Bedrijfscode Haag Wonen

Transcriptie

1 Bedrijfscde Haag Wnen Nvember 2014

2 Bedrijfscde Haag Wnen 1 Dit is de bedrijfscde van wningcrpratie Haag Wnen. In deze cde benemen we nze uitgangspunten vr eerlijk en integer samen werken. Wij handelen naar de uitgangspunten in de bedrijfscde. Hetzelfde vragen we van iedereen die met ns samenwerkt. De missie van Haag Wnen Als puur Haagse crpratie is Haag Wnen nauw betrkken bij haar huurders, hun wning en hun buurt. Wij bieden passende, betaalbare en ged nderhuden wningen aan mensen die daar zelf niet f meilijk in kunnen vrzien. Met bewners en samenwerkingspartners werken wij aan plezierig wnen in de buurt, k p de cmplexe plekken. Bewners vinden bij Haag Wnen een thuisbasis. En daarmee een ruimte vr ntwikkeling. De bedrijfscde maakt nderdeel uit van het persneelshandbek en biedt de basis vr alle regelingen en beleidsstukken binnen het persneelshandbek.

3 Inhud 1. Mreel manifest 1 2. Afspraken 2 3. Vrkmen van integriteitsrisic s 4 4. Signaleren, rapprteren en sanctineren 6

4 Bedrijfscde Haag Wnen 1 1. Mreel manifest De uitgangspunten vr integer werken Wij zijn het visitekaartje van Haag Wnen. In taal, uitstraling en gedrag. Binnen en buiten. Op het werk en buiten het werk. We bepalen met elkaar he het visitekaartje eruit ziet. We zrgen actief vr eerlijkheid. Als het ndig is, den we zelf een stap extra. We verwachten dit k terug. Wij spreken anderen aan. Iedereen mag ns aanspreken. Daarbij hrt: We den wat we belven. We handelen vanuit respect. We nemen verantwrding vr ns gedrag en handelen. We spreken aan p gedrag dat vraagtekens prept. We spreken met elkaar en niet ver elkaar. Wij huden ns aan wet- en regelgeving. Wij vinden belangenverstrengeling en eigen gewin tabe. Wij zijn Haag Wnen, tijdens en buiten het werk, n- en ffline.

5 Bedrijfscde Haag Wnen 2 2. Afspraken Vr integer werken De medewerkers en samenwerkingspartners van Haag Wnen huden zich aan de uitgangspunten en afspraken vr integer werken zals mschreven in dit dcument. Rnd mgangsvrmen en regelgeving hangt altijd een grijs gebied. Dat is niet erg, als k daar integer mee wrdt mgegaan. In die gevallen gaan wij uit van een ieders verantwrdelijkheid m de juiste keuze te maken. Het manifest en de afspraken zijn geen zakelijke psmming van wat wel en niet mag en kan. Het is vral bedeld als een denkraam en principieel kader waar we bij dilemma s mee uit de veten kunnen. In gesprek De veranderende mgeving stelt steeds nieuwe eisen aan ns handelen. Waarden en nrmen in de samenleving, k in Den Haag, zijn dynamisch. Het allerbelangrijkste kunnen we niet geneg herhalen: als het ndig is, den we zelf een stap extra m nze integriteit te waarbrgen. Wij blijven als medewerkers met elkaar, met huurders, met samenwerkingspartners en leveranciers in gesprek ver de vraagstukken en dilemma s die wij tegenkmen. Dat vinden we belangrijk en vanzelfsprekend. Vral ver de grijze gebieden gaan we cntinu met elkaar het gesprek aan. Z vrkmen we misstanden. Dit uitgangspunt vraagt van iedereen de bereidheid m zaken te bespreken, afspraken te maken en naar die afspraken te handelen. We bepalen met elkaar de nrmen en waarden die ns helpen de juiste keuzes te maken. Integriteit staat bij ns hg p de agenda. We spreken elkaar aan en stemmen met elkaar af en we huden ns aan nze bedrijfscde. Deze bedrijfscde is niet alleen vr nszelf. Wij vragen nze externe partners en leveranciers zich k aan deze cde te huden. Cultuur en visie Integriteit is in de eerste plaats een kwestie van huding en gedrag van medewerkers, maar het is k een nderdeel van de cultuur van de rganisatie waarin de medewerkers functineren. Het management heeft daarbij de taak waarbrgen te scheppen die verantwrdelijk gedrag stimuleren en nverantwrdelijk gedrag ntmedigen. Integriteit is een van de meest wezenlijke vrwaarden van nze rganisatie en is een uitgangspunt bij al ns handelen.

