GEMEENTEBESTUUR UITGEEST

Transcriptie

1 GEMEENTEBESTUUR UITGEEST Nota / advies van: G.A.F. van den Broek (wnmd. Hoofd Middelen) Behandelende afdeling: Directie Datum: NR. TITEL: procedure Handboek Inkoop en Aanbesteding KORTE PROBLEEMSTELLING/ONDERWERP: vaststelling procedure Handboek Inkoop en Aanbesteding (i.v.m. B en W notulering zeer beknopt advies, voor uitgebreid advies z.o.z.) SAMENVATTEND ADVIES: -de procesmatige, inhoudelijke uitgangspunten voor inkopen en aanbesteden binnen de gemeente vast te stellen; -het procedure handboek inkoop en aanbesteding van de Stichting Rijk geldend te verklaren voor de gemeente; -de algemene inkoopvoorwaarden (versie ) van toepassing te verklaren voor Leveringen en Diensten; - om het vigerende inkoop- en aanbestedingsbeleid.(b ) en huidige inkoopvoorwaarden Leveringen en Diensten (B ) in te trekken. Behandeling in de gemeenteraad: nee Bespreken in Commissie: t..k.n. AZF Datum: Paraaf afd.hoofd: Voorlichting: nee Bespreken GO/OR: nee Openbaar: ja Advies secretaris: Vragen/opmerkingen portefeuillehouder: Conceptbrief samenstellen i.o.v. portefeuillehouder: ja/nee Akkoord Bespreken Burgemeester Secretaris Wethouder Boer Wethouder Linnartz Wethouder Selij Besluit van B&W d.d.: Nummer: B Akkoord

2 Persbericht: ADVIES BEHANDELENDE AFDELING: Probleemstelling: (wie, wat, waar, wanneer, waarom) In december 2006 is Stichting Rijk opgericht als inkoopbureau voor de gemeenten Uitgeest, Beverwijk en Wormerland. Stichting Rijk fungeert inmiddels voor twaalf samenwerkende gemeenten als inkoopbureau en levert adviseurs voor de gemeente Uitgeest. De doelstelling van de inkoop- en aanbestedingsbeleid is het verantwoord verwerven van noodzakelijke en kwalitatief goede producten, diensten en werken tegen zo laag mogelijke integrale kosten op termijn. Dit draagt bij aan de algemene opdracht van de gemeente om de ons beschikbaar gestelde middelen op maatschappelijk verantwoorde wijze in te zetten. Winst boeken door gezamenlijkheid. Dat is het credo dat de deelnemende gemeenten bij de oprichting van de stichting Rijk hebben meegegeven. Of deze voordelen nu zitten in volumevoordelen, reductie van transactiekosten, betere kwaliteit of gunstiger voorwaarden, ze moeten voortkomen uit het feit dat we inkoop samen doen in Rijk-verband. Een belangrijke voorwaarde voor het boeken van deze voordelen is het harmoniseren van de inkoopprocedures binnen gemeenten. Door het vaststellen van het procedurehandboek en het vigerende handboek (uit 2007) vervallen te verklaren, conformeert de gemeente zich binnen de Stichting Rijk aan gelijkluidende afspraken ten aanzien van inkoop en aanbestedingen. De adviseur van Stichting Rijk heeft daarmee een handvat en een eenduidig toetsingskader voor het begeleiden van inkoop en aanbestedingen bij de gemeente en elke andere deelnemende gemeente. De medewerkers van de gemeente krijgen consequent advies, begeleiding en ondersteuning en bouwen daarmee ook hun eigen kennis en vaardigheden op een eenduidige manier op. Koppeling met overig beleid Naast het procedurebeleid kan ook ander beleid worden geformuleerd. Dit zijn maatschappelijke thema s die voor de gemeente specifiek van toepassing zijn. Dit kan duurzaam inkopen zijn, locale aanbieders of SW-bedrijven. Rijk kan bij het formuleren ondersteuning bieden. Juridisch Het procedure handboek is door ter zake deskundige juristen getoetst. Het college is bevoegd om het inkoop- en aanbestedingsbeleid vast te stellen. Het gaat om privaatrechtelijke overeenkomsten en (voorbereidings)handelingen. Opmerkingen per hoofdstuk Hierbij een vuistregel voor het besluit per hoofdstuk specifiek: 1. Inkoopmethodiek stichting Rijk: Hiervoor geldt: ter kennisgeving aannemen. 2. Drempelwaarden* Volgens het Handboek van 2007 zijn de drempelbedragen: Offertes aanvragen leveringen en diensten*: 2

