Inkoop- en aanbestedingsbesluit gemeente Overbetuwe 2007

Transcriptie

1 Onderwerp: Inkoop- en aanbestedingsbesluit gemeente Overbetuwe 2007 Burgemeester en wethouders van de gemeente Overbetuwe; gelet op artikel 13a van de Financiële Verordening Overbetuwe; b e s l u i t e n : vast te stellen het Inkoop- en aanbestedingsbesluit gemeente Overbetuwe 2007 Artikel 1 Begripsomschrijvingen Dit besluit verstaat onder: a. Inkoop: alle handelingen waar een externe factuur tegenover staat; b. Aanbesteden: de uitnodiging aan één of meer ondernemers om deel te nemen aan een procedure, met als doel het doen van een aanbod (offerte) voor de uitvoering van een opdracht; c. Aanbestedingsdossier: schriftelijk dossier waarin de gehele aanbestedingsprocedure wordt vastgelegd; d. Onderhands aanbesteden: aanbesteden zonder een openbare aankondiging. Er is geen (bij enkelvoudig) of beperkte (bij meervoudig) concurrentie tussen een aantal zelfgekozen leveranciers; e. Openbaar aanbesteden: aanbesteden waarbij de overheidsorganisatie op nationaal niveau een openbare aankondiging voor een opdracht plaatst. Er is vrije concurrentie tussen alle leveranciers uit het land; f. Europees (openbaar) aanbesteden: aanbesteden waarbij de overheidsorganisatie op Europees niveau een openbare aankondiging voor een opdracht plaatst. Er is vrije concurrentie tussen alle EU-leveranciers. De Europese aanbestedingsregels zijn hier van toepassing; g. Diensten: alle overeenkomsten op het gebied van dienstverlening, die niet beschouwd kunnen worden als opdrachten voor leveringen of werken; h. Leveringen: contracten voor de aankoop, het leasen, het huren of in huurkoop nemen (met of zonder koopoptie) van producten; i. Werken: het product van een geheel van bouwkundige of civieltechnische werken dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen. Artikel 2 Doelstellingen inkoop- en aanbestedingsbeleid Doelstellingen van het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn: 1. het naleven van de relevante (Europese) wet- en regelgeving; 2. het realiseren van een doelmatig aanbestedingsbeleid; 3. het afleggen van verantwoording over de besteding van publieke gelden; 4. het streven naar openbaarheid opdat bedrijven gelijke kansen en gelijke behandeling krijgen in het proces van aanbestedingen; 5. het optimaliseren van kostenbeheersing en kwaliteit in casu het stimuleren van opdrachtnemers tot het aanbieden van de economisch voordeligste aanbieding; 6. het waarborgen van de integriteit van het aanbestedingsproces zowel op bestuurlijk als op ambtelijk niveau. Artikel 3 Opstellen nota inzake inkoop- en aanbestedingsbeleid 1. Het college stelt een gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid in een nota vast. Deze nota is gebaseerd op de uitgangspunten geformuleerd in dit besluit.