6 Bedrijfscde Haag Wnen 3 Aedescde We handelen in de geest van de Aedescde. Dit is de branchecde vr wningcrpraties waarin eisen zijn vastgelegd vr maatschappelijke verantwrding, het betrekken van belanghuders en transparante beleids- en besluitvrming. Met ns lidmaatschap bij Aedes verbinden wij ns, net als de meeste andere Nederlandse wningcrpraties aan de Aedescde. Wningcrpraties bieden kwaliteit, leggen daarver verantwrding af aan de samenleving en aan elkaar en zijn daarp aanspreekbaar. Gvernancecde Ons bestuur handelt cnfrm de Gvernancecde In de Gvernancecde 2011 staan afspraken ver de regels van ged bestuur en tezicht, transparantie, externe verantwrding en financiële beheersing bij crpraties. In die cntext zijn de statuten van de wningstichting Haag Wnen, het directiereglement van Haag Wnen en ns reglement vr de Raad van Cmmissarissen van tepassing.

7 Bedrijfscde Haag Wnen 4 3. Vrkmen van integriteitsrisic s 1. Integriteit en integer handelen is een vrwaarde. Dienstverbanden Tijdens sllicitatiegesprekken bespreken we integriteit en vrdat de aanstelling plaatsvindt, met een schriftelijke verklaring ver integriteit en integer handelen ndertekend zijn. Integriteit en integer handelen zijn vrwaarden vr een daadwerkelijke aanstelling. Dat benemen we k z in al nze functiebeschrijvingen. Bij functies waarbij gestes van buitenaf een extra integriteitsrisic vrmen, hebben we extra benemd dat de functinaris weerstand met bieden. Bij iedere vervulling van een vacature vr bepaalde en/f nbepaalde tijd is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. 2. Wij behandelen iedereen met respect. Ons uitgangspunt is (h)erken de grens van je medemens. Medewerkers van Haag Wnen behandelen iedereen met respect en nthuden zich dan k vanzelfsprekend van ngewenst gedrag. Daarmee bedelen we nder meer: pesten, seksuele intimidatie, agressie, geweld en discriminatie. In het persneelshandbek is de Klachtenregeling ngewenste mgangsvrmen Haag Wnen pgenmen. 3. Infrmatie en klantgegevens zijn bij ns veilig. We gaan zrgvuldig en vertruwelijk m met infrmatie. We verstrekken geen infrmatie die de belangen van nze klanten, Haag Wnen, cllega s en samenwerkingspartners kan schaden. Klantinfrmatie behandelen we zrgvuldig en vertruwelijk vereenkmstig de regeling Gebruik elektrnische media. Wij huden ns aan de Wet Bescherming Persnsgegevens.

