Inkoop- en aanbestedingsbeleid provincie Overijssel

Transcriptie

1 Inkoop- en aanbestedingsbeleid provincie Overijssel vastgesteld door gedeputeerde staten op 29 juni 2010, gewijzigd op 7 februari 2012, 2 april 2013 en 6 januari 2015 Zwolle, December 2014 Shared Service Center Bedrijfsvoering

2 Colofon Datum December 2014 Auteur Shared Service Center Bedrijfsvoering Project/kenmerk Inkoop- en aanbestedingsbeleid provincie Overijssel Inlichtingen bij Shared Service Center Bedrijfsvoering Adresgegevens Provincie Overijssel Luttenbergstraat 2 Postbus GB Zwolle [email protected]

3 Inhoudsopgave 1 Voorwoord 4 2 Inleiding 5 3 Het beleid Rechtmatigheidsthema s Doelmatigheidsthema s 10 4 Slotbepalingen Wijzigingen Afwijkingen 12 Inkoop- en aanbestedingsbeleid

4 1 Voorwoord Het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de provincie Overijssel (verder te noemen: het beleid) is door Gedeputeerde Staten vastgesteld voor de periode 1 juli 2010 tot en met 31 december 2015 en vervangt het laatst vastgestelde inkoop- een aanbestedingsbeleid welke is vastgesteld op 12 december Het inkoopbeleid bestaat uit drie verschillende onderdelen: I. De basis a. De inleiding b. Wat is het beleid c. Basisbijlagen (Algemene Inkoopvoorwaarden, nota Scheiding van Belang en de handleiding over Social Return,) II. III. Nadere uitwerking van de verschillende basisonderdelen (in de vorm van bijlagen, zoals factsheets over bepaalde thema s/ voor intern gebruik) Inkoopinfrastructuur nader uitgewerkt (voor intern gebruik) a. Inkoopprocessen b. Sjablonen voor gebruik door de organisatie (praktische ondersteuning), waaronder een startformulier inkopen Alleen onderdeel I. wordt gepubliceerd. De onderdelen II. en III. zijn bedoeld voor intern gebruik en worden beheerd door het Shared Service Center Bedrijfsvoering. Alleen op schriftelijk verzoek van externe partijen aan het Shared Service Center Bedrijfsvoering zullen deze onderdelen geheel/ gedeeltelijk verstrekt worden. Inkoop- en aanbestedingsbeleid

5 2 Inleiding Het beleid beschrijft op een transparante wijze hoe de provincie Overijssel de doelstellingen op inkoop- en aanbestedingsgebied, te weten rechtmatig en doelmatig handelen, verwezenlijkt en op welke manier zij haar inkooptaken uitvoert. Verleden Tot 1 april 2009 was de inkoopfunctie binnen de provincie Overijssel decentraal georganiseerd met centraal één inkoopcoordinator. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid was op deze situatie afgestemd. Alle eenheden, teams en ambtenaren waren zelf verantwoordelijk voor zowel het inkoop- (en aanbestedings)proces als de inhoud. De inkoopcoördinator had geen formele bevoegdheden. Consequentie daarvan was dat kennis, die aanwezig was, verspreid was, waardoor het veel energie kostte om de doelmatigheid en rechtmatigheid procesmatig te borgen. Met het herorganiseren van verschillende processen binnen de provinciale organisatie is ook het inkoopproces nader onder de loep genomen en uiteindelijk herontworpen. Het herontwerp heeft geleid tot het besluit de inkoopfunctie voor de provincie Overijssel met ingang van 1 april 2009 als Shared Service Center in te richten. Heden Het inkoop- en aanbestedingsbeleid loopt in 2010 af en de organisatie is gewijzigd. Daarom is dit het moment om het beleid te herformuleren. Met het herformuleren kan tevens in de behoefte worden voorzien het inkoopbeleid aan te passen aan de wensen en verwachtingen van de organisatie en de actuele jurisprudentie. Het Shared Service Center Inkoop is sinds 1 april 2009 hét kenniscentrum van de provincie Overijssel op het gebied van inkopen en aanbesteden. Het zorgt, binnen de kaders van de Europese, nationale en provinciale wet- en regelgeving 1, voor het behalen van de doelstellingen, rechtmatig en doelmatig inkopen. Het borgen van de doelstellingen vindt op een efficiënte manier plaats, door de verantwoordelijkheid van het inkoop- en aanbestedingsproces centraal te beleggen bij het Shared Service Center Inkoop Per 1 januari 2013 maakt het Shared Service Center Inkoop onderdeel uit van het SSC Bedrijfsvoering van de provincie Overijssel, de gemeente Zwolle en de gemeente Kampen. De samenwerking tussen deze aanbestedende diensten heeft onder meer ten doel de efficiency en kwaliteit van de bedrijfsvoering te verbeteren. Per 1 april 2013 is de Aanbestedingswet 2012 en het Aanbestedingsbesluit in werking. Deze wetgeving heeft onder meer ten doel meer uniformiteit, vereenvoudiging en proportionaliteit te brengen in aanbestedingsregels en aanbestedingsprocedures, de naleving te verbeteren en de toegang van het MKB te bevorderen. In het inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn de beginselen en uitgangspunten van de Aanbestedingswet verwerkt. 1 Zoals onder meer, maar niet uitputtend: de Europese aanbestedingsrichtlijnen; de Aanbestedingswet 2012; het Aanbestedingsreglement Werken 2012 (ARW 2012); de Wet Bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (BIBOB); het provinciale huisstijlbeleid; het provinciale deelnemingenbeleid en het provinciale beleid met betrekking tot open source. Inkoop- en aanbestedingsbeleid

