DT d.d. OR d.d. B&W d.d. OR d.d. Raad Raadsdocumenten

Transcriptie

1 zaak_id bericht_nummer Collegevoorstel STAF BESTUUR EN DIRECTIE Reg.nr. B&W d.d. 27 mei 2013 Openbaar Programma Ja, zonder beperkingen Dienstverlening DT d.d. OR d.d. B&W d.d. OR d.d. Raad Raadsdocumenten d.d Ingekomen van Staf Bestuur en Directie Onderwerp raamovereenkomsten. Dictum START Het College wordt hierbij verzocht: 1. In te stemmen met de tekst van de raamovereenkomsten voor uitzenden, detacheren en het gebruik van de marktplaats; 2. in te stemmen met het aangaan van de drie raamovereenkomsten. Voorbesproken met Portefeuillehouder W. van den Beucken Besluit B&W Akkoord Bespreken Team SBSBD Secretaris W. Meijering Steller RBM Janzen Doorkiesnummer Portefeuillehouder W. van den Beucken Datum Paraaf steller Paraaf afdelingshoofd

2 Samenvatting (Verplicht, maximaal een A4) Inleiding In 2007 hebben gemeenten in Noord- en Midden-Limburg (waaronder Venlo), na een lange aanbesteding onder de naam SWITCH-NML, overeenkomsten gesloten met betrekking tot de dienstverlening op het gebied van flexibiliteit en mobiliteit. De deelnemende gemeenten hebben de raamovereenkomst in drie percelen gesplitst: 1. Uitzenden en detacheren, schaal 1 tot en met 8 en onderlinge mobiliteit; 2. Payroll; 3. Uitzenden en detacheren, schaal 9 en hoger. De percelen zijn toen ondergebracht bij respectievelijk Tempo Team, Driessen en Content. In de afgelopen jaren zijn de overeenkomsten voor perceel 1 en 2 herhaaldelijk verlengd. Tempo Team en Driessen hebben tot 1 maart 2013 uitvoering gegeven aan de overeenkomsten. Perceel 3 is tussentijds opgezegd. Hiervoor in de plaats kwam de digitale marktplaats BanenpleinLimburg.nl. Resultaat Nieuwe aanbesteding De nieuwe aanbesteding was nodig vanwege het aflopen van de contracten. Gestart is op 24 september 2012 en uiteindelijk is de aanbesteding afgerond op 1 maart Bij de start van de aanbesteding heeft de stuurgroep van ons samenwerkingsverband in Noord- en Midden-Limburg uitvoerig overleg gevoerd over de wijze van aanbesteden, de deelnemende partijen, gunning- en uitsluitingscriteria, de duur van de overeenkomsten enz. De aanbesteding had betrekking op: - Uitzenden en detacheren, schaal 1 tot en met 8; - Payroll; - Onderhouden en actualiseren huidige website BanenpleinLimburg.nl De focus lag onder andere op digitalisering van processen en kostenreductie. Dit laatste is gerealiseerd door: 1. het krijgen van meer aanbieders op de gehele aanbesteding; 2. het kiezen voor een directe relatie met de softwareleverancier (in plaats van via de arbeidsmarktintermediair) en prijsmaximering; 3. gunning op prijs via een eenduidig in te vullen prijsschema. In totaal hebben 9 gemeenten (waaronder Venlo), de Veiligheidsregio Noord-Limburg en Westrom aan de aanbesteding meegedaan. Door deel te nemen aan de aanbesteding wordt de uitslag van de aanbesteding automatisch geaccepteerd. Uitkomst aanbesteding De uitslag ziet er als volgt uit: Perceel 1: Driessen; Perceel 2: Driessen (huidige partner); Perceel 3: SDU-Jobsrepublic (onze huidige leverancier van de software). De gemaakte keuzes hebben het gewenste resultaat opgeleverd. Bijlagen Nr. Naam Datum 1. Raamovereenkomst Payroll Dienstverlening en Mei

3 Raamovereenkomstbeheer 2. Raamovereenkomst Uitzend Dienstverlening voor functies t/m schaal 8 3. Raamovereenkomst Leveren, implementeren en onderhouden webbased softwareapplicatie voor recruitment en een marktplaats. Mei 2013 Mei