2 2. Het college stelt de nota vast nadat de raad in de gelegenheid is gesteld om wensen en bedenkingen kenbaar te maken. Artikel 4 Gecoördineerde inkoopfunctie 1. De gecoördineerde inkoopfunctie is ondergebracht bij de centrale inkoop. Deze functionaris identificeert jaarlijks inkooppakketten ten behoeve van gebundelde inkoop. 2. De gebundelde inkoop vindt plaats op voorstel van de centrale inkoper door het college. 3. Ten behoeve van de identificatie van de behoefte aan inkoop, levert elk afdelingshoofd op afdelingsniveau jaarlijks zo mogelijk vóór 1 januari het afdelingsbestedingsplan bij de centrale inkoper aan. 4. Op basis van de afdelingsbestedingsplannen enerzijds en de kwantitatieve analyse anderzijds stelt de centrale inkoper jaarlijks zo mogelijk vóór 1 februari een inkoop jaarplan op ten behoeve van de gebundelde inkoop. Dit plan wordt in concept aan de afdeling Financiën aangeboden. Na toetsing op de budgettaire consequenties wordt het plan ter goedkeuring aan de gemeentesecretaris aangeboden. Artikel 5 Centrale adviesfunctie aanbesteden 1. De centrale adviesfunctie aanbesteden is ondergebracht bij de centrale inkoop. Deze functionaris brengt zowel gevraagd als ongevraagd advies uit over aanbestedingen aan de voor de aanbestedingen verantwoordelijke personen. 2. Wanneer advies kan en moet worden gevraagd is bepaald in artikel 8 van dit besluit. De centrale adviesfunctie aanbesteden brengt advies uit over: a. het voldoen van de aanbestedingsstukken aan de Europese regels en het inkoop- en aanbestedingsbeleid; b. de wijze van aanbesteden; c. het resultaat van de aanbesteding c.q. het gunningadvies. 3. Van een advies van de centrale adviesfunctie aanbesteden over een opdracht boven de genoemde grenswaarde(n), kan slechts worden afgeweken op basis van een besluit het college. Voorstellen daartoe aan het college, gaan vergezeld van een advies van de juridisch specialist. 4. De centrale inkoper houdt een registratie van aanbestedingen bij van opdrachten met een geraamde waarde boven Daartoe dient de projectverantwoordelijke functionaris van iedere aanbesteding van een opdracht met een geraamde waarde boven melding te doen aan de centrale inkoper. Geregistreerd worden in elk geval of het een levering, een dienst of een werk betreft, de aard en de geraamde waarde van de opdracht, welke aanbestedingsprocedure wordt gevolgd en in voorkomend geval op welke uitzonderingsgrond de keuze voor een andere aanbestedingsprocedure dan voorgeschreven is gebaseerd, voorzien van een motivering. 5. De centrale inkoper houdt een registratie bij van de ervaringen met gekozen leveranciers. 6. In afwijking van het eerste lid van dit artikel, is de adviesfunctie aanbesteden ten aanzien van de gemeentelijke brandweer ondergebracht bij het Regionaal College Hulpverlening Gelderland Midden. Artikel 6 Interne controle 1. De concerncontroller bewaakt dat het aanbestedingsproces binnen de kaders van dit besluit wordt uitgevoerd. 2. De concerncontroller toetst daartoe achteraf en steekproefsgewijs of de voorgeschreven procedurehandelingen hebben plaatsgevonden. 3. Het resultaat van de toets wordt, voorzien van een motivering en paraaf, in het aanbestedingsdossier vastgelegd.

3 Artikel 7 Beslissingsbevoegdheden 1. De inkoop en aanbesteding vindt plaats onder verantwoordelijkheid van het voor de aanbesteding verantwoordelijke afdelingshoofd, tenzij er sprake is van gebundelde inkoop en aanbesteding. 2. De gebundelde inkoop en aanbesteding vindt plaats onder verantwoordelijkheid van het afdelingshoofd Facilitaire Zaken. 3. De beslissingsbevoegdheid omtrent inkoop en aanbesteding, als bedoeld in het eerste en tweede lid van dit artikel, is vastgelegd in het Mandaatbesluit, zoals dat laatstelijk is vastgesteld en geldend is. Artikel 8 Bepalen aanbestedingsprocedure Bij het bepalen van de aanbestedingsprocedure geldt: 1. Enkelvoudig onderhandse aanbesteding vindt plaats: a. bij leveringen en diensten tot een bedrag van ; b. bij werken tot een bedrag van ; c. advies van de centrale inkoper kán worden gevraagd. 2. Meervoudig onderhandse aanbesteding vindt plaats: a. bij leveringen en diensten van tot een bedrag van ; b. bij werken van tot een bedrag van ; c. advies van de centrale inkoper moet worden gevraagd. 3. Openbare aanbesteding vindt plaats: a. bij leveringen van tot het Europees drempelbedrag (i); b. bij diensten van tot het Europees drempelbedrag (ii); c. bij werken van tot het Europees drempelbedrag (iii); d. advies van de centrale inkoper moet worden gevraagd. 4. Europese aanbesteding vindt plaats: a. bij leveringen vanaf het Europees drempelbedrag; b. bij diensten vanaf het Europees drempelbedrag; c. bij werken vanaf het Europees drempelbedrag; d. advies van de centrale inkoper moet worden gevraagd. (i) Voor de periode 1/1/2006 tot en met 31/12/2007 is het drempelbedrag: (ii) Voor de periode 1/1/2006 tot en met 31/12/2007 is het drempelbedrag: (iii) Voor de periode 1/1/2006 tot en met 31/12/2007 is het drempelbedrag: Artikel 9 Uitzondering bepalen aanbestedingsprocedure In afwijking in zoverre van artikel 8, geldt bij het bepalen van de aanbestedingsprocedure bij diensten, bestaande uit inhuur personeel: 1. Enkelvoudig onderhandse aanbesteding vindt plaats: a. tot een bedrag van ; b. advies van de centrale inkoper kán worden gevraagd. 2. Meervoudig onderhandse aanbesteding vindt plaats: a. van tot het Europees drempelbedrag; b. advies van de centrale inkoper kán worden gevraagd. 3. Europese aanbesteding vindt plaats: a. bij diensten vanaf het Europees drempelbedrag; b. advies van de centrale inkoper moet worden gevraagd. Artikel 10 Verbod op splitsen van opdrachten Een opdracht wordt niet gesplitst om zo aan de toepasselijkheid van de relevante (Europese) aanbestedingsregels te ontkomen.

