IT Management Group. Samenvatting PRINCE2 2009

Transcriptie

1 IT Management Grup Samenvatting PRINCE ITIL is a Registered Trade Mark f the Office f Gvernment Cmmerce in the United Kingdm and ther cuntries. PRINCE2 is a Registered Trade Mark f the Office f Gvernment Cmmerce in the United Kingdm and ther cuntries. The Swirl lg is a Trade Mark f the Office f Gvernment Cmmerce. IT Management Grup is a licensed affiliate f ATO Stichting Partners in Business.

2 PRINCE2 Trainingen bij de IT Management Grup Wilt u zich certificeren, prfessinaliseren, mschlen f wilt u gewn nieuwe kennis pden van best practices p het gebied van ICT f prjectmanagement? Dan bent u bij de IT Management Grup aan het juiste adres! Bij de IT Management Grup kunt u terecht vr de vlgende fficiële PRINCE2 trainingen: PRINCE2 Fundatin PRINCE2 Practitiner De IT Management Grup verzrgt deze PRINCE2 trainingen p basis van pen inschrijving. Het is k mgelijk deze trainingen PRINCE2 in-cmpany te vlgen. Pagina 2 van 12

3 Inhudspgave 1 INLEIDING ELEMENT: PRINCE2 PRINCIPES VOORTDURENDE ZAKELIJKE RECHTVAARDIGING LEREN VAN ERVARINGEN GEDEFINIEERDE ROLLEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN MANAGEMENT OP BASIS VAN FASEN MANAGEMENT OP BASIS VAN UITZONDERINGEN FOCUS OP PRINCE2 PRODUCTEN AFSTEMMING OP DE PROJECTOMGEVING ELEMENT: PRINCE2 THEMA'S BUSINESS CASE - 'WAAROM' ORGANISATIE - 'WIE' KWALITEIT - 'WAT' PLANNEN - 'HOE' - 'HOEVEEL' - 'WANNEER' RISICO - 'WAT ALS' WIJZIGING - 'WAT IS DE IMPACT' VOORTGANG - 'WAAR STAAN WE EN WAAR KOMEN WE UIT' ELEMENT: PRINCE2 PROCESSEN OVERZICHT PRINCE2 PROCESSEN PRINCE2 FASERING ELEMENT: OMGEVING PRINCE Pagina 3 van 12

4 Wijzigingsblad Versiebeheer Versie Datum versie Auteur Samenvatting van de aanpassingen ITMG Gemarkeerde wijzigingen IT Management Grup IT Management Grup is dé specialist vr ndersteuning p het gebied van de inrichting en ptimalisatie van uw beheerrganisatie. De IT Management Grup adviseert, traint en ndersteunt uw beheerrganisatie p het terrein van Outsurcing, Servicemanagement, Testmanagement, Prjectbeheersing, Risicbeheersing en Kstenbeheersing. De IT Management Grup is een samenwerkingsverband van IT-prfessinals die hun spren ruimschts hebben verdiend p het gebied van IT Management. ITMG biedt adviseurs en specialisten de mgelijkheid m als team te pereren en binnen de verbndenheid van dat team kennis, kunde en ervaringen te delen terwijl zij vlledig zelfstandig blijven. ITMG biedt rganisaties gedreven, deskundige prfessinals die kunnen rekenen p ndersteuning van hun teamgenten. U als pdrachtgever kunt vertruwen p de kracht, kennis en kunde van een team van ged p elkaar afgestemde en verbnden prfessinals. Wilt u meer weten ver de kwaliteit, de klanten, de visie en de missie van de IT Management Grup, bezekt u dan de website van de IT Management Grup via. Pagina 4 van 12

5 1 Inleiding PRINCE staat vr Prjects IN Cntrlled Envirnments, ftewel het uitveren van prjecten binnen een gecntrleerde mgeving en vlgens de best practice PRINCE2. De prjectmanagementmethde en best practice PRINCE2 is ntwikkeld m ervr te zrgen dat prjecten p een juiste manier wrden ingericht en uitgeverd en m z te vrkmen dat een prject mislukt. Vlgens de PRINCE2 definitie is een prject: Een tijdelijke rganisatie die is pgezet met als del één f meer zakelijke prducten p te leveren vlgens een vereengekmen Business Case. Prjecten mislukken nder anderen m de vlgende redenen: Ontbreken van een duidelijke Business Case (zakelijke rechtvaardiging) Ontbreken eigenaarschap Opdrachtgever Gebrek aan draagvlak Ontbreken van acceptatiecriteria en kwaliteitscriteria Onvldende betrkkenheid van gebruikers De bedeling is dus m prjecten succesvl te laten verlpen dr PRINCE2 te gebruiken als gestructureerde methde ter ndersteuning van de uitvering ervan. Een prject is succesvl als alle belanghebbenden tevreden zijn met het bereikte resultaat. Een grt aantal partijen is belanghebbende. De belangrijkste partijen zijn: Opdrachtgever Gebruikers Leveranciers Prjectteam PRINCE2 is een gestructureerde methde die bestaat uit vier samenhangende elementen f invalsheken: - Principes - Thema's - Prcessen - Omgeving Pagina 5 van 12

