Infovergadering algemene offerteaanvraag 2012/10252

Transcriptie

1 Infvergadering algemene fferteaanvraag 2012/10252 Onderwerp: een samenwerking realiseren p het vlak van strategie en creatie vr de cmmunicatie van de VDAB, m tt eenvrmigheid te kmen in de interne en externe cmmunicatie. Wensdag 23/05/ u00 Perceel 1: strategisch beleidsadvies vr de cmmunicatie van de VDAB. Vraf: De VDAB biedt ter ndersteuning van de kandidaten een inzicht in het beleidsraamwerk vr de tekmst van de rganisatie. Je vindt de reprtage Uitdagingen vr de tekmst p de vlgende link: Cmmunicatiemanager Carry Van Middel geeft een krte telichting bij de rl en de taken van de cmmunicatiedienst in de huidige rganisatie: Partners meten er rekening mee huden dat een aantal cmmunicatiekanalen bij de VDAB beheerd wrden dr de prductie-eenheden en niet in handen zijn van de cmmunicatiedienst. Smmige cmmunicatie-uitingen via deze kanalen, wrden niet in verleg met de cmmunicatiedienst gelanceerd. Afznderlijk beheer en afznderlijke acties beïnvleden sms de peisbaarheid van deze kanalen, zwel qua timing als inhud. Vrbeelden daarvan zijn: De website van de VDAB die integraal wrdt beheerd dr de webdiensten van de VDAB. SIEBEL, een direct mailing systeem vr cntacten met klantengrepen, die wrdt beheerd dr de arbeidsmarktdiensten van de VDAB. De cmmunicatiedienst zals die nu gestructureerd is binnen de rganisatie, werkt vral als: Verantwrdelijke dienst vr branding, imag en perceptie van de rganisatie. Vrtvleiend uit deze pdracht staat de cmmunicatiedienst k in vr de ntwikkeling van de huisstijl die in prmtinele en lgistieke (beurzen, signalisatie) uitingen van de VDAB terug te vinden is. Ondersteunende dienst vr de wrdverster Cördinerende dienst vr het redactineel invullen van mediaruimte die er kwam in het kader van ruilvereenkmsten. In die vereenkmsten krijgen media de publicatie van hun vacatures p nze website in ruil vr redactinele ruimte (publireprtage) in hun gedrukte media. De dienst die instaat vr de mnitring van de aanwezigheid van de VDAB in de pers

2 De dienst die instaat vr de ntwikkeling van cmmunicatieprducten vr zijn interne klanten De dienst die de interne cmmunicatie cördineert en in een aantal gevallen k vert. Q & A: Q1: Tekmstgericht is het belangrijk m er rekening mee te huden dat deverheidsinstellingen gecnfrnteerd wrden met een reeks pgelegde besparingsmaatregelen. Die besparingen kmer er zwel p het budgettaire als p het persnele vlak. De VDAB besliste m de zwaardere besparingen p het persneel te cncentreren bij de ndersteunende diensten. Meestal leidt dit tt het afstten van lgistieke taken & diensten. De cmmunicatiedienst wil eerst een ksten-baten analyse maken van zijn lgistieke diensten en heeft de intentie m de lgistieke diensten maximaal te behuden. In het huidige rganisatiemdel van de VDAB is de cmmunicatiedienst een strategische stafdienst. Wat zijn de verwachte taken vr het bureau dat instaat vr strategisch beleidsadvies vr de cmmunicatie van de VDAB. A1: De cmmunicatiedienst werkt al geruime tijd znder partner vr strategisch beleidsadvies vr zijn cmmunicatie. De dienst ervaart dit als een lacune en wil vr het uitwerken van zijn strategische visie p cmmunicatie zie dcument cmmunicatiestrategie uit het tenderdssier een berep den p een ndersteunende partner. Tt de vrnaamste taken van die partner behren: Trends en ntwikkelingen p het vlak van cmmunicatie van buiten de VDAB capteren en intrduceren bij de VDAB. Vral dr deze trends en ntwikkelingen mee te betrekken in de strategische aanbevelingen vr de cmmunicatie van de VDAB. Meedenken en aanbevelingen frmuleren vr het psitineren van de cmmunicatie van de VDAB en zijn cmmunicatiedienst. We verwachten hiervr initiatieven die de psitinering zwel intern als extern ndersteunen. Ondersteunen van de cmmunicatiedienst in zijn adviserende rl t.a.v. het management. Vral de bjectivering van de cmmunicatiestrategie en de cmmunicatiedelstellingen, bij het advies dat de cmmunicatiedienst aan het management verstrekt, is vr de strategische partner een belangrijke rl. De partner vr strategisch cmmunicatieadvies mag daarbij, p basis van zijn knwhw en ervaring, zeker k de rl van challenger en sparringpartner van het management p zich nemen m duidelijke cmmunicatiedelstellingen te kunnen frmuleren. Gelet p het uitgebreide takenpakket en de agenda van de cmmunicatiemanager, verwacht