4 Artikel 11 Dooronderhandelen 1. Bij dooronderhandelen, voor zover toegestaan, met één of meerdere inschrijvers in geval van te hoge of te lage inschrijvingen, moet altijd advies worden gevraagd bij de centrale inkoper, alvorens wordt besloten hoe met die afwijking zal worden omgegaan. Van dit advies kan niet worden afgeweken, anders dan met instemming van de gemeentesecretaris of een besluit van het college. 2. Bij Europese aanbestedingen is dooronderhandelen niet toegestaan. Artikel 12 Nacalculatie Nacalculatie van de inschrijving ten opzichte van de besteksraming vindt altijd plaats. Artikel 13 Inschakelen NMa Indien er reële vermoedens zijn dat de (veel) te hoge inschrijfbedragen verband houden met onregelmatigheden aan de zijde van de inschrijver(s), zoals vooroverleg en/of prijsafspraken tussen inschrijvers, moet door tussenkomst van de centrale inkoper contact worden opgenomen met de Nederlandse Mededingingsautoriteit (NMa). Artikel 14 Wet BIBOB 1. Een verzoek om een BIBOB-advies wordt ingediend door tussenkomst van de centrale inkoop. De centrale inkoper moet hierbij een juridisch consulent of specialist inschakelen. 2. Ook bij niet-europese aanbestedingen worden de uitsluitingscriteria van de Europese aanbestedingsrichtlijnen expliciet op de desbetreffende aanbesteding van toepassing verklaard. 3. In aanbestedingsstukken wordt vermeld welke documenten de gegadigde moet overleggen om aan te tonen dat de verschillende uitsluitingscriteria niet op hem van toepassing zijn. Artikel 15 Vergoeding inschrijvingskosten Inschrijvingskosten worden niet vergoed, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. Artikel 16 Aanbestedingsdossier 1. Van elke aanbesteding houdt de voor de aanbesteding verantwoordelijke persoon een aanbestedingsdossier bij.(1) Hiervoor stelt het college een model vast. 2. In het geval van Europese aanbestedingen worden in het dossier ook de gegevens vastgelegd die aan de Centrale Dienst In- en Uitvoer (CDIU) van de Belastingdienst moeten worden verschaft. (1) Conform de Archiefwet Artikel 17 Checklist Europees aanbesteden Om te bepalen op welke wijze er ingekocht en aanbesteed moet worden, maken medewerkers gebruik van een 'Checklist Europees aanbesteden'. Het college stelt deze checklist vast. Artikel 18 Omgang met geconstateerde fouten en adviezen 1. Het college neemt kennis van de door de concerncontroller en de accountant geconstateerde fouten en het treft, indien de kans op herhaling aanwezig is, maatregelen om deze fouten te voorkomen. 2. Het college neemt kennis van de adviezen van de accountant. Indien adviezen niet of niet geheel kunnen worden opgevolgd, geeft het hiervoor de motieven aan.

5 Artikel 19 Hardheidsclausule Het college kan artikelen van dit besluit buiten toepassing laten of daarvan afwijken, voorzover toepassing, gelet op het belang van inkoop en aanbesteding leidt tot een onbillijkheid van overwegende aard. Artikel 20 Intrekking oude regeling Het Inkoop- en aanbestedingsbesluit gemeente Overbetuwe, zoals vastgesteld bij besluit van 22 maart 2005, wordt ingetrokken. Artikel 21 Inwerkingtreding Dit besluit treedt in werking op 30 augustus 2007 en werkt terug tot en met 1 januari Artikel 22 Citeertitel Dit besluit wordt aangehaald als: Inkoop- en aanbestedingsbesluit gemeente Overbetuwe Aldus besloten in de vergadering van 21 augustus 2007 Het college van burgemeester en wethouders, De (wnd.) gemeentesecretaris, Mr. W.J. Salet. de burgemeester, E. Tuijnman.