Vaststelling aangepast aanbestedingsbeleid inclusief klachtenregeling aanbesteden voor de gemeenten en Servicepunt71.

Transcriptie

1 MEMO Aan: Van: CC: Dagelijks Bestuur SP71 SE JZ Priscilla Langerak, senior Juridisch Adviseur Marjolein Scheuer Datum: 17 mei 2013 Doorkiesnummer: 7914 Betreft: Vaststelling aangepast aanbestedingsbeleid inclusief klachtenregeling aanbesteden voor de gemeenten en Servicepunt71. Bijlage: Aanbestedingsbeleid van de deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling Servicepunt71: Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude en Servicepunt Inleiding Per 1 april 2013 zijn de Aanbestedingswet, het Aanbestedingsbesluit, de Gids Proportionaliteit en ARW 2012 inwerking getreden voor de gemeenten Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude en Servicepunt71 als aanbestedende diensten. Naar verwachting volgt nog de Richtsnoer voor Leveringen en Diensten ter aanvulling. Doelen van de nieuwe weten regelgeving zijn uniformering van de aanbestedingspraktijk, lastenverlichting voor ondernemers, betere toegang van het MKB, het creëren van zoveel mogelijk maatschappelijke waarde en laagdrempelige klachtenafhandeling ter voorkoming van gerechtelijke procedures. Op grond van deze nieuwe wet- en regelgeving is het aanbestedingsbeleid aangepast voor de gemeenten en Servicepunt71. Nieuwe onderdelen in de beleidsnota zijn de klachtenregeling bij aanbesteden, het inrichten van het klachtenmeldpunt bij de service-eenheid Juridische Zaken en de bestuurlijke procedure bij het afwijken van de schematisch weergegeven richtbedragen overeenkomstig de Gids Proportionaliteit. Een gedetailleerde beschrijving van de wijzigingen op de onderdelen in de beleidsnota is opgenomen onder het gevraagde besluit. Eerder vastgesteld beleid Eerder is in 2011 de aanbestedingsbeleidsnota door uw college voor uw eigen gemeente vastgesteld en door het Dagelijks Bestuur van Servicepunt71 op 27 juni 2011vastgesteld voor Servicepunt71. Nu kan de huidige beleidsnota inclusief bijlagen door uw college van burgemeester en wethouders voor de eigen gemeente en door het Dagelijks Bestuur van Servicepunt71 voor Servicepunt71 worden ingetrokken. Het nieuwe beleid inclusief bijlagen kan door uw college van burgemeester en wethouders voor de eigen gemeente worden vastgesteld en door het Dagelijks Bestuur van Servicepunt71 voor Servicepunt71 worden vastgesteld. Gewijzigde wet- en regelgeving De reden dat het aangepaste beleid op dit moment voor u ligt is vanwege de gewijzigde wet- en regelgeving op het gebied van inkopen en aanbesteden. Alle deelnemende gemeenten en Servicepunt71 gebruiken het aanbestedingsbeleid voor het doen van inkopen en aanbesteden. Voorgesteld wordt het aangepaste beleid zo goed als mogelijk gelijktijdig door het eigen bestuur van de gemeenten en Servicepunt71 te laten vaststellen uiterlijk op 4 juli aanstaande. Iedere organisatie is zelf

2 verantwoordelijk voor de intrekking van de huidige beleid, vaststelling van het nieuwe beleid en publicatie van de nieuwe beleidsnota. Voorstel Deze memo bevat een voorstel voor drie besluiten inzake de bijgevoegde "Aanbestedingsbeleid van de deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling: Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude en Servicepunt ". Gevraagd besluit: 1. intrekking van het Aanbestedingsbeleid van Servicepunt71 en de deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling Servicepunt71: Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude van 27 juni 2011; 2. vaststelling van het Aanbestedingsbeleid van de deelnemers van de gemeenschappelijke regeling Servicepunt71: Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude en Servicepunt ; 3. instemming met het in werking treden op de datum van bekendmaking als aangegeven in artikel 3:40 van de Algemene wet bestuursrecht. 2 / 6