3 zij k een gelijkaardige rl in de besprekingen zie zij met de strategische partner zal veren. Ok p het vlak van interne cmmunicatie verwacht de VDAB van het bureau vr strategisch cmmunicatieadvies een ndersteuning bij de aanpak en de vrmgeving van de interne cmmunicatie. Vrname knelpunten vr de IC in nze huidige rganisatie zijn: Gevaar vr veraanbd van IC vanuit verschillende zenders, die niet altijd hun vrm en inhud afstemmen. Change en de cmmunicatie daarver mag geen permanente factr wrden, willen we de effecten van change maximaal ingang laten vinden. Maatregelen wrden niet altijd in hun ruimere cntext geplaatst. We willen zeker geen branding vr elke maatregel afznderlijk. Q2: Uit de pers en andere uitingen in de media valt heel sterk p dat CEO Fns Lery een duidelijke visie heeft ver de VDAB en de arbeidsmarkt. Krijgt zijn visie vldende vrm binnen de rganisatie en wrdt ze vldende uitgedragen. A2: Intern ndernemen we ernstige inspanningen m die visie naar het eigen persneel te vertalen. Ok Fns Lery levert daarin zelf ernstige inspanningen. Een typerend vrbeeld daarvan is zijn recente prvinciale rndgang waarbij hij in een persnlijke meeting met alle medewerkers een telichting gaf bij zijn visie p het heden en de tekmst van de VDAB. Dr hierin k de algemene directeur van de Functinele Ondersteuning (verantwrdelijk vr HRM) en de prvinciale directeurs een actieve rl te geven, zrgde dit meteen vr het creëren van een breder draagvlak binnen de rganisatie. Maar we realiseren ns dat er tussen de visie van CEO Lery en de huidige rganisatie ng een duidelijk spanningsveld aanwezig is, die de implemantatie van die visie nmgelijk maken f bemeilijken. We denken daar vral aan het feit dat de VDAB ng steeds met verschillende persneelsstatuten werkt. Die zijn niet altijd naadls verzenbaar met de tekmstvisie f maken het niet altijd mgelijk dat de juiste persnen p de juiste plaatsen wrden gezet. De VDAB kent k een traditie dat vele afdelingen zelf k willen cmmuniceren vanuit hun peratinele taken en delstellingen. Als cmmunicatiedienst zuden we hier graag meer strmlijnen en er vr zrgen dat de cmmunicatie betere ingang vindt bij de medewerkers. Daarnaast zullen we er meten aan werken m het idee van meer generieke cmmunicatie ingang te den vinden bij de disnten en directies en ze er van vertuigen dat ze p die manier betere resultaten zullen beken. Met de huidige campagne Geef zelf vrm aan je lpbaan gaven we een eerste aanzet m dat principe te intrduceren. In deze campagne wrden de prducten en diensten geclusterd, zdat we een srt kepelcampagne krijgen. Niet als een crprate campagne, want kleiner van pzet en met een krtere levensduur. Q3:

4 Hebt u een benchmark in binnen- f buitenland vr gen die u als vrbeeld stelt vr de cmmunicatiedelstellingen van de VDAB? A3: Nee Q4: He ziet u de invulling van het luik marktnderzek waarver in de fferteaanvraag wrdt gesprken? Wat gebeurde er tt nu te? A4: In het verleden werden verschillende marktnderzeken geverd: Naar naambekendheid van de VDAB Naar de verwachtingen van de klanten t.a.v. de cmmunicatie van de VDAB Onze kwaliteitsdienst vert sinds enkele jaren verschillende nderzeken bij klantengrepen. Het gaat dan m exitbevragingen nadat ze gebruik maakten van een dienstverlening m te peilen naar hun tevredenheid ver die dienstverlening. Nu lpen k 2 nderzeken: Onderzek naar het effect van nze cmmunicatiecampagnes Onderzek in samenwerking met Memri (Mechelen) waarin wrdt gepeild naar de bekendheid en het gebruik van sciale media dr kansengrepen. Onze studiedienst vert k verschillende nderzeken naar verschijnselen en effecten p de arbeidsmarkt. Vr alle cijfergegevens ver die arbeidsmarkt kunnen mensen truwens terecht p de website van de VDAB nder de rubriek Cijfers en de tepassing Arvastat. De cmmunicatiedienst wil de martknderzeken die ze zelf zal initiëren, beperken tt marktnderzeken die exclusief gericht zijn p cmmunicatie. Uiteraard kan het bureau dat instaat vr de ndersteuning van de cmmunicatiestrategie k vrstellen frmuleren vr nderzeken die een meerwaarde betekenen m de cmmunicatiestrategie van de VDAB te ndersteunen. Q5: Waar vinden we het dcument ver de cmmunicatiestrategie van de VDAB A5: Het dcument kun je dwnladen bij het dssier van de fferteaanvraag p de website van het e-prcurement. Q6:

5 Waar vinden we het jaarverslag 2011 van de VDAB? A6: Het jaarverslag vind je in elektrnische versie terug p de website van de VDAB nder de link: We prberen het k ng aan te bieden via de e-prcurement site, als uitbreiding van de dcumenten die je er nu al p terug vindt. Q7: U vraagt een advies vr het mgaan met knelpuntvacatures. Kunt u aangeven wat er tt nu te werd gedaan? A7: Even vr de duidelijkheid: de VDAB ziet knelpuntvacatures niet ndzakelijk als vacatures die niet wrden ingevuld. Het gaat m vacatures die een merkelijk langere tijd ndig hebben m ingevuld te geraken, maar waarvan er wel degelijk een relatief grt aantal na verlp van tijd tch een plssing vinden. Jarenlange studies ver deze knelpuntvacatures brachten k aan het licht dat er vacatures zijn die, m diverse redenen, al jaren structureel tt de grep van de knelpuntvacatures behren. Anderszijds zien we dat er k knelpunten ntstaan als gevlg van cnjunctuurschmmelingen p de arbeidsmarkt. De VDAB werkt p 2 frnten m deze knelputnvacatures te kunnen invullen: Mensen halen waar er arbeidsmarkten met verschtten vr de gevraagde prfielen zijn, als gevlg van een andere samenstelling van de ppulatie aan werkzekenden. Cmpetentieversterking realiseren bij mensen die interesse hebben m in die knelpuntvacatures te werken. Om de prfielen te zeken in de arbeidsmarkten die een hgere werklsheid kennen dan de Vlaamse f verschtten aan bepaalde prfielen hebben, creëerde de VDAB zwel met zijn Belgische zusterrganisaties als in het kader van EURES, binnen Eurpa, samenwerkingsverbanden die ns in staat meten stellen de vacatures in die regi s met verschtten bekend te maken en actief te rekruteren. Vrbeelden daarvan zijn de samenwerking in België met Le FOREM en Actiris in het kader van interreginale mbiliteit. Binnen een Eurpese cntext kunnen we samenwerken met de publieke bemiddelingsdiensten van andere Eurpese staten binnen de Eurpese Ecnmische Ruimte m p zek te gaan naar geschikte prfielen. Getuige daarvan de recente samenwerking met Prtugal m ingenieurs en ICT ers te rekruteren. Q8: Zijn er interne verlegfra die beslissen ver het srt acties m dergelijke rekruteringsprgramma s (zals recent met Prtugal) p te zetten. A8: Verschillende verlegfra binnen de eigen rganisatie zijn structureel pgezet binnen de

