Inkoop- en aanbestedingsbeleid Energiefonds Overijssel

Transcriptie

1 Inkp- en aanbestedingsbeleid Energiefnds Overijssel 2013

2 Inhudspgave 1 Inleiding 3 2 Het beleid Rechtmatigheidsthema's 4 Prcedures 4 Meerwerk en herhalingspdrachten 4 2B-diensten 5 Integriteit 5 Scheiden van belangen 5 Duurzaam inkpen Delmatigheidsthema's 5 Innvatie 5 Efficiënt inkpen 6 Kstenvergeding 6 Algemene inkpvrwaarden 6 Mediatin 6 3 Sltbepalingen Wijzingen Afwijkingen 7

3 1. Inleiding Het inkp- en aanbestedingsbeleid (hierna te nemen: het beleid ) van Energiefnds Overijssel I B.V. en Energiefnds Overijssel II B.V. (hierna te nemen: Energiefnds Overijssel ) is gebaseerd p het inkp- en aanbestedingsbeleid van de Prvincie Overijssel, zals vastgesteld dr gedeputeerde staten p 29 juni 2010 en aangepast p 7 februari Het beleid bestaat uit drie verschillende nderdelen: I. De basis a) De inleiding, hfdstuk 1 van dit dcument b) Wat is het beleid, hfdstukken 2 en 3 van dit dcument c) Basisbijlagen (Algemene Inkpvrwaarden EFO en de nta Scheiding van Belang ) II. III. Nadere uitwerking van de verschillende basisnderdelen (in de vrm van bijlagen, zals factsheets ver bepaalde thema s, bedeld vr intern gebruik) Inkpinfrastructuur nader uitgewerkt (bedeld vr intern gebruik) a) Inkpprcessen b) Sjablnen vr gebruik dr Energiefnds Overijssel (praktische ndersteuning) Alleen nderdeel I. wrdt gepubliceerd. Het nderhavige dcument betreft nderdeel I. De nderdelen II. en III. zijn bedeld vr intern gebruik. Onderdeel II. bevat.a. factsheets van de Prvincie Overijssel en wrdt beheerd dr het Shared Service Center Inkp van de Prvincie Overijssel. 1 Alleen p schriftelijk verzek van externe partijen aan het Shared Service Center Inkp zullen deze nderdelen geheel/ gedeeltelijk verstrekt wrden. Onderdeel III. bestaat uit sjablnen die zijn bestemd vr de interne rganisatie van Energiefnds Overijssel. Deze sjablnen zijn gebaseerd p de betreffende sjablnen van de Prvincie Overijssel. Het beleid beschrijft p een transparante wijze he Energiefnds Overijssel de delstellingen p inkp- en aanbestedingsgebied, te weten rechtmatig en delmatig handelen, verwezenlijkt en p welke manier zij haar inkptaken uitvert. Uitgangspunten beleid Het belangrijkste uitgangspunt van het beleid is dat dit beleid zveel mgelijk aansluit bij het vigerende inkpen aanbestedingsbeleid van de Prvincie Overijssel. Slechts p een aantal punten wrdt van het vigerende inkp- en aanbestedingsbeleid van de Prvincie Overijssel afgeweken, teneinde te bewerkstelligen dat er z efficiënt en effectief mgelijk wrdt aanbesteed, zdat de publieke middelen k z efficiënt en effectief mgelijk wrden ingezet. Daarnaast zal het beleid wrden aangepast indien wijzigingen in de wet- en regelgeving dit vergen. 1 Het Shared Service Center Inkp is het kenniscentrum van de prvincie Overijssel p het gebied van inkpen en aanbesteden. Het zrgt, binnen de kaders van de Eurpese, natinale en prvinciale wet- en regelgeving, vr het behalen van de delstellingen, rechtmatig en delmatig inkpen. Het brgen van de delstellingen vindt p een efficiënte manier plaats, dr de verantwrdelijkheid van het inkp- en aanbestedingsprces centraal te beleggen bij het Shared Service Center Inkp.