8 Bedrijfscde Haag Wnen 5 4. Wij waarbrgen nze nafhankelijkheid. We vrkmen belangenverstrengeling. We nderhuden een zakelijke relatie met nze leveranciers. We nemen geen geschenken f diensten aan. Maar let p: Een medewerker kan, wanneer dit gepast is richting een klant f relatie, een uitzndering maken en besluiten m een geschenk f dienst aan te nemen. Det een medewerker dit? Dan gelden de vlgende vrwaarden: De medewerker waarbrgt actief zijn nafhankelijkheid. Het aannemen van het geschenk f de dienst mag de nafhankelijkheid van de medewerker niet schaden f in het geding brengen. De medewerker bespreekt de uitzndering altijd met de leidinggevende. Zij kunnen ervr kiezen m het meldingsfrmulier in te vullen. Registreren heeft het vrdeel dat we cncreet maken wat het integriteitsrisic kan zijn en welke verantwrding we hebben en nemen m dat risic te beheersten. Z vermijden we met elkaar integriteitsrisic s en nduidelijkheden ver gemaakte afspraken. We vrkmen belangenverstrengeling en eigen gewin. En we vrkmen k actief de schijn van belangenverstrengeling en eigen gewin. Uitndigingen vr evenementen, studiedagen en dergelijke wrden altijd ter gedkeuring vrgelegd aan de leidinggevende. We bepalen in alle penheid f we een uitndiging accepteren. Wij hebben een inkpbeleid en inkpvrwaarden pgesteld. Hiermee zijn wij transparant in ns handelen en het aanbesteden van diensten en gederen. Inkp en aanbesteding den we in de regel altijd via een meervudige aanbesteding en/f met een intern inkpteam. Privé een leverancier van Haag Wnen inschakelen kan. Maar dan mag een medewerker hier geen vrdeel aan ntlenen. Hij met zijn nafhankelijkheid waarbrgen. Daarbij geldt terughudendheid en pen en transparante cmmunicatie. Het privé inschakelen van een leverancier van Haag Wnen stemt een medewerker altijd af met de leidinggevende. Dit zelfde geldt als Haag Wnen pdrachten verleent aan familie, vrienden f bekenden van Haag Wnen-medewerkers. Haag Wnen mag hier geen vrdeel aan ntlenen. We waarbrgen nze nafhankelijkheid. Er geldt terughudendheid en pen en transparante cmmunicatie. Deze situatie stemt een medewerker altijd af met de leidinggevende. Dit verwachten wij k van de leverancier en/f samenwerkingspartner zdat we actief (de schijn van) belangverstrengeling vermijden: bijvrbeeld dr vraf verleg met de leidinggevende en dr de afspraken te registreren. Haag Wnen infrmeert alle leveranciers ver ns standpunt t.a.v. het aanbieden en in ntvangst nemen van relatiegeschenken.

9 Bedrijfscde Haag Wnen 6 4. Signaleren, rapprteren en sanctineren Risicmanagement Op basis van risicmanagement en het Auditbeleid inventariseren en cntrleren we de risicvlle prcessen, prcedures en functies en de beheersmaatregelen. Waar ndig scherpen we deze aan. Meldpunt Integriteit Wningcrpraties (MIW) Bij het Meldpunt Integriteit Wningcrpraties kan iedereen terecht m signalen dr te geven die te maken hebben met integriteitskwesties. Meer infrmatie staat p deze site. De klkkenluidersregeling De prcedures bij een melding en de rechten van de medewerker zijn vastgelegd in de Klkkenluidersregeling. De Klkkenluidersregeling garandeert iedereen het recht m vrijuit te kunnen spreken bij (vermedens) van vertreding van de bedrijfscde f andere nrmen. Vertruwenspersn ngewenste mgangsvrmen Haag Wnen heeft een interne en externe vertruwenspersn m medewerkers een veilige weg te bieden m kwesties bespreekbaar te maken. De gegevens van de interne en externe vertruwenspersnen staan p het intranet van Haag Wnen. Registratie Maken we binnen Haag Wnen afspraken rnd een specifiek integriteitsdilemma? Dan kunnen we ervr kiezen die te registreren. Z kunnen we achteraf nagaan dat er pen met het dilemma is mgegaan en welke afspraken precies zijn gemaakt. Registreren heeft het vrdeel dat we cncreet maken wat het integriteitsrisic is en welke verantwrding we hebben en nemen. Het registratiefrmulier is terug te vinden p intranet. Sancties Haag Wnen beschuwt het als een ernstige aangelegenheid als medewerkers, klanten, leveranciers f samenwerkingspartners handelen in strijd met deze bedrijfscde. Gevlgen van vertreding kunnen disciplinaire maatregelen vr medewerkers zijn f het verbreken van de samenwerking met een externe relatie f een leverancier. Wat integriteit betreft, zijn wij k kritisch p nze klanten.