Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Stichting Accent

Transcriptie

1 1 Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Stichting Accent Hoofdstuk 1: Inleiding Bij het inkopen en aanbesteden door de overheid worden publieke gelden aangewend. Hierop rust de verantwoordelijkheid deze gelden op een rechtmatige, efficiënte en integere wijze te besteden. Het begrip overheid is ruimer dan men op het eerste gezicht zou denken. Naast overheidsorganen zoals ministeries, provincies en gemeenten, gelden de richtlijnen ook voor alle publiekrechtelijke instellingen. Dit zijn bedrijven en instellingen waarin de overheid grote invloed heeft, bijvoorbeeld wanneer de overheid die instelling (mede-) financiert. Het moge duidelijk zijn dat ook Stichting Accent binnen deze kaders valt. Op grond hiervan is het wenselijk om over een helder en eenduidig protocol te beschikken dat hierop aansluit. In dit document is het inkoop- en aanbestedingsbeleid van Stichting Accent weergegeven. Het beleid geeft aan wat de kaders zijn en op welke manier wij leveringen, diensten en werken inkopen. Het is de bedoeling om intern de medewerkers een leidraad te bieden, maar ook voor externe leveranciers om duidelijk aan te geven hoe Stichting Accent haar inkoopproces heeft vormgegeven. Uiteraard is het doel ook gericht op kostenreductie en verhoging van de kwaliteit voor het gehele inkoopproces. De keuze voor een bepaalde wijze van aanbesteden wordt in overheidsland bepaald door nationale en internationale voorschriften: A: nationaal : Besluit aanbestedingsregels voor overheidsoverdrachten (Aanbestedingswet 2012 en Gids Proportionaliteit januari 2013) B: internationaal : Europese Richtlijnen voor de aanbesteding van werken, leveringen en diensten Ad A: Op het gebied van nationale wet en regelgeving is voor het aanbesteden van werken in de overheidssector het Uniform Aanbestedingsreglement vastgesteld en bevat met name procedures ten aanzien van de diverse vormen van aanbesteding, variërend van enkelvoudige onderhandse aanbestedingen tot en met meervoudige openbare aanbestedingen. Dit reglement is niet verplicht voorgeschreven maar wordt door de meeste overheidsinstanties toegepast. Ook andere publiekrechtelijke en semi-publiekrechtelijke organisaties hanteren het UAR Ad B: De Europese richtlijnen komen er in het kort gezegd op neer dat deze van toepassing zijn indien de geraamde waarde van de opdracht de in de richtlijnen opgenomen drempelwaarde overschrijdt. Het gaat om de totale vergoeding aan de leverancier, exclusief BTW. Indien de

2 2 waarde vooraf niet exact kan worden vastgesteld, moet er een reële inschatting worden gemaakt. Hiervoor bestaan richtlijnen en aanwijzingen. Hierbij gaat bijzondere aandacht uit naar het verbod tot (kunstmatige) splitsing van opdrachten of een oneigenlijk gebruik van bijzondere regelingen om onder drempelbedragen te blijven en aldus aan de aanbestedingsregels te ontkomen. Per 2015 zijn de volgende drempelwaarden van toepassing (exclusief BTW): * Werken ,- * Leveringen en diensten ,- Grootschalige bouwprojecten daargelaten zal, gezien de drempelbedragen binnen de categorie Werken weinig sprake zijn van toepassing van de Europese regels. Voor leveringen en diensten des te meer. Immers bij meerjarige contracten geldt als uitgangspunt de geraamde waarde van de opdracht gedurende de gehele contractduur van de overeenkomst, inclusief opties en verlengingen. Naast de verplicht voorgeschreven bepalingen in de Richtlijnen voor Europese Aanbestedingen, kan Accent op basis van eigen inzichten een beleid voor de overige aanbestedingen ontwikkelen. Hoofdstuk 2 Doelstelling en Uitgangspunten De doelstelling van het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de Stichting Accent is als volgt: Rechtmatig en doelmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed; Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn; Inkopen tegen de meest optimale prijs/kwaliteit verhouding; Administratieve lastenverlichting door vergroten en verbeteren van de efficiency; Een positieve bijdrage leveren aan het prestatieniveau van Stichting Accent; Het opzetten en voeren van adequaat leveranciersbeleid en contractmanagement. Om deze doelstellingen te bereiken staan uiteraard een relevante wet- en regelgeving voorop. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is weergegeven vanuit vier invalshoeken: juridische, organisatorische, maatschappelijke en economische. Deze zijn in de volgende paragrafen uiteengezet. 2a: Juridische uitgangspunten Wettelijk kader: Stichting Accent doet haar werkzaamheden volgens de nationale en Europese wet- en regelgeving, ook met betrekking tot inkopen. De beginselen van de Europese aanbestedingsrichtlijnen zijn transparantie, objectiviteit, nondiscriminatie en proportionaliteit. Proportionaliteit houdt in deze context in dat een schoolbestuur uitsluitend eisen, voorwaarden en criteria stelt aan inschrijvers en inschrijvingen die in een