6 2 Element: PRINCE2 Principes PRINCE2 Principes zijn het fundament van elk prject. De PRINCE2 Principes zijn gebaseerd p best practices. Ze zijn pgebuwd uit jarenlange ervaringen met prjecten die zwel ged als slecht zijn verlpen. De Principes PRINCE2 zijn tepasbaar p elk prject, ngeacht de aard en mvang ervan. Het gaat dus niet alleen m ICT prjecten. De PRINCE2 Principes zijn nvrwaardelijk van tepassing p een PRINCE 2 prject in die zin dat je alleen kunt spreken van een PRINCE2 prject als je de PRINCE2 Principes allemaal tepast, en niet alleen p papier maar gericht en bewust. De zeven PRINCE2 principes zijn: - Vrtdurende zakelijke rechtvaardiging; - Leren van ervaringen; - Gedefinieerde rllen en verantwrdelijkheden; - Management p basis van fasen; - Management p basis van uitznderingen; - Fcus p prducten; - Afstemming p de prjectmgeving. 2.1 Vrtdurende zakelijke rechtvaardiging Een PRINCE2 prject met p elk mment zakelijk gerechtvaardigd zijn. Tijdens het prject wrdt deze zakelijke rechtvaardiging vrtdurend getetst. Een PRINCE2 prject met een zakelijke rechtvaardiging hebben m te mgen starten. Tijdens de gehele lptijd van een PRINCE2 prject met het zakelijk gerechtvaardigd zijn m te mgen drgaan. Een PRINCE2 prject met stppen zdra er geen zakelijke rechtvaardiging meer is. De zakelijke rechtvaardiging en gedkeuringen wrden altijd schriftelijk vastgelegd. De zakelijk rechtvaardiging wrdt k wel de Business Case genemd en kmt tt uiting in het Prject Initiatie Dcument (PID) 2.2 Leren van ervaringen PRINCE2 is een Best Practice. Opgebuwd uit ervaringen die eerder zijn pgedaan. Bij het pstarten van een PRINCE2 prject stelt het prjectteam zich p de hgte van en hudt zij rekening met eerdere ervaringen. Tijdens het PRINCE2 prject gaat het team actief p zek naar ervaringen, en legt die vast ten beheve van vlgende PRINCE2 prjecten. Bij de prjectafsluiting wrden de vastgelegde ervaringen en geleerde lessen vergedragen. 2.3 Gedefinieerde rllen en verantwrdelijkheden Elk PRINCE2 prject heeft duidelijk beschreven en vereengekmen rllen en verantwrdelijkheden en elk PRINCE2 prject heeft een duidelijke rganisatiestructuur waarin de belangen van zwel het bedrijf (Business), als van de gebruikers (User) èn die van de leverancier (Supplier) zijn vertegenwrdigd. Dr rekening te huden met de belangen van de verschillende partijen wrdt de kans p succes aanzienlijk vergrt. 2.4 Management p basis van fasen Binnen PRINCE2 wrdt p basis van managementfasen gepland, gedgekeurd en gedelegeerd, bewaakt en beheerst. Vrafgaand aan elke fase wrdt een faseplan pgesteld. Alleen als er vldende zakelijke rechtvaardiging is, zal het PRINCE2 Prject wrden vrgezet. De mvang en lengte van de fasen wrden afgestemd p het prject en de mgeving. Pagina 6 van 12

