Communicatieplan Gemeente Overijse Samenvatting

Transcriptie

1 Cmmunicatieplan Gemeente Overijse Samenvatting 1 Cmmunicatieplan gemeente Overijse

2 Analyse Dit cmmunicatieplan en alle adviezen die er in staan zijn het resultaat van uitverig vrafgaand nderzek. De vlgende methdes werden gebruikt m de huidige cmmunicatie van Overijse, zwel intern als extern, en de rganisatie van de cmmunicatie te analyseren: Deskresearch Persscreening Diepte- interviews Externe bevraging Interne bevraging 419 persberichten 10 gesprekken 329 inwners 77 medewerkers Strategische krijtlijnen De cmmunicatie van de gemeente Overijse met vrtaan vlden aan 7 centrale streefdelen die een leidraad vrmen vr de verdere rganisatie en ptimalisatie van de cmmunicatie in de kmende jaren. 1) Eenduidige cmmunicatie Overijse met als een sterk en cnsistent merk p de kaart staan. Er is nd aan unifrmiteit rnd de waarden, de tn en de stijl van de cmmunicatie vanuit de gemeente. Hier wrden best duidelijke richtlijnen rnd afgesprken. Zwel intern te hanteren als dr rganisaties gelieerd aan de gemeente f die het merk van de gemeente Overijse gebruiken. 2) Menselijke cmmunicatie De cmmunicatie met gericht zijn p beleving en activiteit in de gemeente, m z het aanbd en de dynamiek van de gemeente in de verf te zetten. Hierbij plaatsen we de burgers van Overijse in de kijker en zrgen we dat ze als ambassadeurs van de gemeente aan het wrd kmen. 3) Delgrepgerichte cmmunicatie Cmmunicatie is pas impactrijk als het z gericht en persnlijk mgelijk verlpt. We zrgen dan k vr een duidelijke segmentatie van de cmmunicatie p basis van nze delgrepen. We kiezen in nze mediamix vr cmmunicatiemiddelen die de delgrepen verkiezen en die vlden aan hun verwachtingen. 2 Cmmunicatieplan gemeente Overijse

3 4) Open cmmunicatie Transparantie in cmmunicatie blijft een cntinu streven. We gaan vr een pen cmmunicatie ver de visie van het bestuur en de beslissingen die dr hen gemaakt wrden. uiteraard duidelijk beargumenteerd. Daarnaast met er k een gelegenheid zijn vr de delgrepen m in dialg te kunnen treden met de gemeente. Dit zet Overijse p de kaart als een betrkken gemeente, die bereid is m structureel te antwrden p vragen f pmerkingen. We zetten daarm in p cmmunicatie die deze interactie mgelijk maakt. 5) Gecentraliseerde cmmunicatie De infrmatie die vertrekt vanuit de gemeente met verzichtelijk, laagdrempelig en vlledig zijn. Onze delgrepen meten snel en gemakkelijk tegang hebben tt de juiste infrmatie. Daarm is de infrmatie best centraal beschikbaar, zdat de delgrepen snel en gemakkelijk infrmatie vinden ver activiteiten, prjecten, werken, etc. znder dat ze daarvr verschillende brnnen en instanties meten raadplegen. De gemeente Overijse met steeds naar buiten treden met één stem. 6) Mderne cmmunicatie De gemeente evlueert naar een hedendaagse vrm van cmmunicatie, zwel in haar keuze van kanalen als naar stijl te. In nze mediamix trekken we daarm k de kaart van nieuwe (digitale) media. Een sterke nline aanwezigheid is ann 2015 niet langer een luxe maar een must. Inhudelijk mag de gemeente best meer inzetten p creatieve en gedurfde cmmunicatie. We trekken weg van het ubllige en verkiezen een hedendaagse en strakke cmmunicatie die visueel aantrekkelijk is en sneller t the pint gaat. 7) Gerganiseerde cmmunicatie Een verdere uitbuw van de cmmunicatiecel binnen de gemeente geeft de ndige sturing aan zwel interne als externe cmmunicatie. Deze cel waakt ver de vltte implementatie van de cmmunicatie en zet duidelijke spelregels uit ver wanneer, waar en dr wie die cmmunicatie gebeurt. De infrmatiedrstrm van de diensten en de IVA s kan verder k geptimaliseerd wrden dr de juiste interne kanalen in te zetten en het tpic cmmunicatie meer p de agenda te zetten. Actiepunten Uit de strategische krijtlijnen werden een aantal pertinente actiepunten gedefinieerd. Hiernder een lijst van de actiepunten waaraan de gemeente in de kmende jaren (in de peride ) zal werken. Externe cmmunicatie De pmaak van een huisstijlgids die waakt ver het crrect gebruik van de huisstijl van de gemeente Overijse. Hiervr wrden duidelijke richtlijnen pgesteld in 3 Cmmunicatieplan gemeente Overijse