4 Voorstel In 2007 hebben gemeenten in Noord- en Midden-Limburg (waaronder Venlo), na een lange aanbesteding, onder de naam SWITCH-NML, overeenkomsten gesloten met betrekking tot de dienstverlening op het gebied van flexibiliteit en mobiliteit. De deelnemende gemeenten hebben de opdracht in drie percelen gesplitst: 1 Uitzenden en detacheren, schaal 1 tot en met 8 en onderlinge mobiliteit; 2 Payroll; 3 Uitzenden en detacheren, schaal 9 en hoger. De percelen zijn toen ondergebracht bij respectievelijk Tempo Team, Driessen en Content. In de afgelopen jaren zijn de overeenkomsten voor perceel 1 en 2 herhaaldelijk verlengd. Tempo Team en Driessen hebben tot 1 maart 2013 uitvoering gegeven aan de overeenkomsten. Perceel 3 is tussentijds opgezegd. Hiervoor in de plaats kwam de digitale marktplaats BanenpleinLimburg.nl. Resultaat nieuwe aanbesteding De nieuwe aanbesteding was nodig vanwege het aflopen van de contracten. Gestart is 24 september 2012 en uiteindelijk is de aanbesteding afgerond op 1 maart Bij de start van de aanbesteding heeft de stuurgroep van ons samenwerkingsverband in Noord- en Midden- Limburg uitvoerig overleg gevoerd over de wijze van aanbesteden, de deelnemende partijen, gunning- en uitsluitingscriteria, de duur van de overeenkomsten enz. De aanbesteding had betrekking op: - Uitzenden en detacheren, schaal 1 tot en met 8; - Payroll; - Onderhouden en actualiseren huidige website BanenpleinLimburg.nl De focus lag onder andere op digitalisering van processen en kostenreductie. Dit laatste is gerealiseerd door: - het krijgen van meer aanbieders op de gehele aanbesteding; - het kiezen voor een directe relatie met de softwareleverancier (in plaats van via de arbeidsmarktintermediair) en prijsmaximering; - gunning op prijs via een eenduidig in te vullen prijsschema. In totaal hebben 9 gemeenten (waaronder Venlo), de Veiligheidsregio Noord-Limburg en Westrom aan de aanbesteding meegedaan. Door deel te nemen aan de aanbesteding wordt de uitslag van de aanbesteding automatisch geaccepteerd. De gehele aanbestedingsprocedure is begeleid door een extern ingehuurd adviesbureau, gespecialiseerd op het gebied van inkoop- en aanbestedingsprocedures (CBP). Uitkomst aanbesteding De uitslag ziet er als volgt uit: Perceel 1: Driessen; Perceel 2: Driessen (huidige partner); Perceel 3: SDU-Jobsrepublic (onze huidige leverancier van de software). De gemaakte keuzes hebben het gewenste resultaat opgeleverd. De percelen 1 en 2 zijn een stuk goedkoper geworden (lagere omrekenfactor). De kosten van het softwarepakket zijn bijna gehalveerd. 4

5 Perceel Omrekenfactor 2012 Omrekenfactor per jaar per jaar Inmiddels is de hele procedure afgerond en zijn de gunningen definitief geworden. De ingangsdatum voor de nieuwe raamovereenkomsten is 1 maart De raamovereenkomst loopt tot 1 januari Daarna hebben de deelnemers de mogelijkheid om een raamovereenkomst tweemaal met één jaar te verlengen. Thans liggen de raamovereenkomsten ter ondertekening voor. 5

6 Bedrijfsvoeringsaspecten (in overleg met Bedrijfsvoering) In te vullen / aan te leveren door de adviseurs van Bedrijfsvoering.. 1. Wat zijn de financiële gevolgen en de verwerking hiervan? (Kosten, baten en dekking) Zijn er budgettaire consequenties? Ja of Nee (Indien ja, dan bijlage begrotingswijziging bijvoegen) Nee, gemeente conformeert zich aan de overeenkomsten (raamovereenkomst). Het financiële effect komt tot uitdrukking op het moment dat de gemeente de dienst werkelijk afneemt en doet zich o.a. voor binnen de PKB van de afdeling. Er is minder vacatureruimte nodig om de dienst te kunnen betalen. - Kan de adviseur instemmen met het voorstel? Ja - Naam adviseur Henk Mepschen Alleen bij voorstellen van de afdeling Ontwikkelbedrijf betreffende projecten: NVT - Kan team SMO instemmen met het of Nee - Naam medewerker.. 2. Wat zijn de personele gevolgen? (Denk aan: uitbreiding of afname aantal fte s en inhuur) Zijn er formatieve consequenties? Ja of Nee (Indien ja, dan bijlage begrotingswijziging bijvoegen) Er vloeien uit dit voorstel geen personele consequenties voort. - Kan de adviseur instemmen met het voorstel? ja - Naam adviseur Sandor Arntz 3. Wat is de relatie met het informatie- en automatiseringsbeleid? Er ligt geen relatie met het informatie- en automatiseringsbeleid. Kan de adviseur instemmen met het of Nee Naam adviseur.. 4. Wat is de relatie met het inkoop- en aanbestedingsbeleid? De aanbesteding is begeleid door een ingehuurd deskundig adviesbureau, gespecialiseerd op het gebied van inkoop- en aanbestedingsprocedures (CBP). De afdeling I&A is niet betrokken geweest bij de aanbesteding en beschikt niet over de aanbestedingsdocumenten. Verwacht mag worden van CBP dat de gehele aanbestedingsprocedure conform de wettelijke regelgeving doorlopen en afgerond is. Met deze aanname kan worden ingestemd met het voorstel - Kan de adviseur instemmen met het voorstel? ja - Naam adviseur Bonnie Epema 5. Wat zijn de juridische aspecten van het voorstel? De juridische aspecten gaan op in de inkoop- en aanbestedingsregelgeving. Zie hiervoor het advies onder 4. - Kan de adviseur/afdelingsjurist instemmen met het voorstel? Ja - Naam adviseur / afdelingsjurist Marcel Buurman 6

7 6. Communicatie intern / extern NVT - Naam adviseur / voorlichter.. 7