Inhoud 1. Inleiding Gemeentelijke doelen

Transcriptie

1

2 Dit inkoopbeleid is op 25 april 2013 vastgesteld door de gemeenteraad van de gemeente Meppel en heeft zowel interne als, na openbaarmaking en inwerkingtreding daarvan, externe werking. Inhoud 1.. Inleiding 2.. Gemeentelijke doelen 2.1 Doelen

3 2.2 Uitgangspunten 3.. Juridische uitgangspunten en (rand)voorwaarden 3.1 Inkoopbeleid en aanbestedingsregels 3.2 Algemene beginselen van inkoop 3.3 Duidelijk grensoverschrijdend belang 3.4 Uniformiteit en uniforme documenten 4.. Ethische en ideële uitgangspunten en (rand)voorwaarden 4.1 Social Return 4.2 Duurzaamheid 5.. Economische uitgangspunten en (rand)voorwaarden 5.1 Leveranciersstrategie 5.2 Lokale economie en lokale ondernemers 5.3 Innovatie 5.4 Lastenverlichting en integrale kosten-kwaliteitsverhouding 6.. Organisatorische uitgangspunten en (rand)voorwaarden 6.1 Inkoopfunctie 6.2 Raming en financiële budget 6.3 Samenwerking 6.4 Contractbeheer en contractmanagement 7.. Begrippenlijst 1. Inleiding Dit inkoopbeleid geeft de doelen, kaders, uitgangspunten en (rand)voorwaarden aan van de gemeente Meppel met betrekking tot de inkoop van werken, leveringen en diensten. De praktische invulling en uitwerking van dit inkoopbeleid is vastgelegd in de inkoophandleiding van de gemeente Meppel, die is vastgesteld door het college van B&W van de gemeente Meppel. 2. Gemeentelijke doelen 2.1 Doelen De gemeente stelt zich de navolgende doelen met betrekking tot inkoop: a. De gemeente wil rechtmatig en doelmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed. b. De gemeente wil een integere, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn. c. De gemeente wil werken, leveringen en diensten tegen een zo optimaal mogelijke integrale kostenkwaliteitverhouding inkopen. d. Inkoop levert een continue positieve bijdrage aan het algehele prestatieniveau van de gemeente. 2.2 Uitgangspunten

4 Teneinde vorengenoemde doelen te verwezenlijken zijn juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten en (rand)voorwaarden geformuleerd en vastgelegd in dit inkoopbeleid. 3. Juridische uitgangspunten en (rand)voorwaarden De gemeente hanteert de navolgende juridische uitgangspunten en (rand)voorwaarden: 3.1 Inkoopbeleid en aanbestedingsregels Inkoop vindt plaats met inachtneming van dit inkoopbeleid. 3.2 Algemene beginselen van inkoop Inkoop vindt op een doelmatige, rechtmatige, transparante, objectieve en non discriminatoire wijze plaats. 3.3 Duidelijk grensoverschrijdend belang Voorafgaande aan de start van een inkoopproces met een geraamde waarde onder het Europese drempelbedrag vindt een toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. 3.4 Uniformiteit en uniforme documenten a. De gemeente streeft naar uniformiteit in het inkoopproces. b. De op de inkoop en aanbesteding van toepassing zijnde regelgeving wordt gehanteerd. c. De inkoopvoorwaarden van de gemeente Meppel worden van toepassing verklaard op de overheidsopdracht of de raamovereenkomst, behoudens een en ander in het concrete geval niet doelmatig of niet mogelijk is. 4. Ethische en ideële uitgangspunten en (rand)voorwaarden De gemeente onderschrijft de NEVI gedragscode Handreiking verantwoord inkopen. De NEVI gedragscode is te raadplegen op de website van de NEVI. ( Nadrukkelijk zal er aandacht zijn voor Social Return en Duurzaamheid. 4.1 Social Return De gemeente wil door het stellen van sociale contractvoorwaarden bij inkopen, personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt en leerlingen aan een werkplek helpen. 4.2 Duurzaamheid De gemeente zet zich maximaal in om werken, leveringen en diensten duurzaam in te kopen.