6 VDAB m dit srt campagnes te beslissen. Dankzij nze partnerschappen binnen de EU beschikken wij k ver de ndige infrmatie die ns kan ndersteunen m te beslissen tt het wel f niet pzetten van dit srt rekruteringsacties, maar k ver de manier van aanpakken en de keuze van de berepen f berepsgrepen die we p die manier willen bereiken. Q9: Heveel medewerkers van de VDAB kmen rechtstreeks in cntact met klanten en burgers? A9: Als we alle cnsulenten, medewerkers en instructeurs in rekening brengen, schatten we dat zwat medewerkers rechtstreeks in cntact staan met de klanten van de VDAB. Q10: He is de interne cmmunicatie gerganiseerd en he creëer je als cmmunicatiedienst een samenhang binnen de rganisatie? Wat den jullie aan internal branding, die er met vr zrgen dat alle neuzen in dezelfde richting staan? He hu je daar een lijn in? A10: We werken met verschillende tls en kanalen vr de interne cmmunicatie. Smmige van die kanalen werken pvallend beter dan andere. Z was bijvrbeeld het eerste intranet een versie die vr de medewerkers een effectieve meerwaarde bd. De tweede versie mest daar p inbeten en was heel wat minder perfrmant. Et huidige intranet laat nvldende te m het bezek en de inhud te mnitren. Het intranet dat de VDAB nu uitbuwde wrdt vral gebruikt vanuit zijn functinele cntext. Iedere afdeling afznderlijk is veranwrdelijk vr het veden en up t date huden van zijn cntent. Ze wrdt dan k straks vervangen dr een nieuwe versie die vral de perfrmantie met verhgen. De lnstrkbijlagen uit het verleden waren k een succesfrmule. Ze waren geïnspireerd p het VISA principe m infrmatie mee te sturen met de afrekening van je sald. Bij de VDAB kregen de medewerkers samen met hun lnfiche een afznderlijke infrmatiefiche. Ondertussen werd de papieren versie van de lnfiche afgeschaft, waarmee k de lnstrkbijlage tt het verleden behrt. Ondertussen werken we vanuit de cmmunicatiedienst met een elektrnische versie m het nieuws en de weetjes bij de medewerkers te brengen. In de huidige werking beperkt de rl van de cmmunicatiedienst vr het intranet vral tt 2 hfdtaken: Up tt date huden van de artikels met een signaalfunctie naar de eigenaar van het artikel m in te staan vr een update f m het betreffende artikel te verwijderen. Beheer van de hmepagina van het intranet. Vr interne cmmunicatie bestaan er k heel wat reginale initiatieven, meestal nder de vrm van reginale f prvinciale nieuwsbrieven. Vermits het hier gaat m een traditie die dr de jaren heen is gegreid, willen we dat als centrale cmmunicatiedienst k

7 respecteren en zveel mgelijk behuden. De prvinciale experts cmmunicatie werken actief mee m de nieuwsbrieven vrm te geven en zrgen vr de afstemming met de algemene cmmunicatiedenlstellingen van de VDAB. Q11: Kunt u een inzicht bieden in de samenstelling van de dienst cmmunicatie binnen de VDAB? A11: Vr een samenstelling van de cmmunicatiedienst en de vrnaamste taken die dr de verschillende medewerkers wrden uitgeverd, verwijzen we u graag dr naar het dcument strategische cmmunicatie dat bij de dcumenten van de fferteaanvraag was gevegd. Q12: Waar zien jullie interne cmmuncatie in het rganigram van de dienst? A12: Alle prjectmedewerkers en prvinciale experts staan mee in vr de rganisatie van de interne cmmunicatie p prjectmatige basis. In elk cmmunicatieplan dat zij vr een prject pmaken wrdt aandacht besteed aan interne cmmunicatie en afspraken gemaakt tussen de peratinele diensten en de cmmunicatiedienst, wie welk deel van de pdracht vr interne cmmunicatie vr zijn rekening zal nemen. De cmmunicatiedienst heeft een aantal generieke media in eigen beheer die dr alle peratinele diensten gebruikt kunnen wrden m hun interne bdschap te verspreiden. Een van die middelen is de VDABijlage, de vervanger van de vregere lnstrkbijlage. De cmmunicatiedienst cördineert via een prjectmedewerker k de interne cmmunicatie vr die diensten binnen de VDAB die traditineel niet aan externe cmmunicatie den. Miste vrbeeld daarvan is de rl die de cmmunicatiedienst pneemt m de interne cmmunicatie van de HR dienst binnen de VDAB vrm te geven en een maximum aan medewerkers te laten bereiken. Q13: Is de samenstelling van de jury al bekend? Wie maakt er deel van uit? A13: De samenstelling is p dit mment ng niet helemaal afgernd. We hebben de intentie m vr de beide percelen een deel van de jury uit dezelfde vertegenwrdigers te laten bestaan. Daarnaast zullen wisselende vertegenwrdigers gevraagd wrden m deel uit te maken van de jury, naargelang het perceel. Die wisselende vertegenwrdigers zullen zwel bij interne diensten als bij externe rganisaties wrden gezcht.