3 Wijzigingsoverzicht Op het voorblad - Het logo van Servicepunt71 is tussentijds vervangen. - Onder besluit is toegevoegd: In te trekken het navolgende: Aanbestedingsbeleid van Servicepunt71 en de deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling Servicepunt71: Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude van 27 juni 2011 (in het geval van Servicepunt71). - De titel is gewijzigd van Aanbestedingsbeleid van Servicepunt71 en de deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling Servicepunt71: Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude naar: Aanbestedingsbeleid van de deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling Servicepunt71: Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude en Servicepunt De datum is aangepast naar juli 2013, nader in te vullen voor de vaststelling. Op de titelpagina - De titel is gewijzigd van Aanbestedingsbeleid van Servicepunt71 en de deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling Servicepunt71: Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude naar: Aanbestedingsbeleid van de deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling Servicepunt71: Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude en Servicepunt In het colofon zijn de contactgegevens van Servicepunt71 aangepast zoals het adres, telefoonnummer en het adres. 1. Beleid - De koptekst van Beleid Servicepunt71 naar: Beleid. - De naam is gewijzigd van Aanbestedingsbeleid van Servicepunt71 en de deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling Servicepunt71: Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude naar: Aanbestedingsbeleid van de deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling Servicepunt71: Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude en Servicepunt Het woord gezamenlijk is verwijderd aangezien het heel duidelijk is dat het beleid van de vijf organisaties gezamenlijk betreft. - Verwijderd is de zin: Redenen om gezamenlijk aan te besteden zijn het behalen van schaalvoordelen, lagere transactiekosten en het optimaliseren van aanbestedingsdeskundigheid. - Gewijzigd is: deelnemers (Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude) hierna te noemen: de gemeenten. - Toegevoegd is: de gemeenten en worden gehanteerd. Verwijderd is: hanteert. - Verwijderd is: deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling en toegevoegd is: de gemeenten en. - Verwijderd is: Servicepunt71 kan in en ook aansluiten. Toegevoegd is: In kan ook worden aangesloten. - Toegevoegd is: Bij vormen van samenwerking voor aanbestedingsprocedures wordt acht geslagen op hetgeen in de Aanbestedingswet is bepaald. - Toegevoegd is: De gemeenten en. - Verwijderd zijn: stelt en als samenwerkingsverband. Toegevoegd is: stellen. - Verwijderd is: en de deelnemers van de gemeenschappelijke regeling Servicepunt71. Toegevoegd is: de gemeenten en/of. 3 / 6

