Deelprojectplan. Projectadministraties

Transcriptie

1 Deelprjectplan Prjectadministraties Het beheersen van prjectadministraties dr de invering van een hgeschlbrede methdiek. 1

2 INHOUDSOPGAVE 1. Inleiding 2. Prbleemverkenning en stelling 3. Prjectdelen 4. Resultaten 5. Activiteiten 6. Delgrepen 7. Werkwijze 8. Kenmerken 7. Prjectfasering 8. Planning 9. Sturing 1. Inleiding: aanleiding en achtergrnd Vanuit het prject shared services is het initiatief genmen m de hgeschlbrede prblematiek rndm de beheersing en administratie van prjecten aan te pakken. De aanleiding is enerzijds de behefte van faculteiten en anderzijds de suggestie van de accuntant m deze prblematiek integraal aan te pakken. Tevens speelt een rl dat de FNT gestart is met een prjectmatige aanpak dat perspectief biedt vr een hgeschlbrede uitwerking. 2. Prbleemverkenning/-stelling De Hgeschl van Utrecht is een grte rganisatie die meite heeft, gestructureerde infrmatie bven tafel te krijgen. Sms is dit zelfs nmgelijk, gezien het feit dat die infrmatie te versnipperd ver de rganisatienderdelen verspreid is. Prjecten die binnen de Hgeschl van Utrecht wrden uitgeverd, ndervinden dezelfde prblemen, waarbij een nbestemd gevel heerst ver de beheersing, transparantie en unifrmiteit van de uitgeverde prjecten. 3. Prjectdelen De delstelling van dit prject is het verder ntwikkelen en implementeren van de prjectbeheersing methdiek zals ntwikkeld vr de faculteit Natuur & Techniek. Deze methdiek vrmt het uitgangspunt vr de gehele hgeschl. Uitgaande van deze standaard en het te bepalen prjectprtfli, wrdt een aantal varianten ntwikkeld (schaalbaarheid van de methdiek). Binnen het prject ligt de nadruk p een gefaseerde implementatie van de methdiek (gebruik van prcedures, frmats, fasering van de prjecten), waarbij gestart wrdt met het meest risicvlle type prject, zdat bestaande knelpunten snel wrden pgelst. 2

3 Naast de fysieke implementatie van de methdiek wrdt een pakketselectie uitgeverd m te bepalen welke sftware aansluit bij de functinele specificaties van de rganisatie m zdende het ttale prjectprtfli p een meer effectieve en/f efficiënte manier uit te kunnen veren. Resultaten 4. Resultaten Binnen het vastgesteld prtfli werkt de HvU werkt met een gestandaardiseerde prjectmethdiek vr prjectadministraties. Er is een aansluiting tussen de prjectadministratie en Exact. Er is een aansluiting tussen de prjectadministratie en een frmatietl. Er is een handbek prjecten met daarin: de fasering van prjecten, flw charts per fase, prcedures, rllen, taken en verantwrdelijkheden en frmats. 5. Activiteiten Opstellen prjectplan met een plan van aanpak vr de implementatie Analyseren aansluiting prjectadministratie en Exact. Analyseren aansluiting prjectadministratie en frmatietls. Vaststellen prjectprtfli. Ontwikkelen handbek prjecten. 6. Delgrepen Prjectleiders Prjectadministraties. 7. Werkwijze 7.1 Stappenplan Onderstaand vlgt een stappenplan m p een gestructureerde en beheerste wijze de delstellingen van dit prject te behalen Analyse van de managementinfrmatie De analyse van de managementinfrmatie maakt zichtbaar welke infrmatie p welk niveau binnen de Hgeschl van Utrecht vanuit de prjecten beschikbaar met kmen. Er wrdt nderscheid gemaakt, tussen interne en externe management infrmatie. Er wrdt gebruik gemaakt van de resultaten van de analyse van de managementinfrmatie van het prject bestuurlijke infrmatievrziening (BIV). De p te leveren infrmatie (eisen) heeft een directe 3