3 3 redelijke verhouding staan tot het voorwerp van inkoop. Leidend hierbij is de in 2013 opgestelde landelijke Gids Proportionaliteit. Vanuit dit proportionaliteitsbeginsel geldt dat ook de aanbesteding onder de grens van Europese aanbesteding aan voorwaarden moet voldoen zoals in de nieuwe aanbestedingswet is opgenomen. Er moet een passende aanbestedingsprocedure worden gehanteerd, die aansluit bij het in te kopen onderwerp, afgezet tegen het karakter van de markt waarin potentiële leveranciers opereren. Deze richtlijn geldt voor alle inkopen, zowel werken als leveringen en diensten. Opdrachten worden verdeeld in percelen, tenzij er zwaarwegende redenen zijn om dit niet te doen. Een voorbeeld hiervan is standaardisering van de levering/dienst binnen Accent of het prefereren van één contactpersoon in het inkoopproces. Binnen deze kaders moeten de mogelijkheden en kansen voor het midden- en kleinbedrijf groter worden om ook aan aanbestedingsprocedures mee te doen en opdrachten gegund te krijgen. Met uitzondering van de Europese aanbestedingsdrempels zijn afwijkingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid mogelijk. Daarvoor dient de afwijkingsgrond in het aanbestedingsdossier gemotiveerd te worden. Algemene inkoopvoorwaarden: Stichting Accent heeft algemene inkoopvoorwaarden. Deze zijn op de website gepubliceerd. De contracten die worden afgesloten vallen binnen dit regime. Bij een offerteaanvraag wordt gewezen op de toepasselijkheid van deze algemene inkoopvoorwaarden. In de gevallen waarvoor een specifieke overeenkomst wordt afgesloten, kunnen specifieke voorwaarden boven de algemene inkoopvoorwaarden worden gesteld. Deze overeenkomst wordt altijd door het College van Bestuur ondertekend. 2B: Organisatorische uitgangspunten In organisatorisch opzicht is Stichting Accent één aanbestedende dienst. Voor in te kopen diensten, werken en leveringen voor alle scholen samen wordt gekeken welke aanbestedingsprocedure doorlopen moet worden. Uitgangspunt voor het inkopen is dat centraal wordt ingekocht, dan wel overkoepelende mantel-contracten worden aangegaan. Per situatie wordt vastgelegd in hoeverre op schoolniveau bestellingen kunnen worden gedaan binnen de mantelcontracten die Stichting Accent aangaat. De beleidsmedewerker algemene zaken in binnen de Accent-organisatie aangewezen als inkoopcoördinator. Hij heeft als zodanig de volgende taken en verantwoordelijkheden: opstellen van het inkoopbeleid en het beheren inkoopprocedure; opstellen en uitvoeren van bovenschools leveranciers- en contractbeheer; controle op doelmatigheid van decentraal inkoopbeleid; de feitelijke aanbestedingstrajecten inclusief afsluiten contracten en raamovereenkomsten; aanleveren van managementinformatie op het gebied van inkoop;