5 5. Economische uitgangspunten en (rand)voorwaarden De gemeente hanteert de navolgende economische uitgangspunten en (rand)voorwaarden: 5.1 Leveranciersstrategie De gemeente streeft naar een optimale ontwikkeling van het leveranciersmanagement waarbij kritisch wordt gekeken naar het aantal leveranciers en de prestatie van leveranciers. 5.2 Lokale economie en lokale ondernemers De gemeente streeft ernaar om de lokale economie te versterken zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van ondernemers leidt. 5.3 Innovatie De gemeente streeft naar innovatie bij de uitvoering van werken of het leveren van producten of diensten. 5.4 Lastenverlichting en integrale kosten-kwaliteitsverhouding a. De gemeente streeft naar administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf, als voor ondernemers. b. De gemeente streeft naar optimalisatie van de ketenkosten. c. Werken, leveringen en/of diensten worden voor de juiste en aangewezen integrale kosten-kwaliteitverhouding verworven. 6. Organisatorische uitgangspunten en (rand)voorwaarden 6.1 Inkoopfunctie De inkoopfunctie is binnen de gemeente Meppel centraal georganiseerd. De centrale adviesfunctie inkoop en aanbesteding heeft de regie over het proces. De afdelingen zijn verantwoordelijk voor de (technische) specificaties. De gemeente staat open voor innovatie van het inkoopproces en streeft naar een continue optimaliseren van de inkoopfunctie in de te leveren bijdragen aan het uitvoeren van de gemeentelijke programma s. 6.2 Raming en financiële budget a. Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande raming van de opdracht of raamovereenkomst. b. Inkoop vindt slechts plaats als het budget beschikbaar en toereikend is. 6.3 Samenwerking Wanneer door bundeling van inkoopvolumes en/of het efficiënt uitvoeren van een gemeenschappelijk inkoopproces er op kwalitatief, procesmatig en financieel gebied voordeel valt te behalen staat de gemeente positief tegenover samenwerking met andere organisaties. 6.4 Contractbeheer en contractmanagement Contracten worden in een centrale database beheerd en bewaakt. de juiste contactgegevens dienen op het juiste moment voor de juiste persoon beschikbaar te zijn. De gemeente streeft naar een optimaal gebruik en uitnutting van

6 de afgesloten contracten. 7. Begrippenlijst Aanbesteden Een vorm van inkoop die uitgaat van concurrentiestelling waarbij ondernemers in staat worden gesteld om ter zake van de uitvoering van een werk, een levering of een dienst een aanbod te doen. Aanbestedingsregels Het geheel van geldende geschreven en ongeschreven rechtsregels bij inkoop en aanbesteden voortvloeiende uit nationale en Europese wet- en regelgeving en jurisprudentie. Contractbeheer Het proces dat ervoor zorgt dat de juiste informatie op het juiste tijdstip op de juiste plaats is, ter ondersteuning van het gehele contractmanagementproces. Contractmanagement Het proces waarbij, op basis van verkregen input, getekende contracten en wijzigingen hierop eenduidig worden vastgelegd, beheerd en bewaakt, teneinde volledige benutting van contracten te faciliteren en managementrapportages te genereren. Diensten Werkzaamheden niet zijnde leveringen en/of werken, zoals vastgelegd in Bijlage II van Richtlijn 2004/18/EG. Doelmatige inkoop Effectief en efficiënt, in de zin dat de inspanningen en uitgaven daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel en de kosten in redelijke verhouding staan tot de opbrengsten, het zo zuinig mogelijk aanwenden van de gemeentelijke middelen. Grensoverschrijdend belang De omstandigheid waarbij een buiten Nederland gevestigde ondernemer daadwerkelijk interesse heeft of kan hebben in (gunning en uitvoering van) de opdracht of raamovereenkomst. Inkoop (Rechts-) handelingen gericht op de verwerving van werken, leveringen of diensten en die een of meerdere facturen van een ondernemer met betrekking tot bedoelde werken, leveringen of diensten tot gevolg hebben. Inkoop omvat procesmatig het inventariseren en specificeren van hetgeen ingekocht dient te worden, het selecteren en contracteren van de meest geschikte ondernemer, het daadwerkelijk bestellen van werken, leveringen en/of diensten en het bewaken van hetgeen ingekocht dient te worden inclusief de nazorg. Inkoopfunctie De organisatie van, de methoden en procedures en de informatievoorziening met betrekking tot het inkoopproces. Inkoopproces Het proces in de periode tussen de vraag van de gemeente en het aanbod van de markt, gericht op en resulterend in een opdracht of raamovereenkomst of in een op basis van een raamovereenkomst geplaatste opdracht. Inkoopvoorwaarden De inkoopvoorwaarden van de gemeente Meppel. Levering De aankoop, leasing, huur of huurkoop met of zonder koopoptie van producten, waarbij leveringen ook de werkzaamheden voor het aanbrengen en installeren kunnen omvatten.

7 NEVI Nederlandse Vereniging voor Inkoopmanagement. Kennisnetwerk voor inkoop. Non discriminatoire inkoop Gelijke gevallen, omstandigheden en personen, gelijk behandelen. Objectieve inkoop Een leverancierskeuze die gebaseerd is op feiten en niet op meningen en waarbij onafhankelijke methoden worden toegepast. Ondernemer Een ieder die werken, leveringen of diensten op de markt aanbiedt, derhalve respectievelijk een aannemer, een leverancier en/of een dienstverlener. Raamovereenkomst Een schriftelijke overeenkomst tussen een of meer aanbestedende diensten en een of meer ondernemers met het doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden inzake te plaatsen overheidsopdrachten vast te leggen. Rechtmatige inkoop Het voldoen aan de aanbestedingsregels en de bepalingen van dit inkoopbeleid. Social Return Het opnemen van een voorwaarde in de aanbesteding ten behoeve van het creëren van extra werk(ervarings)plaatsen voor mensen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt. Transparante inkoop Zorgvuldig, duidelijk, controleerbaar en zonder willekeur en/of favoritisme. Werk Het product van een geheel van bouwkundige of civieltechnische werken dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen.