Aanbestedingsprotocol gemeente Steenwijkerland

Transcriptie

1 Inhoudsopgave 1. Drempelbedragen werken 2. Drempelbedragen leveringen 3. Drempelbedragen diensten 4. Inkoop-/ aanbestedingsformulier enkelvoudige uitnodiging 5. Inkoop-/ aanbestedingsformulier meervoudig onderhandse aanbesteding 6. Inkoop-/ aanbestedingsformulier openbare aanbesteding 7. Meervoudig onderhands aanbesteden werken (= conform ARW2005) 8. Meervoudig onderhands aanbesteden leveringen en diensten 9. Nationaal openbaar aanbesteden werken (= conform ARW2005) 10. Nationaal niet-openbaar aanbesteden werken (= conform ARW2005) 11. Europees openbaar aanbesteden werken, leveringen en diensten 12. Europees niet-openbaar aanbesteden werken, leveringen en diensten 13. Procesverbaal van aanbesteding 14. Checklist aanbestedingsdossier

2 Werken Vanaf en/of wanneer afgeweken wordt van het beleid moet voorafgaand aan de aanbesteding een aanbestedingsformulier aangemaakt worden. Waarde Procedure Betrokkenen 1 Publicaties Opmerkingen (excl. BTW) Enkelvoudige uitnodiging Budgethouder Geen Indien mogelijk plaatsen bij plaatselijke bedrijven < Meervoudig onderhands conform ARW2005 Budgethouder Geen Met een royale invitatie van het plaatselijke bedrijfsleven. Meervoudig onderhands Budgethouder 3 Met een royale invitatie van het plaatselijke conform ARW2005 bedrijfsleven. = Nationaal openbaar Budgethouder De op de aanbestedingskalender aangemaakte < (evt. met voorselectie) aankondiging wordt ook op de gemeentelijk website conform ARW2005 geplaatst. Nationaal openbaar Budgethouder De op de aanbestedingskalender aangemaakte = (evt. met voorselectie) Inkoopcoördinator aankondiging wordt ook op de gemeentelijk website < conform ARW2005 geplaatst. Nationaal openbaar Budgethouder De op de aanbestedingskalender aangemaakte = (evt. met voorselectie) Inkoopcoördinator aankondiging wordt ook op de gemeentelijk website < conform ARW2005 Algemeen directeur geplaatst. = Europees aanbesteden conform ARW2005 Budgethouder Inkoopcoördinator Algemeen directeur Het publicatieblad van de EG. De op de aanbestedingskalender aangemaakte aankondiging wordt ook op de gemeentelijk website geplaatst. Ook kan via de aanbestedingskalender 1 Bij politiek gevoelige en/of innovatieve aanbestedingen moet de portefeuillehouder ingeschakeld worden. 2 Voor het plaatsen van opdrachten bij de NWG middels enkelvoudige uitnodiging geldt een afwijkend drempelbedrag van Deze aankondiging bevat naast een korte omschrijving van de opdracht naam en telefoonnummer van de contactpersoon bij de gemeente en de uiterste datum voor het indienen van offertes.

3 automatisch de aankondiging geplaatst worden in het publicatieblad van de EG. Leveringen Vanaf en/of wanneer afgeweken wordt van het beleid moet voorafgaand aan de aanbesteding een aanbestedingsformulier aangemaakt worden. Waarde Procedure Betrokkenen 1 Publicaties Opmerkingen (excl. BTW) Enkelvoudige uitnodiging Budgethouder Geen Indien mogelijk plaatsen bij plaatselijke bedrijven < Meervoudig onderhands Budgethouder Geen Met een royale invitatie van het plaatselijke bedrijfsleven. Meervoudig onderhands Budgethouder 3 Met een royale invitatie van het plaatselijke bedrijfsleven. = Nationaal openbaar Budgethouder De op de aanbestedingskalender aangemaakte < (evt. met voorselectie) aankondiging wordt ook op de gemeentelijk website geplaatst. Nationaal openbaar Budgethouder De op de aanbestedingskalender aangemaakte = (evt. met voorselectie) Inkoopcoördinator aankondiging wordt ook op de gemeentelijk website < geplaatst. Europees aanbesteden Budgethouder Inkoopcoördinator De op de aanbestedingskalender aangemaakte aankondiging wordt ook op de gemeentelijk website = Algemeen directeur Het publicatieblad van de EG. geplaatst. Ook kan via de aanbestedingskalender automatisch de aankondiging geplaatst worden in het publicatieblad van de EG. 1 Bij politiek gevoelige en/of innovatieve aanbestedingen moet de portefeuillehouder ingeschakeld worden. 2 Voor het plaatsen van opdrachten bij de NWG middels enkelvoudige uitnodiging geldt een afwijkend drempelbedrag van Deze aankondiging bevat naast een korte omschrijving van de opdracht naam en telefoonnummer van de contactpersoon bij de gemeente en de uiterste datum voor het indienen van offertes.

4

5 Diensten Vanaf en/of wanneer afgeweken wordt van het beleid moet voorafgaand aan de aanbesteding een aanbestedingsformulier aangemaakt worden. Waarde Procedure Betrokkenen 1 Publicaties Opmerkingen (excl. BTW) Enkelvoudige uitnodiging Budgethouder Geen Indien mogelijk plaatsen bij plaatselijke bedrijven < Meervoudig onderhands Budgethouder Inkoopcoördinator Geen Met een royale invitatie van het plaatselijke bedrijfsleven. Meervoudig onderhands Budgethouder 3 Met een royale invitatie van het plaatselijke Inkoopcoördinator bedrijfsleven. = Nationaal openbaar Budgethouder De op de aanbestedingskalender aangemaakte < (evt. met voorselectie) Inkoopcoördinator aankondiging wordt ook op de gemeentelijk website geplaatst. Nationaal openbaar Budgethouder De op de aanbestedingskalender aangemaakte = (evt. met voorselectie) Inkoopcoördinator aankondiging wordt ook op de gemeentelijk website < geplaatst. Europees aanbesteden Budgethouder Inkoopcoördinator De op de aanbestedingskalender aangemaakte aankondiging wordt ook op de gemeentelijk website = Algemeen directeur Het publicatieblad van de EG. geplaatst. Ook kan via de aanbestedingskalender automatisch de aankondiging geplaatst worden in het publicatieblad van de EG. 1 Bij politiek gevoelige en/of bij innovatieve aanbestedingen moet de portefeuillehouder ingeschakeld worden. 2 Voor het plaatsen van opdrachten bij de NWG middels enkelvoudige uitnodiging geldt een afwijkend drempelbedrag van Deze aankondiging bevat naast een korte omschrijving van de opdracht naam en telefoonnummer van de contactpersoon bij de gemeente en de uiterste datum voor het indienen van offertes.

6 Inkoop-/ aanbestedingsformulier enkelvoudige uitnodiging 1 Datum: Naam (deel)budgethouder: Omschrijving aan te beteden opdracht: Geraamde opdrachtwaarde (excl. BTW): Categorie Offerte aanvragen bij: Toelichting: Paraaf (deel)budgethouder: Werk / Levering / Dienst Naam afdelingshoofd of teamleider: Paraaf afdelingshoofd of teamleider: Paraaf inkoopcoördinator: Paraaf algemeen directeur: 2 Naam en paraaf portefeuillehouder: 3 1 In te vullen voorafgaand aan meervoudig onderhandse aanbestedingen met een geraamde waarde van de opdracht (excl. BTW) groter dan en/of wanneer wordt afgeweken van het beleid. 2 Bij Europese aanbestedingen voor leveringen of diensten, bij aanbestedingen voor werken met een geraamde waarde boven de en als wordt afgeweken van het inkoopbeleid en/of gekozen wordt voor een innovatieve aanbesteding. 3 Alleen als wordt afgeweken van het inkoopbeleid en/of gekozen wordt voor een innovatieve aanbesteding.

7 Inkoop-/ aanbestedingsformulier meervoudig onderhandse aanbesteding 1 Datum: Naam (deel)budgethouder: Omschrijving aan te beteden opdracht: Geraamde opdrachtwaarde (excl. BTW): Categorie Offertes aanvragen bij: Toelichting: Paraaf (deel)budgethouder: Werk / Levering / Dienst Naam afdelingshoofd of teamleider: Paraaf afdelingshoofd of teamleider: Paraaf inkoopcoördinator: Paraaf algemeen directeur: 2 Naam en paraaf portefeuillehouder: 3 1 In te vullen voorafgaand aan meervoudig onderhandse aanbestedingen met een geraamde waarde van de opdracht (excl. BTW) groter dan en/of wanneer wordt afgeweken van het beleid. 2 Bij Europese aanbestedingen voor leveringen of diensten, bij aanbestedingen voor werken met een geraamde waarde boven de en als wordt afgeweken van het inkoopbeleid en/of gekozen wordt voor een innovatieve aanbesteding. 3 Alleen als wordt afgeweken van het inkoopbeleid en/of gekozen wordt voor een innovatieve aanbesteding.

8 Inkoop-/ aanbestedingsformulier openbare aanbesteding 1 Datum: Naam (deel)budgethouder: Omschrijving aan te beteden opdracht: Geraamde opdrachtwaarde (excl. BTW): Categorie Europese aanbesteding: Voorselectie: Toelichting: Paraaf (deel)budgethouder: Werk / Levering / Dienst Ja / Nee Ja / Nee Naam afdelingshoofd of teamleider: Paraaf afdelingshoofd of teamleider: Paraaf inkoopcoördinator: Paraaf algemeen directeur: 2 Naam en paraaf portefeuillehouder: 3 1 In te vullen voorafgaand aan meervoudig onderhandse aanbestedingen met een geraamde waarde van de opdracht (excl. BTW) groter dan en/of wanneer wordt afgeweken van het beleid. 2 Bij Europese aanbestedingen voor leveringen of diensten, bij aanbestedingen voor werken met een geraamde waarde boven de en als wordt afgeweken van het inkoopbeleid en/of gekozen wordt voor een innovatieve aanbesteding. 3 Alleen als wordt afgeweken van het inkoopbeleid en/of gekozen wordt voor een innovatieve aanbesteding.

9 Meervoudig onderhands aanbesteden werken (conform ARW2005) Dit is een samenvatting van de in het ARW2005 opgenomen procedure. Raadpleeg het ARW2005 voor een gedetailleerde procesbeschrijving. Bij een meervoudig onderhandse aanbesteding volgens het ARW2005 moet Bij het vaststellen van termijnen dient - onverminderd de genoemde minimum termijnen - rekening gehouden te worden met de complexiteit van de opdracht. rekening gehouden van met een doorlooptijd van minimaal 21 dagen. Verzenden bestek / PvE Als gebruik gemaakt wordt van het gunningscriterium economisch meest voordelige inschrijving moet bestek en/of de begeleidende brief beschreven worden hoe dit bepaald wordt. Pre-bid meeting / aanwijs (optioneel) Uit het oogpunt van verifieerbaarheid heeft schriftelijke communicatie de voorkeur, maar in bepaalde gevallen kan gekozen worden voor een pre-bid meeting / aanwijs. Verzenden nota van inlichtingen Uiterlijk zes dagen voor het verstrijken van de uiterste termijn voor de (schriftelijk) gestelde vragen moeten mits tijdig gesteld beantwoord worden in een Nota van inlichtingen. ontvangst van inschrijvingen. Indienen inschrijvingen / offertes Minimaal 21 dagen na de datum waarop het bestek / PvE is verzonden. Inschrijvingen zonder een rechtsgeldig ondertekend Model K zijn ongeldig. Inschrijvingen / offertes die voor de uiterste datum ingediend worden mogen niet geopend worden voordat de uiterste termijn voor het indienen verstreken is. Van het openen van de inschrijvingen / offertes moet een procesverbaal opgemaakt worden. Om te voorkomen dat inschrijvingen / offertes door de postkamer worden geopend moeten deze door een duidelijke vermelding aan de buitenkant van de envelop herkenbaar zijn.

10 Beoordelen inschrijvingen Dit betreft zowel het inhoudelijk beoordelen van de inschrijving op basis van het vooraf bekend gemaakte gunningscriterium als ook het beoordelen van de inschrijvers aan de hand van de vooraf beschreven geschiktheidseisen. Als gebruik gemaakt wordt van het gunningscriterium economisch meest voordelig inschrijving moet een beoordelingsdocument opgesteld worden. Bekend maken voornemen tot gunning (optioneel) Hoewel niet verplicht volgens het ARW 2005 wordt geadviseerd om ook bij een onderhandse procedure een voornemen tot gunnen bekend te maken indien de opdracht gegund wordt op basis van het gunningscriterium 'economisch meest voordelige inschrijving'. Deze mededeling bevat ten minste de gronden van de gunningsbeslissing, waaronder de kenmerken en voordelen van de uitgekozen inschrijving, en de naam van de begunstigde. Bekend maken gunningsbeslissing Minimaal 15 dagen na het bekend maken van het voornemen tot gunning (indien van toepassing)

11 Meervoudig onderhands aanbesteden leveringen en diensten Voor het meervoudig onderhands aanbesteden van leveringen en diensten bestaat momenteel nog geen wettelijk kader of nationaal aanbestedingsreglement. Ter indicatie zijn in het ARW2005 opgenomen termijnen vermeld. Bij een meervoudig onderhandse aanbesteding moet rekening gehouden van Bij het vaststellen van termijnen dient - onverminderd de genoemde minimum termijnen - rekening gehouden te worden met de complexiteit van de opdracht. met een doorlooptijd van minimaal 21 dagen. Verzenden bestek / PvE Als gebruik gemaakt wordt v an het gunningscriterium economisch meest voordelige inschrijving moet bestek en/of de begeleidende brief beschreven worden hoe dit bepaald wordt. Pre-bid meeting / aanwijs (optioneel) Uit het oogpunt van verifieerbaarheid heeft schriftelijke communicatie de voorkeur, maar in bepaalde gevallen kan gekozen worden voor een pre-bid meeting / aanwijs. Verzenden nota van inlichtingen Uiterlijk zes dagen voor het verstrijken van de uiterste termijn voor de (schriftelijk) gestelde vragen moeten mits tijdig gesteld beantwoord worden in een Nota van inlichtingen. ontvangst van inschrijvingen. Indienen inschrijvingen / offertes Minimaal 21 dagen na de datum waarop het bestek / PvE is verzonden. Inschrijvingen / offertes die voor de uiterste datum ingediend worden mogen niet geopend worden voordat de uiterste termijn voor het indienen verstreken is. Van het openen van de inschrijvingen / offertes moet een procesverbaal opgemaakt worden. Om te voorkomen dat inschrijvingen / offertes door de postkamer worden geopend moeten deze door een duidelijke vermelding aan de buitenkant van de envelop herkenbaar zijn. Beoordelen inschrijvingen Dit betreft zowel het inhoudelijk beoordelen van de inschrijving op basis van het vooraf bekend gemaakte gunningscriterium als ook het beoordelen van de inschrijvers aan de hand van de vooraf beschreven geschiktheidseisen. Als gebruik gemaakt wordt van het gunningscriterium economisch meest voordelig inschrijving moet een beoordelingsdocument opgesteld worden.

12 Bekend maken voornemen tot gunning (optioneel) Hoewel niet verplicht wordt geadviseerd om ook bij een onderhandse procedure een voornemen tot gunnen bekend te maken indien de opdracht gegund wordt op basis van het gunningscriterium 'economisch meest voordelige inschrij ving'. Deze mededeling bevat ten minste de gronden van de gunningsbeslissing, waaronder de kenmerken en voordelen van de uitgekozen inschrijving, en de naam van de begunstigde. Bekend maken gunningsbeslissing Minimaal 15 dagen na het bekend maken van het voornemen tot gunning (indien van toepassing) Opstellen en ondertekenen opdrachtbrief / overeenkomst. De algemeen directeur, afdelingshoofden, teamleiders en seniormedewerkers zijn bevoegd om namens burgemeester en wethouders, opdrachtbrieven en overeenkomsten te ondertekenen.

13 Nationaal openbaar aanbesteden werken (conform ARW2005) Dit is een samenvatting van de in het ARW2005 opgenomen procedure. Raadpleeg het ARW2005 voor een gedetailleerde procesbeschrijving. Bij een nationale openbare aanbesteding dient rekening gehouden te worden Bij het vaststellen van termijnen dient - onverminderd de genoemde minimum termijnen - rekening gehouden te worden met de complexiteit van de opdracht. met een doorlooptijd van minimaal 47 dagen. Publiceren 'Aankondiging van opdracht' Minimaal publicatie op: 1) website Steenwijkerland 2) de aanbestedingskalender Aanvragen bestek / PvE door bedrijven Voor zover mogelijk zullen alle aanbestedingsdocumenten digitaal beschikbaar gesteld worden via de aanbestedingskalender Toezending bestek / PvE aan aanvragers Binnen 6 dagen na ontvangst van een verzoek daartoe, voor Deze stap vervalt als de aanbestedingsstukken digitaal beschikbaar gesteld zijn via de aanbestedingskalender. zover daar tijdig om is verzocht. Pre-bidmeeting / Inlichtingenbijeenkomst (optioneel) Uit oogpunt van verifieerbaarheid heeft schriftelijke communicatie de voorkeur, maar in bepaalde gevallen kan gekozen worden voor een pre-bidmeeting. Beantwoorden vragen middels een nota van inlichtingen Uiterlijk 6 dagen voor de uiterste datum voor de ontvangst van inschrijvingen. (schriftelijk) gestelde vragen moeten mits tijdig gesteld beantwoord worden in een Nota van inlichtingen. Als de aanbestedingsstukken digitaal beschikbaar zijn gesteld kan volstaan worden met het plaatsen van de Nota van inlichtingen op de aanbestedingskalender.

14 Indienen inschrijvingen / offertes Minimaal 32 dagen te rekenen vanaf de datum van verzending van de aankondiging. Deze termijn kan eventueel nog verkort worden door het bestek / PvE digitaal beschikbaar te stellen Inschrijvingen zonder een rechtsgeldig ondertekend Model K zijn ongeldig. Inschrijvingen / offertes die voor de uiterste datum ingediend worden mogen niet geopend worden voordat de uiterste termijn voor het indienen verstreken is. Van het openen van de inschrijvingen / offertes moet een procesverbaal opgemaakt worden. Om te voorkomen dat inschrijvingen / offertes door de postkamer worden geopend moeten deze door een duidelijke vermelding aan de buitenkant van de envelop herkenbaar zijn. Beoordeling inschrijvingen Dit betreft zowel het inhoudelijk beoordelen van de inschrijving op basis van het vooraf bekend gemaakte gunningscriterium als ook het beoordelen van de inschrijvers aan de hand van de vooraf beschreven geschiktheidseisen. Als gebruik gemaakt wordt van het gunningscriterium economisch meest voordelig inschrijving moet een beoordelingsdocument opgesteld worden. Bekend maken voornemen tot gunning Deze mededeling bevat ten minste de gronden van de gunningsbeslissing, waaronder de kenmerken en voordelen van de uitgekozen inschrijving, en de naam van de begunstigde. Deze mededeling moet zowel per post als ook per mail of fax verzonden worden Definitieve gunning Minimaal 15 dagen na bekendmaking voornemen tot gunning Deze termijn (de Alcatel termijn) is bedoeld om afwezen inschrijvers in staat te stellen bezwaar aan te tekenen. en afwijzen overige inschrijvers. Opstellen en tweezijdig ondertekenen overeenkomst De algemeen directeur, afdelingshoofden, teamleiders en seniormedewerkers zijn bevoegd om namens burgemeester en wethouders, overeenkomsten te ondertekenen. Publiceren 'Aankondiging van geplaatste opdracht' (optioneel) Hoewel niet verplicht volgens het ARW2005 wordt i.v.m. het oog op de gewenste mate van transparantie geadviseerd om een 'Aankondiging van geplaatste opdracht te plaatsen op: 1) website Steenwijkerland 2) de aanbestedingskalender

15 Nationaal niet-openbaar (= openbaar met voorselectie) aanbesteden werken (conform ARW2005) Dit is een samenvatting van de in het ARW2005 opgenomen procedure. Raadpleeg het ARW2005 voor een gedetailleerde procesbeschrijving. Bij een nationale openbare aanbesteding dient rekening gehouden te worden Bij het vaststellen van termijnen dient - onverminderd de genoemde minimum termijnen - rekening gehouden te worden met de complexiteit van de opdracht. met een doorlooptijd van minimaal 53 dagen. Publiceren 'Aankondiging van opdracht' Minimaal publicatie op: 1) website Steenwijkerland 2) de aanbestedingskalender Aanvragen selectiedocument door bedrijven Toezending selectiedocumenten aan aanvragers Indienen selectiedocument(en) Selectie Bekend maken resultaat selectieprocedure Toezending bestek / PvE aan aanvragers Pre-bidmeeting / Inlichtingenbijeenkomst (optioneel) Minimaal 17 dagen te Voor zover mogelijk zullen alle rekenen vanaf de aanbestedingsdocumenten digitaal beschikbaar datum van verzending gesteld worden via de aanbestedingskalender van de aankondiging. Deze stap vervalt als de aanbestedingsstukken digitaal beschikbaar gesteld zijn via de aanbestedingskalender. Inschrijvingen die voor de uiterste datum ingediend worden mogen niet geopend worden voordat de uiterste termijn voor het indienen verstreken is. Van het openen van de inschrijvingen moet een procesverbaal opgemaakt worden. Selectie van inschrijvers op basis van de in het selectiedocument genoemde selectiecriteria. Hoewel (nog) niet verplicht is het verstandig om ook aan het eind van de selectiefase een bezwaar termijn op te nemen. Deze bezwaartermijn moet vermeld worden in het bestek / PvE. Einde selectiefase, start aanbestedingsfase Minimaal 15 dagen na Deze termijn (de Alcatel termijn) is bedoeld om bekendmaking resultaat afwezen inschrijvers in staat te stellen bezwaar selectieprocedure. aan te tekenen. Uit oogpunt van verifieerbaarheid heeft schriftelijke communicatie de voorkeur, maar in bepaalde gevallen kan gekozen worden voor een pre-bidmeeting.

16 Beantwoorden vragen middels een nota van inlichtingen Uiterlijk 6 dagen voor de uiterste datum voor de ontvangst van inschrijvingen. (schriftelijk) gestelde vragen moeten mits tijdig gesteld beantwoord worden in een Nota van inlichtingen. Als de aanbestedingsstukken digitaal beschikbaar zijn gesteld kan volstaan worden met het plaatsen van de Nota van inlichtingen op de aanbestedingskalender. Indienen inschrijvingen / offertes Minimaal 21 dagen te rekenen vanaf de datum van verzending van het bestek / PvE Inschrijvingen zonder een rechtsgeldig ondertekend Model K zijn ongeldig. Inschrijvingen / offertes die voor de uiterste datum ingediend worden mogen niet geopend worden voordat de uiterste termijn voor het indienen verstreken is. Van het openen van de inschrijvingen / offertes moet een procesverbaal opgemaakt worden. Om te voorkomen dat inschrijvingen / offertes door de postkamer worden geopend moeten deze door een duidelijke vermelding aan de buitenkant van de envelop herkenbaar zijn. Beoordeling inschrijvingen Dit betreft zowel het inhoudelijk beoordelen van de inschrijving op basis van het vooraf bekend gemaakte gunningscriterium als ook het beoordelen van de inschrijvers aan de hand van de vooraf beschreven geschiktheidseisen. Als gebruik gemaakt wordt van het gunningscriterium economisch meest voordelig inschrijving moet een beoordelingsdocument opgesteld worden. Bekend maken voornemen tot gunning Deze mededeling bevat ten minste de gronden van de gunningsbeslissing, waaronder de kenmerken en voordelen van de uitgekozen inschrijving, en de naam van de begunstigde. Deze mededeling moet zowel per post als ook per mail of fax verzonden worden Definitieve gunning Minimaal 15 dagen na bekendmaking voornemen tot gunning Deze termijn (de Alcatel termijn) is bedoeld om afwezen inschrijvers in staat te stellen bezwaar aan te tekenen. en afwijzen overige inschrijvers. Opstellen en tweezijdig ondertekenen overeenkomst De algemeen directeur, afdelingshoofden, teamleiders en seniormedewerkers zijn bevoegd om namens burgemeester en wethouders, overeenkomsten te ondertekenen.

17 Publiceren 'Aankondiging van geplaatste opdracht' (optioneel) Hoewel niet verplicht volgens het ARW2005 wordt i.v.m. het oog op de gewenste mate van transparantie geadviseerd om een 'Aankondiging van geplaatste opdracht te plaatsen op: 1) website Steenwijkerland 2) de aanbestedingskalender

18 Europees openbaar aanbesteden werken, leveringen en diensten Dit is een samenvatting van in het BAO opgenomen procedure. Raadpleeg het BAO voor een gedetailleerde procesbeschrijving. Bij een openbare Europese aanbesteding dient rekening gehouden te worden Bij het vaststellen van termijnen dient - onverminderd de genoemde minimum termijnen - rekening gehouden te worden met de complexiteit van de opdracht. met een doorlooptijd van minimaal 60 dagen. Publiceren vooraankondiging (optioneel) Indien een vooraankondiging wordt geplaatst mogen een aantal termijnen verkort worden Minimaal publicatie op: 1) website Steenwijkerland 2) de aanbestedingskalender 3) Publicatieblad van de EG (kan automatisch via de aanbestedingskalender Publiceren 'Aankondiging van opdracht' Minimaal publicatie op: 1) website Steenwijkerland 2) de aanbestedingskalender 3) Publicatieblad van de EG (kan automatisch via de aanbestedingskalender Aanvragen bestek / PvE door bedrijven Voor zover mogelijk zullen alle aanbestedingsdocumenten digitaal beschikbaar gesteld worden via de aanbestedingskalender Toezending bestek / PvE aan aanvragers Binnen 6 dagen na ontvangst van een verzoek daartoe, voor Deze stap vervalt als de aanbestedingsstukken digitaal beschikbaar gesteld zijn via de aanbestedingskalender. zover daar tijdig om is verzocht. Pre-bidmeeting / Inlichtingenbijeenkomst (optioneel) Uit oogpunt van verifieerbaarheid heeft schriftelijke communicatie de voorkeur, maar in bepaalde gevallen kan gekozen worden voor een pre-bidmeeting. Beantwoorden vragen middels een nota van inlichtingen Uiterlijk 6 dagen voor de uiterste datum voor de ontvangst van inschrijvingen. (schriftelijk) gestelde vragen moeten mits tijdig gesteld beantwoord worden in een Nota van inlichtingen. Als de aanbestedingsstukken digitaal beschikbaar zijn gesteld kan volstaan worden met het plaatsen van de Nota van inlichtingen op de aanbestedingskalender.

19 Indienen inschrijvingen / offertes Minimaal 45 dagen te rekenen vanaf de datum van verzending van de aankondiging. beschikbaar te stellen. De termijn van 45 dagen geldt alleen wanneer de aankondiging langs elektronische weg (internet) wordt verzonden. Anders geldt er een termijn van 52 dagen. Inschrijvingen / offertes die voor de uiterste datum ingediend worden mogen niet geopend worden voordat de uiterste termijn voor het indienen verstreken is. Van het openen van de inschrijvingen / offertes moet een procesverbaal opgemaakt worden. Om te voorkomen dat inschrijvingen / offertes door de postkamer worden geopend moeten deze door een duidelijke vermelding aan de buitenkant van de envelop herkenbaar zijn. Beoordeling inschrijvingen Dit betreft zowel het inhoudelijk beoordelen van de inschrijving op basis van de vooraf beschreven gunningscriteria als ook het beoordelen van de inschrijver aan de hand van vooraf beschreven geschiktheidseisen. Bekend maken voornemen tot gunning Deze mededeling bevat ten minste de gronden van de gunningsbeslissing en wordt in ieder geval verzonden per fax of elektronische post. Definitieve gunning Minimaal 15 dagen na bekendmaking voornemen tot gunning Deze termijn (de Alcatel termijn) is bedoeld om afwezen inschrijvers in staat te stellen bezwaar aan te tekenen. en afwijzen overige inschrijvers. Opstellen en tweezijdig ondertekenen overeenkomst De algemeen directeur, afdelingshoofden, teamleiders en seniormedewerkers zijn bevoegd om namens burgemeester en wethouders, overeenkomsten te ondertekenen. Publiceren 'Aankondiging van geplaatste opdracht' Binnen 48 dagen na definitieve gunning. Minimaal publicatie op: 1) website Steenwijkerland 2) de aanbestedingskalender 3) Publicatieblad van de EG (kan automatisch via de aanbestedingskalender

20 Europees niet-openbaar (= openbaar met voorselectie) aanbesteden werken, leveringen en diensten Dit is een samenvatting van in het BAO opgenomen procedure. Raadpleeg het BAO voor een gedetailleerde procesbeschrijving. Bij een niet-openbare Europese aanbesteding dient rekening gehouden te worden Bij het vaststellen van termijnen dient - onverminderd de genoemde minimum termijnen - rekening gehouden te worden met de complexiteit van de opdracht. met een doorlooptijd van minimaal 85 dagen. Publiceren vooraankondiging (optioneel) Indien een vooraankondiging wordt geplaatst mogen een aantal termijnen verkort worden Minimaal publicatie op: 1) website Steenwijkerland 2) de aanbestedingskalender 3) Publicatieblad van de EG (kan automatisch via de aanbestedingskalender Publiceren 'Aankondiging van opdracht' Minimaal publicatie op: 1) website Steenwijkerland 2) de aanbestedingskalender 3) Publicatieblad van de EG (kan automatisch via de aanbestedingskalender Aanvragen selectiedocument door bedrijven Minimaal 30 dagen te rekenen vanaf de datum van verzending Voor zover mogelijk zullen alle aanbestedingsdocumenten digitaal beschikbaar gesteld worden via de aanbestedingskalender van de aankondiging. Toezending selectiedocumenten aan aanvragers Deze stap vervalt als de aanbestedingsstukken digitaal beschikbaar gesteld zijn via de aanbestedingskalender. Indienen selectiedocument(en) Selectie Inschrijvingen die voor de uiterste datum ingediend worden mogen niet geopend worden voordat de uiterste termijn voor het indienen verstreken is. Van het openen van de inschrijvingen moet een procesverbaal opgemaakt worden. Om te voorkomen dat inschrijvingen / offertes door de postkamer worden geopend moeten deze door een duidelijke vermelding aan de buitenkant van de envelop herkenbaar zijn. Selectie van inschrijvers op basis van de in het selectiedocument genoemde selectiecriteria.

21 Bekend maken resultaat selectieprocedure Toezending bestek / PvE aan geselecteerde bedrijven Pre-bidmeeting / Inlichtingenbijeenkomst (optioneel) Beantwoorden vragen middels een nota van inlichtingen Indienen inschrijvingen / offertes Beoordeling inschrijvingen Bekend maken voornemen tot gunning Definitieve gunning Opstellen en tweezijdig ondertekenen overeenkomst Hoewel (nog) niet verplicht is het verstandig om ook aan het eind van de selectiefase een bezwaar termijn op te nemen. Deze bezwaartermijn moet vermeld worden in het bestek / PvE. Einde selectiefase, start aanbestedingsfase Minimaal 15 dagen na Deze termijn (de Alcatel termijn) is bedoeld om bekendmaking resultaat afwezen inschrijvers in staat te stellen bezwaar selectieprocedure. aan te tekenen. Uit oogpunt van verifieerbaarheid heeft schriftelijke communicatie de voorkeur, maar in bepaalde gevallen kan gekozen worden voor een pre-bidmeeting. Uiterlijk 6 dagen voor (schriftelijk) gestelde vragen moeten mits de uiterste datum voor tijdig gesteld beantwoord worden in een de ontvangst van Nota van inlichtingen.. inschrijvingen. Minimaal 40 dagen te Inschrijvingen / offertes die voor de uiterste rekenen vanaf de datum ingediend worden mogen niet geopend datum van verzending worden voordat de uiterste termijn voor het van het bestek / PvE indienen verstreken is. Van het openen van de inschrijvingen / offertes moet een procesverbaal opgemaakt worden. Om te voorkomen dat inschrijvingen / offertes door de postkamer worden geopend moeten deze door een duidelijke vermelding aan de buitenkant van de envelop herkenbaar zijn. Dit betreft het inhoudelijk beoordelen van de inschrijving op basis van de vooraf beschreven gunningscriteria. Deze mededeling bevat ten minste de gronden van de gunningsbeslissing en wordt in ieder geval verzonden per fax of elektronische post. Minimaal 15 dagen na Deze termijn (de Alcatel termijn) is bedoeld om bekendmaking afwezen inschrijvers in staat te stellen bezwaar voornemen tot gunning aan te tekenen. en afwijzen overige inschrijvers. De algemeen directeur, afdelingshoofden, teamleiders en seniormedewerkers zijn bevoegd om namens burgemeester en wethouders, overeenkomsten te ondertekenen.

22 Publiceren 'Aankondiging van geplaatste opdracht' Binnen 48 dagen na definitieve gunning. Minimaal publicatie op: 1) website Steenwijkerland 2) de aanbestedingskalender 3) Publicatieblad van de EG (kan automatisch via de aanbestedingskalender

23 PROCES-VERBAAL VAN AANBESTEDING Op <dag, datum> om <tijd> uur, is door mij <naam> in aanwezigheid van <naam / namen> - overgegaan tot het openen van de inschrijvingen voor de opdracht van: < omschrijving aanbesteding > Bij de gehouden <procedure> aanbesteding zijn binnengekomen <aantal> inschrijvingen, waarvan de onderstaande lijst is opgemaakt. Volg nr. Naam en adres inschrijvers Opmerkingen Opgemaakt te <plaats> d.d. <datum>, <naam> <naam> <functie> <functie