4 4 2C: Maatschappelijke uitgangspunten Inkoopethiek: De personen die namens Stichting Accent handelen zijn loyaal aan de stichting. Er dient geen persoonlijke belangenverstrengeling te zijn met leveranciers van diensten en producten. Stichting Accent streeft naar een respectvolle, positieve en zakelijke relatie met haar leveranciers op de navolgende wijze: voorziet de leveranciers altijd van correcte informatie; behandelt verkregen informatie vertrouwelijk; geeft alle leveranciers gelijke informatie; voert leveranciersselecties uit op basis van relevante en objectieve criteria; houdt rekening met proportionaliteit; zal motiveren waarom een aanbieding is afgewezen als de leverancier hierom vraagt, overigens zonder dat dit tot nieuwe onderhandelingen leidt. Duurzaam inkopen: Bij de aanbestedingstrajecten schenkt Stichting Accent aandacht aan duurzaamheid. Duurzaam, of maatschappelijk verantwoord inkopen betekent rekening houden met maatschappelijke gevolgen in het inkoop- en aanbestedingsproces. Het gaat hierbij om de sociale, milieu-gerelateerde en economische gevolgen. Duurzaam inkopen wordt waar mogelijk nagestreefd, maar is wel afhankelijk van het beschikbare budget. E-procurement: Electronic procurement betekent dat we zoveel mogelijk gebruik maken van internettechnologie in het inkoopproces ter bevordering van effectiviteit en efficiency. MKB en lokale leveranciers: Stichting Accent wil de regionale economie stimuleren en lokale en regionale leveranciers opdrachten gunnen. Door de Europese richtlijn is dit niet direct mogelijk. Mogelijkheden om plaatselijke leveranciers wel te betrekken zijn: - bij onderhandse aanbestedingen ook plaatselijke partijen uitnodigen; - bij Europese aanbestedingen meerdere percelen opnemen, waardoor percelen kleiner worden; Social return: Bij het aanbesteden zal Stichting Accent, daar waar mogelijk, trachten om maatschappelijke waarde te creëren, bijvoorbeeld door het opnemen van een verplichting om arbeidsgehandicapten te werven. 2D: Economische uitgangspunten Voor het inkopen van werken, goederen of diensten wordt een raming gemaakt van de opdrachtwaarde. Bij deze raming wordt gekeken naar de totale inkoopwaarde voor Stichting Accent en al haar scholen en of dergelijke zaken vaker worden ingekocht binnen de organisatie. De waarde wordt berekend over de totale contractduur, inclusief opties en verlengingen. Als uitgangspunt geldt een periode van 4 jaar, tenzij het contract anders noemt.

5 5 Het totaal van de geraamde uitgaven bepaalt welke procedure wordt gevolgd. Het splitsen van de opdracht enkel en alleen om zo onder een Europese aanbestedingsplicht uit te komen, is verboden. Hoofdstuk 3 Inkoopprocedures De geldende procedures zijn allereerst afhankelijk van de aard van het product. Hierin maakt de wet het volgende onderscheid: Werken: een schriftelijke overeenkomst voor het realiseren van infrastructurele dan wel bouwkundige werken die bestemd zijn voor het vervullen van een economische of technische functie. Onder werken wordt derhalve verstaan de (ver)nieuwbouw van en aanpassingen aan schoolgebouwen. Leveringen: een schriftelijke overeenkomst voor aankoop, leasing of huur van een product (altijd tastbaar). Bijkomende werkzaamheden voor het leveren, aanbrengen of installeren van de producten worden als onderdeel van het product beschouwd. Voorbeelden zijn ICT-middelen, OLP, energie, technische installaties etc. Diensten: een schriftelijke overeenkomst voor het verrichten van diensten. Onder diensten worden alle prestaties begrepen die niet onder leveringen of werken vallen (en niet tastbaar zijn). Voorbeelden zijn: inhuur personeel, schoonmaak etc. Voor leveringen en diensten gelden eenduidige normen; werken vallen onder een andere categorie. De meest gangbare inkoopprocedures zijn: 1. Enkelvoudig onderhands aanbesteden: De opdrachtgever kiest zelf één potentiële leverancier uit. De opdracht wordt niet gepubliceerd en er is geen sprake van concurrentie tussen leveranciers. Deze vorm van marktbenadering wordt slechts beperkt toegepast. Op basis van een aantal objectieve criteria wordt gezocht naar een geschikte- veelal lokale- ondernemer; deze wordt uitgenodigd om offerte uit te brengen. 2. Meervoudig onderhands aanbesteden: De opdrachtgever kiest minimaal drie potentiële leveranciers uit die op basis van objectieve criteria een offerte uitbrengen. Hier is sprake van beperkte concurrentie. Veelal wordt gezocht naar drie geschikte ondernemers uit de regio om een offerte uit te brengen. Hierbij kan er bewust voor worden gekozen om, naast lokale partijen, ook een niet-regionale partij uit te nodigen. 3. Nationaal openbaar aanbesteden: De opdrachtgever publiceert de opdracht via Tenderned of een ander medium dat op dat moment voorgeschreven is. Iedere leverancier mag een aanbieding doen: er is vrije concurrentie tussen alle mogelijke leveranciers. De opdrachtgever kiest op grond van vooraf gepubliceerde objectieve selectie- en gunningscriteria wie de opdracht krijgt.

6 6 4. Europees aanbesteden: De opdrachtgever plaatst op Europees niveau een aankondiging voor een opdracht. De opdracht is toegankelijk voor alle leveranciers: er is vrije concurrentie tussen alle Europese leveranciers. De opdrachtgever kiest op grond van vooraf gepubliceerde objectieve selectieen gunningscriteria wie de opdracht krijgt; Hoofdstuk 4: Voorwaarden voor de wijze van aanbesteden Onderstaande werkwijze wordt toegepast op basis van bedragen exclusief BTW en wel voor de gehele contractduur. Bij aanbestedingen onder het drempelbedrag voor Europese aanbestedingen, kan bij uitzondering van de voorgeschreven werkwijze worden afgeweken indien hier zwaarwegende argumenten voor zijn. Leveringen en diensten: Ondergrens Bovengrens Procedure ,- - Europese aanbesteding , ,- Nationaal openbare aanbesteding , ,-- Meervoudig onderhands 0, ,-- Enkelvoudig onderhands Werken: Ondergrens Bovengrens Procedure ,- - Europese aanbesteding , ,- Nationaal openbare aanbesteding , ,- Meervoudig onderhands 0, ,- Enkelvoudig onderhands Inwerkingtreding Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid treedt in werking op 1 januari 2015 en wordt uiterlijk na 2 jaar geëvalueerd en zo nodig bijgesteld. Aldus vastgesteld door het College van Bestuur Stichting Accent op 28 april 2015 en benoemd als:,