7 2.5 Management p basis van uitznderingen Een PRINCE2 prject wrdt gemanaged p basis van uitznderingen. Op het niveau van 'sturen' (stuurgrep), 'managen' (prjectmanager) en 'pleveren' (teammanagers) wrden tleranties en bevegdheden afgesprken vr tijd, ksten, baten, kwaliteit, bereik en risic's. Als een situatie van verschrijding dreigt, wrdt de vrliggende situatie naar een (eerstvlgend) hger niveau meegenmen en ter besluitvrming vrgelegd. 2.6 Fcus p PRINCE2 Prducten PRINCE 2 is prductgericht en niet gericht p activiteiten. Er wrdt vereenstemming bereikt met de klant en de gebruikers ver de p te leveren prducten en de kwaliteit daarvan. Denk bijvrbeeld aan de wijze van acceptatie. Z weten klant en gebruikers dat ze het prjectresultaat krijgen dat zij hebben gevraagd znder dat er tijd en geld wrden verspild. 2.7 Afstemming p de prjectmgeving Het gebruik van de prjectmanagementmethde PRINCE2 met wrden afgestemd p de mgeving en de mvang, cmplexiteit, belangen, mgelijkheden en risic's van het PRINCE2 prject. Pagina 7 van 12

8 3 Element: PRINCE2 Thema's De PRINCE2 Thema's zijn de nderwerpen waarmee een prjectleider zich cnstant bezig met huden m het PRINCE2 prject te managen. Thema's PRINCE2 zijn de nderwerpen waarp een prjectleider PRINCE2 zijn aandacht richt m z het aan hem f haar pgedragen PRINCE2 prject te managen. Het zijn geen nderwerpen die slechts aan het begin van een prject, f af en te aandacht verdienen. Als PRINCE2 gecertificeerd prjectleider geef je deze nderwerpen cntinue aandacht. Deze PRINCE2 Thema s vrmen daarmee de kern van de prjectmanagementactiviteiten. Er zijn zeven prince2 thema's. Elk PRINCE2 thema heeft een eigen, uitgesprken plek binnen de PRINCE2 methde gekregen. Per PRINCE2 Thema is beschreven wat de essentie en ndzaak ervan is. De zeven PRINCE2 thema's zijn: - Business Case - Organisatie - Kwaliteit - Plannen - Risic - Wijziging - Vrtgang 3.1 Business Case - 'Waarm' Het PRINCE2 Thema Business Case beschrijft de manier waarp wrdt berdeeld f er vldende zakelijke rechtvaardiging is m het PRINCE2 prject uit te veren en vrt te zetten. Tijdens een PRINCE2 Prject wrdt de Business Case verder ntwikkeld, bijgewerkt, berdeeld en gedgekeurd. Binnen dit PRINCE2 Thema kan k wrden beschreven wie en p welke manier het Baten Review Plan wrdt ntwikkeld, bijwerkt en tegepast. 3.2 Organisatie - 'Wie' Het thema Organisatie beschrijft de PRINCE2 rllen en verantwrdelijkheden die ndzakelijk zijn m het prject te sturen, te managen, en prducten te laten pleveren. Daarnaast beschrijft dit PRINCE2 Thema p welke manier de cmmunicatie met belanghebbenden wrdt ingericht en he je belanghebbenden verder kunnen wrden betrkken. 3.3 Kwaliteit - 'Wat' Het thema Kwaliteit is er p gericht m de juiste middelen, manier van werken en tetsen te te passen die er niet alleen vr zrgen dat de juiste PRINCE2 prducten wrden pgeleverd, maar vral k dat die prducten k echt geschikt zijn. 3.4 Plannen - 'He' - 'Heveel' - 'Wanneer' Het Prince2 Thema Plannen beschrijft de verschillende srten en niveau's van plannen binnen de prjectmanagementmethde PRINCE2. Daarnaast beschrijft het de stappen die drlpen wrden m Pagina 8 van 12

9 een plan p te zetten, uit te werken en bij te werken. Je past daarbij een prductgerichte planningstechniek te. 3.5 Risic - 'Wat als' Het PRINCE2 Thema Risic beschrijft he je de risic's in en rnd het prject met managen. 3.6 Wijziging - 'Wat is de impact' Het PRINCE2 Thema Wijziging beschrijft he je mgelijke wijzigingen met identificeren, berdelen en beheersen. De nderwerpen en prcedures die in dit PRINCE2 Thema centraal staan, zijn dan k de nderwerpen die gerelateerd zijn aan issue- en wijzigingsbeheer en cnfiguratiemanagement. 3.7 Vrtgang - 'Waar staan we en waar kmen we uit' Het PRINCE2 Thema Vrtgang beschrijft de stappen vr het berdelen en gedkeuren van plannen, het bewaken van de vrtgang, en het pstellen van prgnses. Dit Thema PRINCE2 beschrijft k de te nemen stappen als blijkt dat zaken niet lpen zals gepland: crrigerende maatregelen treffen en escaleren. Pagina 9 van 12

