Inkoop- en aanbestedingsbeleid De Fryske Marren

Transcriptie

1 Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2016 De Fryske Marren 1

2 Inleiding Inkoop vindt plaats in een dynamische omgeving. Hierdoor is het verbeteren van de inkoopprocessen en het verder professionaliseren van de inkooporganisatie een continue aandachtspunt. Dit inkoopen aanbestedingsbeleid geeft hieraan invulling. De gemeente wil met dit beleid de volgende doelstellingen realiseren: 1. rechtmatig en doelmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed; 2. een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn; 3. inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijs-kwaliteit verhouding; 4. een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatieniveau van de gemeente; 5. een administratieve lastenverlichting voor zowel ondernemers als waar mogelijk voor zichzelf voorop stellen; 6. het zoveel mogelijk aansluiten van dit beleid bij het algemene beleid van de gemeente. Dit beleidsstuk is opgesteld vanuit een gedachte waarbij een zo maximaal mogelijke wendbaarheid blijft behouden. 2

3 1. Juridisch 1.1 Wet- en Regelgeving De gemeente voert haar Inkoop- en aanbestedingsbeleid uit binnen de geldende wet- en regelgeving. De belangrijkste wet- en regelgeving op het moment van vaststellen van dit beleid wordt gevormd door: de (gewijzigde) Aanbestedingswet (waarin opgenomen de Europese Richtlijn 2014/24/EU); de Gids Proportionaliteit (1 e herziening, april 2016); het ARW 2016; het Burgerlijk Wetboek; de Gemeentewet. 1.2 Mandaat en volmacht Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaatregeling van de gemeente. 1.3 Afwijkingsbevoegdheid Afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente. 3

4 2. Ethische, ideële en economische uitgangspunten 2.1 Integriteit De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de gedragscodes, die in de gemeente zijn vastgesteld en aan de eed, die zij hebben afgelegd. 2.2 Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) In het kader van duurzaamheid hanteert de gemeente de uitgangspunten dat bij inkoop- en aanbestedingen milieuaspecten in acht worden genomen en de inkoop op maatschappelijk verantwoorde wijze plaats vindt. 2.3 Innovatie De gemeente moedigt daar waar mogelijk/gewenst innovatiegericht inkopen en aanbesteden aan. 2.4 Lokale economie/mkb De gemeente heeft oog voor de lokale economie/het MKB. 2.5 Samenwerking Indien samenwerking de gemeente voordelen biedt, heeft zij oog voor samenwerking bij inkoop, zowel binnen de eigen organisatie als met externen. 2.6 Bepalen inkoopprocedure Inkoop en het bepalen van de inkoopprocedure vindt plaats binnen de geldende wet-/regelgeving en de kaders van dit beleid. De voorgeschreven inkoopprocedures en drempelbedragen staan in Bijlage A. 2.7 Flankerend beleid Dit beleidsstuk voorziet op enkele vlakken de mogelijkheid tot het ontwikkelen van flankerend beleid. Zo heeft de gemeente op het gebied Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen Social Return Beleid vastgesteld - een deel van de opdrachtwaarde wordt geïnvesteerd in extra werk/leer(ervarings)plaatsen door een deel van de opdracht uit te laten voeren door mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. 4

5 3. Organisatie 3.1 Inkoop in de organisatie Inkoop is door middel van een centraal gecoördineerde inkoopfunctie georganiseerd. Advisering en ondersteuning bij het inkoopproces wordt geleverd door de adviseur Inkoop. 3.2 Verantwoordelijken Inkoop wordt conform het vigerende mandaatregeling uitgevoerd door het ambtelijke apparaat. De ambtelijke organisatie is verantwoordelijk voor de invulling en uitvoering van de inkoop - iedere afdeling is verantwoordelijk voor de kwaliteit, doelmatigheid en rechtmatigheid van haar tactische en operationele inkoop en aanbestedingen. De adviseur inkoop is verantwoordelijk voor het delen van kennis, advies en informatie en zorgt voor synergie in de inkoopprocessen. De portefeuillehouder met inkoop in zijn/haar portefeuille is verantwoordelijk voor de inkoop in zijn algemeenheid. Voor een concrete inkoopactie rusten de verantwoordelijkheden bij de portefeuillehouder tot wiens inhoudelijke portefeuille de betreffende inkoopactie behoort. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het Inkoopen aanbestedingsbeleid. 4. Inwerkintreding Dit beleid treedt in werking op 1 juli