3 tot ,00 één offerte ,00 tot ,00 tenminste 2 offertes ,00 tot ,00 tenminste 3 offertes ,00 tot ,00*** openbare aanbesteding boven ,00 Europese aanbesteding verplicht Offertes aanvragen van werken*: tot ,00 één offerte ,00 tot ,00** onderhands: minimaal 2 offertes en maximaal 6 offertes ,00 tot ,00*** openbare aanbesteding boven ,00 Europese aanbesteding verplicht * Voor recente informatie kunt u terecht bij Bureau Inkoop & Aanbestedingen. ** Op aanbestedingen boven de ,00 is het Aanbestedingsreglement Werken (ARW) 2005 van toepassing *** Wijziging bedragen, ingaande 1 januari 2008 De drempelbedragen in het nieuwe vast te stellen Procedure Handboek (Stichting Rijk) zijn als volgt: Hierbij opgemerkt dat de drempelwaarden van de Europese aanbestedingen elke twee jaar wettelijk worden bepaald en waaraan iedere gemeente zich dient te conformeren. Werken Bedragen in Euro s ( ) Enkelvoudig Onderhands (EO) < Meervoudig Onderhands (MO) Openbaar Aanbesteden Europees Aanbesteden > (Europese Drempel) Leveringen en Diensten Enkelvoudig Onderhands (EO < Meervoudig Onderhands (MO) Openbaar Aanbesteden Europees Aanbesteden > (Europese Drempel) Hiervoor geldt: bestaand beleid op deze punten intrekken, van toepassing laten verklaren. 3. Rolverdeling en mandaten Hiervoor geldt: van toepassing laten verklaren. 3

4 4. duurzaam inkopen Hiervoor geldt: ter kennisgeving aannemen. 5. verzenden, ontvangen, archiveren: Hiervoor geldt: ter kennisgeving aannemen, voldoet aan rechtmatigheideisen 6. procedure juridische conflicten 7. algemene inkoopvoorwaarden Hiervoor geldt: Uit rolverdeling volgt mandaatverlening (na accorderen budgetverantwoordelijk) namelijk de inkoper van Rijk tekent, namens B&W( s) de brieven voortkomend uit het gunningbesluit: - het voornemen tot gunnen aan de beoogde partij(en) - het afwijzen van niet geselecteerde partij(en) - ter info: contracten worden door de gemeente zelf getekend Uit procedure juridische conflicten: - Rijk bepaalt welk advocatenkantoor wordt ingehuurd om het ontstane conflict te behandelen. Publicatie Het Procedure Handboek betreft vrij gedetailleerde werkafspraken tussen Rijk en de gemeente, met een bepaalde gevoeligheid naar de markt. Een gevoeligheid die bij algemene bekendheid die ten koste kan gaan van de positie van de deelnemende gemeente(n). Op basis hiervan adviseren wij de inhoud van dit document niet op internet plaatsen Uitvoering/planning -Het procedure handboek (versie september 2010) zal ingaan per 1 december 2011 onder intrekking van het huidige inkoop- en aanbestedingsbeleid zoals dat is vastgesteld 27 februari 2007 door het college. -Tevens zullen de algemene inkoopvoorwaarden Uitgeest (versie ) vanaf 1 december 2011 van toepassing zijn, waarbij de eerdere voorwaarden voor Leveringen en Diensten die waren vastgesteld op 5 december 2006 vervallen worden verklaard. Oplossing: (hoe kunnen we de doelstelling bereiken) n.v.t. Financiële aspecten/risico's: n.v.t. Samengevat advies: (zoals voorzijde) -de procesmatige, inhoudelijke uitgangspunten voor inkopen en aanbesteden binnen de gemeente vast te stellen; -het procedure handboek inkoop en aanbesteding van de Stichting Rijk geldend te verklaren voor de gemeente; -de algemene inkoopvoorwaarden (versie ) van toepassing te verklaren voor Leveringen en Diensten; verzoeken om het vigerende inkoop- en aanbestedingsbeleid.(b ) en huidige inkoopvoorwaarden Leveringen en Diensten (B ) in te trekken. 4

5 PARAAF OF PUBLIEKSZAKEN/ FINANCIËN/ STAFAFDELING / ADVIES MEDE-ADVISEUR INKOOP/ VERZEKERINGEN / RUIMTELIJK BEHEER/ RUIMTELIJKE ORDENING/ ADVIES: 5