4 verleg met alle diensten, de IVA s en het Gemeentelijk Onderwijs van de gemeente. De cmmunicatiecel van de gemeente zal waken ver deze richtlijnen en er vr zrgen dat afspraken hiermtrent crrect wrden nageleefd. De mediamix wrdt p maat van nze delgrepen geptimaliseerd. De vrnaamste aanpassingen: Het tweemaandelijks blad de Overijsenaar wrdt inhudelijk en vrmelijk aangepast en gemderniseerd. De lay- ut van het blad zal in de tekmst meer vertrekken vanuit beelden en de inhud wrdt aangepast zdat die krter en t the pint is en de lezer meer gaat betrekken (dr bijvrbeeld inwners meer aan bd te laten kmen). Alle printcmmunicatie zal wrden aangepast m te vlden aan de regels van de huisstijlgids. De centrale website van de gemeente wrdt een gebruiksvriendelijker en interactiever infrmatieprtaal. Technisch zal de menu- structuur wrden herzien en wrdt de drzekbaarheid van de website geptimaliseerd zdat gebruikers snel de juiste infrmatie terugvinden. De website zal k meer links bevatten naar andere cmmunicatie van de gemeente en van de IVA s. De digitale nieuwsbrieven van de gemeente, die als verlengde van de website fungeren, zullen beter gesegmenteerd zijn naar de wensen / interesses van de ingeschrevenen. Gebruikers die zich aanmelden vr de nieuwsbrief zullen zelf bepaalde interesses kunnen kiezen en de inhud van de digitale nieuwsbrief zal daarp gepersnaliseerd wrden. Ok wrdt de lay- ut van de nieuwsbrieven herbekeken. Facebk zal als nieuw cmmunicatiekanaal geïntrduceerd wrden dr de gemeente. Dit m tegemet te kmen aan de vraag van bepaalde delgrepen en m de interactie tussen de delgrepen en het bestuur / de administratie van Overijse te verbeteren. Een centrale Facebk- pagina van de gemeente Overijse zal in een aantal fases wrden gelanceerd. De cmmunicatie naar de pers zal vrtaan practiever gebeuren. Persberichten zullen krter p de bal wrden uitgestuurd en er wrdt gewerkt aan een beter cntact met lkale jurnalisten, nder meer dr een aparte nieuwsbrief (bijvrbeeld een weekverzicht) naar perscntacten te sturen. Interne cmmunicatie De interne cmmunicatiekanalen wrden aangepast m te zrgen vr een betere infrmatiedrstrm. Onder meer het intranet wrdt verder uitgebuwd en zal een aantal andere kanalen (waarnder een pslagschijf p de server) p termijn vervangen. Hier zal k een interactief luik aan hangen dat medewerkers van zwel de centrale diensten als bijvrbeeld de IVA s van de gemeente in staat stelt eenvudiger met elkaar te verleggen en te cmmuniceren. Ok het ntulensysteem wrdt aangepast naar een mderner prgramma. 4 Cmmunicatieplan gemeente Overijse

5 Organisatie De cmmunicatiecel van de gemeente Overijse wrdt verder uitgebuwd. De aparte dienst cmmunicatie zal bestaan uit 2 FTE, waarvan 1 FTE cördinerend / adviserend zal werken en dus zal instaan vr de sturing rnd cmmunicatie en 1 FTE vral peratineel zal werken. De cmmunicatiecel zal in een krte, directe lijn staan met de gemeentesecretaris en het managementteam van de gemeente. De dienst neemt een regiefunctie p vr alle cmmunicatie die wrdt uitgestuurd dr de gemeente en zrgt er k vr dat alle regels van de huisstijlgids crrect wrden tegepast. Een bijkmende werkgrep cmmunicatie, die zal bestaan uit leden vanuit alle verkepelende diensten van de gemeente, met ervr zrgen dat infrmatie tijdig verzameld wrdt bij de diensten. Zij helpen de cmmunicatiecel dr de cmmunicatieplanning mee p punt te zetten en zrgen dat er een gede drstrm van infrmatie is. Deze werkgrep cmmunicatie zal samenkmen p vraf geplande mmenten. Cmmunicatie wrdt meegenmen als een extra evaluatiecriterium vr leidinggevenden en diensthfden. Zij zijn er mee vr verantwrdelijk dat relevante infrmatie vanuit hun dienst tijdig en crrect wrdt drgegeven aan de cmmunicatiedienst. Evaluatie en mnitring De resultaten van de cmmunicatie en de actiepunten die in dit cmmunicatieplan werden pgesteld wrden jaarlijks geëvalueerd aan de hand van cncrete KPI s. Aan de hand van die resultaten wrden de cmmunicatiekanalen en de rganisatie van de cmmunicatie geptimaliseerd. Daarnaast staat de cmmunicatiecel in vr de dagelijkse pvlging (en indien ndig bijsturing) van de cmmunicatie dr de gemeente. 5 Cmmunicatieplan gemeente Overijse