10 4 Element: PRINCE2 Prcessen De PRINCE2 Prcessen beschrijven de verschillende stappen binnen een prject. Pre-Prject Initiatiefase Opleverfase(n) Laatste Opleverfase Sturen / STUURGROEP Sturen van een Prject (SP) Opstarten van een Prject (OP) Managen Fase vergang (MF) Managen Fase vergang (MF) Afsluiten van een Prject (AP) Initiëren van een Prject (IP) Beheersen van een Fase (BF) Beheersen van een Fase (BF) Managen / PROJECTMANAGER Leveren / TEAMMANAGER Managen Prductplevering (MP) Managen Prductplevering (MP) Het PRINCE2 Prcesmdel 4.1 Overzicht PRINCE2 Prcessen PRINCE2 versie 2009 kent de vlgende PRINCE2 Prcessen: - Opstarten van een Prject (OP) - Sturen van een Prject (SP) - Initiëren van een Prject (IP) - Managen van een Fasevergang (MF) - Beheersen van een Fase (BF) - Managen Prductplevering (MP) Pagina 10 van 12

11 - Afsluiten van een Prject (AP) Sturen, managen en leveren PRINCE nderkent drie managementniveau's binnen een prject. Elk niveau maakt gebruik van één f meerdere prcessen: Sturen dr de Stuurgrep: - Opstarten van een Prject - Sturen van een Prject Managen dr de Prjectmanager: - Opstarten van een Prject - Initiëren van een Prject - Managen Fasevergang - Beheersen van een Fase - Afsluiten van een Prject Leveren dr de Teammanager: - Managen Prductplevering Bven de stuurgrep (en dus buiten het prject) nderkent PRINCE2 het niveau 'besturen' dr het bedrijfsmanagement f dr het prgrammamanagement, als het PRINCE2 prject deel uitmaakt van een prgramma. 4.2 PRINCE2 Fasering In het PRINCE2 Prcesmdel zie je een pre-prjectstadium, een initiatiefase, en één f meerdere pleverfase(n). Vrafgaand aan het prince2 prject en in ieder van de fasen wrden bepaalde prcessen drlpen: Pre-prject - Opstarten van een Prject - Sturen van een Prject Initiatiefase - Initiëren van een Prject - Managen Fasevergang - Sturen van een Prject Opleverfase(n) - Managen Prductplevering - Beheersen van een Fase - Managen van een Fasevergang f Managen van de laatste Fase - Afsluiten van Prject - Sturen van een Prject Pagina 11 van 12

12 5 Element: Omgeving PRINCE2 Het element Omgeving helpt je bij het p maat maken en het tepassen van PRINCE2 2009: niet te zwaar en niet te licht, maar precies ged gezien de aard en mvang van het prject. De mgeving is naast de PRINCE2 Principes, PRINCE2 Thema's en PRINCE2 Prcessen één van de vier elementen van PRINCE2 versie Dit element hangt nauw samen met één van de PRINCE2 Principes: Afstemmen p de mgeving. Ofwel, het gebruik van PRINCE2 met wrden afgestemd p de mgeving en de mvang, cmplexiteit, belangen, mgelijkheden en risic's van het PRINCE2 prject. Bij het p maat maken van een prject zijn een aantal zaken van belang: PRINCE2 Prjecten binnen prgramma s Als er al een prgramma bestaat waar het prject nderdeel van is dan kan een aantal aspecten anders wrden ingericht. Over het algemeen bestaat er in dat geval al een ged verzicht van wat p hfdlijnen met gebeuren. Het is in dat geval belangrijk dat een ptimale aansluiting bestaat tussen prject en prgramma. Grte versus kleine PRINCE2 prjecten Bij kleine, infrmele f eenvudige prjecten kan het prject uit minder fases bestaan en kunnen prcessen wrden samengevegd. Verschillende srten en typen PRINCE2 prjecten PRINCE2 Prjecten kunnen wrden nderverdeeld in verschillende srten en typen prjecten. Het gaat dan bv m de sectr waarbinnen het prject wrdt uitgeverd f de mate waarin de delen van het prject zijn gedefinieerd. Bij elke type en srt prject kunnen accenten wrden geplaatst als het gaat m inrichting en stijl van de prjectleider. Pagina 12 van 12