4 invled p de invulling van de beheersaspecten en de fasering van een prject. Met behulp van deze analyse kan snel inzicht wrden verkregen f de ntwikkelde methdiek ged aansluit p infrmatiebehefte f dat de methdiek met wrden aangepast Inventarisatie van prjectrganisatie, prjectmanagementkennis en cultuur De inventarisatie geeft inzicht in de verhuding lijnrganisatie en prjectrganisatie en in de rganisatie van prjecten zelf. De inventarisatie van de prjectmanagement kennis en cultuur geeft inzicht in de wijze waarp men met prjecten m gaat en he deze gemanaged wrden. Het inzicht in deze inventarisatie is waardevlle input vr de implementatie; namelijk he kan ptimaal draagvlak wrden gecreëerd, en wat zijn belangrijke aandachtspunten bij de implementatie Bepaling van het prjectprtfli Het prtfli van prjecten bevat meestal zwel interne als externe prjecten. Het prtfli van prjecten bestaat p zijn beurt weer uit clusters, waarbij elk prtfli gebruik maakt van hetzelfde type resurces. Een gede bepaling van dit prjectprtfli is van essentieel belang, aangezien de prjectbeheersing methdiek per prtfli van prjecten kan afwijken. Het prjectprtfli wrdt middels wrkshps bepaald, waarna de varianten p de standaard methdiek bepaald wrden Tetsing van prjectbeheersing methdiek Vanuit de analyses en de bepaling van het prjectprtfli wrdt de prjectbeheersingmethdiek getetst en indien ndzakelijk aangepast, waarbij uit wrdt gegaan van de standaard zals ntwikkeld binnen de faculteit Natuur & Techniek. Afhankelijk van het prjectprtfli kunnen meerdere varianten ntstaan, waarbij het niveau van cntrl cntinue bewaakt zal wrden. Het prduct is een handbek prjecten, waarin nder andere de vlgende aspecten staan: fasering van de prjecten; pbuw prtfli; flwcharts per fase; prcedures, met taken, verantwrdelijkheden; frmats Bepalen functinele specificaties en pakketselectie Vanuit de ntwikkelde prjectbeheersingmethdiek wrden de functinele specificaties bepaald, waarna in samenwerking met leveranciers, aan de hand van een lnglist, shrtlist en een business case p een gestructureerde wijze het prces van pakketselectie wrdt drlpen. Dit prces kan parallel aan analyses en de bepaling van het prjectprtfli pgestart wrden. 4

5 7.1.6 Gefaseerde implementatie prjectbeheersing methdiek De gefaseerde implementatie is p te delen in twee fasen: Fase 1 maakt nderdeel uit van dit plan van aanpak en mvat de implementatie van de prjectbeheersingmethdiek vr innvatieve prjecten. In staan de activiteiten mschreven die uitgeverd wrden tijdens de eerste fase van de implementatie. Fase 2 mvat de implementatie van de rest van het prtfli. Deze vervlgfase wrdt in een later stadium inzichtelijk gemaakt Implementatie fase 1 Tijdens de 1 e fase van de implementatie wrden de vlgende activiteiten uitgeverd: In kaart brengen en cnverteren (mate van cnversie met bepaald wrden), van de lpende innvatieve prjecten. Organiseren van wrkshps vr prjectleiders m de prjectbeheersingmethdiek te te lichten. Dr middel van diverse cmmunicatie middelen de aandacht vestigen p de prjectbeheersingmethdiek. Het beschikbaar stellen van het handbek prjecten (middels intranet, dit afstemmen met IT-beheer). Zrgdragen dat nieuwe prjecten cnfrm de nieuwe methdiek wrden pgestart. Vrm geven aan de prjectbeheersingmethdiek binnen de hgeschl van Utrecht. Hierbij gaat het m de invulling van rllen, taken, bevegdheden, maar k he invulling wrdt gegeven aan het prject prtfli management. Inrichten van een helpdesk, m prjectleiders en belanghebbenden te ndersteunen in de nieuwe methdiek. Ondersteunen bij de implementatie van de prjectmanagementtl (uitgaande dat beslten wrdt m het geselecteerde pakket te implementeren). Versiebeheer uitveren p het handbek prjecten. 7.2 Aandachtspunten gefaseerde implementatie Gede cmmunicatie is van essentieel belang, niet alleen gedurende de implementatie, maar zeker k in de ntwikkelfase. Dr een gede cmmunicatie, het betrekken van mensen binnen de rganisatie, wrdt draagvlak gecreëerd. Het beschikbaar stellen van de beheersmethdiek, bijvrbeeld via het intranet. Zdende kan iedereen het handbek gebruiken als infrmatie brn, frmats dwnladen, en is de meest recente versie van het handbek centraal beschikbaar. Gedurende de implementatie zullen wijzigingen in de prcedures kmen, het handbek (waarin de methdiek beschreven staat, incl. fasering, prcessen, prcedures, frmats) is geen statisch dcument. Het is van grt belang dat wijzigingen z spedig mgelijk wrden drgeverd en gecmmuniceerd. Versiebeheer is dus van essentieel belang. Lpende prjecten meten duidelijk in kaart wrden gebracht, waarbij het ttale prjectprtfli pgesplitst met wrden in: 1. Prjecten die vlledig gecnverteerd gaan wrden naar de nieuwe situatie; 5

