijgt tegelijkertijd van ns een bevestigingsmail waarin de aanmeldgegevens staan vermeld. Ok staat daarin dat zij binnen 5 dagen een reactie kunnen verwachten van u. Mcht dat niet z zijn, dan kan de vrijwilliger zelf met de rganisatie cntact pnemen. Mcht de kennismaking met uw ptentiële vrijwilliger níet leiden tt een match, dan dient u het aantal beschikbare plaatsen zelf weer met 1 te verhgen! Krijgt u een mail waarin staat dat de vacature binnen 21 dagen van de website verdwijnt, dan kunt u het vlgende den: de vacaturedatum wijzigen, en de vacature vr een bepaalde tijd verlengen (met een max. van een jaar). U hebt hiervr uw gebruikersnaam en wachtwrd ndig. Heeft u dit niet bij de hand dan kunt u via Wachtwrd vergeten de betreffende gegevens pvragen. U det niets, dan zal de vacature na 21 dagen van de website wrden afgehaald. Op de website kmt u dr middel van uw gebruikersnaam en wachtwrd in het beheer van uw vacaturegegevens. Daar staat de vacature in het archief als u nu geen verder stappen nderneemt.

5 Wat u van ns kunt verwachten: Een (vrijwilligers)rganisatie die zich vr het eerst registreert wrdt dr ns eenmaal gecheckt p het invullen van de juiste gegevens. De vacature- en uw rganisatiegegevens verschijnen binnen twee werkdagen p de website. Op het dr u aangegeven mailadres ntvangt u een bevestiging van de aanmelding en de prcedure die hierp vlgt. Elke vlgende wijziging wrdt direct p de website verwerkt. De vacature blijft p de website zichtbaar een jaar na elke mutatie. 21 Dagen vóór de vervaldatum krijgt u hier een melding ver. Hebt u ng wel vrijwilligers ndig vr deze vacature, dan kunt u met uw inlgcde de vervaldatum wijzigen. Bent u de inlgcde en/f wachtwrd kwijt, dan kunt u deze via de website nder inlggen pnieuw aanmaken. U kunt 24/7 uw vacatures en rganisatiegegevens beheren. U kunt vacatures in uw archief bewaren, zdat u in de tekmst de vacature weer actief kunt maken. Vrijwilligers vullen nline een aanmeldfrmulier in. Daarin wrdt k gevraagd naar hun mtivatie en cmpetenties in relatie tt de betreffende vacatures. U krijgt van ns in een mail de gegevens van uw ptentiële vrijwilliger die heeft gereageerd p uw vrijwilligersvacature. In deze aanmelding leest u k de mtivatie en cmpetenties die de vrijwilliger heeft meten invullen. Als een vrijwilliger reageert p een vacature van de website dan zal het aantal beschikbare plaatsen met 1 afnemen. Op dat mment is er vr de website sprake van een match! De vacature verdwijnt van de website als het aantal beschikbare plaatsen 0 is, en er dus even zveel vrijwilligers hebben gereageerd als dat er plaats was. Advies p maat. U kunt ns bereiken via inf@vrijwilligerspuntges.nl f telefnisch Ok kunnen we een afspraak p kantr maken, buiten kantrtijden is mgelijk.

6 4. Trainingen Bij een reactie van een deelnemer, ntvangt u een mail met de cntactgegevens. De deelnemer krijgt autmatisch een bevestiging van zijn aanmelding vr de training. Uw trainingsaanbd blijft zichtbaar p de website tt de startdatum van de training. Daarna staat de training in het tabblad mijn trainingen / afgelpen trainingen. Na de uiterste aanmelddatum kunnen deelnemers zich niet meer aanmelden. Wel blijft de training zichtbaar tt de startdatum. Het aantal beschikbare plaatsen p de website lpt synchrn met het aantal aanmeldingen van deelnemers. Is de training vl, dan kunnen deelnemers zich niet meer aanmelden, wel blijft de training zichtbaar p de website. Mcht iemand cntact pnemen dan kunt u zelf bepalen f hij/zij er ng bij geplaatst kan wrden. 5 werkdagen vóór de training krijgt u een herinneringsmail van ns. U kunt zelf beslissen m te training wel/niet dr te laten gaan. Onder tabblad mijn trainingen kiest u bij de betreffende training de link naar aanmeldingen. U heeft dan de beschikking ver de cntactgegevens van de deelnemers. Deze lijst kunt u vervlgens k gebruiken m uw deelnemers definitief uit te ndigen f m te laten weten dat de training i.v.m. bijvrbeeld te weinig anim, niet drgaat. Wij verwachten van u dat: U actief de trainingen p deze website beheert. U de cntacten met de deelnemers nderhudt Mcht de aanmelding vr deelname niet leiden tt een match, u het aantal beschikbare plaatsen zelf weer met 1 verhgt! Binnen uw rganisatie duidelijk is wie de vacatures beheert, zdat duidelijk en bekend is wie de inlggegevens beheert. Denkt u bij het rganiseren van uw training aan het vlgende: Bevestiging naar de deelnemers, inclusief datum, tijd, lcatie en naam trainer/cursusleider Vermelding van ksten: cntant betalen f vermaken Materiaal ndig: mee te nemen dr deelnemer f cursusleider Bevestig de lcatie. Let p annuleringsvrwaarden. Is er kffie-thee aanwezig? Deelnemerslijst Evaluatiefrmulier

7 Wat u van ns kunt verwachten: Uw rganisatiegegevens (prfiel) verschijnen binnen 2 werkdagen p de website. Op het dr u aangegeven mailadres ntvangt u een bevestiging van de aanmelding en de prcedure die hierp vlgt. Na het aanmaken van uw prfiel, kunt u direct uw training en trainer aanmaken. U kunt dit k den nadat u de bevestigingsmail heeft ntvangen. Elke vlgende wijziging wrdt direct p de website zichtbaar en vereist geen gedkeuring van het Vrijwilligerspunt Ges. 5 dagen vr de uiterste aanmelddatum ntvangt u als herinnering een mail van ns. Wij attenderen u hierin p het vervlg van de prcedure. U kunt 24/7 uw trainingen en rganisatiegegevens beheren. U krijgt van ns in een mail gegevens van de deelnemer die heeft gereageerd p uw training. Geïnteresseerde deelnemers vullen nline een deelnamefrmulier in. Advies p maat: U kunt ns bereiken via inf@vrijwilligerspuntges.nl f telefnisch Ok kunnen we een afspraak p kantr maken, buiten kantrtijden is mgelijk. 5. Afmelden Als u geen prijs stelt p het ntvangen van s van Vrijwilligerspunt Ges kunt u zich afmelden dr een mail te sturen aan inf@vrijwilligerspuntges.nl. Op deze manier kunt u uw rganisatie k afmelden vr vermelding p de website. Vermeldt u dit dan in de mail. Vr vragen kunt u cntact pnemen. Vrijwilligerspunt Ges is van maandag t/m vrijdag bereikbaar van uur. U kunt ns bereiken via inf@vrijwilligerspuntges.nl f telefnisch Ok kunnen we een afspraak maken, buiten kantrtijden is mgelijk.