6 Ontwikkelingen van het beleid Binnen de kaders van rechtmatig en doelmatig handelen, legt de provincie Overijssel in dit beleid de nadruk op een aantal thema s waarvan zij voorziet dat deze gedurende de beleidsperiode ( ) een belangrijke rol gaan spelen, zoals duurzaamheid en integriteit. De ontwikkelingen binnen deze thema s zijn leidend bij het uitvoeren van haar inkooptaken. De invulling van deze thema s vindt plaats binnen de algemene beginselen van aanbestedingsrecht: gelijkheid, transparantie en proportionaliteit. De thema s worden in het volgende hoofdstuk nader uitgewerkt. Inkoop- en aanbestedingsbeleid

7 3 Het beleid Uitwerking doelstellingen Het beleid beslaat de volgende processen: Tactische inkoop Operationele inkoop 1. Inventariseren 2. Specificeren 3. Selecteren 4. Contracteren 5. Bestellen 6. Bewaken 7. Nazorg Aanbesteden Figuur 1: processen Voor deze processen zijn de hiernagenoemde rechtmatigheids- en doematigheidsthema s leidend. Zij geven richting aan de wijze hoe de provincie Overijssel met inkoop omgaat. 3.1 Rechtmatigheidsthema s Procedures Naast de Europese aanbestedingsprocedures kent de provincie Overijssel ook aanbestedingsprocedures onder de Europese drempel 2. Dit zijn de enkelvoudige, meervoudig onderhandse en nationale aanbestedingen, waarbij de volgende drempels worden gehanteerd: Aanbestedingsprocedures Werken Leveringen en Diensten Enkelvoudig (EO) < ,- < ,- Meervoudig onderhands (MVO) (minimaal 3 offertes) Nationaal ,- < ,- < , ,- < , ,- n.v.t. Europees , ,- Figuur 2: procedures 2 De Europese aanbestedingsdrempels zoals die tweejaarlijks door de EU/EC worden vastgesteld, worden automatisch verwerkt in het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Inkoop- en aanbestedingsbeleid

