Beantwoording schriftelijke vragen conform art 41 RvO Gemeenteraad

Transcriptie

1 ^ % (Jemeente +Z4 IJsselstein postadres Postbus 26, 3400 AA IJsselstein De heer R.J. Leutscher LDIJ c.c.: leden gemeenteraad IJsselstein bezoekadres Overtoom BK IJsselstein t f e info@ijsselstein.nl betreft Beantwoording schriftelijke vragen conform art 41 RvO Gemeenteraad uw kenmerk uw brief van behandeld door J. van Delden zaaknummer datum 10 September 2014 blad 1 van 2 bijlagen 1. Geachte heer Leutscher, Op 1 September 2014 heeft u schriftelijke vragen gesteld aan het college op grond van artikel 41 regelement van orde gemeenteraad IJsselstein. Ons antwoord op deze vragen treft u onderstaand aan. Ingevolge de procedure rond vragen op grond van artikel 41 wordt het antwoord ook aan alle gemeenteraadsleden beschikbaar gesteld. Vraag 1: Kunt u aangeven hoe in IJsselstein het proces van "bestellen tot betaling" is georganiseerd? Gelieve tevens aan te geven welke controlemechanismes hierbij aan de orde zijn. In de bijlage treft u een beschrijving aan de van de procedures en control mechanismes die worden gehanteerd bij het financiele proces. Deze beschrijving geeft naar onze mening een goed beeld. Deze beschrijving geeft ook een antwoord op de tweede vraag. Vraag 2: Kunt u aangeven hoe de autorisatiematrix mbt bestellen, goedkeuring van de facturen en het betaalbaar stellen van diezelfde facturen is georganiseerd? Met andere woorden, wie is bevoegd tot welk bedrag voor het doen van bestellingen, goedkeuren van facturen en betalen van facturen? Zie vraag 1 Vraag 3: Kunt u aangeven hoe het mogelijk is dat de handelswijze van de betrokken ambtenaar jarenlang niet is opgemerkt? Het betreft hier samenspanning die zich buiten de administratie van de gemeente afspeelde. Vraag 4: Welke wijzigingen in de procedures acht u noodzakelijk om een herhaling van deze frauduleuze gedragingen in de toekomst te voorkomen? De accountant heeft aangegeven dat de gehanteerde procedures afdoende zijn. Aanvullend hebben we besloten een aantal procedures aan te scherpen en nog eens onder de aandacht van medewerkers te brengen. Bankrelatie BNG NL79BNGH

2 datum 10 September 2014 ons kenmerk blad 2 van 2 Wij gaan er van uit dat wij met deze beantwoording uw vragen afdoende hebben beantwoord. Hoogachtend, BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN IJSSfkTTEIN, de secretaris, de burgerfieesrer,

3 Bugethoudersregeling Gemeente IJsselstein 2009 Uit een document met als opschrift "Budgethoudersregeling Gemeente IJsselstein ", welke een ingangsdatum van 1 december 2009 kent, kan ten aanzien van de tekeningsbevoegdheid binnen Gemeente IJsselstein het navolgende worden afgeleid. "Artikel 2 Budgethouders en tekeningsbevoegden ( ) Lid 3. De afdelingsmanagers zijn de verantwoordelijke budgethouders. De budgethouders wijzen binnen hun budget tekeningsbevoegden aan. Lid 4. Er is een budgethouder per subproduct, er kunnen maximaal twee tekeningsbevoegden zijn per subproduct. Met instemming van de concerncontroller kan hiervan worden afgeweken. Artikel 3 Budgethouderslijst De financiele administratie houdt een lijst bij van budgethouders en de tekeningsbevoegden per subproduct. In dit overzicht staan tevens de vaste vervangers en de handtekeningen. Afdelingsmanagers zijn verantwoordelijk om wijzigingen door te geven aan de financiele administratie. Artikel 4 Financiele ruimte voor budgethouders en tekeningsbevoegden Lid 1. Budgethouders en tekeningbevoegden mogen verplichtingen aangaan en overeenkomsten/ facturen tekenen tot de onderstaande bedragen, mits deze bijdragen aan de doelstellingen en prestaties uit de programmabegroting en de productenraming en passen binnen de volgende budgetten:. Bevoegd tot het tekenen van maximaal College van B&W Bedragen hoger dan Algemeen directeur Directeur bedrijfsvoering en afdelingsmanager Tekeningbevoegde projectleider Tekeningbevoegde coordinator, opzichterof beleidsmedewerker Overige tekeningbevoegden Inkoop- en aanbestedingsbeleid Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2006 Op 7 februari 2006 heeft het College van B&W van Gemeente IJsselstein het "Besluit Inkoop en Aanbesteding" vastgesteld. Het "Besluit Inkoop en Aanbesteding" is -volgens opschrift- op 1 maart 2006 in werking getreden. Tot 1 maart 2006 was het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid op grand van de "Nota Aanbestedingsbeleid 1994" van kracht. Het "Besluit Inkoop en Aanbesteding" is uitgewerkt in een Nota Aanbestedingsbeleid 2007, welke gedateerd is op 19 april Onderstaand is de aanbestedingstabel, als bedoeld in artikel 7 van het "Besluit Inkoop en Aanbesteding", weergegeven met de bedragen voor 2006:

4 Procedure Aard opdracht Leveringen Diensten Werken Enkelvoudige procedure < 2,5 % EDW 16 tot i < 25% EDW j tot ! <2,5% EDW i tot Meervoudige onderhandse procedure 2,5%-50% EDW tot " 25%-65% EDW tot ,5%-10%TDW" tot Openbare procedure 50%-100% EDW tot %-100% EDW tot %-100% EDW tot Europese procedure EDW > EDW > ! EDW > Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2011 In het document "Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2011 "17 is onder uitgangspunt 8 onder meer opgenomen: 'Het gebruik van de termen inkopen en aanbesteden wordt nog wel eens verschillend gebruikt waardoor verwarring kan ontstaan. Vaak wordt hetzelfde bedoeld. In feite is aanbesteden het proces dat voorafgaat aan het verstrekken van een opdracht en onderdeel van het inkoopproces." De te hanteren inkoopprocedure wordt -volgens het "Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2011 bepaald op basis van een raming van de verwachte financiele omvang van een inkoop. Gemeente IJsselstein hanteert hiervoor de volgende drempelbedragen (bedragen zijn exclusief btw): Aanbestedingsvorm Europees Openbaar Meervoudig onderhands ' Enkelvoudig onderhands Werken Leveringen/Diensten Specifieke bepalingen > ; > Bij aanvang van het project de inkoopadviseur inschakelen. > > Bij aanvang van het project de inkoopadviseur inschakelen. > > Ten minste drie offertes. - Inkoopdossier bijhouden. s - Afstemmen inkoopadviseur. < < I nkoop-en aanbestedingsbeleid j volgen. Onder uitgangspunt 11 van het "Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2011" is onder andere vermeld dat bij onderhands aanbesteden ten minste een geschikte lokale leverancier wordt uitgenodigd om offerte uit te brengen en dat lokale leveranciers gelijke kansen krijgen als leveranciers van buiten Gemeente IJsselstein. In uitgangspunt 15 van het "Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2011" is vermeld: "Budgethouders maken zelf de afweging op welke manier wordt ingekocht aan de hand van de vastgestelde tabellen voor werken/leveringen en diensten." Onder uitgangspunt 17 van het "Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2011" wordt verwezen naar de mandaatregeling zoals beschreven in het document "Nota Aanbestedingsbeleid 2007". In deze Nota is de navolgende mandaatlijst opgenomen:

5 ransmcj en beslefc c.a.) Met uitvoeren van tie aanbesledingsproceoure tjudgetheader He! gunnen en opdrach! Afcleiinosh-cxjfcJ Dwecleuf yerienen Oe COfilreie op cse uflvcwiing Afdeiingyheofd " ' : met ceniraie aovitsfiiftciie 3anl»«! 3«n Cent raw advseffuftctie aantwssecten Oirecltur Procedure instructie boeken en betalen facturen Van oktober 2007 tot augustus 2010 is het protocol "Procedure en instructies boeken en betalen facturen" van kracht geweest binnen de interne organisatie van Gemeente IJsselstein. Vanaf augustus 2010 is deze procedure geautomatiseerd. Oktober augustus 2010 De facturen dienden volgens het protocol "Procedure en instructies boeken en betalen facturen" door de inhoudelijk verantwoordelijke te worden gecontroleerd op de levering conform opdracht, het nakomen van de gemaakte prijsafspraken en de juistheid van de berekening van het factuurbedrag. Na controle diende de inhoudelijk verantwoordelijke de facturen ter bevestiging te paraferen voor het feit dat de hiervoor genoemde zaken gecontroleerd en akkoord bevonden waren. De verantwoordelijke budgethouder parafeerde vervolgens de factuur ter bevestiging dat het factuurbedrag ten last van het ingevulde groootboeknummer(s) en subproduct(en) kon worden gebracht. Augustus januari 2014 Vanaf augustus is vorenstaande procedure geautomatiseerd met gebruikmaking van CORSA en CODA. De afdeling Financiele Administratie scande de facturen en zond deze (ongeacht het bedrag) naar de tekeningsbevoegde. De tekeningsbevoegde controleerde de facturen en gaf onder de volgende voorwaarden akkoord: Voor facturen tot een bedrag waartoe tekeningsbevoegde bevoegd was, werd volstaan met akkoord van uitsluitend de tekeningsbevoegde; Facturen die hoger waren dan het bedrag waartoe tekeningbevoegde bevoegd was, moesten mede worden ondertekend door de verantwoordelijke budgethouder (vier-ogenprincipe). De afdeling Financiele Administratie controleerde of de facturen door de juiste en dus bevoegde medewerkers van Gemeente IJsselstein akkoord waren verklaard en waren (mede)ondertekend. Deze controle was niet in het geautomatiseerde systeem gewaarborgd in die zin dat de budgethouders automatisch al dan niet akkoord moesten geven bij overschrijding van het bedrag waartoe de tekeningsbevoegde bevoegd was. Het was de taak van de afdeling Financiele Administratie om dit te bewaken.

6