6 2. Prjecten die deels gecnverteerd gaan wrden; 3. Prjecten die niet gecnverteerd gaan wrden. 4. Bij een gedeeltelijke cnversie kan bijvrbeeld gedacht wrden aan het gebruik van de standaard frmats (vrtgangsrapprtage, urenregistratie etc.). Resultaat van de pakketselectie is een advies m een bepaald prjectsysteem (PSAsysteem, Prfessinal Service Autmatin) te gaan gebruiken. In het algemeen is de prjectprtfli managementcmpnent van een PSA-systeem een infrmatiesysteem, waarin vrtgangsgegevens van prjecten wrden vastgelegd. Gedacht vanuit de PDCAcyclus (Plan-D-Check-Act) wrdt in dit systeem de planning en de vrtgang van alle prjecten vastgelegd. De prjectprtfli managementcmpnent biedt nder andere: De mgelijkheid m afznderlijke prjecten te plannen; De mgelijkheid m medewerkers p prjecten in te plannen; De mgelijkheid m medewerkers uren te laten beken; De mgelijkheid m vrtgangsrapprtages van prjecten te genereren; Inzicht in de bezetting van medewerkers; Vrtgang van prjecten te vergelijken met de initiële planning en het tegekende budget. Mgelijkheid een link te leggen tussen het prjectsysteem en de financiële administratie. Krtm een dergelijk systeem heeft veel mgelijkheden maar k veel aandachtspunten gedurende de implementatie. Belangrijke aandachtspunten zijn: De fysieke implementatie van het systeem (database, systemen, netwerk perfrmance, etc.); Opleiden van beheerder; Opleiden van gebruikers; Aansluiting p financieel systeem; Afstemming van prjectbeheersmethdiek p prjectsysteem; etc. 8. Kenmerken prjectaanpak Het deelprject kent een aantal kenmerken die van belang zijn: Er wrdt een cncentrische methde gehanteerd in de implementatie. Dat wil zeggen dat faculteiten ten aanzien van de invering stapsgewijs aanhaken aan het prject. De prjectgrepleden zullen gedurende het gehele prces zrg dragen vr het verwerven van draagvlak van de ideeën in hun eigen mgeving. 6

7 De methdiek zals ntwikkeld bij de faculteit Natuur & Techniek (Handbek prjecten versie 2.0D) geldt als uitgangspunt vr de ntwikkeling van de prjectbeheersing methdiek hgeschlbreed. Er wrdt vr de gehele hgeschl één standaard ntwikkeld. Er vindt tetsing plaats dr de faculteiten. Op basis van het prjectprtfli wrden variaties ntwikkeld. De besluitvrming is cnfrm de werkwijze van het prject SSC. 9. Randvrwaarden Een deugdelijke, betruwbare prjectadministratie. Systemen dienen p elkaar aan te sluiten. Een heldere structuur van bevegdheden en verantwrdelijkheden. Vldende financiële middelen m de vrstellen uit het regieprject uit te werken, c.q. uit te veren. Een actieve participatie vanuit alle geledingen van de HvU. Een heldere cmmunicatie in het algemeen en ver de delstellingen en resultaten van het regieprject in het bijznder. Indien ndzakelijk creëren van nieuwe infrastructurele mgelijkheden. 10. Enkele belangrijke afbreukrisic s Het welslagen van dit prject hangt nauw samen met het draagvlak en cmmitment binnen alle lagen van de rganisatie, niet alleen vr de verdere ntwikkeling van de methdiek, maar zeker k vr de gefaseerde implementatie en de cntinuering in de tekmst. Beschikbaarheid van medewerkers binnen de Hgeschl, m een bijdrage te leveren aan de ntwikkeling en implementatie van de prjectbeheersing methdiek. 11. Fasering 1. Implementatie Cncreet resultaat is een ged werkend infrmatiesysteem afgestemd p de infrmatiebehefte van de gedefinieerde gebruikers. Schaduwdraaien (experimenteel en stapsgewijs) Vrbereiden daadwerkelijk inver 2. Evaluatie en finetuning 7

8 12. Planning indicatief 13. Management en sturing Wessel Ytsma (SSC) Marsja Haanstra (SSC) D Blankesteijn (KSA) Jas Suurmnd (BPC) Gert-Jan Temming (FNT) Arthur Wijman (Fagr) Evert Rietdijk (Fagr) 14. Financiële paragraaf De inbreng van de leden is budgettair neutraal. Wel is het ndzakelijk m in piekperides extra menskracht in te huren vr respectievelijk: advisering f tetsing en het verder ntwikkeling van systemen. Hiervr wrdt het bedrijf Fagr ingehuurd. 8