8 Let op: De provincie Overijssel heeft reeds in 2005 besloten om bij aanbestedingen van Werken het Aanbestedingsreglement Werken (ARW 2012) van toepassing te verklaren. De raming van de opdracht bepaalt de aanbestedingsprocedure. Om tot een goede raming te komen, zal BIJLAGE 1 (onderdeel II) gehanteerd worden. De voorgeschreven aanbestedingsprocedures zijn minimale eisen. Het is zonder meer toegestaan een hoger regime (= een regime welke hoort bij een grotere contractwaarde) te kiezen. Voor alle aanbestedingsprocedures geldt dat de sjablonen uit BIJLAGE 2 (onderdeel III) gebruikt moeten worden. Uitnodigingenbeleid De keuze van ondernemer(s) die de provincie uitnodigt voor het doen van een aanbieding bij een Enkelvoudige of Meervoudig onderhandse procedure vindt plaats op objectieve en transparante criteria, waarbij waar mogelijk ten minste één regionale ondernemer uitgenodigd wordt voor het doen van een aanbieding. Meerwerk en herhalingsopdrachten In alle aanbestedingsprocedures is het mogelijk om een opdracht aan een zelfde leverancier toe te kennen, mits de regels zoals beschreven in artikel van de Aanbestedingswet 2012 worden nageleefd. Voor meerwerk (een aanvullende opdracht) betekent dit dat de opdracht aan dezelfde leverancier mag worden verstrekt, indien aan alle onderstaande punten is voldaan: - er altijd sprake is van onvoorzienbaarheid en; - meerwerk maximaal 50% van de oorspronkelijke opdracht bedraagt en; - meerwerk onlosmakelijk verbonden is aan de oorspronkelijke opdracht (dus geen nieuwe opdracht!) Voor herhalingsopdrachten (een nieuwe opdracht) betekent dit dat de opdracht aan dezelfde leverancier mag worden verstrekt, indien aan alle onderstaande punten is voldaan: - de opdracht voorzien was (bij de raming) en kenbaar is gemaakt en; - de herhalingsopdracht altijd binnen 3 jaar na de oorspronkelijke opdracht moeten worden verstrekt. B-diensten Indien de raming van een opdracht boven de Europese drempel uitkomt, is het in gevallen waarin geen sprake is van grensoverschrijdend belang mogelijk om meervoudig onderhands aan te besteden. Het gaat slechts om de onderwerpen die zijn beschreven in bijlage II-B van richtlijn 2004/18/EG. De provincie Overijssel heeft in een zogenaamde factsheet het beleid hieromtrent nader uitgewerkt. Deze uitwerking is leidend. Zie BIJLAGE 2 (onderdeel II). Integriteit De provincie Overijssel doet alleen zaken met integere partners. Dat betekent dat deze partners zich houden aan wet- en regelgeving. Dit zal getoetst worden door middel van: - Het zoveel mogelijk opvragen van een Verklaring Omtrent Gedrag voor (natuurlijke) personen die provinciale informatie ter beschikking krijgen in alle inkooptrajecten; - Het opvragen van een Gedragsverklaring aanbesteden voorafgaande aan de gunning in Europese en nationale aanbestedingen; - Het toepassen van model K in alle Europese en nationale aanbestedingsprocedures voor werken; - Het bij inschrijvers opvragen van de uniforme eigen verklaring, conform de daartoe Inkoop- en aanbestedingsbeleid

9 vastgestelde modellen 3 ; - Het waar nodig laten ondertekenen van een geheimhoudingsverklaring; - Het handhaven van het provinciale BIBOB-beleid. Scheiden van belangen Belangenverstrengeling rond een aanbesteding kan zich voordoen wanneer een inschrijvende marktpartij betrokken was, of is, bij de voorbereiding van het project of de aanbesteding of de beoordeling van de inschrijvingen. Belangenverstrengeling kan leiden tot het vervalsen van de mededinging door a) inschrijven met voorkennis of b) manipulatie van de opdracht, de aanbesteding of de gunning. 4 Om (de schijn van) belangenverstrengeling te voorkomen hanteert de provincie Overijssel als basis het beleid Scheiding van Belang van Rijkswaterstaat. Zie BIJLAGE 2 (onderdeel I.). Duurzaam inkopen Op 1 november 2004 heeft de provincie Overijssel de Milieubeleidsverklaring ondertekend. In deze verklaring is vastgelegd dat de provincie Overijssel de verantwoordelijkheid op zich neemt om de milieuprestaties van de provincie Overijssel continue te verbeteren met behulp van een milieumanagementsysteem. Dit heeft nadien geresulteerd in het ondertekenen van de verklaring deelname aan het landelijke programma duurzaam inkopen van Agentschap NL. Met het ondertekenen van deze verklaring verplicht de Provincie Overijssel zich om met ingang van 2010 tenminste 50 % van haar inkoopbehoeften duurzaam te verwerven. Daarbij heeft de Provincie Overijssel vastgelegd dat het percentage duurzaam inkopen met ingang van % zal bedragen. De provincie hanteert daarbij de duurzaamheidscriteria zoals deze worden gepubliceerd door Pianoo. In de notitie duurzaam inkopen (zie BIJLAGE 3, onderdeel II) wordt het beleid hieromtrent nader uitgewerkt. Zie ook Met het aannemen van de motie De Bree in oktober 2011 heeft PS de opdracht gegeven om bij aanbestedingen die daarvoor geschikt zijn Social Return criteria toe te passen. Gedeputeerde Staten van de provincie Overijssel hebben op 6 januari 2015 besloten om: social return bij aanbestedingen boven de drempel van meervoudig onderhands aanbesteden in principe toe te passen als een uitvoeringsvoorwaarde, waarbij een standaardpercentage van 5% van de opdrachtwaarde gehanteerd wordt. Toe te staan dat de (ambtelijk)opdrachtgever van een individuele aanbesteding gemotiveerd afwijkt (niet toepassen, ander percentage, percentage van de loonsom) van dit uitgangspunt met name in de gevallen waarin zich de volgende situaties voordoen: o Verdringing van bestaand (tijdelijk) personeel; o Lage looncomponent in de opdracht; o Laagconjunctuur. Te streven naar een duurzame inzet van mensen in provinciale opdrachten. Dit betekent dat er aandacht is voor flexibiliteit bij de invulling van verplichtingen en de opdrachtnemer de verplichtingen in overleg en overeenstemming met de provincie invult. De meting van de gerealiseerde social return in aanbestedingen plaatsvindt overeenkomstig de bouwblokkenmethodiek. Zie BIJLAGE 4 (onderdeel III). 3 In de eigen verklaring verklaart een ondernemer dat hij voldoet aan de gevraagde uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en selectiecriteria. Vervolgens hoeft alleen de winnende inschrijver of de geselecteerde gegadigden hiervoor originele bewijsstukken aan te leveren als de aanbestedende dienst hiernaar vraagt. De inschrijver verklaart onder meer dat hij niet onherroepelijk strafrechtelijk is veroordeeld dan wel in omstandigheden van faillissement, surséance van betaling verkeert niet voldoet aan zijn betalingsverplichtingen of een ernstige fout heeft begaan). 4 Scheiding van belang, beleid tegen belangenverstrengeling bij de aanbesteding. Zoals vastgesteld door DT-RWS op 14 september 2007, met verwerking van de discussie met bouwdepartementen e.a. Inkoop- en aanbestedingsbeleid