4 2.Doelstellingen - De koptekst van Doelstellingen en randvoorwaarden naar: Doelstellingen. - De volgorde van de doelstellingen zijn gewijzigd vanwege de Aanbestedingswet. - Als laatste doelstelling is toegevoegd: het toepassen van duurzaam inkopen. 3. Juridisch kader - Verwijderd zijn: 3. na inwerkingtreding van de nieuwe Aanbestedingswet (en de onderliggende Algemene Maatregelen van Bestuur) zal deze (mede) de juridische basis vormen van het beleid; 4. het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao); 6. de Wet implementatie rechtsbeschermingsrichtlijnen aanbesteden (Wira). - Toegevoegd zijn: 3. de Aanbestedingswet; 4. het Aanbestedingsbesluit; 5. de Gids Proportionaliteit; 7.na inwerkingtreding van de Richtsnoer leveringen en diensten zal deze (mede) de juridische basis vormen van het beleid. - Toegevoegd is: Overgangsrecht Een Europese (niet-)openbare aanbestedingsprocedures waarvan de datum van aankondiging van de opdracht ligt voor 1 april 2013 wordt ook na het inwerkingtreden van de Aanbestedingswet volgens het Bao afgerond. Voor de onderhandse offerteprocedures geldt dat als de uitvraag van de offerte heeft plaatsgevonden voor 1 april 2013, de procedure niet onder de nieuwe Aanbestedingswet valt. - Gewijzigd is: het Aanbestedingsreglement Werken 2005 (ARW 2005) naar het Aanbestedingsreglement Werken 2012 (ARW 2012). 4. Uitgangspunten - Verwijderd is: leeft. Toegevoegd is: De gemeenten en leven. - Verwijderd is: past. Toegevoegd is: De gemeenten en passen. - Verwijderd is: hanteert. Toegevoegd is: De gemeenten en hanteren. - Verwijderd is: De deelnemers van de gemeenschappelijke regeling. Toegevoegd is: De gemeenten. - Verwijderd is: hecht. Toegevoegd is: De gemeenten en hechten. - Verwijderd is: ook wel en deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling. Toegevoegd is: De gemeenten en hechten of kunnen de gemeenten en/of in (postcode) gemeenten. 5. Voorschriften - Verwijderd is: 2A 2B. Toegevoegd is: IIA en IIB. - Verwijderd is: Servicepunt71 hanteert de. Toegevoegd is: De.worden door de gemeenten en Servicepunt71 gehanteerd. - Verwijderd is: Servicepunt71. Toegevoegd is: De aanbestedende dienst met in achtneming van de Aanbestedingswet. - Toegevoegd is: en ten hoogste vijf. - Verwijderd is: kan. Toegevoegd is: De gemeenten en.kunnen. - Verwijderd is:..en de deelnemers van de gemeenschappelijke regeling vastgestelde drempelbedragen de. Toegevoegd is: De gemeenten en het volgende schema De bedragen zijn exclusief BTW. - Het schema met de drempelbedragen is toegevoegd. De aparte bijlage met het schema en toelichting vervalt daarmee. De drempelbedragen komen overeen met de drempelbedragen uit de Gids Proportionaliteit waarbij het pas toe of leg uit principe geldt. 4 / 6

5 - Toegevoegd is: * Alle inkopen vanaf de meervoudige onderhandse offerteprocedure worden qua proces begeleid door Servicepunt71 service-eenheid Inkoop. ** Onder de Europese drempelbedragen voor leveringen en diensten en bij werken met een waarde onder ,- is het in beginsel toegestaan te kiezen uit de nationale (niet-) openbare aanbestedingsprocedure en de meervoudig onderhandse offerteprocedure. Indien de opdracht een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, dan is er geen keuzemogelijkheid. De opdracht wordt dan vooraf aangekondigd op en dus openbaar aanbesteed. *** Bij IIB-diensten met een waarde boven het Europese drempelbedrag geldt het beperkte regime van de Richtlijn 2004/18/EG. Indien Servicepunt71 service-eenheid Inkoop vaststelt dat de opdracht relevant is voor Europese ondernemingen dan wordt de opdracht op een passende wijze vooraf bekendgemaakt. Passend is publicatie van de opdracht op de website: Indien Servicepunt71 service-eenheid Inkoop vaststelt dat dit niet het geval is, dragen de gemeenten of Servicepunt71 zorg voor een passende mate van concurrentie, non-discriminatoire technische specificaties in het bestek en wordt alleen de aankondiging van gunning van de opdracht in het Publicatieblad van de EG geplaatst. Een passende mate van concurrentie is het opvragen van offerten bij minimaal drie ondernemingen. Voor opdrachten betreffende diensten voor gezondheidszorg en maatschappelijke dienstverlening wordt de procedure voor B-diensten toegepast, tenzij door de aanbestedende dienst anders wordt besloten Afwijken. - Nieuw is punt 6. Afwijken. - Toegevoegd is: Volgens art. 4:84 Awb handelt een bestuursorgaan overeenkomstig de beleidsregel, tenzij dat voor een of meer belanghebbenden gevolgen zouden hebben, die wegens bijzondere omstandigheden onevenredig in verhouding zijn in verhouding tot de met de beleidsregel te dienen doelen (voor inkoop vooral doelmatigheid en proportionaliteit). Afwijken van het schema door de gemeenten en Servicepunt71 is enkel mogelijk na advies van de service-eenheden Inkoop en Juridische Zaken, dat moet worden toegevoegd aan het voorstel te besluiten van het desbetreffende bestuursorgaan het college van burgemeester en wethouders voor de gemeente(n) en het Dagelijks Bestuur voor Servicepunt Bekendmaking. - Verwijderd is: aanbestedingskalender.nl aangekondigd (in de toekomst op TenderNed). Daarnaast worden nationale aanbestedingen en Europese aanbestedingen op de website van Servicepunt71. Toegevoegd is:..tenderned.nl. - Verwijderd is: neemt. Toegevoegd is:..nemen de gemeenten en. - Punt 7. Uitsluiting is verwijderd in verband met de Eigen verklaring. 8. Integriteit. - Verwijderd is: vraagt aanbesteding Verklaring Aanbesteden.Servicepunt71 heeft de mogelijkheid in het kader van de wet BIBOB een integriteitstoets te doen uitvoeren.van bestuurders en ambtenaren door Servicepunt71 en deelnemers van de gemeenschappelijke regeling. Toegevoegd is: De gemeenten en. 9. Klachtenmeldpunt. 1 Art. 2.38, derde lid van de Aanbestedingswet. 5 / 6

6 - Nieuw is punt 9. Klachtenmeldpunt. - Toegevoegd is: Voor klachten bij aanbestedingen hebben de gemeenten en Servicepunt71 een klachtenmeldpunt. In een procedure wordt in de aanbestedingsstukken kenbaar gemaakt waar een klacht kan worden ingediend. De gemeenten en Servicepunt71 hanteren bij klachten over aanbestedingen de regeling klachtafhandeling bij aanbesteden (zie bijlage 2). 10. Leveranciers- en contractmanagement. - Geen. 11. Contractbeheer. - Geen. 12. Contractuele voorwaarden. - Verwijderd is: Op de aanbestedingen en overeenkomsten van Servicepunt71 zijn in beginsel de voorwaarden van het Servicepunt71 van toepassing, tenzij in de aanbesteding van een specifieke opdracht wordt gekozen voor betere branchevoorwaarden.. Toegevoegd is: In de aanbestedingsstukken wordt een voorstel gedaan voor een contract en voorwaarden die als uitgangspunten dienen om het bestek en de offerte in te verwerken. Tijdens het aanbestedingsproces kunnen vragen worden gesteld over het gedane voorstel. 13. Controle accountant. - Geen. 14. Evaluatie. - Verwijderd is: herzien service-eenheid Inkoop van, voor het eerst op 1 juni 2012 of zoveel eerder als noodzakelijk is door wet- en regelgeving. Toegevoegd is: Behaalde resultaten worden jaarlijks verantwoord in de jaarverslagen van de gemeenten en Servicepunt71. Herziening vindt plaats door Servicepunt71 na wijziging van de Europese drempelbedragen door de Europese Commissie. Bijlage 1. Duurzaam inkopen. - Verwijderd is: is Servicepunt71 gaat. Toegevoegd is: zijn de gemeenten en de aanbestedende diensten gaan. - Verwijderd is: draagt. Toegevoegd is: dragen de gemeenten en. - Verwijderd is: wil. Toegevoegd is: De gemeenten en willen. - Verwijderd is: past en maakt. Toegevoegd is: De gemeenten en passen de gemeenten en maken. - Verwijderd is: deelnemer en deelnemers van de gemeenschappelijke regeling. Toegevoegd is: de gemeenten en gemeente gemeenten. - Verwijderd is: wil en en de deelnemers van de gemeenschappelijke regeling alleen. Toegevoegd is: De gemeenten en willen de gemeenten en. Bijlage 2. Regeling klachtenafhandeling bij aanbesteden. - Bijlage 2 is nieuw. 6 / 6