7 7 BIJLAGE bij Versie 1 Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Beschrijving Inkoopproces inkoopfunctie Stichting Accent Binnen Accent zijn op onderdelen afspraken gemaakt t.a.v. de gecoördineerde inkoopfunctie. Deze wordt gecoördineerd door het bestuursbureau van Accent. Als aanspreekpunt is aangewezen de beleidsmedewerker algemene zaken. Op deze wijze wordt er op toegezien dat het inkoop- en aanbestedingsbeleid overeenkomstig het vastgestelde kader wordt uitgevoerd. Het inkoopproces vormt het hart van de inkoopfunctie; de financiële marges waarbinnen dit proces plaatsvindt zijn beschreven in het inkoopbeleidsplan. Het inkoopproces is op te delen in een aantal fasen. De procesbeschrijving gaat uit dat het besluit tot inkoop van diensten of producten al genomen is. 1. Specificeren: Het uitzoeken welke zaken nodig zijn en wat de wensen zijn. Specificatie is één van de belangrijkste stappen in het inkoopproces. In deze fase kan de meeste invloed op de kosten worden uitgeoefend. Producten en diensten worden zoveel mogelijk gestandaardiseerd en/of gebundeld en in mantel-contracten ondergebracht. De gebruiker specificeert aan welke eisen het product of de dienst moet voldoen. Daartoe wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van checklists en standaarden. Indien intern aanwezig, worden materiedeskundigen bij de besluitvorming betrokken. Indien deze intern niet aanwezig zijn kan, afhankelijk van het product of de dienst, gebruik worden gemaakt van externe deskundigheid. De afweging daartoe wordt gemaakt door degenen die de dienst of het product afneemt en de inkoop coördinator gezamenlijk. Bij grote aanbestedingen en, in elk geval, bij Europese aanbestedingen wordt gebruik gemaakt van daartoe gespecialiseerde bureaus. Bij de specificatie van onderhoudsgevoelige technologie wordt rekening gehouden met de eisen ten aanzien van installatie en onderhoud en de vraag of daarvoor de noodzakelijke capaciteit intern aanwezig is of dat deze in een aanvullende dienstverlening moet worden gecontracteerd. 2. Selecteren: Aan de hand van onderzoek kijken welke leverancier de beste producten tegen de beste prijs levert. De selectie vindt plaats volgens de richtlijnen van het inkoopbeleidsplan.

8 8 Op basis van de wet- en regelgeving wordt bepaald hoe en, indien mogelijk, welke leveranciers worden uitgenodigd om een offerte in te dienen. Er is openheid over de criteria die in de beschouwing worden betrokken en hoe deze onderling worden afgewogen. De leveranciers worden van de selectiecriteria en de wegingsfactoren op de hoogte gebracht. De offrerende leveranciers worden eenduidig getoetst. 3. Contracteren: Deze fase betreft het contracteren van de juiste leverancier en tevens onderhandelen over de condities. Stichting Accent heeft algemene inkoopvoorwaarden vastgesteld. Dit document is te vinden op de website. Nieuwe contracten worden digitaal geregistreerd en bewaard. Contracten worden getekend door het College van Bestuur. 4. Bestellen: Het daadwerkelijk bestellen van de goederen die nodig zijn. Voorafgaand wordt gecheckt of er een toereikend budget beschikbaar is. 5. Bewaken: Het bewaken van de naleving van het contract inclusief de controle van de inkoopfacturen. Controleren van eventuele aanvullende bestellingen bovenop het bestaande contract. Aanbestedingsprocedure Bij het inkopen en aanbesteden wordt een aanbestedingsprocedure gekozen op basis van de omvang van de opdracht, de transactiekosten voor Stichting Accent en de leveranciers, het aantal potentiële leveranciers, het gewenste resultaat, de complexiteit van de opdrachten, het type opdracht en het karakter van de markt. Bij het volgen van de procedure wordt rekening gehouden met de wettelijk voorgeschreven minimumtermijnen, waarbij overwogen wordt om ruimere termijnen dan de minimumtermijnen te hanteren. Afhankelijk van het te besteden bedrag wordt in principe onderstaande werkwijze toegepast op basis van bedragen exclusief BTW. Bij aanbestedingen onder het drempelbedrag voor Europese aanbestedingen kan bij uitzondering van de voorgeschreven werkwijze worden afgeweken indien hier zwaarwegende argumenten voor zijn. Deze processtappen wordt gedocumenteerd om controle op naleving van de wet- en regelgeving mogelijk te maken. De nazorg en evaluatie Het zorgen dat de goederen intern op de juiste plek komen en worden geadministreerd. Daarnaast het gehele proces evalueren en archiveren onder verantwoordelijkheid van de inkoopcoördinator.

9 9