10 3.2 Doelmatigheidsthema s Maatschappelijke waarde De provincie wil met haar aanbestedingen zoveel mogelijk maatschappelijke waarde creëren. Zij hanteert daarvoor het uitgangspunt van een zo optimaal mogelijke prijs/kwaliteitverhouding. Daarbij wordt de kwaliteit mede bepaald door de in het inkoop- en aanbestedingsbeleid opgenomen doelstellingen met betrekking tot innovatie, duurzaamheid en social return. Innovatie De provincie Overijssel wil innovatie bevorderen en, daar waar mogelijk, gebruik maken van de kennis van de markt. Voordat zij een opdracht in de markt zet, kan een marktconsultatie gehouden worden. Innovatie wordt daarnaast bevorderd door middel van de vorm van aanbesteden, waarbij in plaats van het traditioneel beschrijven van het bestek, meer functioneel gespecificeerd wordt en het gebruik maken van geïntegreerde contractvormen (PPS (publiek-private samenwerking)) zoals DB(F)M(O) 5. Efficiënt inkopen Samenwerkingsverbanden De provincie Overijssel werkt in inkoopverband samen met de gemeenten Zwolle en Kampen in het Shared Service Center Bedrijfsvoering. Op termijn bestaat de mogelijkheid dat het aantal partners in deze samenwerking uitgebreid wordt. Uit oogpunt van efficiency en kostenbesparing kan de samenwerking er toe leiden dat opdrachten van de deelnemende aanbestedende diensten gezamenlijk aanbesteed worden. Buiten deze samenwerking zal de provincie Overijssel, waar dit vanuit oogpunt van efficiency en kostenbesparing wenselijk is en zich kansen voordoen, de samenwerking met andere aanbestedende diensten opzoeken. In geval van een gezamenlijke aanbesteding zal onder meer gekeken worden naar de grootte en de aard van de opdracht en de samenstelling van de relevante markt, alvorens opdrachten samen te voegen. Uitgangspunt hierbij is dat de mededinging te allen tijde gewaarborgd blijft, de toegang van het MKB tot de opdracht niet onnodig wordt beperkt en de concurrentie blijft gewaarborgd. Lead-buyership Intern Bij alle aanbestedingsprocedures wordt door het verantwoordelijk organisatieonderdeel bezien of er sprake is van een eenheidsoverstijgende inkoop/aanbesteding, waarvoor een eenheidsoverstijgend inkoop-/aanbestedingstraject wordt gestart. Een dergelijk eenheidsoverstijgend inkooptraject wordt onder verantwoordelijkheid van een, nader aan te wijzen, lead-buyer 6 uitgevoerd. Extern In geval van een gezamenlijke aanbesteding door het SSC Bedrijfsvoering zal de inkoopprocedure onder verantwoordelijkheid van een gezamenlijk aan te wijzen lead-buyer 7 plaatsvinden. Het Inkoop- en aanbestedingsbeleid van de organisatie van deze lead-buyer zal daarbij leidend zijn. In geval van een gezamenlijke aanbesteding met andere aanbestedende diensten zal in onderling overleg worden vastgesteld welk inkoop- en aanbestedingsbeleid van toepassing is. 5 DB(F)M(O) is een integraal contract waarin ontwerp, bouw en exploitatie en evt. ook de financiering van ontwerp en uitvoering bij een opdrachtnemer belegd worden. De opdrachtgever betaalt in de explotatiefase naar prestatie. 6 In het algemeen zal dit de meest belanghebbende eenheid of het meest belanghebbende team zijn. 7 In het algemeen zal dit de meest belanghebbende organisatie zijn. Inkoop- en aanbestedingsbeleid