4 2. Het beleid Uitwerking delstellingen Het beleid beslaat achtereenvlgens de vlgende prcessen: 1. Inventariseren 2. Specificeren 3. Selecteren Tactische inkp 4. Cntracteren 5. Bestellen 6. Bewaken Operatinele inkp 7. Nazrg Vr deze prcessen zijn de hierna genemde rechtmatigheids- en dematigheidsthema s leidend. Zij geven richting aan de wijze he Energiefnds Overijssel met inkp mgaat. 2.1 Rechtmatigheidthema s Prcedures Naast de Eurpese aanbestedingsprcedures kent Energiefnds Overijssel k aanbestedingsprcedures vr pdrachten met een waarde nder de Eurpese drempel 2. Dit zijn de enkelvudige en meervudig nderhandse aanbestedingen, waarbij de vlgende drempels wrden gehanteerd: Aanbestedingsprcedure Leveringen en diensten Enkelvudig < Meervudig nderhands en < Eurpees Dit beleid gaat ervan uit dat de inkp zich uitsluitend richt p de inkp van leveringen en diensten. Indien het zich vrdet dat werken meten wrden aanbesteed, wrdt het beleid hierp aangepast. Let p: De raming van de pdracht bepaalt welke aanbestedingsprcedure wrdt gekzen. Om tt een gede raming te kmen, zal BIJLAGE 1 (nderdeel II) gehanteerd wrden. De vrgeschreven aanbestedingsprcedures zijn minimale eisen. Het is znder meer tegestaan een hger regime (d.w.z. een regime dat hrt bij een grtere cntractwaarde) te kiezen. Vr alle aanbestedingsprcedures geldt dat de sjablnen uit BIJLAGE 2 (nderdeel III) gebruikt wrden. Zals gezegd zijn deze sjablnen vr intern gebruik. Meerwerk en herhalingspdrachten In alle aanbestedingsprcedures is het mgelijk een pdracht aan een zelfde leverancier te te kennen, mits de regels zals beschreven in artikel 31 lid 4 sub a en b van het Besluit Aanbestedingsregels Overheidspdrachten ( Ba ) wrden nageleefd. Vr meerwerk (een aanvullende pdracht) betekent dit dat de pdracht aan dezelfde leverancier mag wrden verstrekt, indien aan alle nderstaande punten is vldaan: 2 De Eurpese aanbestedingsdrempels zals die tweejaarlijks dr de EU/EC wrden vastgesteld, wrden autmatisch verwerkt in het beleid.

5 er altijd sprake is van nvrzienbaarheid en; meerwerk maximaal 50% van de rsprnkelijke pdracht bedraagt en; meerwerk nlsmakelijk verbnden is aan de rsprnkelijke pdracht (en er dus geen sprake is van een nieuwe pdracht). Vr herhalingspdrachten (een nieuwe pdracht) betekent dit dat de pdracht aan dezelfde leverancier mag wrden verstrekt, indien aan alle nderstaande punten is vldaan: de pdracht vrzien was (bij de raming) en kenbaar is gemaakt; en de herhalingspdracht altijd binnen 3 jaar na de rsprnkelijke pdracht meten wrden verstrekt. 2B-diensten Indien de raming van een pdracht bven de Eurpese drempel uitkmt, is het in gevallen waarin geen sprake is van een grensverschrijdend belang mgelijk meervudig nderhands aan te besteden. Het gaat slechts m de nderwerpen die zijn beschreven in bijlage 2B van het Ba. De prvincie Overijssel heeft in een zgenaamde factsheet genaamd Factsheet aanbesteden 2B-diensten het beleid hiermtrent nader uitgewerkt. Energiefnds Overijssel haakt ten aanzien van de aanbesteding van 2B-diensten aan bij vrnemde factsheet. Integriteit Energiefnds Overijssel det alleen zaken met integere partners. Dat betekent dat deze partners zich huden aan de wet- en regelgeving. Energiefnds Overijssel kan dit tetsen dr middel van: Het pvragen van een Verklaring Omtrent Gedrag vr persnen die specifieke aan het Energiefnds Overijssel gerelateerde infrmatie ter beschikking krijgen in alle inkptrajecten; Het pvragen van een Verklaring Omrent Gedrag vr rechtspersnen vrafgaande aan de gunning in Eurpese aanbestedingen; Het tepassen van mdel K in alle Eurpese aanbestedingsprcedures; Het zveel mgelijk pvragen van een eigen verklaring zals bedeld in artikel 45 Ba 3 ; Het waar ndig laten ndertekenen van een geheimhudingsverklaring; Het waar ndig tepassen van het BIBOB-beleid van de Prvincie Overijssel. Scheiden van belangen Belangenverstrengeling rnd een aanbesteding kan zich vrden wanneer een inschrijvende marktpartij betrkken was, f is, bij de vrbereiding van het prject f de aanbesteding f de berdeling van de inschrijvingen. Belangenverstrengeling kan leiden tt het vervalsen van de mededinging dr a) inschrijven met vrkennis f b) manipulatie van de pdracht, de aanbesteding f de gunning. Vrnemde zinsnede is pgenmen in de nta Scheiding van belang, beleid tegen belangenverstrengeling bij de aanbesteding, zals vastgesteld dr Rijkswaterstaat. Teneinde (de schijn van) belangenverstrengeling z veel mgelijk te vrkmen haakt Energiefnds Overijssel aan bij het beleid Scheiding van Belang van Rijkswaterstaat. Zie BIJLAGE 2 (nderdeel I.). Duurzaam inkpen Ten aanzien van duurzaam inkpen sluit Energiefnds Overijssel aan bij de delstellingen van de Prvincie Overijssel. Energiefnds Overijssel deelt de delstelling dat vanaf 2010 vr Energiefnds Overijssel geldt vanaf de dag van haar prichting - tenminste 50 % van de inkpbeheften duurzaam wrdt verwrven. Het percentage duurzaam inkpen zal met ingang van het jaar % bedragen. Daarnaast zal Energiefnds Overijssel bij haar inkpen de ntitie duurzaam Inkpen (zie BIJLAGE 3, nderdeel II.) in acht nemen. 2.2 Delmatigheidsthema s Innvatie Energiefnds Overijssel wil, daar waar mgelijk, gebruik maken van de kennis van de markt. Vrdat zij een 3 Een artikel 45 BAO verklaring is een verklaring van de inschrijver dat hij niet nherrepelijk strafrechtelijk is verrdeeld dan wel in mstandigheden verkeert als pgesmd in artikel 45 BAO (nder meer faillissement, surseance van betaling, niet vlden aan zijn betalingsverplichtingen f het begaan van een ernstige fut).

6 pdracht in de markt zet, kan zij ervr kiezen een marktcnsultatie te huden. Ok kan in plaats van het traditineel beschrijven van het bestek, meer functineel gespecificeerd wrden zdat Energiefnds Overijssel ptimaal gebruik kan maken van de kennis van de markt. Efficiënt inkpen Raamvereenkmsten Daar waar mgelijk en pprtuun zal Energiefnds Overijssel gebruik maken van het sluiten van raamvereenkmsten, vr zver de waarde van de te verstrekken pdrachten tezamen bven de Eurpese drempelwaarde ligt. Kstenvergeding Energiefnds Overijssel vergedt geen ksten vr deelname aan aanbestedingsprcedures. Deze kmen vr rekening van de betreffende leverancier. Alleen in bepaalde aanbestedingsprcedures kan hiervan wrden afgeweken. Algemene inkpvrwaarden Energiefnds Overijssel maakt bij al haar inkpen gebruik van Algemene Inkpvrwaarden (zie BIJLAGE 1, nderdeel I.) Vrwaarden van de pdrachtnemer van Energiefnds Overijssel wrden uitdrukkelijk van de hand gewezen. Mediatin Ingeval van geschillen p het gebied van inkpen en aanbesteden wrdt waar mgelijk gebruikt gemaakt van mediatin. Wanneer partijen er niet in slagen minnelijk k na mediatin een plssing te vinden, kan het geschil wrden vrgelegd aan de daarte bevegde rechter.

7 3. Sltbepalingen 3.1 Wijzigingen Het beleid wrdt regelmatig dr Energiefnds Overijssel geëvalueerd. Het beleid zal wrden aangepast indien wijzigingen in de relevante wet- en regelgeving dit vergen. 3.2 Afwijkingen Energiefnds Overijssel kan in incidentele gevallen afwijken van het beleid, vr zver de waarde van de pdracht beneden de Eurpese drempelwaarde van ligt. Dit is het geval indien daarte vr Energiefnds Overijssel een zwaarwegend belang bestaat. Daarbij kan wrden gedacht aan de vlgende mstandigheden: - er is grte haast gebden met de inkp f de aanbesteding en de tijd ntbreekt vr een meervudig nderhandse aanbesteding; - het gaat m een specialistische dienst, waar maar enkele pdrachtnemers vr in aanmerking kmen, zdat het aantal ffertes met wrden beperkt; - de marktsituatie is zdanig afwijkend, dat er juist veel f juist weinig ruimte p de markt is; - de ksten van de inkpprcedure wegen niet p tegen de baten van de betreffende inkp. 4 Afwijkingen van het beleid wrden dr Energiefnds Overijssel aan het Shared Service Center Inkp van de Prvincie Overijssel vrgelegd. Indien het advies van het Shared Service Center Inkp psitief is, zal het wrden vrgelegd aan de Prvincie Overijssel met het verzek de betreffende afwijking p het beleid te hnreren. 4 Deze psmming is niet limitatief.