11 Kostenvergoeding De provincie Overijssel vergoedt in principe geen kosten voor deelname aan aanbestedingsprocedures. Deze komen voor rekening van de betreffende leverancier. Alleen indien een gedeelte van de te plaatsen opdracht moet worden uitgevoerd om de inschrijving in te kunnen dienen (bijvoorbeeld in geval van visiepresentaties, maquettes en modellen, schetsen of (constructie-)doorberekening) kan er een kostenvergoeding gegeven worden. In de aanbestedingsstukken zal altijd aangegeven worden of er al dan niet een bepaalde kostenvergoeding zal plaatsvinden. Algemene inkoopvoorwaarden en concept-overeenkomst De provincie Overijssel maakt bij al haar inkopen voor leveringen en diensten gebruik van Algemene Inkoopvoorwaarden (zie BIJLAGE 1, onderdeel I.) Opdrachtverlening voor werken geschiedt conform de daartoe paritair opgestelde voorwaarden (UAV 2012 en UAV GC). Voorwaarden van de opdrachtnemer worden uitdrukkelijk van de hand gewezen. Bij iedere aanbesteding zullen potentiële opdrachtnemers wel in de gelegenheid gesteld worden om suggesties te doen voor aanpassingen aan de conceptovereenkomst of af te wijken van de inkoopvoorwaarden. Klachtafhandeling De provincie doet haar uiterste best om elke aanbestedingsprocedure zo zorgvuldig mogelijk te laten verlopen. Naast de mogelijkheid van het stellen van vragen in een aanbestedingsprocedure is het ook mogelijk dat ondernemers, branche- en belangenorganisaties klachten over een aanbestedingsprocedure indienen. De wijze van klachtafhandeling zal in de aanbestedingsstukken aangegeven worden. Mediation Door de provincie Overijssel is de methode Overijssel ontwikkeld waarbij mediation plaatsvindt om een geschil op te lossen. Ook in het geval van een geschil op het gebied van inkopen en aanbesteden wordt waar mogelijk gekozen voor deze methode. Wanneer partijen minnelijk ook na mediation geen oplossing vinden, zal het geschil worden voorgelegd aan de daarvoor bevoegde rechter. Contractbeheer De provincie Overijssel streeft naar professioneel en zorgvuldig opdrachtgeverschap. In het kader van onder andere continuïteit, transitie en kwaliteitsverbetering wil de provincie Overijssel inzicht hebben in het aantal gesloten overeenkomsten, de gecontracteerde omvang, de mate van naleving van contractvoorwaarden en de expiratie van overeenkomsten. De provincie Overijssel houdt derhalve een contractenregister bij, waarin deze gegevens opgenomen worden. Inkoop- en aanbestedingsbeleid

12 4 Slotbepalingen 4.1 Wijzigingen Het inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt door Gedeputeerde Staten vastgesteld. Jaarlijks wordt op initiatief van het Shared Service Center Bedrijfsvoering het beleid geëvalueerd. Wanneer de (rechts)praktijk aanleiding geeft tot wijzigingen die betrekking hebben op onderdeel I., zullen deze door de Directie op voorstel van het Shared Service Center Bedrijfsvoering worden doorgevoerd. Wanneer de (rechts)praktijk aanleiding geeft tot wijzigingen die betrekking hebben op de onderdelen II. en/of III. worden deze door het Shared Service Center Bedrijfsvoering aangepast. 4.2 Afwijkingen Incidentele afwijkingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid worden door de eenheden aan de Directie voorgelegd, vergezeld van het advies van het Shared Service Center Bedrijfsvoering. Inkoop- en aanbestedingsbeleid